CENTRAAL KERKBESTUUR GENT STAD

Jakobijnenstraat 4 te 9000 Gent

Het Decreet In Andere Woorden

 

Hoewel de teksten in de groene kaders hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.

 

Bij twijfel of andere mening wordt aangeraden om inlichtingen in te winnen bij de voormelde gezagsdragers. Het door hen ingenomen standpunt prevaleert altijd.

 

Het Centraal Kerkbestuur Gent Stad.

 

Geraadpleegde bronnen:

 

Besluit van de Vlaamse regering van 8 juli 1992 tot vaststelling van de modaliteiten voor de toekenning en uitbetaling van de subsidies voor werken aan beschermde monumenten die door of op initiatief van regionale of lokale besturen worden uitgevoerd en de Omzendbrief BA 2002/14 van 25 oktober 2002;

Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008)= AR-Bh tot 05.09.2008;

Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten = Decreet;

Gemeentedecreet van 15 juli 2005, gecoördineerde versie = het Gemeentedecreet;

Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten = BA 2005/01;

Omzendbrief BA 2006/04 dd 10.03.2006 betreffende de erkenning van de plaatselijke kerk- en geloofsgemeenschappen = BA 2006/04;

Omzendbrief BA 2008/01 dd 22.02.2008 betreffende de gedeeltelijke vernieuwing van de bestuursorganen van de erediensten = BA 2008/01;

Omzendbrieven boekhouding besturen van de eredienst: gecoördineerde versie van de omzendbrief BB-2007/01 van 12 januari 2007, de omzendbrief BB-2008/01 van 22 februari 2008 en de omzendbrief BB 2008/06 van 18 juli 2008 = GV boekhouding 22.02.2008;

 

Het Burgerlijk Wetboek = BW;

Het Gerechtelijk Wetboek = GW;

 

Webstek binnenland.vlaanderen.be/regelgeving/vragen-antwoorden.htm#erediensten = Standpunt van de permanente werkgroep Erediensten;

Webstek kerknet.be/kerkinvlaanderen/kerkfabrieken/vademecum = Vademecum;

Webstek giften-legaten.be; advies van de notaris= Gids;

 

Toevallig geraadpleegde bronnen worden expleciet vermeld.

Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten

TITEL I. - Algemene bepaling

Afdeling 1. - Erkenning en opdracht

Art. 1. (de wettelijke basis van het decreet)
Dit decreet regelt een gewestaangelegenheid.

Door de bijzondere wet van 13 juli 2001 zijn de gewesten vanaf 1 januari 2002 bevoegd voor de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten, met uitzondering van de erkenning van de erediensten en de wedden en de pensioenen van de bedienaars van de erediensten. Het decreet van 7 mei 2004 implementeert deze bevoegdheid voor het Vlaamse Gewest [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Inleiding en Situering, 1ste en 2de Alinea].

Op 1 maart 2005 treedt het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten in werking, met uitzondering van de bepalingen die betrekking hebben op het financieel beheer. Die bepalingen treden in werking op een datum te bepalen door de Vlaamse Regering en ten laatste op 1 januari 2007.

Het luik van het decreet dat het financiële beheer regelt, is inwerking getreden vanaf 1 januari 2007. Zie daartoe het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008), in het bijzonder art. 57.

57. De bepalingen van dit besluit en de bepalingen van artikel 41 tot 50 van het decreet treden in werking op 1 januari 2007, met ingang van het meerjarenplan voor de financiële boekjaren 2008-2013 en het budget voor het financieel boekjaar 2008.

 

De boekhouding van het financieel boekjaar 2007 wordt gevoerd volgens de regels van het Keizerlijk decreet van 30 december 1809 op de kerkbesturen, de wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der erediensten, het koninklijk besluit van 3 mei 1978 tot inrichting van de comités belast met het beheer van de temporaliën van de erkende islamitische gemeenschappen en het koninklijk besluit van 15 maart 1988 tot organisatie van de raden van de kerkfabrieken van de orthodoxe eredienst, naargelang van het geval, met dien verstande dat gewone dienst gelezen moet worden als exploitatie en buitengewone dienst als investeringen.

 

De rekening over het financieel boekjaar 2007 wordt opgemaakt volgens de  modellen, vastgesteld bij het koninklijk besluit van 12 september 1933 betreffende de begrotingen en rekeningen van de kerkfabrieken en bij het koninklijk besluit van 12 juli 1989 tot vaststelling van de modellen van de begrotingen en rekeningen op te maken door de kerkfabriekraden van de orthodoxe eredienst, naargelang van het geval, met dien verstande dat gewone dienst gelezen moet worden als exploitatie en buitengewone dienst als investeringen. Het resultaat van het vorige dienstjaar wordt in die rekening vervangen door de overschotten of tekorten van de exploitatie en van de investeringen van de rekening over het financieel boekjaar 2006, verkregen op de wijze, vermeld in artikel 56.

Vanaf deze rekening over het financieel boekjaar 2007 wordt de procedure gevolgd, vermeld in artikel 55 en 56 van het decreet.

TITEL II. - Bepalingen voor de kerkfabrieken van de rooms-katholieke eredienst

HOOFDSTUK I. - Organisatie en werking

Art. 2. (de erkenning van de parochies en hun gebiedsomschrijving)
De Vlaamse Regering erkent de parochies en hun gebiedsomschrijving op voorstel van het door de federale overheid erkende representatieve orgaan van de rooms-katholieke eredienst, verder het erkend representatief orgaan genoemd.
De criteria voor de erkenning zullen worden vastgesteld bij besluit van de Vlaamse Regering.

Het representatieve orgaan van de rooms-katholieke eredienst wordt geleid door de bestuurder van het bisdom, in principe de bisschop, waarin de parochie is gelegen. Op voorstel van de bisschop erkent de Vlaamse regering al of niet de oprichting, het bestaan en de afschaffing van een parochie. Bij deze erkenning moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Deze criteria zijn nader bepaald in het besluit van 30 september 2005 (Belgisch Staatsblad van 16.12.2005) [zie Omzendbrief BA 2006/04 dd 10.03.2006 betreffende de erkenning van de plaatselijke kerk- en geloofsgemeenschappen].

 

Art. 3. (de instelling van een kerkraad van een kerkfabriek)
Per parochie is er een kerkfabriek die bestuurd wordt door een kerkraad.
De kerkfabriek is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid.
De zetel van de kerkfabriek wordt bepaald door de kerkraad.

Het decreet voorziet per erkende entiteit (de parochie) een lokaal bestuur: een openbare instelling (de kerkfabriek) met rechtspersoonlijkheid, die belast is met de materiële organisatie, de werking en het beheer van goederen van de eredienst. Die openbare instelling heeft één bestuursorgaan (de kerkraad), verder de raad te noemen.

 

De zetel van de kerkfabriek wordt bepaald door de kerkraad. Naar deze zetel worden alle stukken en bescheiden, alle beslissingen van de burgerlijke en de religieuze overheid toegestuurd. Op dit adres worden ook de bezwaren ontvangen in verband met de leden [zie Decreet, art. 7, § 3] en de besluiten die door de kerkraad werden genomen.


Als er in een gemeente vier of meer entiteiten van eenzelfde eredienst zijn, wordt er op gemeentelijk niveau voorzien in de oprichting van een centraal bestuur. Dat centraal bestuur is eveneens een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid. Op dit ogenblik zullen enkel voor de rooms-katholieke eredienst centrale besturen moeten worden opgericht
[zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, 1ste Alinea].

 

Art. 4. (de taken en plichten van de kerkfabriek)
De kerkfabriek is belast met de zorg voor de materiële voorwaarden die de uitoefening van de eredienst en het behoud van de waardigheid ervan mogelijk maken.
De kerkfabriek is belast met het onderhoud en de bewaring van de kerk of kerken van de parochie en met het beheer van de goederen en de gelden die eigendom zijn van de kerkfabriek of die bestemd zijn voor de uitoefening van de eredienst in de parochie.

De kerkfabriek heeft materiële taken, maar ook morele verplichtingen. De kerkraad creëert als orgaan van de kerkfabriek de materiële omstandigheden om de uitoefening van de eredienst mogelijk te maken. Dit wil zeggen dat de kerkraad alle daden van bewaring, beheer en beschikking moet stellen die dienstig en nuttig zijn voor de exploitatie van de kerkelijke gebouwen. De kerkfabriek moet waken dat de ruimtes die ter beschikking gesteld worden aan de eredienst degelijk worden onderhouden opdat de bediener van de eredienst er effectief een goed gebruik van zou kunnen maken. Het onderhoud en de (noodzakelijke) herstellingen aan de kerk, de pastorie en het andere onroerend patrimonium is aan haar zorg toevertrouwd.

De kerkraad beheert als orgaan van de kerkfabriek de eigen goederen en de gelden van de kerkfabriek. Maar ze beheert ook de goederen en / of de gelden die aan de kerkfabriek worden ter beschikking gesteld. De kerkfabriek moet door zijn kerkraad optreden als een goed huisvader. Dit wil zeggen dat de kerkraad als orgaan van de kerkfabriek de best mogelijke oplossing moet zoeken binnen haar mogelijkheden om het patrimonium van de kerkfabriek te onderhouden en te bewaren voor latere generaties of voor de gemeenschap. Streven naar kostenbesparende maatregelen maken ook deel van haar takenpakket uit.

Ten slotte waakt de kerkfabriek over de materiële omstandigheden die het behoud van de waardigheid van de eredienst verzekeren. Wat de waardigheid inhoudt of verzekert, wordt door iedereen anders ervaren. Het betreft normen die onomstreden zijn, waaraan iedereen zich spiegelt. De omstandigheden die door een doorsnee persoon als normaal worden ervaren, is de leidraad. Een mis lezen in een vuile of niet onderhouden kerk, schaadt aan de waardigheid van de eredienst. Een orgel dat vals geïntoneerd staat, benadeelt de eredienst. Een luidruchtig café dat wordt uitgebaat in de omgeving van de kerk tijdens de erediensten, schaadt ook aan de waardigheid van de eredienst. De kerkraad zal moeten optreden opdat aan deze hinder een einde wordt gesteld.

 

Afdeling 2. - Kerkraad

Art. 5. (de samenstelling van de kerkraad)
De kerkraad bestaat uit vijf leden en de door het erkend representatief orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger, die er van rechtswege deel van uitmaakt.
De leden van de kerkraad worden, na de inwerkingtreding van dit decreet de eerste maal aangesteld door het erkend representatief orgaan, op voorstel van de door het voornoemd orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie.

De raden worden nieuw samengesteld in de loop van de maand april 2005. Per raad zijn er vijf verkozen of aangestelde leden. Daarnaast is er in elke raad een lid van rechtswege, meer bepaald de door de bisschop aangestelde verantwoordelijke van de parochie (veelal, maar niet noodzakelijk de pastoor) voor de rooms-katholieke eredienst of zijn vervanger.

1. Eerste aanstelling of verkiezing

Voor het opstarten van de rooms-katholieke kerkraden in april 2005 is voorzien in een bijzondere regeling: de verantwoordelijke van de parochie maakt de vacatures bekend en organiseert binnen de parochie een oproep tot de kandidaten. Hij maakt het resultaat van die oproep bekend. Vervolgens formuleert hij een voorstel aan de bisschop, die voor elke kerkraad de vijf leden aanstelt. Die leden zijn dus "aangestelde" leden.

2. Modaliteiten

Voor de oproep tot de kandidaten, de bekendmaking van de vacatures voor de aanstelling en de verkiezing van de raden, evenals de bezwaar- en beroepsprocedures wordt verwezen naar artikel 7, 87-88 [betreft de Protestantse eredienst], 123-124 [betreft de Anglicaanse eredienst] en 159-160 [betreft de Israëlitische eredienst] van het decreet.

3. Aanstelling en verkiezing

Het verloop van de aanstelling- of verkiezingsprocedure is in eerste instantie een aangelegenheid van de betrokken eredienst zelf, waarbij het erkend representatief orgaan erop toeziet dat de verrichtingen correct verlopen.
De raad en uiteindelijk het erkend representatief orgaan spreken zich uit over bezwaren die tegen bepaalde kandidaten worden ingediend.
De toezichthoudende overheid kan, op klacht of ambtshalve, de aanstelling- of verkiezingsverrichtingen toetsen aan de decretale bepalingen, meer bepaald aan de voorschriften met betrekking tot:
- de verkiesbaarheidvoorwaarden;
- de onverenigbaarheden;
- de bekendmaking van vacatures en kandidaten.

Zo voert het decreet als aanstelling- en verkiesbaarheidvoorwaarde een leeftijdsgrens van 75 jaar in [vernietigd bij arrest nr. 152/2005 van 5 oktober 2005 van het Grondwettelijk Hof, voorheen het Arbitragehof], en is de inschrijving vereist in de bevolkingsregisters van de gemeente of van een van de gemeenten van de gebiedsomschrijving van de parochie of (kerk)gemeente. Van deze bepalingen kan niet worden afgeweken.
De band met de betrokken eredienst, meer bepaald de eis dat de kandidaat rooms-katholiek is, wordt door de betrokken eredienst zelf bewaakt.
[zie Omzendbrief BA 2005/01 van 25.02.2005, Littera A.]

Art. 6. (de gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad)
De kerkraad wordt om de drie jaar gedeeltelijk vernieuwd in de loop van de maand april.
Bij de eerste vernieuwing na drie jaar gebeurt dit door het uittreden van drie leden die door het lot worden aangewezen. De twee overige leden treden uit na verloop van zes jaar.

Voor de rooms-katholieke eredienst zijn artikel 6 (kerkraad) en artikel 27 (centraal kerkbestuur) van toepassing. Het decreet plant de gedeeltelijke vernieuwing in de loop van de maand april.

Procedure

De procedure bij de eerste gedeeltelijke vernieuwing bestaat uit twee stappen: de loting en de verkiezing van de nieuwe leden.

§  De loting: door loting wordt bepaald welke leden uittredend zullen zijn.

§  De loting is eenmalig en vindt alleen plaats bij de eerste gedeeltelijke vernieuwing sinds de inwerkingtreding van het decreet. Hierbij wordt de "grote helft" uitgeloot.

§  Bij alle volgende gedeeltelijke vernieuwingen staat vast welke leden uittredend zijn: beurtelings de "kleine" en de "grote" helft, waarbij het aantal uittredende leden afhankelijk is van het aantal leden waaruit het bestuursorgaan is samengesteld.

§  Om te bepalen in welke vergadering van het bestuursorgaan geloot moet worden, kan best rekening worden gehouden met de procedure en de termijnen die gelden voor de verkiezing (zie verder).

§  Om alles tijdig klaar te krijgen wordt aangeraden om die vergadering te plannen in de maand februari 2008. Voor de verkiezing zijn ook omzendbrief BA-2005/01, punt A,1, 1-8 en punt A,2 en omzendbrief BA-2005/02, punt A,1, 1-8 en punt A,2[bepalingen voor de gemeentelijke overheid of de provinciegouverneur] van toepassing.

§  Voor alle erediensten gelden dezelfde decretale verkiesbaarheidvoorwaarden [zie Decreet, art. 9 en art. 16] als bij de eerste samenstelling sinds de inwerkingtreding van het decreet, met uitzondering van de leeftijdsvoorwaarde, die weggevallen is.

§  De uittredende leden zijn herverkiesbaar als zij nog voldoen aan de verkiesbaarheidvoorwaarden [zie Decreet,  art. 9 en art. 16] en zij zich kandidaat stellen.

§  Het proces-verbaal van de verkiezing wordt alleen ondertekend door de kiesgerechtigden, d.w.z. de kleine helft en de vertegenwoordiger van het representatief orgaan. Voor de notulen gelden de gewone regels.

§  Bij de eerste samenstelling werden de leden van de kerkraad "aangesteld" en werd gesproken van aangestelde leden.
Vanaf de eerste gedeeltelijke vernieuwing worden de uittredende leden vervangen door "verkozen" leden, die door de overblijvende leden (de kleine helft en de vertegenwoordiger van de bisschop), worden gekozen uit de lijst van kandidaten die wordt opgesteld door de aangestelde vertegenwoordiger.

Tijdstip

§  Het bestuursorgaan van de eredienst beslist autonoom over de datum voor de vergadering waarin de verkiezing zal plaatsvinden.
De enige voorwaarde is, dat die datum zich in de maand april situeert.
Op diezelfde vergadering treden de uitgelote leden uit.

[zie Omzendbrief BA 2008/01 dd 22.02.2008]

Art. 7. (de organisatie van de verkiezingen van de kerkraad; bezwaren)
§
1. Met het oog op de eerste aanstelling of de verkiezing van de leden van de kerkraad zal de door het erkend representatief orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie de vacatures bekendmaken en een oproep tot kandidaten organiseren binnen de parochie.
Het resultaat van deze oproep wordt bekendgemaakt binnen de parochie.

De door het bisdom aangestelde parochieverantwoordelijke, meestal de parochiepriester, zal aan de parochiegemeenschap schriftelijk het aantal te begeven plaatsen in de kerkraad mededelen waarbij tevens een oproep aan de leden van de parochiegemeenschap gelanceerd wordt om zich kandidaat te stellen. De lijst met kandidaten zal nadien bekend gemaakt worden. Uit deze lijst zal met meerderheid van stemmen het nieuwe lid of de nieuwe leden gekozen worden.

 

§ 2. De verkiezing gebeurt bij geheime stemming en bij meerderheid van stemmen.
In geval van staking van stemmen wordt er opnieuw gestemd op een van de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Staken de stemmen bij de herstemming, dan wordt het lid bij lottrekking aangewezen.

Uit de notulen over de stemverrichtingen zal moeten blijken dat de verkiezing bij geheime stemming gebeurde en bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd op een van de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Indien het dan opnieuw tot staking van stemmen zou komen, wordt het lid bij lottrekking aangewezen.

