|
Er wordt een artikel 57/1 ingevoegd dat de
mogelijkheid creëert om in te spelen op de nieuwe evoluties op het vlak van
communicatie. In het besluit van de Vlaamse Regering zullen de wijzen
waarop de kennisgevingen of verzendingen moeten gebeuren, nauwkeurig
omschreven worden (zie Memorie van toelichting van 14.09.2011, art.
31).
Uitvoeringsbesluit
Communicatie van 01.04.2022
Het uitvoeringsbesluit
van 13.05.2016 wordt opgeheven. Het nieuw communicatiebesluit
van 01.04.2022 werd in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd op 27.06.2022 met
inwerkingtreding op 07.07.2022, behalve de artikelen 2, 3 en 6 die ingaan
vanaf 01.02.2023.
Dit besluit bepaalt dat
alle communicatie tussen de volgende instanties elektronisch verloopt vanaf
01.02.2023: de kerkbesturen, bestaande, toekomstige, en in aanvraag; de
centrale kerkbesturen; de toezichthoudende overheid, de financierende
overheid, zowel stad als provincie; de eventueel adviserende gemeente; de
provinciegouverneur; de Vlaamse Regering (zie
Communicatiebesluit, art. 2, § 1).
De technische voorwaarden worden bewaakt door de
Vlaamse Regering door zijn verzelfstandigd Agentschap Binnenlands Bestuur (ibidem, art. 2, § 1, alinea 2).
Het tijdstip van het bericht (ibidem, art. 2, § 2) wordt enerzijds
vastgelegd op het tijdstip waarop het bericht het informatiesysteem van de
verzender verlaat en anderzijds op het tijdstip dat het bericht
toegankelijk wordt voor de ontvanger.
Dit onderscheid maakt
het mogelijk dat berichten die met verlate tijdstipuitwerking op
onderscheiden ogenblikken als verzonden en als ontvangen kunnen worden
aangeduid.
Storingen in
het elektronisch verkeer
zijn onderworpen aan voorwaarden. Vooreerst moet de storing langer duren
dan 4 uur. Vervolgens moet de (technische) storing bekend gemaakt worden
door het Agentschap Binnenlands Bestuur op zijn webstek (zie ibidem, art. 3).
Deze bekendmakingswijze
is verwonderlijk. Meestal treedt een langdurige storing op, op de webstek
van de verzender, hetzij het Agentschap Binnenlands Bestuur. Als deze
webstek onbereikbaar is, hoe kan men dan de storing publiek maken op zijn
webstek?
Bij langdurige storing
wordt overgeschakeld op een communicatie met een papieren drager, hetzij
een aangetekend schrijven, hetzij tegen afgifte van een ontvangstbewijs (zie ibidem, art. 3, alinea 2 e.v.).
De alle-communicatie-idee
is beperkt tot de administratieve documenten. Klachten aan de toezichthoudende
overheid moeten nog altijd op een papieren drager geuit worden, hetzij mits
een aangetekend schrijven, hetzij mits een bewijs van ontvangst (zie ibidem, art. 4, alinea 1).
Maar klachten gericht
aan de Provinciegouverneur of de Vlaamse Regering mogen ingediend worden
met een specifiek digitaal formulier (zie ibidem,
art. 4, alinea 2).
De uitwisseling van
persoonsgegevens
(zie ibidem, art. 5) als opgelegd in het Erkenningsbesluit,
E.Art. 16, 5° , is beschermd door de opgestelde protocollen van het
Agentschap Binnenlands Bestuur (zie ook Erkenningsbesluit,
E.Art. 47, § 8).
Uitvoeringsbesluit Communicatie
opgeheven vanaf 01.04.2022 met gedeeltelijke uitwerking op 07.07.2022
Bij Besluit
van 13.05.2016 heeft de Vlaamse Regering de elektronische
indiening van documenten mogelijk gemaakt. Hierbij moet geen onderscheid
gemaakt worden tussen de notulen van een vergadering en / of de financiële
of de boekhoudkundige geschriften. Het besluit werd op 01.07.2016 in het
Staatsblad gepubliceerd.
Er werd
geen expliciete geldigheidsdatum bekend gemaakt. Het besluit treedt aldus
in werking na 10 dagen te rekenen vanaf zijn publicatie, dit is vanaf 11.07.2016.
Artikel 2 van het besluit somt de
communicatiewijzen op, namelijk:
1° met een
brief;
2° door
afgifte tegen ontvangstbewijs;
3° op digitale wijze onder de voorwaarden,
vermeld in artikel 3, en op voorwaarde dat het bestuur van de eredienst of het
centraal bestuur in kwestie daarvoor gekozen heeft.
