CENTRAAL KERKBESTUUR GENT STAD

 

Jakobijnenstraat 4 te 9000 Gent

 

Art. 13. (de taken van de secretaris van de kerkraad)

De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en met het bewaren van het archief.

 

De taken van de secretaris zijn niet-limitatief opgesomd. In het algemeen vallen zijn taken uiteen in administratieve taken zoals het opstellen van de notulen van de vergaderingen en met het bewaren van het archief; en in specifieke taken, zoals het tussenkomen samen met de voorzitter bij spoedeisende maatregelen voor het behoud van de gebouwen van de eredienst of van het privaat patrimonium (zie Decreet, art. 40).

Klaarblijkelijk schrijft de secretaris brieven, uitnodigingen, e.d. al of niet in opdracht van de voorzitter of van de kerkraad. Of verzendt hij akten of stukken naar decretaal bepaalde overheden.

De secretaris of zijn vervanger (zie Decreet, art. 15, 4de lid en art. 12, 2de lid in verband met de cumul van functies) maakt de notulen van de vergaderingen op.

De notulen

Die notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.

Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

Het betreft:

- de namen van de aanwezige leden voor het bepalen van het aanwezigheidsquorum (zie Decreet, art. 19);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen
(verbodsbepalingen; zie Decreet, art. 20)
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is
(verkiezing nieuwe leden; verkiezing bijzondere mandaten of functies, zie Decreet, art. 7 en art. 12).

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd.

Administratief toezicht: kopie van de notulen

In het kader van het administratief toezicht moet een afschrift van de notulen gelijktijdig toegezonden worden aan de provinciegouverneur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan. Aangezien de notulen moeten worden verstuurd binnen een termijn van twintig dagen, die ingaat de dag na de vergadering, kan hiermee niet gewacht worden tot de notulen op de volgende vergadering zijn goedgekeurd (zie Decreet, art. 57).

Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1 het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2 het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij
artikel 15 van het Decreet.

Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.

Authenticiteit

Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd, dit wil zeggen rechtsgeldig gemaakt door het plaatsen van hun handtekening (zie Decreet, art. 23; Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006).

In het licht van die verzendingsplicht is een goede en leesbare notulering, waarbij bijzondere aandacht gaat naar een deugdelijke motivering, belangrijk (zie omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4).

Wijze van verzending

In de omzendbrieven BA-2005-01 en 02 wordt duidelijk gesteld dat met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal bestuur binnen de twintig dagen na de vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post moet worden gestuurd (omzendbrief onder I, 1.1.). (zie Decreet, art.57; Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).

Dit standpunt kan gewijzigd worden. In de aanpassing van het Decreet, is voorzien in art. 57/1 dat vanaf 01.01.2013 de Vlaamse Regering kan bepalen op welke manier er moet gecommuniceerd worden (zie Decreet, art. 57/1).

De overdracht van gegevens met moderne communicatiemiddelen blijft gevoelig. Het is vooral de bewaring van de authenticiteit met de dubbele handtekening die moeilijkheden veroorzaakt. Alhoewel een systeem van digitale handtekening in Europa bestaat (zie Richtlijn 99/93/EG) zijn de authenticiteit, de integriteit, en de onweerlegbaarheid nog altijd heikele punten.

De authenticiteit van de digitale handtekening wordt onder andere bereikt door het afgeven van een individueel gegarandeerde code, de geheime sleutel of password. De integriteit wordt bewaakt door een bijzondere meegezonden code, de hash-waarde. De onweerlegbaarheid is inherent aan het systeem en houdt in dat noch de verzender, noch de ontvanger kan weerleggen dat hij/zij het bericht verzonden of ontvangen heeft. De onweerlegbaarheid wordt op cryptische wijze bereikt.

Het is niet de gemeenteraad die kennis neemt van de notulen, maar het college van burgemeester en schepenen dat in het kader van het administratief toezicht kennis neemt van de notulen en beslist over een eventueel optreden (zie Decreet, art. 58; Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).

Het archief

Het bewaren van het archief roept vraagtekens op. Hoe lang moet het archief, dat onder andere bestaat uit de notulen van de vergaderingen, de akten en stukken die moeten bijgehouden en neergelegd worden, alsook de inventarislijsten van de roerende en onroerende kerkgoederen, bewaard worden (zie Decreet, art. 35)? De algemeen wettelijke bewaringstermijn is 30 jaar.

Met kerkarchieven bedoelt men in feite drie archiefbestanden die men in een doorsnee parochie kan aantreffen: het historische archief van vr 1801, het historisch archief vanaf 1801, en het parochiale en pastoraal archief.

 

De archiefstukken van de parochiekerken die dateren van voor 1801 werden bij de annexatie van ons land door Frankrijk op 1 oktober 1795, samen met alle andere kerkgoederen, staatsbezit. Dit had tot gevolg dat die archieven samen met andere kerkelijke goederen werden verspreid of verkocht, ofwel bewaard werden in het gemeentearchief of het rijksarchief, ofwel verborgen werden om te ontsnappen aan de in beslagname en naderhand (na 1801) terug bij het archief van de kerkfabriek werden gevoegd.

 

In het keizerlijk decreet van Napoleon van 30 december 1809 werd de hele organisatorische uitbouw van de kerkfabrieken geregeld, inclusief het archief van de kerkfabriek. Dit decreet is thans vervangen door het decreet van 7 mei 2004. In dit nieuwe decreet is de secretaris van de kerkraad eveneens belast met het bewaren van het archief (zie Decreet, art. 13).

 

De archiefstukken sinds 1801 die betrekking hebben op het parochiale leven en op de pastorale activiteiten van de pastoor en zijn medewerkers vallen buiten de bepalingen van de wetgeving op de kerkfabrieken.

 

Zolang de Vlaamse regering geen nieuwe archiefwetgeving of nieuw archiefbeheer heeft uitgebouwd, blijft de bestaande toestand van kracht, in het bijzonder de archiefwet van 1955 en de richtlijnen en aanbevelingen van het Algemeen Rijksarchief van 1997. In 2009 werd deze archiefwet gewijzigd, vooral wat de termijnen van overbrenging en inzicht betreft.

De boekhoudkundige stukken moeten 10 jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de 1ste januari van het jaar dat volgt op het laatste stuk (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 54).

 

 

PDW 08.2012. Hoewel de teksten in de groene kaders hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.

 

Naar Art. 12

Home

Naar Art. 14