Meerderheid van stemmen: (aantal aangestelde of al verkozen aanwezige leden die geldig of niet-blanco stemmen gedeeld door 2) + 0,5 of 1 naargelang het aantal aanwezige leden oneven of even is.

[zie Omzendbrief BA 2008/01 dd 22.02.2008, Littera A, 1.5 Kiesverrichtingen]

§ 3. Tegen de kandidaten voor de bij verkiezing te begeven mandaten kan bezwaar worden ingediend bij de kerkraad binnen vijftien dagen na de dag van de bekendmaking.
De kerkraad doet uitspraak over het bezwaar binnen vijftien dagen na het indienen van het bezwaar.
De beslissing van de kerkraad wordt binnen drie dagen na de uitspraak met een aangetekende brief ter kennis gebracht van de bezwaarindiener.
Tegen de beslissing van de kerkraad kan door de bezwaarindiener binnen acht dagen na de kennisgeving van de beslissing beroep worden ingesteld bij het erkend representatief orgaan.
Het erkend representatief orgaan geeft voor de verkiezing met een aangetekende brief kennis van de uitspraak aan de bezwaarindiener en aan de kerkraad.

Ieder geïnteresseerde derde kan tegen een kandidaat-lid bezwaar indienen. Dit bezwaar kan zowel gelden voor redenen die in verband staan met de geloofsovertuiging (zie Decreet, art. 9, 1ste en 3de lid), als voor andere onverenigbaarheden ( zie Decreet, art. 9, 2de lid en art. 16). De aan de religie verbonden reden bij uitstek is de voorwaarde dat een kandidaat rooms-katholiek moet zijn.

Dat een kandidaat-lid moet ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters van de gemeente of van één van de gemeentes van de parochie is een aan de religie verbonden beperking. Hierbij moet uitgegaan van de permanentie-idee. Een toevallige, niet-voortdurende verwijdering uit de parochie schaadt niet aan deze voorwaarde.

Andere voorwaarden moeten ofwel vervuld zijn of vervulbaar zijn. Als voorwaarde wordt een minimumleeftijd van 18 jaar gesteld. Deze voorwaarde moet echter slechts bereikt worden op een bepaald tijdstip, namelijk het ogenblik van de aanstelling of de verkiezing. Dit wil zeggen dat het kandidaat-lid bij de kandidaatstelling jonger dan 18 jaar kan zijn, maar dat hij 18 jaar moet zijn op de dag van de effectieve aanstelling of verkiezing.

Andere bezwaren kunnen betrekking hebben op de familiale of bedrijfseconomische onverenigbaarheden als bepaald in artikel 16, namelijk een te dichte bloed- of aanverwantschap of ook nog een dienstverband. Familieleden tot in de 2de graad (kleinzoon of –dochter in rechte lijn; broers of zusters) of de echtgenoten(s) van al verkozen of aangestelde leden van de Kerkraad kunnen samen geen lid zijn van dezelfde Kerkraad. Kandidaten die worden tewerkgesteld door de kerkraad (bezoldigd dienstverband als arbeider of bediende van de kerkraad) kunnen ook geen kandidaat zijn.

De bezwaren moeten worden ingediend bij de Kerkraad. In principe moet dit gebeuren op de zetel van de kerkfabriek (zie Decreet, art. 3, 3de lid), indien niet, op het domicilie van de Voorzitter of de Secretaris, aangezien deze beide functies de Kerkraad vertegenwoordigen (zie Decreet, art. 15, 1ste lid). Bij ontstentenis kan echter bezwaar ook worden ingediend bij elk ander lid van de Kerkraad. De Kerkraad is immers het orgaan van de kerkfabriek die rechtspersoonlijkheid heeft. Meestal echter zal de parochieverantwoordelijke (-priester) gemakkelijker contacteerbaar zijn.

Het bezwaar moet ingediend en behandeld worden binnen een bepaalde termijn, namelijk 15 dagen enerzijds vanaf de dag na de dag van de bekendmaking van de lijst van kandidaten of anderzijds vanaf de dag na de dag van ontvangst van het bezwaar. Het resultaat van de behandeling van het bezwaar moet per aangetekend schrijven aan de bezwaarindiener worden meegedeeld binnen de 3 dagen na de behandeling. Deze vormvoorwaarde, namelijk een aangetekend schrijven geldt niet in hoofde van de bezwaarindiener. De bezwaarindiener kan in principe zijn bezwaar indienen bij gewoon schrijven.

Tegen de beslissing van de Kerkraad kan beroep worden ingesteld bij de Bisschop of zijn aangestelde binnen een termijn van 8 dagen na de kennisgeving.

Hierbij moet rekening gehouden worden met het arrest van het Grondwettelijk Hof waardoor de verzendingstheorie vervangen werd door de ontvangsttheorie [zie Decreet, art. 43, uitleg]. Indien met deze opvatting, die vervat is in art. 53bis GW, 2de lid,*  rekening wordt gehouden, dan wordt op de 3de dag vanaf de dag na de dag van de afgifte ter post de bezwaarindiener geacht de beslissing ontvangen te hebben en ervan kennis genomen te hebben. Vanaf de dag na deze derde dag begint de termijn van 8 dagen te lopen.

Indien de kennisgeving op de maandag aan de postdiensten wordt afgegeven, dan wordt de bezwaarindiener geacht ervan kennis genomen te hebben op de donderdag. De volgende vrijdag is dan de 1ste dag van de termijn van 8 dagen. De termijn is de daarop volgende vrijdag om 24 u 00 definitief verstreken.

* Art. 53bis (GW)

Ten aanzien van de geadresseerde, en tenzij de wet anders bepaalt, worden de termijnen die beginnen te lopen vanaf een kennisgeving op een papieren drager berekend:

wanneer de kennisgeving is gebeurd bij gerechtsbrief of bij een ter post aangetekende brief met ontvangstbewijs, vanaf de eerste dag die volgt op deze waarop de brief aangeboden werd op de woonplaats van de geadresseerde of, in voorkomend geval, op zijn verblijfplaats of gekozen woonplaats;

 

wanneer de kennisgeving is gebeurd bij aangetekende brief of bij gewone brief, vanaf de derde werkdag die volgt op die waarop de brief aan de postdiensten overhandigd werd, tenzij de geadresseerde het tegendeel bewijst.

Het ingediende beroep is aan geen vormvoorwaarde gebonden. De Bisschop of zijn aangestelde moet een beslissing nemen en mededelen aan de indiener van het beroep mits een aangetekend schrijven. Het einde van de mededelingstermijn is bepaalpaar, namelijk de beslissing moet meegedeeld worden vóór de dag van de effectieve verkiezing.

Is deze beslissing definitief? Hierop moet ontkennend geantwoord worden. Aangezien de gemeenteoverheid, de provinciegouverneur en de Vlaamse Regering toezicht houden over de wettelijkheid van de genomen besluiten (zie Decreet, art. 58, §§ 1 en 2 en art. 59) kunnen deze instellingen nog altijd optreden.

De toezichthoudende overheid kan, op klacht of ambtshalve, de aanstelling- of verkiezingsverrichtingen toetsen aan de decretale bepalingen, meer bepaald aan de voorschriften met betrekking tot de verkiesbaarheidvoorwaarden, onverenigbaarheden, de bekendmaking van vacatures en kandidaten. Van deze bepalingen kan niet worden afgeweken.

Art. 8. (de vacatures in de kerkraad)
De uittredende of de te vervangen leden worden binnen twee maanden na de datum waarop zij moeten uittreden of nadat de vacature ontstaan is, vervangen door leden die door de overige leden worden verkozen uit de lijst van de kandidaat-leden. De vervanger zet het oorspronkelijke mandaat verder.
De uittredende leden zijn opnieuw verkiesbaar.
Als de vervanging niet binnen de daartoe vastgestelde termijn gebeurd is, worden de vervangende leden ambtshalve aangesteld door het erkend representatief orgaan, op voorstel van de door het voornoemd orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie.

Uittredende leden dienen zelf hun ontslag in. Te vervangen leden zijn leden die niet aan alle voorwaarden om lid te zijn van de kerkraad nog voldoen [zie Decreet art. 9 en art. 16]. Het betreft in het bijzonder de redenen die verbonden zijn aan de religie (rooms-katholiek zijn en ingeschreven zijn in één van de gemeentes van de parochie), aan de leeftijdsbeperking (minimum 18 jaar zijn op het ogenblik van de aanstelling of van de verkiezing) en aan familiale (bloed- of aanverwantschap tot in de 2de graad in rechte lijn of echtgenoten (s) van de leden van de kerkraad) of bedrijfseconomische beperkingen (niet werken in bezoldigd dienstverband van de kerkraad). Ten slotte kunnen ook te vervangen leden zijn, de leden die onderworpen zijn aan de regels die moeten gerespecteerd worden bij de gedeeltelijke vernieuwing van de leden [zie Decreet, art. 6].

De termijn voor de vervanging van de uittredende of de te vervangen leden is 2 maanden, vanaf de dag na de dag dat het lid uittreedt of vanaf de dag na de dag dat niet meer aan alle beperkende voorwaarden is voldaan. In principe wordt bij termijnen per dag van 24 uur gerekend. Er wordt geen rekening gehouden met weekeinden. Gelopen maanden worden in principe berekend met een cijferbenadering, namelijk bij het cijfer van de maand wordt het aantal te lopen maanden geteld. Een voorbeeld verduidelijkt veel. Een lid dient zijn ontslag in op 12.02. De termijn begint te lopen vanaf 13.02 en loopt af op 12.04 om 24 uur.

De looptijd van het te begeven mandaat wordt voortgezet. Dit wil zeggen dat de gelopen termijn en de procedure voorzien in art. 6 van het Decreet (3 jaar de 1ste installatie) moeten gerespecteerd worden, namelijk de vervanging in de loop van de maand april van de grote of kleine helft van de leden. Opnieuw een voorbeeld. Een lid gaat op 13.03.2007 wonen in een gemeente buiten de parochie en wordt op 15.04.2007 ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de nieuwe gemeente. De termijn van zijn vervanging begint te lopen op 16.04.2007 en loopt af op 15.06.2007. Het nieuw lid zet het mandaat voort tot april 2008. Maand waarin de vernieuwing van de leden moet doorgevoerd worden.

De te vervangen leden zijn opnieuw verkiesbaar. Er wordt geen enkele beperking opgelegd dan de voorwaarden als bepaald in art. 9 en 16. Het aantal herverkiezingen is onbeperkt. De leeftijdsbeperking voorzien in art. 10 van het Decreet werd geschrapt.

Er bestaat een toezichtregeling. De Bisschop of zijn aangestelde kan bij overschrijding van de termijn van 2 maanden op voorstel van de parochieverantwoordelijke, meestal de parochiepriester, een nieuw lid van de kerkraad aanduiden. De enige beperking is dat het nieuwe lid moet opgenomen zijn in de lijst van kandidaten die samengesteld werd ter gelegenheid van de 1ste aanstelling of ter gelegenheid van de verkiezing van de kerkraad.

Art. 9 (de verkiesbaarheidvoorwaarden om deel uit te maken van een kerkraad)
De aangestelde of verkozen leden van de kerkraad moeten aan de volgende voorwaarden voldoen :
1° rooms-katholiek zijn;
2° de volle leeftijd van 18 jaar hebben bereikt op het ogenblik van de aanstelling of de verkiezing;
3° in de bevolkingsregisters ingeschreven zijn van de gemeente of van een van de gemeenten van de gebiedsomschrijving van de parochie.

De aan de religie verbonden reden bij uitstek is de voorwaarde dat een kandidaat rooms-katholiek moet zijn. Het toezicht op deze voorwaarde moet door de religie opgevolgd worden.

Dat een kandidaat-lid moet ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters van de gemeente of van één van de gemeentes die vallen binnen de gebiedsomschrijving van de parochie is een andere aan de religie verbonden beperking. Hierbij moet uitgegaan van de permanentie-idee. Een toevallige, niet-voortdurende verwijdering uit de gebiedsomschrijving van de parochie schaadt niet aan deze voorwaarde.

Het ingeschreven zijn in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente of van één van de gemeentes die vallen binnen de gebiedsomschrijving van de parochie is de enige en voldoende voorwaarde in verband met de gebiedsomschrijving om lid te zijn of te worden van de kerkraad.

Het lidmaatschap, op voorwaarde dat een geldige kandidatuur werd ingediend, van de kerkraad van meerdere parochies is mogelijk aangezien het overeenkomstig artikel 9 voldoende is dat een lid, naast rooms-katholiek en 18 jaar, ingeschreven is in het bevolkingsregister van de gemeente of van een van de gemeenten die behoren tot de gebiedsomschrijving van de parochie [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

De wijziging van een gebiedsomschrijving van een parochie heeft slecht uitwerking nadat een Koninklijk Besluit de gebiedswijziging definitief heeft vastgelegd. Die bepaling houdt (enkel) verband met de gebiedsomschrijving omschreven in het erkenningsbesluit en vastgesteld bij Koninklijk Besluit. Er kan wel, op basis van de canonische gebiedsomschrijving, een wijziging van de bij Koninklijk Besluit vastgestelde gebiedsomschrijving worden gevraagd. De bij Koninklijk Besluit vastgestelde gebiedsomschrijving moet uiteindelijk samenvallen met de canonische. In geval van twijfel kan alleen rekening worden gehouden met de bij Koninklijk Besluit vastgestelde grenzen [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].  

Andere voorwaarden moeten ofwel vervuld zijn of vervulbaar zijn. Als voorwaarde wordt een minimumleeftijd van 18 jaar gesteld. Deze voorwaarde moet echter slechts vervuld worden op een bepaald tijdstip, namelijk het ogenblik van de aanstelling of de verkiezing. Dit wil zeggen dat het kandidaat-lid bij de kandidaatstelling jonger dan 18 jaar kan zijn, maar dat hij 18 jaar moet zijn op de dag van de effectieve aanstelling of verkiezing.

 

Art. 10. (de leeftijdsbeperking)
[Een aangesteld of verkozen lid is van rechtswege ontslagnemend wanneer het de leeftijd van 75 jaar bereikt.]
(vernietigd bij arrest. nr. 152/2005 van 5 oktober 2005 van het Arbitragehof)

De leeftijdsvoorwaarde werd bij arrest nr. 152/2005 dd 05.10.2005 van het Arbitragehof (nu Grondwettelijk hof) vernietigd. De leeftijdsbeperking werd als een discriminatie aanzien. Nochtans wordt de omgekeerde beperking, namelijk een minimumleeftijd van 18 jaar wel aanvaard. Deze leeftijdbeperking wordt echter als normaal ervaren aangezien ze voorzien is in het Burgerlijk Wetboek, artikel 488 in verband met de meerderjarigheid en de bekwaamheid van personen [De meerderjarigheid is vastgesteld op de volle leeftijd van achttien jaren; op die leeftijd is men bekwaam tot alle handelingen van het burgerlijk leven].

 

Art. 11. (de oud-leden)
De kerkraad kan aan een aftredend lid van de kerkraad dat zijn mandaat gedurende ten minste tien jaar in dezelfde kerkfabriek heeft uitgeoefend, de eretitel van zijn mandaat verlenen.

De kerkraad kan aan een uitgetreden lid of een definitief vervangen lid de eretitel van zijn mandaat verlenen als hij gedurende 10 jaar zijn mandaat heeft uitgeoefend. Blijkbaar lag het in de bedoeling van de Decretale overheid om een lid te belonen voor zijn jarenlange inzet. Het mandaat moet worden uitgeoefend in eenzelfde kerkraad. Dat het mandaat 10 jaar ononderbroken moet worden uitgeoefend wordt niet vermeld.

De eretitel kan het best toegekend worden onder de benaming van “Oud-voorzitter, Oud-secretaris, Oud-penningmeester, Oud-lid van de Kerkraad van de parochie van …”. Iedereen kan erevoorzitter worden, maar weinigen zijn Oud-voorzitter.

 

Art. 12. (verkiezing van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de kerkraad)
Bij elke gedeeltelijke vernieuwing van de raad zoals vastgesteld in artikel 6 verkiest de kerkraad onder de aangestelde of verkozen leden en bij geheime en afzonderlijke stemmingen, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij worden verkozen met een volstrekte meerderheid van stemmen.
De mandaten van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen niet gecumuleerd worden.
Wanneer er voor het vacante mandaat slechts één kandidaat is, verloopt de stemming in één stembeurt. Als er voor een mandaat verschillende kandidaten zijn en na de stemming geen kandidaat de vereiste meerderheid heeft verkregen, dan wordt er opnieuw gestemd op een van de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Staken de stemmen bij de herstemming, dan is het jongste lid in leeftijd verkozen.

Er is binnen het decreet een voortdurende verwarring in het gebruik van de termen. Met een mandaat wordt bedoeld dat een kandidaat-lid na zijn verkiezing lid wordt van de kerkraad [zie Decreet, art. 7, § 3; art. 8; art. 11]. Hij neemt zijn mandaat op. Maar mandaat wordt ook gebruik om een functie aan te duiden. De functie van voorzitter, secretaris en penningmeester worden dan bijzondere mandaten genoemd [zie Decreet, art. 12, 2de lid].

Enerzijds komt aan de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester een einde bij de driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad [zie Decreet, art. 6]. Anderzijds komt de functie ook vacant indien de voorzitter, de secretaris of de penningmeester ofwel zijn functie, ofwel zijn mandaat ter beschikking stelt. Een nieuwe voorzitter, secretaris of penningmeester moet dan gekozen worden nadat de kerkraad in al zijn leden (5 + 1) hersamengesteld is.

