CENTRAAL KERKBESTUUR GENT STAD

 

Jakobijnenstraat 4 te 9000 Gent

 

HOOFDSTUK IV. - Administratief toezicht

 

Afdeling 1. - Algemeen administratief toezicht

 

Art. 57. (de verzending van de notulen)

Een afschrift van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en van het centraal kerkbestuur wordt binnen een termijn van twintig dagen, die ingaat op de dag na de vergadering, gelijktijdig aan de provinciegouverneur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan verstuurd.

 

Verzending notulen

Met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht moet een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal bestuur binnen twintig dagen na de vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post worden gestuurd (zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I, pt. 1.1).

Het toezenden van de notulen per moderne mediumdrager (mail, SMS, enz. ) is niet toegelaten (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005). Zie nu echter artikel 57/1 en de publicatie van een vernieuwd standpunt dd 01.07.2016.

Moderne gegevensdrager

Deze tot 10.07.2016  aangehouden houding van de Vlaamse Overheid is gewijzigd. Daartoe werd een nieuw artikel 57/1 in het Decreet ingevoegd, die de mogelijkheid voorziet om ‘moderne’ gegevensdragers te gebruiken (zie Memorie van toelichting van 14.09.2011, art. 31).

Besluit van de Vlaamse Regering in verband met de communicatie met de overheden

De Vlaamse Regering heeft met haar Besluit van 13.05.2016, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 01.07.2016, met inwerkingtreding op 11.07.2016 de communicatiemogelijkheden met de overheden bepaald.

In artikel 2 van het besluit worden de communicatievormen opgesomd en wordt een keuzemogelijkheid aan het kerkbestuur geboden.

In artikel 3 worden voorwaarden opgesomd waaraan een digitaal systeem van gegevensoverdracht moet voldoen. Punten 1° tot en met 3° bepalen de integriteit van het systeem, punt 4° handelt over de raadpleging en / of  de bewaring van de gegevens. Punt 5° ten slotte legt een meldingsplicht op ten behoeve van de correspondent waaraan een nieuw digitaal document wordt toegestuurd.  

Gelijktijdige verzending van de notulen

De bijzondere aandacht wordt gevestigd op de decretale verplichting de notulen tegelijkertijd aan het college en de provinciegouverneur te sturen. Door het gelijktijdig versturen van de notulen wordt vermeden dat de toezichttermijnen van het college of de provinciegouverneur op een verschillend ogenblik een aanvang nemen (zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I, pt. 1.1).

Geen vervaltermijn

De termijn van 20 dagen is geen termijn van verval. Er is hieraan bijgevolg geen sanctie verbonden. Bij de aktering kan hierover door de toezichthoudende overheid een opmerking worden gemaakt. Een snelle toezending is belangrijk omdat daardoor de termijn voor administratief toezicht begint te lopen en de beslissingen opgenomen in de notulen, aldus sneller rechtszekerheid verkrijgen (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).

Notulen, geen verslag

De notulen zijn geen uitgebreid verslag van alle interpellaties. Uit de notulen moet blijken dat aan een aantal die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.
Het betreft:
1° de namen van de aanwezige leden (quorum),
2° de naam van de voorzitter en de secretaris of hun plaatsvervanger,
3° de namen van de personen die niet deelnemen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen),
4° de uitslag van de stemming en
5° het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

Kennisgeving

De ontwerpnotulen geven een overzicht van de besluitvorming tijdens de vergadering van de kerkraad (zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, 1.4.). Zij zouden de toezichthoudende overheid in staat moeten stellen om een eerste beoordeling te maken over de wettelijkheid en regelmatigheid van de getroffen beslissingen. Ook voor de aanvang van de termijnen is het insturen van de notulen van groot belang.

Zowel de toezichthoudende overheid als de kerkbesturen hebben er belang bij dat de onzekerheid betreffende de genomen beslissingen zo vlug mogelijk wordt beëindigd. Vandaar dat niet kan worden gewacht op de goedkeuring van de notulen, die in de volgende zitting gebeurt.

Indien wenselijk en technisch mogelijk, kunnen de notulen 'staande de zitting' worden opgemaakt en goedgekeurd. Dit wil zeggen dat de notulen tijdens de vergadering in een definitieve versie onmiddellijk worden opgesteld en op het einde van de vergadering door de Voorzitter en Secretaris als dusdanig worden ondertekend. Deze notulen waaraan door de handtekeningen authenticiteit werd gegeven, kunnen dan onmiddellijk naar de bevoegde burgerlijke en religieuze overheden worden toegestuurd (zie Decreet, art. 57 in fine) voor een eerste toetsing aangaande de wettelijkheid en de regelmatigheid van de genomen beslissingen (zie voorgaande alinea).

Uitvoerbaarheid van de besluiten

Naar analogie met de gemeente- en OCMW-raden, zijn de beslissingen van de kerkraad, los van de goedkeuring van de notulen, onmiddellijk uitvoerbaar (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).

Handtekeningen

Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat

1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan).

Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15 van het Decreet. Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen. Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd (zie Decreet, art. 23; Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006).

Hoofdgemeente

De notulen moeten enkel worden toegestuurd aan de gemeente waarop de hoofdkerk van de parochie is gevestigd (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005). Maar de hoofdgemeente heeft er belang bij dat een kopie aan de bijgemeenten wordt toegestuurd, om de medeverantwoordelijkheid van de bijgemeenten te vrijwaren (vergelijk met Decreet, art. 52/1, § 3).

 

 

© PéDéWé 08.2012. Hoewel de teksten in de groene kaders hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.

 

Naar Art. 56

Home

Naar Art. 57/1