CENTRAAL KERKBESTUUR GENT STAD

 

Jakobijnenstraat 4 te 9000 Gent

 

Art. 14. (de taken van de penningmeester van de kerkraad)

De penningmeester heeft in het bijzonder de volgende taken :


1į het innen van de gelden die toekomen aan de kerkfabriek en het betalen van de uitgaven;
2į het bijhouden van de boekhouding;
3į het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan;
4į het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget;
5į het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening.

Het luik van het decreet dat het financiŽle beheer regelt, is in werking getreden op 01 januari 2007. De nieuwe beleidsinstrumenten (meerjarenplan, budget) zijn nu effectief. Voordien werd gewerkt met een begroting op basis van de oude boekhoudkundige voorschriften.

De taken van de penningmeester concentreren zich rond het financieel beheer van de kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak bepaald, maar de individuele werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd (zie echter AR-Bh tot 05.09.2008, art. 46 t.e.m. 50). De penningmeester is om de beurt kassier, boekhouder en accountant van de kerkraad.

Gelden innen

 

Hij int de gelden die verschuldigd zijn aan de kerkraad en hij betaalt de uitgaven. Elke uitgave moet verantwoord worden. Dit veronderstelt altijd een geschreven stuk. Dit kan zijn: een ontvangen factuur, een betalingsopdracht, een kasticket waaruit het te vereffenen bedrag blijkt. Zelfs bij kleine uitgaven die door een lid van de kerkraad of een aangestelde door de kerkraad wordt voorgeschoten kan meestal bij de verkoper een factuur bekomen worden. Indien niet, dan moet op het kasticket duidelijk vermeld worden waarvoor de uitgave dient en waarom hij ten laste valt van de kerkraad. Het is misschien gewenst een basisdocument te maken waarop het kasticket kan gekleefd worden en waarop de redenen van de uitgave duidelijk wordt gemaakt (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 30, 1ste lid: Elke boeking gebeurt aan de hand van een gedateerd bewijsstuk, waarnaar ze moet verwijzen, en vermeldt in voorkomend geval het inventarisnummer zoals vermeld in de inventaris van de vorderingen en verplichtingen (ibidem, art. 33)).

 

Boekhouder

 

Naast deze kassierfunctie is de penningmeester echter ook nog boekhouder en accountant. Het Decreet voorziet in een boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd worden. Het systeem gaat terug naar de indeling die in andere overheidssystemen gebruikelijk is (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 31: De minister bepaalt de minimumindeling van het algemene rekeningstelsel van het bestuur van de eredienst. De ultieme verwijzing is de Gemeentewet, art. 239: (De Koning bepaalt de begrotingsvoorschriften, de financiŽle en de boekhoudkundige voorschriften van de gemeenten, evenals deze betreffende de nadere regels voor de uitoefening van de taken van hun rekenplichtigen (W. 27.05.1989 - art. 4 - B.S. 30.05.1989))).

Accountant

De penningmeester treedt als accountant op bij het opstellen van het meerjarenplan, het ontwerpen van het jaarlijks budget en bij het opstellen van de jaarrekening. Bij uittreding of vervanging stelt de ontslagnemende of Ėkrijgende penningmeester de eindrekening op. De eindrekening is feitelijk een jaarrekening die opgesteld wordt op een ander tijdstip dan het einde van het jaar (zie AR-Bh tot 05.09.2008, Hfdst. II, art. 6 Ė 27).

De akten die worden neergelegd, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris (zie Decreet, art. 15, 3de lid).

Einde van de functie

Een penningmeester moet bij overlijden of bij plotse onmogelijkheid om de functie van penningmeester nog uit te oefenen, vervangen worden. Dit is ook het geval wanneer hij tijdelijk (min of meer langdurig) belet is (zie Decreet, art.15, 4de lid). Gelet op het principe dat de kerkraad volheid van bevoegdheid heeft kan de kerkraad een waarnemend penningmeester aanduiden uit de twee overige leden van de kerkraad, die geen bijzonder mandaat hebben (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).

Vervanging

Aangezien de functie van penningmeester voorbehouden is aan verkozen leden (zie Decreet, art. 12, 1ste lid) komt de door het erkend representatief orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger niet in aanmerking. De aandacht wordt gevestigd op art. 12, 2de lid van het Decreet waarin de cumul van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester verboden wordt. De aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger stemt samen met de voorzitter, de secretaris en de overige verkozen leden mee om de penningmeester ad interim aan te stellen.

Een uittredende penningmeester voert de boekingen (ontvangsten en uitgaven) uit tot aan de installatie van de nieuwe penningmeester die vanaf dat ogenblik de boekingen zal verrichten. Daarnaast, en in uitvoering van artikel 11 van de wet van 4 maart 1870, maakt de uittredende penningmeester een eindrekening. Door het aanvaarden van de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn verantwoordelijkheid (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).