Het is de raad die de bijzondere mandaten (functies) kiest. De aangestelde verantwoordelijke van de parochie maakt van rechtswege deel uit van de raad. Hij/zij is daarom stemgerechtigd. [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

De verkiezing van de functies gebeurt voor elke functie afzonderlijk en in het geheim. Dit houdt in dat ze schriftelijk en voor elke functie afzonderlijk gebeurt. De stemming bij handopsteking, de mondelinge instemming of de schriftelijke verkiezing op één stembrief voor meerdere functies is vormelijk niet toegelaten.

 

De volstrekte meerderheid moet bereikt worden. Dit wil zeggen dat rekening gehouden wordt met de geldig uitgebrachte stemmen. De meerderheid berekend wordt op het getal van de aanwezige stemmers die niet ongeldig of blanco hebben gestemd. De volstrekte meerderheid wordt dan bereikt door het aantal aanwezige stemmers te delen door 2. Aan dit resultaat wordt naargelang het resultaat oneven of even is 0,5 of 1 toegevoegd. Een voorbeeld: op de verkiezing tot voorzitter zijn alle leden (de verkozen leden en de aangestelde parochieverantwoordelijke) aanwezig, hetzij 6. Zij stemmen allen geldig. De volstrekte meerderheid wordt bereikt als (6 / 2) + 1 = 4 stemmen op één kandidaat worden uitgebracht.

De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn niet cumuleerbaar. Aangezien de "verkozen" of "aangestelde" leden uit hun midden de bijzondere mandatarissen verkiezen, is het duidelijk dat de leden van rechtswege geen bijzonder mandaat kunnen opnemen [zie Omzendbrief BA-2005/01 dd  25.02.2005, littera A, punt 1.8, 5de lid].

Er moet gestemd worden in zoveel stemronden als nodig totdat één kandidaat de volstrekte meerderheid haalt of totdat zich een staking van stemmen voordoet. In dat laatste geval is het jongste lid in leeftijd verkozen [zie Decreet, art. 12, in fine; Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

De raad kan slechts geldig beraadslagen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. Zittinghebbende leden zijn leden die het mandaat van lid van de raad bezitten, hetzij als verkozen of aangesteld lid, hetzij als lid van rechtswege. Als bij een eerste bijeenroeping niet beraadslaagd kan worden omdat het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, toch beraadslagen en besluiten over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen [zie Decreet, art. 19; Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.2, 7de en 8ste lid].

Art. 13. (de taken van de secretaris van de kerkraad)
De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en met het bewaren van het archief.

De taken van de secretaris zijn niet-limitatief opgesomd. In het algemeen vallen zijn taken uiteen in administratieve taken zoals het opstellen van de notulen van de vergaderingen en met het bewaren van het archief; en in specifieke taken, zoals het tussenkomen tezamen met de voorzitter bij spoedeisende maatregelen voor het behoud van de gebouwen van de eredienst of van het privaat patrimonium [zie Decreet, art. 40].

Klaarblijkelijk schrijft de secretaris brieven, uitnodigingen, e.d. al of niet in opdracht van de voorzitter of van de kerkraad. Of verzendt hij akten of stukken naar decretaal bepaalde overheden.

De secretaris, of zijn vervanger [zie Decreet, art. 15, 4de lid en art. 12, 2de lid in verband met de cumul van functies], maakt de notulen van de vergaderingen op.

Die notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.

Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten, die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

Het betreft:

- de namen van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd.

In het kader van het administratief toezicht moet een afschrift van de notulen gelijktijdig toegezonden worden aan de provinciegouverneur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan. Aangezien de notulen moeten worden verstuurd binnen een termijn van twintig dagen, die ingaat de dag na de vergadering, kan hiermee niet gewacht worden tot de notulen op de volgende vergadering zijn goedgekeurd.

Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15.

Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.
Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd (artikel 23)
[Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

In het licht van die inzendingplicht is een goede en leesbare notulering, waarbij bijzondere aandacht gaat naar een deugdelijke motivering, belangrijk [zie omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4].

In de omzendbrieven BA-2005-01 en 02 wordt duidelijk gesteld dat met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal bestuur binnen de twintig dagen na de vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post moet worden gestuurd (omzendbrief onder I, 1.1.). [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Het is niet de gemeenteraad die kennis neemt van de notulen, maar het college van burgemeester en schepenen dat in het kader van het administratief toezicht kennis neemt van de notulen en beslist over een eventueel optreden (artikel 58) [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Het bewaren van het archief roept vraagtekens op. Hoe lang moet het archief, dat onder andere bestaat uit de notulen van de vergaderingen, de akten en stukken die moeten bijgehouden en neergelegd worden, alsook de inventarislijsten van de roerende en onroerende kerkgoederen, bewaard worden [zie Decreet, art. 35]? De algemeen wettelijke bewaringstermijn is 30 jaar.

Met kerkarchieven bedoelt men in feite drie archiefbestanden die men in een doorsnee parochie kan aantreffen: het historische archief van vóór 1801, het historisch archief vanaf 1801, en het parochiale en pastoraal archief.

 

De archiefstukken van de parochiekerken die dateren van voor 1801 werden bij de annexatie van ons land door Frankrijk op 1 oktober 1795, samen met alle andere kerkgoederen, staatsbezit. Dit had tot gevolg dat die archieven samen met andere kerkelijke goederen werden verspreid of verkocht, ofwel bewaard werden in het gemeentearchief of het rijksarchief, ofwel verborgen werden om te ontsnappen aan de in beslagname en naderhand (na 1801) terug bij het archief van de kerkfabriek werden gevoegd.

 

In het keizerlijk decreet van Napoleon van 30 december 1809 werd de hele organisatorische uitbouw van de kerkfabrieken geregeld, inclusief het archief van de kerkfabriek. Dit decreet is thans vervangen door het decreet van 7 mei 2004. In dit nieuwe decreet is de secretaris van de kerkraad eveneens belast met het bewaren van het archief [zie Decreet, art. 13].

 

De archiefstukken sinds 1801 die betrekking hebben op het parochiale leven en op de pastorale activiteiten van de pastoor en zijn medewerkers vallen buiten de bepalingen van de wetgeving op de kerkfabrieken.

 

Zolang de Vlaamse regering geen nieuwe archiefwetgeving of nieuw archiefbeheer heeft uitgebouwd, blijft de bestaande toestand van kracht, met name de archiefwet van 1955 en de richtlijnen en aanbevelingen van het Algemeen Rijksarchief van 1997.

De boekhoudkundige stukken moeten 10 jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de 1ste januari van het jaar dat volgt op het laatste stuk [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 54].

Art. 14. (de taken van de penningmeester)
De penningmeester heeft in het bijzonder de volgende taken :
1° het innen van de gelden die toekomen aan de kerkfabriek en het betalen van de uitgaven;
2° het bijhouden van de boekhouding;
3° het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan;
4° het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget;
5° het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening.

Het luik van het decreet dat het financiële beheer regelt, is inwerking getreden op 01 januari 2007. De nieuwe beleidsinstrumenten (meerjarenplan, budget) zijn nu effectief. Voordien werd gewerkt met een begroting op basis van de oude boekhoudkundige voorschriften.

De taken van de penningmeester concentreren zich rond het financieel beheer van de kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak bepaald, maar de individuele werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd [zie echter AR-Bh tot 05.09.2008, art. 46 t.e.m. 50]. De penningmeester is te gelijker tijd kassier, boekhouder en accountant van de kerkraad.

Hij int de gelden die verschuldigd zijn aan de kerkraad en hij betaalt de uitgaven. Elke uitgave moet verantwoord worden. Dit veronderstelt altijd een geschreven stuk. Dit kan zijn: een ontvangen factuur, een betalingsopdracht, een kasticket waaruit het te vereffenen bedrag blijkt. Zelfs bij kleine uitgaven die door een lid van de kerkraad of een aangestelde door de kerkraad wordt voorgeschoten kan meestal bij de verkoper een factuur bekomen worden. Indien niet, dan moet op het kasticket duidelijk vermeld worden waarvoor de uitgave dient en waarom hij ten laste valt van de kerkraad. Het is misschien gewenst een basisdocument te maken waarop het kasticket kan gekleefd worden en waarop de redenen van de uitgave duidelijk wordt gemaakt [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 30, 1ste lid: Elke boeking gebeurt aan de hand van een gedateerd bewijsstuk, waarnaar ze moet verwijzen, en vermeldt in voorkomend geval het inventarisnummer zoals vermeld in de inventaris van de vorderingen en verplichtingen (ibidem, art. 33)].

 

Naast deze kassierfunctie is de penningmeester echter ook nog boekhouder en accountant. Het Decreet voorziet in een boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd worden. Het systeem gaat terug naar de indeling die in andere overheidssystemen gebruikelijk is [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 31: De minister bepaalt de minimumindeling van het algemene rekeningstelsel van het bestuur van de eredienst. De ultieme verwijzing is de Gemeentewet, art. 239: [De Koning bepaalt de begrotingsvoorschriften, de financiële en de boekhoudkundige voorschriften van de gemeenten, evenals deze betreffende de nadere regels voor de uitoefening van de taken van hun rekenplichtigen (W. 27.05.1989 - art. 4 - B.S. 30.05.1989)].

De penningmeester treedt als accountant op bij het opstellen van het meerjarenplan, het ontwerpen van het jaarlijks budget en bij het opstellen van de jaarrekening. Bij uittreding of vervanging stelt de ontslagnemende of –krijgende penningmeester de eindrekening op. De eindrekening is feitelijk een jaarrekening die opgesteld wordt op een ander tijdstip dan het einde van het jaar [zie AR-Bh tot 05.09.2008, Hfdst. II, art. 6 – 27].

De akten die worden neergelegd, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris [zie Decreet, art. 15, 3de lid]. 

Een penningmeester moet bij overlijden of bij plotse onmogelijkheid om de functie van penningmeester nog uit te oefenen, vervangen worden. Dit is ook het geval wanneer hij tijdelijk (min of meer langdurig) belet is [zie Decreet, art.15, 4de lid]. Gelet op het principe dat de kerkraad volheid van bevoegdheid heeft kan de kerkraad een waarnemend penningmeester aanduiden uit de twee overige leden van de kerkraad, die geen bijzonder mandaat hebben [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005]. Aangezien de functie van penningmeester voorbehouden is aan verkozen leden [zie Decreet, art. 12, 1ste lid] komt de door het erkend representatief orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger niet in aanmerking. De aandacht wordt gevestigd op art. 12, 2de lid van het Decreet waarin de cumul van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester verboden wordt. De aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger stemt samen met de voorzitter, de secretaris en de overige verkozen leden mee om de penningmeester ad interim aan te stellen.

Een uittredende penningmeester voert de boekingen (ontvangsten en uitgaven) uit tot aan de installatie van de nieuwe penningmeester die vanaf dat ogenblik de boekingen zal verrichten. Daarnaast, en in uitvoering van artikel 11 van de wet van 4 maart 1870, maakt de uittredende penningmeester een eindrekening. Door het aanvaarden van de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn verantwoordelijkheid [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Een penningmeester moet sinds de inwerkingstelling van het decreet geen borg meer stellen. Krachtens artikel 10 van de wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der erediensten waren de penningmeesters van de erkende besturen van de eredienst verplicht een borg te stellen bij de Deposito- en Consignatiekas als waarborg van hun beheer. Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten heft de wet van 4 maart 1870 op (artikel 275 van dat decreet) en legt geen borgstelling meer op. Concreet betekent dit, dat vanaf 01 januari 2007, bij de inwerkingtreding van het nieuwe financiële beheer, geen borgstelling meer kan worden geëist van de penningmeesters die voor de eerste maal in functie treden. Dat betekent echter ook dat de penningmeesters die al in functie waren voor 01 januari 2007 en in functie bleven na die datum, recht hebben op de teruggave van de gestorte borgtocht.

Artikel 55 van het decreet van 07 mei 2004 bepaalt dat de eerste kwijting na de inwerkingtreding van het decreet geldt als kwijting voor de voorgaande jaren. [zie Omzendbrief BB 2007/04 dd 08.06.2007].

De penningmeester is verantwoordelijk voor zijn beheer maar kan slechts handelen binnen de grenzen die hem door de kerkraad zijn opgelegd. Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil zeggen hij moet aantonen dat de administratieve bescheiden, de akten en de gevoerde boekhouding naar behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.

De normen en de regelen waaraan de penningmeester moet voldoen, worden hierna opgesomd in verwijzing naar het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).

45. De financiële rekeningen worden, na de beslissing van het bestuursorgaan, op naam van het bestuur van de eredienst door de penningmeester geopend en administratief beheerd.

 

46. Met uitzondering van de uitgaven met collectieve machtiging, betaalt de penningmeester de uitgaven van het bestuur van de eredienst binnen de perken van de door het bestuursorgaan vastgestelde kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na goedkeuring van de te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.

 

De uitgaven met collectieve machtiging, vermeld in het eerste lid, zijn opeisbare schulden ten voordele van de personen, bepaald door de minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden, bepaald door de minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen van het bestuur van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester. In die gevallen gelden de budgetbeperkingen niet.

 

Telkens als de penningmeester oordeelt dat de kredieten van het budget onvoldoende zullen zijn om de geplande uitgaven te betalen, stelt hij het bestuursorgaan hiervan op de hoogte en maakt hij een ontwerp van budgetwijziging of interne kredietaanpassing op, naargelang van het geval.

 

47. De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

 

48. De penningmeester is verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde akten, boeken en andere stukken.

 

Hij stelt het bestuursorgaan onmiddellijk in kennis van diefstal of verlies van een of meerdere van die stukken.

 

49. Enkel beleggingsvormen in euro met volledige kapitaalsgarantie bij erkende instellingen zijn toegestaan. Hiermee worden gelijkgesteld de beleggingsvormen in euro die door de minister als voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende instellingen worden die instellingen verstaan die erkend zijn in overeenstemming met de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen.

 

De penningmeester kan beschikbare kasvoorraad beleggen, op voorwaarde dat de werking van het bestuur van de eredienst hierdoor niet in het gedrang komt. Die beleggingen moeten niet in het budget worden opgenomen.

 

Met behoud van de toepassing van artikel 2, derde lid, kunnen alle beleggingen op een termijn van langer dan één jaar en de beleggingen op een kortere termijn die door het bestuursorgaan gemotiveerd als een investeringsbelegging worden aangewezen, enkel worden uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van het bestuursorgaan en nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het budget zijn ingeschreven.

 

50. De penningmeester kan slechts toelagen verdisconteren, een thesaurievoorschot aanvaarden of een vast termijnkrediet op ten hoogste één jaar aangaan nadat het bestuursorgaan hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot een budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in het budget.

 

Het bestuursorgaan kan de penningmeester machtiging verlenen om tot een welbepaald bedrag kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten op te nemen. In afwijking van het eerste lid kan de penningmeester in dat geval binnen de grenzen van dat bedrag en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is, kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende beslissing van het bestuursorgaan.

 

Voor thesaurievoorschotten en kaskredieten mogen de investeringsgoederen niet worden bezwaard [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 46 t.e.m. 50].

 

Art. 15. (de vertegenwoordiging van de kerkraad)
De kerkraad wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris van de kerkraad in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen.
De voorzitter en de secretaris, die samen optreden, zijn belast met de uitvoering van de besluiten van de kerkraad.
De bekendmakingen, de akten en de briefwisseling van de kerkfabriek worden ondertekend door de voorzitter en meeondertekend door de secretaris.
Onverminderd artikel 12, tweede lid, wordt de voorzitter die verhinderd is, vervangen door het oudste lid in leeftijd van de kerkraad en wordt de secretaris die verhinderd is, vervangen door het jongste lid in leeftijd van de kerkraad.

De kerkraad is het orgaan van de kerkfabriek. De voorzitter en de secretaris kunnen gelijk gesteld worden aan de bestuurders of de afgevaardigde beheerders van een vennootschap. Zij treden gezamenlijk op bij het uitvoeren en de opvolging van de besluiten van de kerkraad. Bij elke handeling, gerechtelijk of buitengerechtelijk, vertegenwoordigen zij de kerkraad. De voorzitter en de secretaris ondertekenen de bekendmakingen, de akten en de briefwisseling van de kerkfabriek. Zij kunnen hun (dagelijkse) bevoegdheden noch geheel, noch gedeeltelijk, noch permanent, noch tijdelijk overdragen aan een ander lid van de kerkraad [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Indien de voorzitter en / of de secretaris belet zijn, dan worden ze vervangen respectievelijk door het oudste lid en het jongste lid van de kerkraad. Daarbij moet enerzijds de cumulregel zoals voorzien in art. 12, 2de lid van het Decreet gerespecteerd worden en anderzijds de quorumregel zoals voorzien in art. 19 van het Decreet in acht genomen worden.

Leden van de kerkraad die ook andere mandaten of functies uitoefenen (gemeenteraadslid, voorzitter van het OCMW-bestuur, burgemeester, lid van het Centraal Kerkbestuur), alsook leden die een persoonlijk, familiaal of professioneel belang hebben, rechtstreeks of onrechtstreeks, al of niet strijdig met de belangen van de kerkraad, moeten de vergadering verlaten bij de behandeling van deze agendapunten of zich onthouden op te treden.

Een niet-limitatieve opsomming:

§  het deelnemen aan besprekingen of stemmingen met een rechtstreeks of onrechtstreeks (via bloed- of aanverwantschap) en persoonlijk belang;

§  het als advocaat of notaris tegen bezoldiging optreden voor of tegen het bestuur van de eredienst. Kosteloos optreden kan wel;

§   het rechtstreeks of onrechtstreeks deelnemen aan overeenkomsten zoals een pachtovereenkomst of een overheidsopdracht. Zo kan een lid niet zelf of via een tussenpersoon goederen verkopen aan of kopen van het bestuur van de eredienst.