Keuzemogelijkheid
van de Kerkraad of het CKB
Artikel 2, 3° legt voorwaarden op aan het digitale
systeem. Deze worden nader bepaald in artikel 3, 1° - 3°.
Wat moet verstaan worden onder de vereiste dat de
Kerkraad of het CKB voor de digitale overdracht moet gekozen hebben en de
modaliteiten van deze keuze is niet gekend. Maar aan het
continuďteitsbeginsel moet zeker voldaan worden. Dit wil zeggen, dat een
bestuur min of meer een definitieve keuze maakt, die slechts mits een goede
reden kan omgekeerd worden.
Maar de besturen hebben de keuze en kunnen
beslissen om de huidige papieren werkwijze voort te zetten...
Integriteitvoorwaarden
Artikel 3 van het besluit bepaalt de
uitvoeringsvoorwaarden en -modaliteiten: punten 1° tot 3° behandelen de
integriteitvoorwaarden van het digitale systeem.
Sommige elementen moeten raadpleegbaar zijn: het
tijdstip van neerlegging van het digitale document. Andere elementen van
het digitale platform moeten de unieke identificatie van de gebruikers
vastleggen. Opnieuw wordt gewag gemaakt van de elektronische handtekening
in verwijzing naar artikel 1322, 2de lid van het Burgerlijk
Wetboek.
Artikel 1322 BW gaat over de bewijskracht van de
door partijen erkende onderhandse gehand tekende akte, die geacht wordt
eenzelfde authenticiteit te hebben als de (handtekening van de) authentieke
akte. Sedert 01.01.2001 wordt ook een document ontstaan uit een digitaal
platform tot de onderhandse akten gerekend. Als voorwaarde wordt gesteld
dat het document "een geheel van elektronische gegevens" is
"dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van
de integriteit van de inhoud van de akte aantoont."
Bewaringstermijn
en archivering
Punt 4° bepaalt dat de bewaringstermijn van
digitale documenten en stelt ze gelijk aan de bewaringstermijn van papieren
documenten.
In artikel 30, 3de
lid van de besluiten in verband met de boekhouding wordt bepaald dat
boekhoudkundige bescheiden gedurende 10 jaar moeten bewaard worden te
rekenen vanaf de 1ste januari van het jaar dat volgt op het
(kalender)jaar waarop het boekhoudkundig stuk betrekking heeft.
Maar de bewaringsplicht
van andere bescheiden wordt niet geregeld. De notulen zijn immers geen
boekhoudkundige documenten, alhoewel ze wel annexen kan bevatten die het
wel zijn. Algemeen kan gesteld worden dat de bewaringsplicht 30 jaar
beloopt, tenzij anders bepaald is.
Onderscheid Kerkbestuur en Parochie
Maar het verloop van de
bewaringstermijn in de parochie, betekent niet dat de documenten zo maar
vernietigd kunnen worden. In tegendeel. De meeste documenten, bescheiden,
registers, enz. moeten aan het Belgisch archief afgegeven worden. Een lijst
van te archiveren documenten of bescheiden kan hier geraadpleegd worden.
Meldingsplicht
aan de ontvanger
Punt 5° voorziet in een bijzondere melding aan de
ontvanger van de documenten. Indien niet, dan blijft deze onbekend met het
feit dat nieuwe digitale documenten te zijner beschikking staan.
Integriteitbewaking
Het is vooral de bewaking van de
authenticiteit die moeilijkheden veroorzaakt. Alhoewel een systeem van
digitale handtekening in Europa bestaat (zie Richtlijn 99/93/EG) zijn de
authenticiteit, de integriteit, en de onweerlegbaarheid nog altijd heikele
punten.
De authenticiteit van de digitale handtekening
wordt onder andere bereikt door het afgeven van een individueel
gegarandeerde code, de geheime sleutel of password. De integriteit wordt
bewaakt door een bijzondere meegezonden code, de hash-waarde. De
onweerlegbaarheid is inherent aan het systeem en houdt in dat noch de
verzender, noch de ontvanger kan weerleggen dat hij/zij het bericht verzonden
of ontvangen heeft. De onweerlegbaarheid wordt op cryptische wijze bereikt.
ReligioPoint
/ ReligioSoft
Het Agentschap Binnenlands Bestuur, Erediensten
heeft beslist dat ReligioPoint aan de voorwaarden opgesomd in artikel 3, 1°
- 3° van het besluit voldoet. Op haar webstek deelt ze dat expliciet mee.
Deze bevestiging kan hier
geraadpleegd worden (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum
validatie 01/07/2016).
|