Geen borgstelling

Een penningmeester moet sinds de inwerkingstelling van het decreet (01.01.2005) geen borg meer stellen. Bij toepassing van artikel 10 van de wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der erediensten waren de penningmeesters van de erkende besturen van de eredienst verplicht een borg te stellen bij de Deposito- en Consignatiekas als waarborg van hun beheer. Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiŽle organisatie en de werking van de erkende erediensten heft de wet van 4 maart 1870 op (artikel 275 van dat decreet) en legt geen borgstelling meer op.

Concreet betekent dit, dat vanaf 01 januari 2007, bij de inwerkingtreding van het nieuwe financiŽle beheer, geen borgstelling meer kan worden geŽist van de penningmeesters die voor de eerste maal in functie treden. Dat betekent echter ook dat de penningmeesters die al in functie waren voor 01 januari 2007 en in functie bleven na die datum, recht hebben op de teruggave van de gestorte borgtocht.

Artikel 55 van het decreet van 07 mei 2004 bepaalt dat de eerste kwijting na de inwerkingtreding van het decreet geldt als kwijting voor de voorgaande jaren. (zie Omzendbrief BB 2007/04 dd 08.06.2007).

Begrenzing van het mandaat

De penningmeester is verantwoordelijk voor zijn beheer maar kan slechts handelen binnen de grenzen die hem door de kerkraad zijn opgelegd. Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil zeggen hij moet aantonen dat de administratieve bescheiden, de akten en de gevoerde boekhouding naar behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.

De normen en de regelen waaraan de penningmeester moet voldoen, worden hierna opgesomd in verwijzing naar het Besluit van de Vlaamse Regering, het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten (GecoŲrdineerde versie tot 05 september 2008).

Te volgen regels

45. De financiŽle rekeningen worden, na de beslissing van het bestuursorgaan, op naam van het bestuur van de eredienst door de penningmeester geopend en administratief beheerd.

 

46. Met uitzondering van de uitgaven met collectieve machtiging, betaalt de penningmeester de uitgaven van het bestuur van de eredienst binnen de perken van de door het bestuursorgaan vastgestelde kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na goedkeuring van de te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.

 

De uitgaven met collectieve machtiging, vermeld in het eerste lid, zijn opeisbare schulden ten voordele van de personen, bepaald door de minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden, bepaald door de minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen van het bestuur van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester. In die gevallen gelden de budgetbeperkingen niet.

 

Telkens als de penningmeester oordeelt dat de kredieten van het budget onvoldoende zullen zijn om de geplande uitgaven te betalen, stelt hij het bestuursorgaan hiervan op de hoogte en maakt hij een ontwerp van budgetwijziging of interne kredietaanpassing op, naargelang van het geval.

 

47. De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiŽle rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

 

48. De penningmeester is verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde akten, boeken en andere stukken.

 

Hij stelt het bestuursorgaan onmiddellijk in kennis van diefstal of verlies van een of meerdere van die stukken.

 

49. Enkel beleggingsvormen in euro met volledige kapitaalsgarantie bij erkende instellingen zijn toegestaan. Hiermee worden gelijkgesteld de beleggingsvormen in euro die door de minister als voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende instellingen worden die instellingen verstaan die erkend zijn in overeenstemming met de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen.

 

De penningmeester kan beschikbare kasvoorraad beleggen, op voorwaarde dat de werking van het bestuur van de eredienst hierdoor niet in het gedrang komt. Die beleggingen moeten niet in het budget worden opgenomen.

 

Met behoud van de toepassing van artikel 2, derde lid, kunnen alle beleggingen op een termijn van langer dan ťťn jaar en de beleggingen op een kortere termijn die door het bestuursorgaan gemotiveerd als een investeringsbelegging worden aangewezen, enkel worden uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van het bestuursorgaan en nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het budget zijn ingeschreven.

 

50. De penningmeester kan slechts toelagen verdisconteren, een thesaurievoorschot aanvaarden of een vast termijnkrediet op ten hoogste ťťn jaar aangaan nadat het bestuursorgaan hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot een budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in het budget.

 

Het bestuursorgaan kan de penningmeester machtiging verlenen om tot een welbepaald bedrag kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten op te nemen. In afwijking van het eerste lid kan de penningmeester in dat geval binnen de grenzen van dat bedrag en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is, kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende beslissing van het bestuursorgaan.

 

Voor thesaurievoorschotten en kaskredieten mogen de investeringsgoederen niet worden bezwaard (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 46 t.e.m. 50).

© PťDťWť 08.2012. Hoewel de teksten in de groene kaders hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.

 

Naar Art. 13

Home

Naar Art. 15