Deze verbodsbepalingen zijn geïnspireerd op bepalingen in andere organieke regelgevingen voor lokale besturen. Voor het definiëren van het rechtstreekse en persoonlijk belang kan bijgevolg verwezen worden naar de geldende rechtsleer en rechtspraak. Hieruit volgt dat een aantal voorwaarden gelijktijdig vervuld moeten zijn:

§  het voor- of nadeel moet materieel en in geld waardeerbaar zijn, hetzij een verregaand moreel belang betreffen;

§  er moet een oorzakelijk verband zijn tussen de beslissing en het voor- of nadeel;

§  het belang moet actueel zijn;

§  het belang moet individueel zijn.

[zie Decreet, art. 20; Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.3]

Art. 16. (de onverenigbaarheden)
De volgende personen kunnen geen deel uitmaken van de kerkraad:
1° bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad of echtgenoten. Voor de toepassing van deze bepaling wordt de wettelijke samenwoning met aanverwantschap gelijkgesteld;
2° degenen die personeelslid zijn van de kerkfabriek.

In het decreet worden zowel onverenigbaarheden als verbodsbepalingen opgesomd. Onverenigbaarheden onderscheiden zich van verbodsbepalingen op het vlak van het lidmaatschap van de kerkraad.

Onverenigbaarheid is een wettelijk beletsel om lid te zijn van een kerkraad ondanks het voldoen aan de verkiesbaarheidvoorwaarden.
Verbodsbepalingen houden in dat leden van de kerkraad onder bepaalde voorwaarden en omstandigheden niet kunnen deelnemen aan de beraadslaging en / of de stemming in de kerkraad. Hun lidmaatschap komt hierdoor echter niet in het gedrang.
Als een kandidaat(a)t(e) voldoet aan de verkiesbaarheidvoorwaarden, opgesomd in artikel 9 [en 10] van het decreet, en zich niet bevindt in een van de gevallen opgesomd in artikel 16 kan hij/zij aangesteld/verkozen
[Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Het betreft in het bijzonder de redenen die verbonden zijn aan familiale (bloed- of aanverwantschap tot in de 2de graad in rechte lijn of echtgenoten(s) van de leden van de kerkraad) of bedrijfseconomische beperkingen (niet werken in bezoldigd dienstverband van de kerkraad).

Aangezien er veel nieuwe gezinsvormen bestaan, heeft de Decreetmaker de modaliteiten zoals ze werden opgelegd aan de regelmatig gevormde gezinnen, ook uitgebreid naar de leden van onregelmatig gevormde gezinnen die wettelijk samenwonen.

[zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera 1, ptn. 1.3 en 1.4]

Art. 17. (de frequentie van de vergaderingen)
De kerkraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen en ten minste eenmaal per kwartaal.

De raad vergadert zo dikwijls als nodig en ten minste eenmaal per kwartaal. Hij wordt vooraf door de voorzitter bijeengeroepen. De bijeenroeping vermeldt de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda. De raad kan dus niet bij algemene regel bepalen wanneer wordt vergaderd. [zie Omzendbrief BA2005/01 dd 25.02.2005, littera 1, pt. 1.2].

 

Art. 18. (de agenda en de wijze van samenroepen van de vergadering)
De kerkraad wordt bijeengeroepen door de voorzitter met vermelding van plaats, dag, tijdstip en agenda.
De voorzitter roept de kerkraad op per brief of per elektronische drager ten minste acht kalenderdagen voor de dag van de vergadering.
Elk lid kan punten aan de agenda toevoegen tot ten minste twee kalenderdagen voor de dag van de vergadering.

De voorzitter moet bij het bepalen van het tijdstip in redelijkheid oordelen en rekening houden met de beschikbaarheid van de leden.

De oproeping kan per brief of per elektronische drager. Ze moet ten minste acht kalenderdagen voor de dag van de vergadering worden verstuurd. In die termijn zijn de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet inbegrepen. Er zijn geen afwijkingen mogelijk.

Hoewel de voorzitter de agenda vaststelt, kan elk lid, dus ook het lid van rechtswege, punten aan de agenda toevoegen tot uiterlijk twee kalenderdagen vóór de vergadering. De raad mag tijdens zijn vergadering alleen de punten behandelen die op de agenda voorkomen.

De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. Dat belet echter niet dat voor bepaalde agendapunten een deskundige erbij kan worden geroepen. Die deskundige mag echter niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de stemming.

De raad kan slechts geldig beraadslagen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. Zittinghebbende leden zijn leden die het mandaat van lid van de raad bezitten, hetzij als verkozen of aangesteld lid, hetzij als lid van rechtswege.

Als bij een eerste bijeenroeping niet beraadslaagd kan worden omdat het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, toch beraadslagen en besluiten over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

De besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Het is niet het aantal aanwezige leden dat bepalend is voor de berekening van de vereiste meerderheid, maar het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Er wordt geen rekening gehouden met onthoudingen en ongeldige stemmen.

 [zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera 1, pt 1.2].

Art. 19. (het quorum en de tweede vergadering)
De kerkraad kan niet geldig beraadslagen als de meerderheid van de zittinghebbende leden niet aanwezig is.
De raad kan echter, als hij een eerste maal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden is opgekomen, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

De raad kan slechts geldig beraadslagen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. Zittinghebbende leden zijn leden die het mandaat van lid van de raad bezitten, hetzij als verkozen of aangesteld lid, hetzij als lid van rechtswege. De meerderheid wordt dan gevormd door het aantal leden te delen door 2 en er 1 eenheid bij te tellen. In principe zijn er 5 verkozen (aangestelde) leden en 1 representatief vertegenwoordiger, hetzij (5 + 1) / 2 = 3 + 1 = 4.

Als bij een eerste bijeenroeping niet beraadslaagd kan worden omdat het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, toch beraadslagen en besluiten over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. [zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera 1, pt 1.2].

Bij de behandeling van bepaalde agendapunten kan een deskundige erbij geroepen worden. Die deskundige mag echter niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de stemming [Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.3].

De kerkraad kan tijdens de 2de vergadering slechts de agendapunten behandelen die zowel  in de 1ste als in de 2de  oproerpingsbrief werden vermeld. Indien er in de 2de oproepingsbrief agendapunten zouden voorkomen die niet in de 1ste oproepingsbrief werden vermeld, dan moet voor deze punten gehandeld worden volgens en met het quorum zoals bepaald in de 1ste lid van het artikel ad hoc.

 

Art. 20. (de verbodsbepalingen bij persoonlijk belang)
Het is elk lid van de kerkraad verboden:
1° deel te nemen aan de bespreking van en de stemming over aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft en waarbij hij persoonlijk of als vertegenwoordiger is betrokken of waarbij zijn bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dit verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten en om de individuele rechtspositie van personeelsleden. Voor de toepassing van dit artikel wordt de wettelijke samenwoning met aanverwantschap gelijkgesteld;
2° als advocaat of notaris tegen betaling te werken voor de kerkfabriek;
3° als advocaat of notaris te werken in geschillen ten behoeve van de tegenpartij van de kerkfabriek;
4° rechtstreeks of onrechtstreeks deel te nemen aan een overeenkomst, opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten, verkoop of aankoop voor de kerkfabriek. Dit verbod is tevens van toepassing op de handelsvennootschappen waarin het lid van de kerkraad vennoot, zaakvoerder, beheerder of lasthebber is.

In het decreet worden zowel onverenigbaarheden als verbodsbepalingen opgesomd. Onverenigbaarheden onderscheiden zich van verbodsbepalingen op het vlak van het lidmaatschap van de kerkraad.

Onverenigbaarheid is een wettelijk beletsel om lid te zijn van een kerkraad ondanks het voldoen aan de verkiesbaarheidvoorwaarden.
Verbodsbepalingen houden in dat leden van de kerkraad onder bepaalde voorwaarden en omstandigheden niet kunnen deelnemen aan de beraadslaging en / of de stemming in de kerkraad. Hun lidmaatschap komt hierdoor echter niet in het gedrang.
[Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Een niet-limitatieve opsomming van verbodsbepalingen:

§  het deelnemen aan besprekingen of stemmingen met een rechtstreeks of onrechtstreeks (via bloed- of aanverwantschap) en persoonlijk belang;

§  het als advocaat of notaris tegen bezoldiging optreden voor of tegen het bestuur van de eredienst. Kosteloos optreden kan wel;

§   het rechtstreeks of onrechtstreeks deelnemen aan overeenkomsten zoals een pachtovereenkomst of een overheidsopdracht. Zo kan een lid niet zelf of via een tussenpersoon goederen verkopen aan of kopen van het bestuur van de eredienst.

Deze verbodsbepalingen zijn geïnspireerd op bepalingen in andere organieke regelgevingen voor lokale besturen. Voor het definiëren van het rechtstreekse en persoonlijk belang kan bijgevolg verwezen worden naar de geldende rechtsleer en rechtspraak. Hieruit volgt dat een aantal voorwaarden gelijktijdig vervuld moeten zijn:

§  het voor- of nadeel moet materieel en in geld waardeerbaar zijn, hetzij een verregaand moreel belang betreffen;

§  er moet een oorzakelijk verband zijn tussen de beslissing en het voor- of nadeel;

§  het belang moet actueel zijn;

§  het belang moet individueel zijn.

[zie Decreet, art. 20; Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.3]

Art. 21. (de niet-openbaarheid van de vergadering)
De vergaderingen van de kerkraad zijn niet openbaar.

De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. Dat belet echter niet dat voor bepaalde agendapunten een deskundige erbij kan worden geroepen. Die deskundige mag echter niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de stemming [Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.3].

Alleen aangestelde of verkozen leden kunnen deelnemen aan de beraadslaging en de stemming van de kerkraad. Een burgemeester kan slechts deelnemen als volwaardig lid (cf. verkiesbaarheidvoorwaarden en onverenigbaarheden), als hij/zij als dusdanig aangesteld/verkozen is in de kerkraad, anders niet. Het is immers de uitdrukkelijke wil van de decreetgever geweest om de relatie met de burgerlijke overheid te regelen via het overleg tussen een afvaardiging van het centraal kerkbestuur, of van de kerkraad indien er geen centraal kerkbestuur werd opgericht, en een afvaardiging van de gemeenteoverheid (artikel 33). De keuze van de burgemeester om als lid van de kerkraad te zetelen, brengt met zich mee dat hij zich zal moeten beraden over zijn eventuele deelname aan de afvaardiging van de gemeenteoverheid [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

 

Art. 22. (de besluitvorming bij volstrekte meerderheid)
De besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

De besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Het is niet het aantal aanwezige leden dat bepalend is voor de berekening van de vereiste meerderheid, maar het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Er wordt geen rekening gehouden met onthoudingen en ongeldige stemmen.

Als bij een eerste bijeenroeping niet beraadslaagd kan worden omdat het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, toch beraadslagen en besluiten over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. [Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.3].

De volstrekte meerderheid wordt dan berekend op het aantal geldig uitgebrachte stemmen van de leden die aanwezig waren, zonder echter nog rekening te moeten houden met het oorspronkelijk aanwezigheidsquorum als bepaald in art. 19 van het Decreet.

 

Art. 23. (de notulen van de vergadering)
De door de secretaris of degene die hem vervangt, opgestelde notulen van de vergaderingen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat eraan gegeven werd.
De notulen worden, na goedkeuring door de kerkraad, ondertekend door de voorzitter en de secretaris en worden door de secretaris gebundeld en bewaard.

De secretaris, of zijn vervanger bij belet [zie Decreet, art. 15, 4de lid] stelt de notulen op en bewaart ze. De notulen moeten chronologisch gebundeld worden, dit wil zeggen op permanente wijze in een boek of schrift bevestigd worden. Op het huidig ogenblik en rekening houdende met computertoestanden en printerafdrukken, wordt het origineel van de notulen na ondertekening door de voorzitter en secretaris (infra) het best in een boek of schrift ingekleefd, opdat de notulen niet zonder beschadiging uit het notulenboek zou kunnen verwijderd worden.

De notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.

Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten, die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

Het betreft:

- de namen van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd. [zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4].

Een afschrift van de ontwerpnotulen moeten binnen de twintig dagen na de vergadering worden gestuurd aan de toezichthoudende overheid.
Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15.

Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.
Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd (artikel 23).
[Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

De bewaring van de notulen en het bijhouden van het archief zijn aan regels onderworpen. Het zou te ver leiden om deze in extenso te behandelen.

Zie ook art. 13.

Art. 24. (de taken van de kerkraad)
De kerkraad regelt alles wat de kerkfabriek aanbelangt, met uitzondering van de aangelegenheden die toegewezen zijn aan de voorzitter, aan de voorzitter en de secretaris van de kerkraad, die samen optreden, aan de secretaris, aan de penningmeester of aan het centraal kerkbestuur.

De kerkraad heeft volheid van bevoegdheid. Ze doet alles wat in het belang van de kerkfabriek moet gedaan worden, of nagelaten worden, met uitzondering van specifieke taken die voorbehouden zijn aan bepaalde functies of andere raden. Hier volgt een niet-limitatieve opsomming van specifieke en niet-specifieke taken.

De kerkraad waakt over de onverenigbaarheden [zie Decreet, art. 9] en de verbodsbepalingen [zie Decreet, art. 16] bij de verkiezing van nieuwe leden en behandelt de bezwaren bij het verkiezen van leden [zie Decreet, art. 7, 2de en 3de lid]. De kerkraad kiest ook zijn functionarissen: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester [zie Decreet, art. 9, 2de en 3de lid ] of vervangt ze [zie Decreet, art. 8]. Indien agendapunten behandeld worden waarbij één van de leden andere (tegenstrijdige) belangen zou hebben [zie Decreet, art. 20], dan waakt de kerkraad over de integriteit van de besluitvorming. De kerkraad aanvaardt de schenkingen definitief, of de legaten [zie Decreet, art. 37]. De kerkraad kiest de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten worden gegund en stelt de voorwaarden vast. De kerkraad stelt de procedure in en gunt de opdracht [zie Decreet, art. 39]. Ten slotte kent de kerkraad erefuncties of eremandaten toe [zie Decreet, art. 11].

Wat de voorzitter alleen doet is, is niet altijd uitdrukkelijk gespecificeerd. Zo roept de voorzitter de vergaderingen van de kerkraad samen en stelt hij de agenda op[zie Decreet, art. 18]. De voorzitter waakt over de wettelijkheid van de beslissingen van de kerkraad. Hij bepaalt het aanwezigheidsquorum [zie Decreet, art. 19]. De voorzitter bepaalt het aantal van de geldig uitgebrachte stemmen om de volstrekte meerderheid bij de besluitvorming te bereiken [zie Decreet, art. 21]. Hij zorgt ervoor dat bij aanwezigheid van deskundigen, deze niet meestemmen bij de definitieve besluitvorming [zie Decreet, art. 20].

De taken van de secretaris [zie Decreet, ar. 13 en art. 23] en de opdrachten van de penningmeester[zie Decreet, art. 14; maar ook art. 36: de penningmeester aanvaardt voorlopig de schenkingen], zijn echter (meestal) wel uitdrukkelijk vermeld.

In sommige omstandigheden treden de voorzitter en de secretaris samen op. Zij handelen in college of delen verantwoordelijkheid. Zij vertegenwoordigen de kerkraad in gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen [zie Decreet, art. 15 en 64];  zij ondertekenen de notulen en andere stukken [zie Decreet, art. 23, 2de lid];  zij treden op bij spoedeisende maatregelen in verband met uitvoering van opdrachten [zie Decreet, art. 39, 4de lid]; zij kunnen afwijken van de offerteprijs tot 10 % [zie Decreet, art. 40]. Met betrekking tot de beslissingen van de kerkraad zijn het de voorzitter en de secretaris die hieromtrent de briefwisseling voeren.

Soms is het niet altijd klaarblijkelijk wie optreedt of kan optreden. De kerkraad kan beslissen een klacht in te dienen in het kader van een bezwaarprocedure, maar indien het bezwaar kan beschouwd worden als een handeling tot bewaring van een recht, dan treden de voorzitter en de secretaris gezamenlijk kunnen op [zie Decreet, art. 64].

Aangezien er voor het indienen van bezwaren tegen derden vooralsnog geen beroepsmogelijkheid bestaat en enkel een procedure bij de Raad van State mogelijk is tegen een stedenbouwkundige vergunning, zullen de voorzitter en de secretaris de kerkraad machtiging moeten vragen, willen zij als eiser optreden. De voorzitter en de secretaris kunnen immers enkel na machtiging van de kerkraad als eiser optreden in een rechtsgeding. Er is hiervoor geen machtiging van de hogere overheid meer vereist. [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Het Centraal Kerkbestuur ten slotte speelt een belangrijke rol als coördinator tussen de kerkraden en de religieuze of burgerlijke overheden [zie Decreet, art. 32, 1° - 4°]. Of helpt de kerkraden [Decreet, art. 32, 6°]. Daarenboven springt ze in bij niet uitgevoerde accountantshandelingen door een kerkraad: opstellen van budget, budgetwijzigingen en het meerjarenplan [zie Decreet, art. 32, 7°].

 

Afdeling 3. - Centraal kerkbestuur

Art. 25. (de oprichting van een centraal kerkbestuur)
In de gemeenten waar vier of meer parochies van de rooms-katholieke eredienst erkend zijn, waarvan de hoofdkerk gelegen is op het grondgebied van de gemeente, moet een centraal kerkbestuur worden opgericht. Het centraal kerkbestuur is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid.
Het centraal kerkbestuur bepaalt zijn zetel.
In de gemeenten met meer dan acht kerkfabrieken kan de Vlaamse Regering, op voorstel van het erkend representatief orgaan, machtiging verlenen tot de oprichting van twee of meer centrale kerkbesturen.

Het decreet voorziet per groep van minimum 4 erkende entiteiten (parochies) die gelegen zijn binnen eenzelfde gemeente een overkoepelend orgaan: het centraal kerkbestuur. Dit koepelorgaan is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, dat coördinerend optreedt en de relaties onderhoudt tussen de kerkraden en de religieuze en burgerlijke overheden. Daarenboven ondersteunt het CKB de kerkraden en helpt ze met technisch en administratief advies. Indien een kerkraad van de koepel bepaalde accountantshandelingen [zie Decreet, art.14, 3de t.e.m. 5de lid ] niet stelt, dan treedt het CKB in haar plaats op [zie Decreet, art. 32 en Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A. 1ste Alinea].

