CENTRAAL KERKBESTUUR GENT STAD

 

Jakobijnenstraat 4 te 9000 Gent

 

Art. 23. (de notulen van de vergadering)

De door de secretaris of degene die hem vervangt, opgestelde notulen van de vergaderingen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat eraan gegeven werd.


De notulen worden, na goedkeuring door de kerkraad, ondertekend door de voorzitter en de secretaris en worden door de secretaris gebundeld en bewaard.

 

Hoe notulen bewaren?

 

De secretaris, of zijn vervanger bij belet (zie Decreet, art. 15, 4de lid) stelt de notulen op en bewaart ze. De notulen moeten chronologisch gebundeld worden, dit wil zeggen op permanente wijze in een boek of schrift bevestigd worden.

 

Op het huidig ogenblik en rekening houdende met computertoestanden en printerafdrukken, wordt het origineel van de notulen na ondertekening door de voorzitter en secretaris (infra) het best in een boek of schrift ingekleefd, opdat de notulen niet zonder beschadiging uit het notulenboek zou kunnen verwijderd worden.

 

Chronologie

De notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.

 

Geen verslag, wel een samenvatting

 

Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

 

Het betreft:

 

- de namen van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

 

Goedkeuring van de notulen

 

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd (zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4).

 

Communicatieplicht

 

Een afschrift van de ontwerpnotulen moeten binnen de twintig dagen na de vergadering worden gestuurd aan de toezichthoudende overheid (zie Decreet, art. 57). Rekening houdende met Decreet, art. 57/1, zal aan deze verplichting eventueel kunnen voldaan worden op elektronische wijze.

Authenticiteit

 

Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat


1 het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2 het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan).

 

Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15 van het Decreet.

 

Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.

Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006).

 

Bewaring en archivering

 

De bewaring van de notulen en het bijhouden van het archief zijn aan regels onderworpen. Het zou te ver leiden om deze in extenso te behandelen. Zie echter Decreet, art. 13, tekstuitleg.

Vervanging secretaris

Indien de secretaris afwezig is, wordt hij vervangen door het jongste lid van de kerkraad (zie Decreet, art. 15). Bij deze vervanging moet rekening gehouden worden dat het vervangend lid geen bijzonder mandaat reeds uitoefent (zie Decreet, art. 12).

 

 

PDW 08.2012. Hoewel de teksten in de groene kaders hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.

 

Naar Art. 22

Home

Naar Art. 24