De oprichting van een centraal kerkbestuur vanaf 4 of meer parochies is een wettelijke verplichting. Er is geen vrije keuze. De oprichting van meerdere centrale kerkbesturen in gemeenten waar 9 of meer parochies gelegen zijn, is echter aan een erkenning door de Vlaamse Regering onderworpen. Opnieuw moet een minimum aantal parochies bereikt worden, namelijk meer dan 8, dit wil zeggen vanaf minimaal 9 parochies binnen eenzelfde gemeente kunnen bijkomende centrale kerkbesturen opgericht worden.

Het centraal kerkbestuur is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid. Dit houdt in dat het CKB een eigen zetel heeft waar ze juridisch kan worden aangesproken. Het CKB heeft leden die afgevaardigden worden genoemd, namelijk verkozen leden en aangestelde leden.

De verkozen leden zijn tevens lid van een kerkraad, aangezien ze verkozen worden door de vergadering van alle verkozen (aangestelde) leden van de kerkraden [zie Decreet, art. 27, 1ste lid; Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005]. Dit is een conditio sine qua non. De aangestelde leden, namelijk de vertegenwoordiger van de Bisschop en de aangestelde expert zijn in principe geen lid van een kerkraad [zie Decreet, art. 26].

 

Art. 26. (de leden van het centraal kerkbestuur)
Het centraal kerkbestuur bestaat uit de volgende personen :
1° een vertegenwoordiger aangesteld door het erkend representatief orgaan;
2° drie afgevaardigden van de kerkraden van de kerkfabrieken voor de groep tot vijf kerkfabrieken;
a) één extra afgevaardigde van de kerkraden van de kerkfabrieken voor een groep van zes tot tien kerkfabrieken;
b) één extra afgevaardigde van de kerkraden van de kerkfabrieken voor een groep van elf tot vijftien kerkfabrieken;
c) en zo verder per groep van vijf kerkfabrieken;
3° een expert.

In het centraal kerkbestuur zetelen volgende personen: de vertegenwoordiger van de bisschop; drie afgevaardigden van de kerkraden voor de groep tot vijf kerkfabrieken en één extra afgevaardigde per groep van vijf kerkfabrieken; één expert.

Na elke gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraden [zie Decreet, art. 6 en art. 27] vindt een dergelijke verkiezing plaats. Een mandaat in het centraal kerkbestuur duurt bijgevolg drie jaar. De leden van rechtswege (de vertegenwoordigers van de bisschop) nemen niet deel aan deze verkiezingen.

Vervolgens stellen de vertegenwoordiger van de bisschop en de verkozen afgevaardigden van de raden, de expert aan. Die vertegenwoordiger en afgevaardigden bepalen in welk domein de expertise gezocht moet worden (technisch, financieel, juridisch, enzovoort) [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera B, pt. 2] .

Het aantal verkozen leden die een centraal kerkbestuur kan omvatten, is afhankelijk van het aantal parochies die een CKB vertegenwoordigt. Er is een minimum aantal verkozen leden decretaal vastgelegd, namelijk 3 leden van 5 tot 9 parochies. Het aantal extra verkozen leden kan variëren en wordt per volledige groep van 5 bijkomende parochies vastgesteld. Een berekeningsvoorbeeld: het CKB vertegenwoordigt 23 parochies binnen de gemeente. Per bijkomende groep van 5 parochies is een lid verkiesbaar, hetzij (23 - 5) / 5 = 18 / 5 = 3 extra leden. Het aantal te verkiezen leden is 3 + 3 = 6 leden [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/06/2006].

In de regel oefenen de leden van (de lokale raden en) de centrale besturen hun taak onbezoldigd uit. De aangestelde expert is lid van het centraal kerkbestuur. Het behoort tot de autonomie van het centraal bestuur om uit te maken of de aangeduide expert moet worden vergoed voor zijn/haar geleverde prestaties, weliswaar in overleg met de betrokken gemeente. De expert kan niet worden beschouwd als opdrachthouder in het kader van de wetgeving op de overheidsopdrachten, zodat hij/zij geen facturen kan voorleggen voor geleverde prestaties. De problematiek van het handelsregister is hier dan ook niet aan de orde [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

Geen expert of meerdere experten aanstellen is in strijd met de bepalingen van het decreet. De samenstelling van het centraal bestuur is decretaal bepaald, zodat hier niet kan worden afgeweken. Het ontbreken van een expert heeft tot gevolg dat de raad van het centraal bestuur niet geldig is samengesteld, met mogelijks gevolgen voor de geldigheid van vergadering, beraadslagingen en beslissingen [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

Een verkozen (aangesteld) lid van de kerkraad, kan door de Bisschop ook aangesteld worden als zijn vertegenwoordiger van het erkend representatief orgaan, zowel in de kerkraad of in het centraal kerkbestuur [zie Decreet, art. 5 en art. 26]. Er is geen onverenigbaarheid tussen deze beide mandaten, namelijk verkozen (aangesteld) lid van een kerkraad zijn en de vertegenwoordiger van het erkend representatief orgaan zijn in het centraal bestuur. De betrokkene kan dus deelnemen aan de verkiezingen in zijn/haar hoedanigheid van lid van de lokale raad, maar niet als vertegenwoordiger van het erkend representatief orgaan (artikel 27 en 28) [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

 

Art. 27. (de vervanging van leden van het centraal kerkbestuur)
De afgevaardigden van de kerkraden van de kerkfabrieken worden na elke gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad gekozen bij geheime en afzonderlijke stemmingen voor een termijn van drie jaar door de vergadering van alle aangestelde of verkozen leden van de kerkraden van de kerkfabrieken in kwestie. Zij worden verkozen met een volstrekte meerderheid van stemmen.
Om geldig te beraadslagen, moet de meerderheid van de aangestelde of verkozen leden van de kerkraden van de kerkfabrieken in kwestie aanwezig zijn.
Als er voor het vacante mandaat slechts één kandidaat is, verloopt de stemming in één stembeurt. Als er voor een mandaat verschillende kandidaten zijn en na de stemming geen kandidaat de meerderheid heeft verkregen, dan wordt er opnieuw gestemd op een van de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Staken de stemmen bij de herstemming, dan is het jongste lid in leeftijd verkozen.
De expert wordt aangesteld door de leden, bedoeld in artikel 26, 1° en 2°.

De afgevaardigden van de raden in het centraal kerkbestuur worden verkozen door een vergadering van alle verkozen (aangestelde) leden uit de kerkraden. De leden van rechtswege nemen niet deel aan deze verkiezingen. Om geldig te beraadslagen moet de meerderheid van de leden aanwezig zijn. Het quorum is belangrijk. Indien de presentielijst(en) uitwijst(zen) dat dit minimum aantal niet bereikt wordt, dan moet een nieuwe kiesdatum en verkiezing vastgelegd worden.

Na elke gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraden vindt de verkiezing van de nieuwe mandatarissen voor het centraal kerk bestuur plaats. Een mandaat in het centraal kerkbestuur duurt bijgevolg drie jaar. Een afgevaardigde kan een onbeperkt aantal maal herkozen worden.

De berekening van het quorum is eenvoudig. Stel er zijn 23 kerkraden die vallen onder een centraal kerkbestuur. De verkozen leden van de kerkraad zijn 5 in getal [zie Decreet, art. 5]. Het totaal aantal kerkraadsleden die op de verkiezing kunnen aanwezig zijn, is 23 x 5 = 115. Het quorum wordt bereikt wanneer de helft van de kerkraadsleden aanwezig is. Het resultaat wordt eventueel afgerond naar de hogere eenheid, hetzij 115 / 2 = 57,5 dit wordt dus 58 kerkraadleden.

De verkiezing verloopt als volgt. De presentielijst wordt bekeken. Het aantal aanwezige kerkraadleden wordt vergeleken met het quorum. Indien het minimum aantal leden wordt bereikt, kan men verder gaan met de procedure. Indien het quorum niet bereikt wordt, dan wordt de procedure afgebroken.

Vervolgens wordt berekend hoeveel verkozen leden het centraal kerkbestuur moet omvatten [zie Decreet, art. 26]. De kerkraadleden die kandideren voor een mandaat in het centraal kerkbestuur, worden voorgesteld. Indien er onvoldoende kandidaten zijn, wordt alsnog een oproep onder de aanwezigen gelanceerd.

De kandidaten moeten voldoen aan de vereisten, zowel deze van de onverenigbaarheden, als deze van de verbodsbepalingen [zie Decreet, art. 9 en art. 16]. In principe zijn aan de onverenigbaarheden en de verbodsbepalingen altijd voldaan. Indien niet, dan kunnen de kandidaten immers geen lid zijn van de kerkraad. Zijn er voor de vacante mandaten slechts een gelijk aantal kandidaten, dan verloopt de stemming in één beurt. Ondanks alles moet ook deze stembeurt in het geheim verlopen en kan er niet overgegaan worden tot stemming bij handopsteking of op een andere wijze.

Zijn er meer kandidaten dan vacante plaatsen, dan wordt er mits geheime stemming tot de verkiezing overgegaan. De kandidaten met de meeste stemmen worden verkozen, mits het voorbehoud dat voor elke kandidaat de volstrekte meerderheid moet bereikt worden. Indien meerdere kandidaten eenzelfde aantal stemmen op hun naam verenigen (staking van stemmen), dan wordt voor deze kandidaten overgegaan tot een tweede geheime stembeurt. Staken de stemmen opnieuw, dan is de jongste kandidaat verkozen.

De stemming gebeurt voor elke kandidaat afzonderlijk. Men kiest voor de eerste kandidaat en daarna voor de tweede kandidaat (enz.).

Belangrijk is dat de stemming in het geheim verloopt en dat een volstrekte meerderheid moet bereikt worden. De meerderheid wordt berekend op het totaal geldig uitgebrachte stemmen. Ongeldige stemmen of blanco stemmen worden niet meegenomen in de berekening. De volstrekte meerderheid wordt bereikt, wanneer de helft + 1 van de geldig uitgebrachte stemmen op één kandidaat wordt uitgebracht. Dit totaal wordt eventueel afgerond naar de hogere eenheid [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, pt. 1.2, in fine].

We hernemen het voorbeeld. Er zijn 23 kerkraden van 5 verkozen leden, hetzij een kiespopulatie van 115. Het quorum wordt bereikt bij een aanwezigheid van 58 kerkraadsleden. Er zijn 66 leden aanwezig. Het quorum is dus bereikt. Bij de stemming blijkt dat 3 leden blanco of ongeldig hebben gestemd. De volstrekte meerderheid wordt vastgelegd op: ((66 – 3) / 2) + 1 =32,5 hetzij afgerond op 33 stemmen. Indien er geen ongeldige of blanco stemmen zouden zijn, dan moeten (66 / 2) + 1 = 34 stemmen geteld worden. Indien er 10 blanco of ongeldige stemmen zijn, dan bereiken we de volstrekte meerderheid met ((66 - 10) / 2) + 1 = 29 stemmen.

De expert wordt door de verkozen leden van het centraal kerkbestuur (dit is door de verkozen afgevaardigden van de kerkraden van de kerkfabrieken) en de door de bisschop aangestelde vertegenwoordiger benoemd [zie Decreet, art. 26]. Die vertegenwoordiger en afgevaardigden bepalen in welk domein de expertise gezocht moet worden (technisch, financieel, juridisch, enzovoort) [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, pt. 2, 8ste alinea].

 

Art. 28. (de verkiezing van de voorzitter en de secretaris-penningmeester van het centraal kerkbestuur)
Het centraal kerkbestuur verkiest onder de afgevaardigden van de kerkraden van de kerkfabrieken en bij geheime en afzonderlijke stemmingen, een voorzitter, en onder alle leden een secretaris. Zij worden verkozen met een volstrekte meerderheid van stemmen.
De mandaten van voorzitter en secretaris kunnen niet gecumuleerd worden.
Wanneer er voor het vacante mandaat slechts één kandidaat is, verloopt de stemming in één stembeurt. Als er voor een mandaat verschillende kandidaten zijn en na de stemming geen kandidaat de meerderheid heeft verkregen, dan wordt er opnieuw gestemd op een van de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Staken de stemmen bij de herstemming, dan is het jongste lid in leeftijd verkozen.

De voorzitter wordt verkozen onder de afgevaardigden van de kerkraden. De secretaris wordt verkozen onder alle leden van het centraal kerkbestuur. Daar behoren dus ook de vertegenwoordiger van de bisschop en de expert bij. De mandaten van voorzitter en secretaris zijn niet cumuleerbaar. Bij verhindering wordt de voorzitter vervangen door het oudste lid in leeftijd van het centraal kerkbestuur en de secretaris door het jongste lid in leeftijd [zie Omzendbrief BA – 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, pt. 2, alinea 9].

Samenvattend kan over art. 27 en art. 28 het volgende gezegd worden. De leden van de kerkraden verkiezen de afgevaardigden van het centraal bestuur. De vertegenwoordiger van de bisschop en de verkozen afgevaardigden stellen een expert aan. Hiermee is het centraal kerkbestuur samengesteld en omvat ze volgende leden: de vertegenwoordiger van de bisschop, de verkozen afgevaardigden, de aangestelde expert.

Dan moeten bepaalde functies ingevuld worden, namelijk de functie van voorzitter en van secretaris. In tegenstelling met de kerkraad is er geen penningmeester voorzien. De secretaris is tevens de penningmeester van het centraal kerkbestuur.

Het centraal kerkbestuur duidt een voorzitter aan. Dit wil zeggen dat alle leden van het centraal kerkbestuur hun stem uitbrengen en niet alleen de verkozen leden. Maar het decreet legt een hoedanigheidvoorwaarde op: de voorzitter komt uit de groep van de verkozen afgevaardigden. Dan kiest het centraal kerkbestuur zijn secretaris. Voor deze functie komen alle leden van het centraal kerkbestuur, behalve het lid dat al voorzitter is, in aanmerking. De voorzitter kan immers niet ter zelfde tijd secretaris zijn door het cumulverbod [zie Decreet, art. 28, 2de lid].

Is er voor het vacante mandaat slechts één kandidaat, dan verloopt de stemming in één beurt. Ondanks alles moet ook deze stembeurt in het geheim verlopen en kan er niet overgegaan worden tot stemming bij handopsteking of op een andere wijze.

Zijn er meerdere kandidaten dan wordt de kandidaat met de meeste stemmen verkozen, mits het voorbehoud dat de kandidaat de volstrekte meerderheid verkrijgt. Indien meerdere kandidaten eenzelfde aantal stemmen op hun naam verenigen (staking van stemmen), dan wordt voor de functie overgegaan tot een tweede geheime stembeurt. Staken de stemmen opnieuw, dan is de jongste kandidaat verkozen.

De stemming gebeurt voor elke functie afzonderlijk. Men kiest voor de ene functie en daarna voor de andere functie.

Belangrijk is dat de stemming in het geheim verloopt en dat een volstrekte meerderheid moet bereikt worden. De meerderheid wordt berekend op het totaal geldig uitgebrachte stemmen. Ongeldige stemmen of blanco stemmen worden niet meegenomen in de berekening. De volstrekte meerderheid wordt bereikt, wanneer de helft + 1 van de geldig uitgebrachte stemmen op één kandidaat wordt uitgebracht. Dit totaal wordt eventueel afgerond naar de hogere eenheid [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, pt. 1.2, in fine].

In het voorbeeld onder art. 26 moesten 6 afgevaardigden verkozen worden. Het centraal kerkbestuur bestaat dus uit 8 leden, namelijk de 6 verkozen leden, de vertegenwoordiger van de bisschop en de expert. Indien alle leden aanwezig zijn, dan wordt de volstrekte meerderheid bereikt wanneer (8 / 2) + 1 = 5 stemmen op een kandidaat verenigd worden. Indien niet alle leden aanwezig zijn bv. slechts 5 leden (infra) dan wordt het minimum te verenigen stemmen bereikt (5 / 2) + 1 = 3,5 afgerond op de hogere eenheid dus 4, is.

Daarenboven moet het quorum (minimum aantal aanwezige zittende leden) om geldig te vergaderen vooraf ook bereikt worden [zie Decreet, art. 19 mutatis mutandis]. Dit betekent in het voorbeeld dat minstens 5 leden moeten aanwezig zijn, namelijk (8 / 2) + 1 = 5.

 

Art. 29. (taken van de secretaris-penningmeester van het centraal kerkbestuur)
De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen, met het bewaren van het archief, en met de boekhouding van het centraal kerkbestuur.

Dezelfde regels zoals hierboven bepaald [zie Decreet, art. 13 en art. 14] zijn mutatis mutandis van toepassing [zie Decreet, art. 31]. Maar de afgevaardigde heeft een dubbele functie: hij is zowel secretaris als penningmeester.

Zie echter ook art. 23 in verband met het opstellen van de notulen.

Art. 30. (de vertegenwoordiging van het centraal kerkbestuur, handtekening, vervanging)
Het centraal kerkbestuur wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen.
De akten en de briefwisseling van het centraal kerkbestuur worden ondertekend door de voorzitter en meeondertekend door de secretaris.
Onverminderd artikel 28, tweede lid, wordt de voorzitter die verhinderd is, vervangen door het oudste lid in leeftijd van het centraal kerkbestuur en wordt de secretaris die verhinderd is, vervangen door het jongste lid in leeftijd van het centraal kerkbestuur.

Als de voorzitter verhinderd is, wordt hij vervangen door het oudste lid in leeftijd, de secretaris wordt bij verhindering vervangen door het jongste lid in leeftijd. Ook hiervoor komen de leden van rechtswege niet in aanmerking [zie Omzendbrief BA – 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, pt. 2, alinea 9 in fine].

Dit wil zeggen dat slechts de verkozen afgevaardigden die geen bijzonder mandaat al innemen (de afgevaardigde die al de functie van ofwel voorzitter, ofwel secretaris-penningmeester waarneemt) slechts in aanmerking komen om als vervangend voorzitter of secretaris-penningmeester op te treden.

 

Art. 31. (mutatis mutandis toepassing van artikelen 1 tot en met 23 op het centraal kerkbestuur)
De bepalingen van artikelen 16 tot en met 23 zijn van overeenkomstige toepassing op het centraal kerkbestuur.

Artikel 31 van het Decreet is een verwijzingsartikel. Op het centraal kerkbestuur zijn de bepalingen vervat in de artikels 16 tot en met 23 die handelen over de kerkraad onverkort mutatis mutandis van toepassing.

Art. 16 : de aan de persoon verbonden onverenigbaarheden; art. 17: de frequentie van de vergaderingen; art. 18: de agenda en de wijze van samenroepen van de vergadering; art. 19: het quorum bij besluitvorming + 2de vergadering; art. 20: de verbodsbepalingen bij persoonlijk belang omtrent een agendapunt; art. 21: de niet-openbaarheid van de vergaderingen; art. 22: de besluitvorming bij volstrekte meerderheid; art. 23: de taken van de secretaris.

 

Art. 32. (de bevoegdheden van het centraal kerkbestuur)
Het centraal kerkbestuur is bevoegd voor de volgende aangelegenheden :
1° het gecoördineerd indienen bij de gemeenteoverheid van een meerjarenplan van de kerkfabrieken en de wijzigingen van het plan;
2° het gecoördineerd indienen bij de gemeenteoverheid van het budget van de kerkfabrieken en de budgetwijzigingen;
3° het gezamenlijk indienen bij de gemeenteoverheid van de jaarrekeningen van de kerkfabrieken;
4° het vaststellen van de bijdrage in de werkingskosten van het centraal kerkbestuur ten laste van de kerkfabrieken;
5° het aanwerven van personeel van het centraal kerkbestuur;
6° het verlenen van administratieve en technische ondersteuning bij de werking van de kerkfabrieken;
7° de indeplaatsstelling van een in gebreke blijvende kerkfabriek voor het indienen van het meerjarenplan, het budget en de budgetwijzigingen.
Als er in een gemeente geen centraal kerkbestuur wordt opgericht, worden het meerjarenplan, het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening door de kerkraad ingediend bij de gemeenteoverheid.

Het centraal kerkbestuur heeft limitatief opgesomde bevoegdheden: het kan geen andere bevoegdheden uitoefenen dan deze, die bepaald zijn in het decreet [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera B, pt. 2.1].

 

Deze handelingen vallen uiteen in een extern en een intern takenpakket. De externe taken staan in een direct verband met de kerkraden: een coördinerende rol, een toezichthoudende rol met een helpende hand en een indeplaatsstelling. De interne taken zijn inherent aan het goed beheer van het centrale kerkbestuur.

 

De coördinerende rol wordt dubbel omschreven, vooreerst het gezamenlijk indienen van kasstukken, boekhoudkundige bescheiden en accountantsakten [zie Decreet, art. 32, 1° - 3°], en vervolgens het overleg met de burgerlijke overheden [zie Decreet, art. 33].

 

Het centraal kerkbestuur speelt een belangrijke rol als coördinator tussen de kerkraden en de religieuze of burgerlijke overheden [zie Decreet, art. 32, 1° - 3°]. Of helpt de kerkraden [Decreet, art. 32, 6°]. Daarenboven springt ze in bij niet uitgevoerde accountantshandelingen door een kerkraad: opstellen van budget, budgetwijzigingen en het meerjarenplan [zie Decreet, art. 32, 7°]. De andere bevoegdheden, namelijk het vaststellen van de bijdrage in de werkingskosten van het CKB maar ten laste van de kerkfabrieken of het aanstellen van personeel zijn meer intern gericht en inherent aan een goed beheer van het centraal kerkbestuur [zie Decreet, art. 32, 4° en 5°].

 

De coördinerende bevoegdheid mag niet onderschat worden. Indien het CKB akten gemeenschappelijk moet indienen, er de verantwoordelijkheid moet voor dragen door  ze te vervatten in een tabel [zie Decreet, art. 42], dan geeft dat aanleiding tot een nazicht van de in te dienen bescheiden. Het afdwingen van respect voor verval- of verjaringsdagen, het waken over de decretaal bepaalde termijnen, het nazicht van de vormvereisten (voldoende aantal exemplaren; handtekeningen door de juiste personen), het bewaren van de inhoudelijke correctheid van de overtuigingsstukken, het nazicht naar de overeenstemming van de stukken met het meerjarenplan en / of de budgetten zijn aandachtspunten die de geloofwaardigheid en de betrouwbaarheid van de akten moeten waarborgen.

 

Het overleg vooraleer de meerjarenplannen en / of de budgetten worden ingediend [zie Decreet, art. 33, 2de lid] enerzijds, of anderzijds het overleg minstens tweemaal per jaar met de gemeenteoverheid [zie Decreet, art. 33, 1ste lid] is een andere zeer belangrijke opdracht.

 

Afdeling 4. - Overleg met de gemeenteoverheid

Art. 33. (het overleg met de burgerlijke overheden)
Op verzoek van het centraal kerkbestuur of, als er geen centraal kerkbestuur werd opgericht, van de kerkraad, of van de gemeenteoverheid, en in elk geval ten minste tweemaal per jaar, is er een overleg over de aangelegenheden zoals bepaald in artikel 32 tussen een afvaardiging van de kerkraad of van het centraal kerkbestuur, naar gelang van het geval, en een afvaardiging van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente of gemeenten in kwestie.
In elk geval vraagt het centraal kerkbestuur of, als er geen centraal kerkbestuur werd opgericht, de kerkraad, overleg over de meerjarenplannen en budgetten voor die worden ingediend bij de gemeenteoverheid.

Het centraal kerkbestuur is belast met het overleg met de gemeentelijke overheid. Als er geen centraal bestuur moet worden opgericht, wordt het overleg gehouden tussen de raden en de gemeentelijke overheid. Het overleg grijpt plaats op verzoek van één van de partijen en in elk geval tweemaal per jaar. Het belang van dat overleg kan niet genoeg onderstreept worden: het vormt de basis voor een goede verstandhouding tussen de besturen onderling.

Het overleg vooraleer de meerjarenplannen en / of de budgetten worden ingediend [zie Decreet, art. 33, 2de lid] enerzijds, of anderzijds het overleg minstens tweemaal per jaar met de gemeenteoverheid [zie Decreet, art. 33, 1ste lid] is een zeer belangrijke opdracht. Hoewel niet uitdrukkelijk opgenomen in het artikel, moet door de coördinerende tussenkomst bij het indienen van wijzigingen van het meerjarenplan of budgetwijzigingen [zie Decreet, art. 32, 1° en 2°] ervan worden uitgegaan dat bij deze wijzigingen het CKB ook zijn rol moet spelen.

 

Bij een gemeentegrensoverschrijdend bestuur van de eredienst moeten behalve de gemeente waar de hoofdkerk gevestigd is, ook de andere gemeenten, zeker als van hen een financiële tegemoetkoming wordt verwacht, bij het overleg worden betrokken op initiatief van de gemeente waar de hoofdkerk gelegen is.

Het decreet regelt de samenstelling van de delegaties niet. Toch zal de gemeentelijke delegatie minstens een lid van het college van burgemeester en schepenen opnemen. Het verdient aanbeveling dat van dat overleg verslag wordt opgemaakt. De modaliteiten hiervan kunnen worden afgesproken [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera C].

De communicatie met de burgerlijke overheid wordt dus niet langer geregeld via een vertegenwoordiging ervan (de burgemeester) in de kerkbesturen, maar via een (verplicht) overleg van het centraal kerkbestuur met het betrokken uitvoerend college (schepencollege; bestendige deputatie). Dit overleg kan plaats vinden op vraag van de beide partijen. Het betrokken uitvoerend college kan, op basis van de agenda telkens zijn afvaardiging (bv. schepen van financiën, van openbare werken,…) samenstellen (zie Memorie van Toelichting I.4.1, artikel 33) [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

 

Noch de samenstelling, noch het aantal leden van de delegaties zijn immers bepaald. Ze worden samengesteld naargelang de noodwendigheden. Artikel 33 van het decreet stelt noch een minimum samenstelling vast, noch wordt een exact aantal leden vooropgesteld [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

 

HOOFDSTUK II. - Goederen

Afdeling 1. - Beheer van de goederen en beschikking over de goederen

Art. 34. (de taken van de kerkraad: daden stellen van beheer en beschikking)
De kerkraad beslist over alle handelingen van beheer en van beschikking van de goederen en de gelden die toebehoren aan de kerkfabriek of die ter beschikking zijn gesteld van de eredienst, en stelt de voorwaarden vast volgens welke daden van beheer en van beschikking kunnen worden gesteld.

Het decreet streeft naar modernisering en naar het eenvormig maken van het beheer van de goederen en van het patrimonium van de eredienst. Voor het beheer van goederen, schenkingen, legaten, daden van beschikking en overheidsopdrachten, wordt het bijzonder toezicht vervangen door een algemeen toezicht. Een belangrijk gevolg hiervan is, dat de beslissingen van de eredienstbesturen onmiddellijk uitvoerbaar zijn, tenzij de toezichthoudende overheid ertegen optreedt. De raad beslist autonoom over alle daden van beheer (verhuur, verpachting, onderhoud en herstelling) en beschikking (verwerving, vervreemding, ruil) van de goederen. De beslissingen moeten deugdelijk en afdoende worden gemotiveerd [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera D].

Daden van beheer zijn alle daden die het behoud en de instandhouding van het patrimonium als voorwerp hebben, dit wil zeggen alle beslissingen die verband houden met het onderhoud en / of herstel van de gebouwen van de eredienst of van het privaat patrimonium. Het nemen van een hypotheek is een daad van beheer. Het eigendomsrecht gaat immers niet over op een ander persoon, maar wordt wel belast door de vestiging van de hypotheek.

Daden van beschikking veronderstellen altijd een overdracht van een deel of van het geheel van eigendomsrecht. De verkoop van een onroerend goed is een daad van beschikking. Het vestigen van een vruchtgebruik is een daad van beschikking want een deel van de eigendom wordt door een zakelijk recht (het vruchtgebruik) belast. In dit geval valt het eigendomsrecht uiteen en behoort het eigendomsrecht aan twee of meerdere personen, namelijk de naakte eigenaar en de vruchtgebruiker. Indien het vruchtgebruik ophoudt te bestaan dan verenigt het vruchtgebruik zich opnieuw met de naakte eigendom. Dit wil zeggen dat slechts één eigenaar nog bestaat. Hierbij mag de eigendom verdeeld zijn over verschillende personen: zij zijn volledige eigenaar elk voor hun deel.

De kerkfabriek kan een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Dit behoort tot de autonomie van de kerkraad [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2008].

Het doorlichten van de verzekeringspolissen moet worden beschouwd als een dienstenopdracht in het kader van de wetgeving op de overheidsopdrachten. De verzekeringsinstelling van het interdiocesaan centrum kan één van de aangeschreven instellingen zijn. De opdrachthouder wordt vergoed in het kader van de af te sluiten overeenkomst. Gratis doorlichting kan geen probleem zijn doch de overeenkomsten die eraan gekoppeld zijn, vallen onder de wetgeving overheidsopdrachten. In deze aangelegenheid behoudt elke kerkfabriek zijn autonomie [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

Indien een kerkfabriek goederen wenst aan te kopen tijdens een openbare verkoop of veiling dan moet de kerkraad toelating geven binnen de grenzen van het schattingsverslag. De kerkraad bepaalt wie hem vertegenwoordigt op de openbare veiling [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Restauratiepremies moeten door de kerkfabriek aangevraagd worden bij de bevoegde overheden [zie Besluit van de Vlaamse regering van 8 juli 1992 tot vaststelling van de modaliteiten voor de toekenning en uitbetaling van de subsidies voor werken aan beschermde monumenten die door of op initiatief van regionale of lokale besturen worden uitgevoerd en de Omzendbrief BA 2002/14 van 25 oktober 2002]. De procedure betreffende aanvragen voor restauratiepremies blijft onverkort van toepassing. De machtiging zoals voorgeschreven in het KB van 16 augustus 1824 vervalt [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Conform artikel 34 beslist de kerkraad over alle handelingen van beheer en van beschikking van de goederen en de gelden die toebehoren aan de kerkfabriek. De kerkraad kan in deze aangelegenheid beschouwd worden als de rechtsopvolger van het bureau der kerkmeesters (zie art. 28 van het Keizerlijk decreet). Daarenboven wordt de kerkraad vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris en zijn zij, samen optredend, belast met de uitvoering van de beslissingen van de kerkraad. Oud financieel stelsel blijft van toepassing [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

Bij transacties van onroerende goederen moet de kerkraad voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden door artikel 293 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, met inwerkingtreding op 01 januari 2019, in verband met de voorwaarden van transparantie en mededinging bij de vervreemding van onroerende goederen.

Deze voorwaarden worden meer uitgelegd in de omzendbrief 2019/3 d.d. 03 mei 2019.

 

Art. 35. (het roerend en onroerend patrimonium van de kerkfabriek)
De kerkfabriek maakt een inventaris op van de goederen, vermeld in artikel 34, en houdt die bij. De kerkraad neemt hiervan akte en neemt de inventaris op in de notulen.

Dit artikel regelt het opmaken van een inventaris van alle niet verbruiksgoederen waarover het bestuur de beschikking of het beheer heeft. In het bijzonder worden hier ook de goederen bedoeld die als roerend erfgoed beschouwd worden. De kerkraad neemt akte van de inventaris. De inventaris wordt opgenomen in de notulen van de raad en garandeert als dusdanig een kennisgeving aan de toezichthoudende overheid. Die inventaris is in elk geval geen statisch document: hij moet op geregelde tijdstippen geactualiseerd worden [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera E].

Er wordt geen specifiek administratief toezicht uitgeoefend op het toezenden van de inventaris, maar er is wel een algemeen administratief toezicht door het verplicht toesturen van de notulen van de vergaderingen van de raden [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

 

Om welk soort goederen het gaat, wordt slechts omschreven. Eigendom is echter geen absolute vereiste. Goederen die ter beschikking worden gesteld, moeten ook in de inventaris worden opgenomen.

 

In art. 32 van het AR-Bh tot 05.09.2008, wordt een opsomming gegeven, namelijk alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, maar met uitzondering van de verbruiksgoederen. De legaten en de stichtingen worden afzonderlijk vermeld. Van de bezittingen die deel uitmaken van het privaat patrimonium worden de rechten van het bestuur van de eredienst verduidelijkt.

Bezittingen zijn alle roerende en onroerende goederen die deel uitmaken van het patrimonium van de kerkfabriek en die niet aangemerkt worden als verbruiksgoederen. Verbruiksgoederen gaan teniet bij een eenmalig (vb. miswijn) of kortstondig gebruik (vb. altaarkaarsen). De andere roerende goederen gaan enige tijd mee en zijn daarom aan veroudering (vb. biechtstoelen) of sleet onderhevig (vb. kerkstoelen). Op zich zijn het dikwijls roerende goederen die door hun bestemming of gebruik onroerend worden als dienstig voor de exploitatie van de kerk.

Onroerende goederen zijn ondermeer het kerkgebouw of de pastorij die ofwel eigendom van de kerkfabriek zijn, ofwel aan de kerkfabriek worden ter beschikking gesteld.

Gelden zijn ook roerende goederen maar worden apart opgenomen in financiële overzichten of rekeningen en worden in dit artikel niet onmiddellijk bedoeld.

 

Een vordering is elk bedrag dat door een welbepaalde derde aan het bestuur van de eredienst verschuldigd is [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 16°]. Het zijn ontvangsten die nog moeten geïnd worden. Een vordering wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een vordering wordt slechts definitief een ontvangst voor het deel of voor het geheel dat effectief geïnd wordt.

 

Een schuld is elk bedrag dat door het bestuur van de eredienst aan een welbepaalde derde verschuldigd is. Het zijn betalingen die nog moeten uitgevoerd worden. Een schuld wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een schuld wordt slechts definitief een uitgave voor het deel of voor het geheel dat effectief betaald wordt.

 

Art. 34 van het AR-Bh tot 05.09.2008 beperkt de bezittingen die het bestuur van de eredienst moet opnemen in de inventaris. Alle goederen die reeds in het bezit waren vóór 01 januari 2007 moeten niet in de inventaris worden opgenomen.

 

Verplichtingen vloeien dikwijls voor uit stichtingen. Het zijn de (positieve) daden die een kerkbestuur moet stellen als een aan een stichting verbonden voorwaarde [infra, zie Decreet, art. 51].

 

Afdeling 2. - Schenkingen en legaten

Art. 36. (de voorlopige aanvaarding van schenkingen onder levenden door de penningmeester)
De schenkingen bij akte onder levenden worden altijd voorlopig aanvaard door de penningmeester overeenkomstig de bepalingen van de wet van 12 juli 1931.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen schenkingen onder levenden [zie Decreet, art. 36] en legaten bij overlijden [zie Decreet, art. 37].

Een schenking onder de levenden is een akte waarbij de schenker zich dadelijk en onherroepelijk van de geschonken zaak ontdoet, ten voordele van de begiftigde die ze aanneemt [zie BW, art. 894].

Een testament is een akte waarbij de erflater, voor de tijd dat hij niet meer in leven zal zijn, over het geheel of een deel van zijn goederen beschikt, en die hij kan herroepen [zie BW, art. 895].

Er kan dus een dubbel onderscheid gemaakt worden: een schenking kan in principe niet herroepen worden [zie echter BW, art. 953 e.v.], een legaat wel. Een schenking gaat in principe onmiddellijk in; een legaat echter slechts na het vervullen van de opschortende voorwaarde: het overlijden van de erflater.

De schenking is onderworpen aan vormvoorwaarden: ze moet gedaan worden bij akte en ze moet ook geschat worden [zie BW, art. 948]. Dit wil zeggen dat een geschrift de basis moet vormen van de overdracht van eigendom. Alleen de notariële akte is toegelaten [zie BW, art. 931]. Een schenking is maar compleet, wanneer ze aanvaard wordt. Opnieuw zijn vormvoorwaarden opgelegd [zie BW, art. 932 e.v.] onder andere de betekening van de aanvaarding aan de schenker of een authentieke akte wanneer het onroerende goederen betreft.

De schenkers en de kerkfabriek moeten gedegen geïdentificeerd zijn of identificeerbaar zijn. De aard van de schenking is niet omschreven maar het meestal zijn het lichamelijke goederen of rechten (titels) die lichamelijke goederen of intellectuele rechten vertegenwoordigen. Gelden zijn roerende lichamelijke goederen.

De grote voorwaarde echter is dat de schenker en de begunstigde wettelijk in staat moet zijn om te schenken of te ontvangen. Aan de bepalingen opgenomen in [Burgerlijk wetboek, Boek 3, Titel II, Hfdst. II, Bekwaamheid om te beschikken of te verkrijgen bij schenking onder levenden of bij testament, art. 901- 912] moet voldaan worden. In het bijzondere moet de schenker bekwaam zijn om te schenken of te legateren en de begunstigde om te ontvangen of aan te nemen [zie BW, art. 902 e.v.].

Om het onderzoek naar de titel van overdracht te kunnen doen, wordt de schenking onder levenden eerst voorlopig aanvaard door de penningmeester. Nadat de juistheid en de correctheid van de akte, zowel naar vorm, als naar inhoud, is onderzocht, dan aanvaardt de kerkraad de schenking definitief.

Indien een onroerend goed wordt geschonken, moet een openbare ambtenaar tussenkomen, meestal is dit een notaris. De voor hypotheek vatbare schenking (voor hypotheek zijn alleen vatbaar: 1° onroerende goederen die in de handel zijn (art. 45, Hyp.W); 2° rechten van vruchtgebruik, erfpacht en opstal, op diezelfde goederen gevestigd, zolang die rechten duren (art. 45, Hyp.W); 3° zee- en binnenschepen (Wkh., boek II, art. 3, 11, 25, 27, 272 en 272bis)), de overdracht van eigendom van onroerende goederen en de aanvaarding moeten daarenboven overgeschreven worden bij de bevoegde Hypotheekbewaarder [zie BW, art. 939]. Indien niet, dan is de schenking niet-tegenstelbaar, tenzij aan de schenker of aan degenen die belast zijn om te doen overschrijven of hun rechtverkrijgenden [zie BW, art. 941].

Sommige overdrachten zijn onderworpen aan rechten en taksen (bv. de successierechten die rusten op het legaat). Deze rechten en taksen zijn een last van de schenking en moeten betaald worden door de aannemer. Bij de overweging of een schenking definitief zal aanvaard worden, moet met dit economisch gegeven rekening worden gehouden.

 

Art. 37. (de definitieve aanvaarding van schenkingen en legaten door de kerkraad)
De schenkingen worden definitief aanvaard en de legaten worden aanvaard door de kerkraad.

De legaten zijn aan dezelfde voorwaarden gebonden als de schenking. Legaten onderscheiden zich van de schenkingen door hun manier van vestiging, namelijk door middel van een beschikking in een testamentaire akte of laatste wilsbeschikking. Deze akten zijn op hun beurt aan voorwaarden verbonden die opgesomd zijn in het Burgerlijk wetboek, Boek 3, titel II, Schenkingen onder levenden en testamenten.

Schenkingen en legaten worden aanvaard door de kerkraad. Wat de schenkingen aangaat, is er een getrapte aanvaarding, namelijk de voorlopige aanvaarding door de penningmeester [zie Decreet, art. 36] en de definitieve door de kerkraad. Er zijn geen termijnen van aanvaarding voorgeschreven. Maar de termijn moet redelijk zijn voor alle partijen.

De definitieve aanvaarding van een schenking en / of de aanvaarding van het legaat is aan vormvoorwaarden gebonden. Ze wordt gedaan bij aangetekend schrijven aan de schenker of mits authentieke akte verleden door de notaris bij een legaat. Daarenboven moeten de akten geregistreerd worden om tegenstelbaar te zijn aan derden. Onroerende schenkingen of legaten moeten ook worden overgeschreven bij de hypotheekbewaarder.

 

Art. 38. (bezwaren in verband met de legaten)
Belanghebbenden kunnen tegen de aanvaarding van een legaat bezwaar indienen bij de Vlaamse Regering binnen een termijn van 30 dagen na de beslissing van de kerkraad. Bij gebrek aan bezwaar binnen de vermelde termijn, wordt de aanvaarding van het legaat geacht definitief te zijn.
Als er bezwaar is tegen de aanvaarding van het legaat, is het besluit van de kerkraad onderworpen aan de goedkeuring door de Vlaamse Regering.
De Vlaamse regering spreekt zich uit over de aanvaarding, de verwerping of de vermindering van het legaat binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het bezwaar bij de Vlaamse Regering. Ze verstuurt haar besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn aan de bezwaarindiener, de kerkfabriek, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan.
Als binnen de vermelde termijn van vijftig dagen geen besluit naar de bezwaarindiener is verstuurd, wordt de Vlaamse regering geacht het bezwaar te hebben aanvaard.

Er kunnen slechts bezwaren worden ingediend betreffende de legaten, dit is de overdracht van eigendom opgenomen in een testament of laatste wilsbeschikking. Voor schenkingen is geen decretale bezwaarprocedure voorzien. Indien de schenking betwist wordt, kan slechts een burgerlijke procedure ingesteld worden.

De bezwaren moeten worden ingediend bij de Vlaamse Regering binnen een termijn van 30 dagen de beslissing van aanvaarding van de kerkraad. De beslissing van aanvaarding moet echter mits een aangetekend schrijven betekend worden om uitwerking te krijgen. De bezwaartermijn begint te lopen vanaf de dag na de dag van de afgifte ter post van de aanvaarding. Let wel! Het bezwaar moet niet bij aangetekend schrijven worden verstuurd naar de Vlaamse Regering. Maar de bezwaarindiener moet zich verzekeren van alle middelen om zijn bezwaar te staven en om bepaalde termijnen te doen lopen.

De Vlaamse Regering beschikt over een termijn van 50 dagen te rekenen vanaf de dag na de dag van ontvangst van het bezwaar. Het besluit tot geheel of gedeeltelijk behoud van het legaat of de afwijzing ervan moet aan de bezwaarindiener toegestuurd worden uiterlijk bij het verstrijken van de termijn. Indien de Vlaamse Regering niet beschikt, dan wordt de klacht van de bezwaarindiener geacht correct te zijn en wordt er definitief gevolg aan gegeven. Opnieuw wordt de vorm waarmee het besluit wordt meegedeeld niet decretaal omschreven.

Een vb. een erflater overlijdt op 12.07 en laat aan een kerkfabriek een som geld na onder de vorm van aandelen. De aandelen moeten geïnventariseerd en tegen geld gewaardeerd worden. De kerkraad aanvaardt en betekent zijn beslissing mits een aangetekend schrijven aan de erfgenamen van de erflater op 28.07. De bezwaartermijn begint te lopen vanaf 29.07. Het einde van deze termijn is voorzien op 29.08. Een erfgenaam dient op 16.08. bezwaar in. De Vlaamse Regering ontvangt het bezwaar op 20.08. De besluittermijn begint op 21.08 en loopt op 11.10 om 24 uur af. Indien de Vlaamse Regering zijn besluit niet meedeelt aan de bezwaarindiener, de betrokken kerkfabriek, de gemeenteoverheid als eerste toezichthouder en het erkend representatief orgaan (de bisschop) ten laatste op 11.10, dan wordt er geacht dan het bezwaar terecht is en wordt het legaat vernietigd tot beloop van de waarde die de bezwaarindiener in zijn klacht heeft vermeld.

 

Afdeling 3. - Overheidsopdrachten

Art. 39. (opdrachten voor aanneming van werken; overdracht van bevoegdheid)
De kerkraad kiest de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten worden gegund en stelt de voorwaarden vast.
De kerkraad stelt de procedure in en gunt de opdracht.
Hij kan die bevoegdheden voor de opdrachten die betrekking hebben op het dagelijkse beheer van de kerkfabriek overdragen aan de voorzitter en de secretaris van de kerkraad, die samen optreden, binnen de perken van de daartoe op het exploitatiebudget ingeschreven kredieten.
In de gevallen van dringende spoed die voortvloeien uit niet te voorziene omstandigheden kunnen de voorzitter en de secretaris, die samen optreden, op eigen initiatief, de bevoegdheden van de raad bedoeld in het eerste en tweede lid, uitoefenen. Hun besluit wordt medegedeeld aan de kerkraad die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt.

Als openbare instelling zijn de besturen van de erediensten voor het uitbesteden van opdrachten van werken, leveringen en diensten onderworpen aan de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten.

Voor de leden van de raad zijn, wat de deelname aan overheidsopdrachten betreft, naast de algemene verbodbepalingen in het decreet, ook die van artikel 10 van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten van toepassing.

Het is de raad die beslist over het uitschrijven van een overheidsopdracht. De raad kiest de wijze waarop de opdrachten gegund zullen worden en stelt de voorwaarden (dat is het bijzonder bestek) vast. De raad stelt ook de procedure in en gunt de opdracht.

Op deze bevoegdheidsregel bestaan de onderstaande twee uitzonderingen [zie Decreet, art. 40]:

- voor opdrachten die betrekking hebben op het dagelijks beheer van het bestuur van de eredienst en die gefinancierd worden door middelen die voorzien zijn op het exploitatiebudget (dat is de gewone begroting) kan de raad zijn bevoegdheden om de wijze van gunnen te bepalen, de voorwaarden van de opdracht vast te stellen en de opdracht te gunnen, delegeren aan de voorzitter en de secretaris van de raad, die samen optreden. De raad kan daarbij vrij beslissen over de omvang van de delegatie. De kerkraad kan die beperken tot een bepaalde periode of tot opdrachten waarvan de prijs een door hem bepaald bedrag niet mag overschrijden. Voor opdrachten die de grenzen van de delegatie te buiten gaan, bijvoorbeeld opdrachten waarvan de vermoedelijke kostprijs meer bedraagt dan het in het delegatiebesluit vermelde bedrag, blijft de raad bevoegd.

- in gevallen van dringende spoed die voortvloeien uit niet te voorziene omstandigheden, mogen de voorzitter en de secretaris van de raad, die samen optreden, op eigen initiatief de wijze van gunnen en de voorwaarden van een opdracht vaststellen en de opdracht gunnen. De voorzitter en de secretaris, die samen optreden, moeten de raad daarvoor niet vooraf om een delegatie vragen: ze bezitten een eigen bevoegdheid hierover, ongeacht het bedrag van de opdracht.

Het speelt evenmin een rol of de opdracht gefinancierd moet worden door kredieten die op de gewone begroting zijn ingeschreven, dan wel door kredieten die op de buitengewone begroting zijn ingeschreven. De voorzitter en de secretaris zijn wel verplicht om de raad tijdens de eerstvolgende vergadering van hun beslissing op de hoogte te brengen en te melden dat er zich inderdaad een onvoorzienbare situatie heeft voorgedaan die tot spoedeisend optreden noopte. De raad heeft hier geen zeggenschap over. Hij neemt akte van de beslissing die de voorzitter en de secretaris, die samen optreden, getroffen hebben en hoeft die niet te bekrachtigen. De beoordeling van de concrete omstandigheden in het licht van laatstgenoemde voorwaarde behoort tot de bevoegdheid van de voorzitter en secretaris, die samen optreden, onder controle echter van de toezichthoudende overheid [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera G].

Bij de beoordeling van de concrete omstandigheden door de toezichthoudende overheid moet slechts aan één voorwaarde voldaan worden: er is spoed vereist bij de uitvoering van werken om het patrimonium in stand te voldoen. Deze voorwaarde is voldoende: noch de 10 procent meer regel, noch de oorsprong van de aan te wenden middelen (gewone of buitengewone kredieten), noch het te besteden bedrag zijn belangrijk. Deze voorwaarde is noodzakelijk: werken die geen spoed vereisen, moeten wel onderworpen worden aan de kerkraad.

De voorzitter en de secretaris moeten tekst en uitleg verschaffen over hun samen genomen beslissing op de eerstvolgende vergadering van de kerkraad. Maar hun beslissing is niet voor betwisting vatbaar door de overige leden van de kerkraad: zij nemen er slechts akte van. De toezichthoudende overheid (gemeente, provincie, Vlaamse Regering) echter kan wel de spoedeisende aard van de omstandigheden onderzoeken, beoordelen en eventueel sanctioneren.

Ogenschijnlijk is geen bestraffing van de aangenomen houding door de voorzitter en secretaris mogelijk, dan de vraagstelling naar de opportuniteit van de genomen beslissing. Wat echter de financiële en administratieve verantwoordelijkheid aangaat, kunnen toch kanttekeningen worden gemaakt.

Het algemeen administratief toezicht voorziet in een schorsings- en vernietingstoezicht op de beslissingen van de kerkraad, alsmede op de beslissingen van de voorzitter en de secretaris van de raden die voor overheidsopdrachten samen optreden.

De uitvoerbaarheid van de besluiten van de raad kan door het college van burgemeester en schepenen geschorst worden als het gemeentelijk belang en in het bijzonder de financiële belangen van de gemeente geschaad worden [zie Decreet, Art. 58, § 1, 1ste en 2de lid]. De provinciegouverneur kan eveneens de uitvoering schorsen als het besluit de wet schendt of het algemeen belang schaadt [zie Decreet, Art. 58, § 2, 1ste lid].

De besluiten van de voorzitter en de secretaris van de raad, die samen optreden bij overheidsopdrachten, kunnen ook geschorst en vernietigd worden op grond van dezelfde redenen die gelden voor de besluiten van de kerkraad. Omdat die besluiten niet worden opgenomen in de notulen, vangt de toezichttermijn van dertig dagen pas aan de dag na ontvangst van het door de toezichthoudende overheid opgevraagde dossier. Bovendien moet het schorsingsbesluit binnen voormelde termijn aan het bestuur van de eredienst en aan het centraal bestuur worden verstuurd. Die toezichttermijn kan niet gestuit worden.

De Vlaamse Regering [zie Decreet, Art. 59, 1ste en 2de lid] kan de voormelde besluiten van de voorzitter en de secretaris, die samen optreden, ook vernietigen binnen dezelfde termijn en om dezelfde redenen die gelden voor de besluiten van de kerkraad, dus wegens het schaden van het gemeentelijk belang, in het bijzonder de financiële belangen van de gemeente, het schenden van de wet of het schenden van het algemeen belang. De termijn waarbinnen de Vlaamse Regering kan optreden, kan niet worden gestuit [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I].

 

Art. 40. (meeruitgaven van minder of meer dan 10 procent)
De voorzitter en de secretaris van de kerkraad, die samen optreden, kunnen, in de gevallen, bedoeld in artikel 39, derde en vierde lid, aan de overeenkomst iedere wijziging aanbrengen die zij bij de uitvoering nodig achten, voor zover hieruit geen extra uitgaven van meer dan 10 procent voortvloeien.

Als tijdens de uitvoering van de opdracht wijzigingen moeten worden aangebracht, kan in principe alleen de raad hierover beslissen. De voorzitter en de secretaris die samen optreden, kunnen echter aan de opdrachten die werden gegund, wijzigingen aanbrengen die zij nodig achten, voor zover hieruit geen meeruitgave van meer dan 10% voortvloeit. Boven die 10% is de raad opnieuw bevoegd [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera G].

Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen daden van dagelijks beheer (zie art. 39, 3de lid) die aan de voorzitter en de secretaris werden gedelegeerd, en spoedeisende zaken (zie art. 39, 4de lid) waarbij de voorzitter en secretaris samen optreden zonder de overige leden van de kerkraad te moeten raadplegen.

Indien er afwijking van meer dan 10 procent optreedt t.o.v. het gegunde bedrag, dan is slechts de kerkraad bevoegd.

 

HOOFDSTUK III. - Financieel beheer

Afdeling 1. - Meerjarenplan

Art. 41. (het meerjarenplan)
Binnen zes maanden na de installatie van de gemeenteraad na de gehele vernieuwing van deze raad, stelt de kerkraad een meerjarenplan vast dat de financiële afspraken tussen de kerkfabriek en de gemeente bevat voor de periode van zes jaar, die ingaat op 1 januari van het tweede jaar dat volgt op de algehele vernieuwing van de gemeenteraad.
Als een kerkfabriek in gebreke blijft bij het opmaken van het meerjarenplan, wordt het plan opgemaakt door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabriek ressorteert.
Het meerjarenplan kan herzien worden in de loop van de periode waarvoor het is opgemaakt.

Het meerjarenplan bevat alle afspraken voor een periode van zes jaar die steeds ingaat het tweede boekjaar van de (gemeentelijke) legislatuur. Het wordt opgemaakt binnen zes maanden na de installatie van de gemeenteraad na de verkiezingen. Dat betekent dat de termijn waarbinnen het meerjarenplan moet worden opgemaakt voor de besturen van de erediensten die op gemeentelijk niveau zijn georganiseerd verstrijkt op 2 juli 2007. Het bevat alle afspraken voor een periode van zes jaar die steeds ingaat het tweede boekjaar van de legislatuur [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 4.1]. Alle cijfers van het meerjarenplan worden afgerond tot op de gehele euro[zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 8].

 

Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, een financiële nota en een opsomming van de afspraken met de gemeente of provincie [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 6].

 

De strategische nota geeft minstens uitleg over de beleidsdoelstellingen en over de belangrijke verschillen met het vorige meerjarenplan. Die nota omvat eveneens een omschrijving van de investeringsprojecten die in de financiële nota worden opgenomen en het tijdpad waarbinnen ze zullen worden gerealiseerd [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 11].

 

De financiële nota van het meerjarenplan maakt een onderscheid tussen de ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, die betrekking hebben op de exploitatie enerzijds en op de investeringen anderzijds. Ze geeft ter vergelijking de cijfers van de laatst vastgestelde jaarrekening en de cijfers van het laatst vastgestelde budget en ze omvat de raming van alle ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, die tijdens de periode waarop het meerjarenplan betrekking heeft, kunnen worden verricht, met uitzondering van de geldverrichtingen die enkel betrekking hebben op de beschikbare kasvoorraad. Per financieel boekjaar worden de gemeentelijke (of provinciale) toelagen berekend [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 7].

 

In elk van de financiële boekjaren waarop het meerjarenplan [of de wijziging van het meerjarenplan] betrekking heeft, [behalve het eerste,] is het totaal van de geraamde ontvangsten in de exploitatie, aangevuld met de eventuele gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage, […] gelijk aan de som van de geraamde uitgaven in de exploitatie en de overboekingen. De gemeentelijke (of provinciale) exploitatietoelage is de sluitpost van die berekening. [Tot 05.09.2008 gelde volgende regel: Voor het eerste financieel boekjaar waarop het meerjarenplan of de wijziging van het meerjarenplan betrekking heeft, geldt de bepaling van artikel 20, eerste lid.]

 

In elk van de financiële boekjaren waarop het meerjarenplan betrekking heeft, is het verschil van de investeringsontvangsten, inclusief de overboekingen, en de investeringsuitgaven gelijk aan of groter dan nul.

 

[Tot 05.09.2008 gelde volgende regel: De zelfbedruipende besturen mogen gemotiveerd afwijken van de bepalingen van dit artikel.] [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 9].

 

De afspraken met de gemeente (of de provincie) kunnen beperkingen bevatten voor de aanwending van de in het meerjarenplan opgenomen kredieten, afspraken over het tijdstip en de wijze van uitbetaling van de toelagen en aanvullende voorwaarden voor het doorvoeren van interne kredietaanpassingen. Die opsomming is niet limitatief [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 10].

 

De gemeenteraadsverkiezingen vonden plaats op 08.10.2006. De installatie van de nieuwe gemeenteraad is voorzien op de 1ste werkdag van de maand januari 2007 om 20 uur [zie Gemeentedecreet, art. 7, § 1, eerste lid]. Dit was dinsdag 02.01.2007 om 20 uur. Het meerjarenplan moet worden opgesteld binnen een termijn van 6 maanden te rekenen vanaf de dag van de installatie. Het eerste meerjarenplan moet dus opgemaakt worden ten laatste op 02 juli 2007 om 24 uur en treedt in werking op 01.01.2008 voor een periode van 6 jaar, dit is tot 31.12.2013.

 

De decretale indeplaatsstelling waarbij het centraal kerkbestuur optreedt voor rekening van de kerkraad die in gebreke blijft om een meerjarenplan op te stellen, is gebaseerd op artikel 32, 7° van het decreet.

 

De herzieningen die aan het meerjarenplan worden aangebracht moeten fundamenteel zijn. Daarenboven moeten de wijzigingen betrekking hebben op het actuele meerjarenplan 2008-2013. Er zijn twee soorten herzieningen: de wijzigingen en de actualiseringen.

 

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de verplichte wijziging, de opportuniteitswijziging en de verboden wijziging. De wijzigingen zijn verplicht als in de financiële nota de gemeentelijke (of provinciale) exploitatietoelage wordt vermeerderd of als de afspraken worden gewijzigd; als in de financiële nota het totaal van de uitgaven van een van de hoofdfuncties van de investeringen wordt vermeerderd of als de financieringswijze van een investering definitief wordt gewijzigd.

 

Het meerjarenplan mag gewijzigd worden als de vermeerdering van het totaal van de uitgaven van een van de hoofdfuncties van de investeringen enkel het gevolg is van verdisconteringen of van terugbetalingen van renteloze thesaurievoorschotten of als het beleggingen betreft die gecompenseerd worden door extra investeringsontvangsten [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 13].

 

De verschuiving van een investeringsuitgave, van een daarmee samenhangende overboeking of van een daarmee samenhangende ontvangst naar het daaropvolgende financieel boekjaar dat deel uitmaakt van hetzelfde meerjarenplan, geeft geen aanleiding tot een wijziging van het meerjarenplan.

Maar de verschuiving moet wel worden opgenomen en toegelicht bij de actualisering van het meerjarenplan [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 14].

 

Het is dus niet toegestaan dat het meerjarenplan zou worden gewijzigd enkel en alleen om een overschot van het verleden op te nemen. De overschotten en tekorten van de exploitatie van het verleden worden normaal gezien in de budgetten verrekend en alleen als het meerjarenplan om een andere reden moet worden gewijzigd, kunnen die overschotten en tekorten op dat ogenblik wel worden opgenomen in het meerjarenplan [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 4.1, 13de alinea].

 

Het meerjarenplan moet geactualiseerd worden opdat het een correct werkdocument zou blijven voor de kerkraad, maar vooral voor de toezichthoudende overheid. De toetsing van de financiële gegevens kan slechts gebeuren indien het basisdocument waarover de toezichthouder beschikt de juiste weergave is van de reële cijfers en van de werkelijke doelstellingen die opgenomen zijn in het meerjarenplan. Dat betekent dat als een budget wordt opgesteld of gewijzigd de cijfers van het meerjarenplan in overeenstemming moet worden gebracht met de meest actuele planning.

 

De actualisering bestaat uit het vervangen van de cijfers van de desbetreffende kolommen van het meerjarenplan door de cijfers van de intussen vastgestelde budgetten, in voorkomend geval inclusief budgetwijzigingen, of jaarrekeningen. Het geactualiseerde meerjarenplan vormt een verplichte bijlage bij elk budget en elke budgetwijziging [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 12].

 

Voor de jaren waarvan intussen de reële budgetcijfers bekend zijn, worden de initiële cijfers van het meerjarenplan aldus vervangen door die van het budget. Voor de jaren waarvoor de rekening intussen werd opgesteld, worden de cijfers vervangen door de cijfers van de jaarrekening. Dat betekent dus dat door de opeenvolgende actualiseringen de oorspronkelijke cijfers van het meerjarenplan achtereenvolgens worden vervangen door de cijfers van het budget en de jaarrekening voor dat jaar. Naarmate de periode waarover het meerjarenplan loopt, verstrijkt, worden er dus steeds meer reële rekeningencijfers opgenomen in het meerjarenplan [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 4.3, 3de alinea].

 

Een wijziging van het meerjarenplan heeft dezelfde vorm en dezelfde inhoud als een gewoon meerjarenplan [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 15].

Art. 42. (de gecoördineerde indiening van het meerjarenplan)
De meerjarenplannen worden gecoördineerd en gelijktijdig bij de gemeenteoverheid, het erkend representatief orgaan en de provinciegouverneur ingediend door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabrieken ressorteren. Als er geen centraal kerkbestuur werd opgericht, dient de kerkfabriek het meerjarenplan in.
De Vlaamse Regering bepaalt het model voor het opmaken van het meerjarenplan door de kerkraad en voor het gecoördineerd indienen van de meerjarenplannen door het centraal kerkbestuur.

Tot het takenpakket van het centraal kerkbestuur behoort het gecoördineerd indienen van het meerjarenplan (en de wijzigingen), van het budget (en de wijzigingen) en van de jaarrekening [zie Decreet, art. 32, 1° t.e.m. 3°].

Het centraal kerkbestuur dient de meerjarenplannen gecoördineerd in, maar behoudt de vorm van de onderscheiden meerjarenplannen, aangevuld met een overzicht van de daarin opgenomen gemeentelijke (of provinciale) toelagen per financieel boekjaar en per bestuur van de eredienst, en van het totaal van die toelagen.

 

Bij de wijziging van een of meer meerjarenplannen van de betrokken besturen van de eredienst, moet het overzicht daarenboven worden aangepast aan de nieuwe bedragen in die meerjarenplannen. Het centraal bestuur dient die wijziging of wijzigingen samen met het aangepaste overzicht in [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 16].

 

Dat centraal kerkbestuur heeft een belangrijke coördinerende rol in het overleg tussen het gemeente- of provinciebestuur en de besturen van de eredienst van die gemeente. In het decreet is bepaald dat het centraal bestuur de verschillende meerjarenplannen samen moet indienen. Dat moet op een gecoördineerde wijze gebeuren, dat wil zeggen dat de verschillende meerjarenplannen samen worden ingediend. Er blijft echter per bestuur van de eredienst een afzonderlijk meerjarenplan bestaan. Het is dus zeker niet de bedoeling dat er per centraal bestuur één meerjarenplan wordt gedistilleerd uit de meerjarenplannen van de afzonderlijke besturen.

 

De enige formaliteit die het centraal bestuur moet vervullen bij het indienen van de meerjarenplannen is het toevoegen van een samenvatting waarin voor alle jaren van het meerjarenplan de verschillende toelagen voor de verschillende besturen worden opgesomd. Die samenvattende tabel kan op verschillende manieren worden opgesteld.

 

Een mogelijke werkwijze is een opsplitsing te maken tussen de exploitatie en de investeringen, en ook tussen de verschillende investeringsprojecten per bestuur. Dat geeft dan een voorstelling als volgt:

 

Exploitatie

2008

2009

2010

2011

2012

2013

bestuur A

10

10

10

11

11

11

bestuur B

10

11

11

11

11

11

bestuur C

5

6

6

6

6

7

bestuur D

7

6

7

6

7

8

Totaal

32

33

34

34

35

37

 

Investeringen

2008

2009

2010

2011

2012

2013

bestuur A

10

10

0

0

0

0

bestuur B1

25

0

0

0

0

0

bestuur B2

5

10

10

0

0

0

bestuur B3

0

0

5

10

25

0

bestuur C

0

0

10

20

5

0

bestuur D

0

10

0

0

0

10

Totaal

40

30

25

30

30

10

Ook de wijzigingen van de meerjarenplannen moeten door het centraal bestuur gecoördineerd worden ingediend. Daarbij moet ook het samenvattende overzicht worden aangepast, waarbij de cijfers voor de besturen waarvan het meerjarenplan niet gewijzigd werd, moeten worden hernomen. Om praktische redenen zal het daarom wenselijk zijn om de formele wijzigingen van het meerjarenplan zo veel mogelijk te groeperen. De meeste wijzigingen zullen immers nodig zijn bij het opstellen van de budgetten en zullen dus allemaal rond hetzelfde ogenblik worden doorgevoerd [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 4.4 en AR-Bh tot 05.09.2008, art. 16].

De gegevens die de kerkraden meedelen aan de burgerlijke en kerkelijke overheden moeten in een tabel worden opgenomen die enerzijds de gewone exploitatie-uitgaven en anderzijds de investeringen omvat. De gegevens van deze tabel moeten juist en in overeenstemming zijn met de gegevens van vorige ingediende jarenplannen en met de wijzigingen die door de burgerlijke overheden werden aangebracht. Deze overeenstemming onderzoeken is een inherente opdracht van het centraal kerkbestuur [zie Decreet, art. 32].

De meerjarenplannen moeten gecoördineerd en gelijktijdig worden ingediend door het centraal bestuur bij de gemeente- en / of provincieoverheid, het representatief orgaan van de eredienst (de bisschop) en de provinciegouverneur [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. h4.5].

Er bestaan modellen die kunnen worden gedownload op www.binnenland.vlaanderen.be/kerkfabrieken/erediensten_modellen.htm.

 

 

Art. 43. (de goedkeuring van het meerjarenplan na advies)
De meerjarenplannen en de wijzigingen zijn onderworpen aan het advies van het erkend representatief orgaan en aan de goedkeuring van de gemeenteraad.
Bij ontstentenis van het versturen van zijn advies naar de gemeenteraad binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na het inkomen bij het erkend representatief orgaan van de meerjarenplannen, wordt het voornoemd orgaan geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.
De gemeenteraad spreekt zich uit over de goedkeuring binnen een termijn van honderd dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het advies van het erkend representatief orgaan bij de gemeenteoverheid of de dag na het verstrijken van de termijn van vijftig dagen, en verstuurt zijn besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn aan de provinciegouverneur, het centraal kerkbestuur, de kerkfabrieken in kwestie en het erkend representatief orgaan.
Als binnen de termijn van honderd dagen, bedoeld in het derde lid, geen besluit naar de provinciegouverneur, het centraal kerkbestuur, de kerkfabrieken in kwestie en het erkend representatief orgaan is verstuurd, wordt de gemeenteraad geacht zijn goedkeuring aan de meerjarenplannen te hebben verleend.

De indieningprocedure van het meerjarenplan is termijngebonden. De termijnen beginnen te lopen vanaf de dag de dag van ontvangst van het meerjarenplan of de –wijziging, van het advies of van het gemeentelijk besluit. De sanctie bij gebrek is de goedkeuring van het meerjarenplan en / of de –wijziging.

                                                                   

Het niet-besluit mag niet gelijkgesteld worden aan een ongunstig advies of de verwerping van het meerjarenplan of de -wijziging. Het niet-besluit is een ontbrekende daad door de religieuze of burgerlijke overheid. Namelijk, het meerjarenplan wordt niet geadviseerd binnen de opgelegde termijn door de bisschop; de gemeenteraad neemt geen besluit binnen de opgelegde termijn.

 

Het erkend representatief orgaan brengt advies uit bij het meerjarenplan of de -wijziging binnen een termijn van vijftig dagen. De gemeenteraad keurt daarna al of niet het meerjarenplan of de –wijziging goed binnen een termijn van honderd dagen. De termijn van 100 dagen begint op de dag na de dag van ontvangst van het advies door het erkend representatief orgaan of bij het verstrijken van de termijn van 50 dagen bij gebrek aan advies.

 

In tegenstelling tot de oude regelingen zijn de termijnen dwingend. Als het representatief orgaan niet binnen vijftig dagen een advies heeft uitgebracht, wordt dat onherroepelijk gelijkgesteld met een gunstig advies en begint de daaropvolgende termijn van honderd dagen dus ook te lopen. Op dezelfde wijze wordt, als de gemeente- of provincieraad binnen honderd dagen geen (niet-) goedkeuring heeft beslist, het stilzwijgen gelijkgesteld met een goedkeuring. Bepalend voor die termijnen is het ogenblik waarop het advies of het besluit verstuurd wordt.*

 

Wat het bewijs van verzending en nog veel meer van ontvangst aangaat, kan dit slechts geverifieerd worden aan de hand van een geschreven bewijs. Er ontstaat een vermoeden dat een akte ontvangen wordt op het ogenblik dat vaststaand kan bewezen worden dat de akte werd verstuurd (verzendingstheorie). In de eerste plaats moet hierbij gedacht worden aan een bij ter post verzonden aangetekend schrijven. Verder kan een ontvangstmelding door de religieuze of burgerlijke overheid definitief uitsluitsel geven wanneer de ontvangsttermijn begint te lopen.

 

In geval van goedkeuring loopt de toezichtprocedure hier ten einde [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt.4.5].

 

Het gemeenteraadsbesluit moet aan een dubbele voorwaarde voldoen, namelijk het moet worden genomen binnen de vermelde termijn van 100 dagen en moet daarenboven aan de kerkraad, het centraal kerkbestuur, de bisschop en de provinciegouverneur ook worden toegezonden ten laatste bij het verstrijken van deze termijn. In het 3de lid van het artikel wordt aldus een onderscheid gemaakt tussen het tijdstip dat het gemeenteraadsbesluit genomen wordt en het tijdstip dat het besluit aan de partijen wordt meegedeeld.

 

Omdat termijnberekening niet eenvoudig is, zijn de toepasselijke artikelen van het Gerechtelijk Wetboek in extenso (infra) opgenomen. Daarenboven wordt recente rechtspraak vermeld en wordt een voorbeeld gegeven. Voor een goed begrip worden ook de wettelijke feestdagen opgesomd : de zondagen, 1 januari, paasmaandag, 1 mei, hemelvaartsdag, pinkstermaandag, 21 juli, Maria-ten-Hemelopneming (15 augustus), Allerheiligen (1 november), 11 november en Kerstdag (25 december). Hierbij valt op dat Allerzielen (2 november) en 2de kerstdag (26 december) geen wettelijke feestdagen zijn, maar gelijkgestelde feestdagen die in de termijnberekening als gewone werkdagen worden beschouwd. Pasen en Pinksteren zijn ook niet vermeld, maar die vallen dan ook op een zondag…

                                                                                                                                                                  

*Verzendingstheorie versus ontvangsttheorie.

 

Met een rechtspraakherziening bevestigde het Arbitragehof (nu Grondwettelijk Hof) wat men besloten heeft de «ontvangsttheorie» te benoemen, terwijl het Hof van Cassatie sinds 1998 resoluut koos voor de zogeheten «verzendingstheorie» uitgaand van een letterlijke interpretatie van artikel 32 van het Gerechtelijk Wetboek. Het gerechtelijk wetboek werd bij art. 2 van de wet van 13.12.2005 (BS 21.12.2005) aangepast, om tegemoet te komen aan de doelstellingen van grondwettelijke aard die door het Arbitragehof zijn uitgevaardigd. Het principe huldigend van de dubbele datum, voorziet men nu om – voor wat de geadresseerde betreft – rekening te houden met de meest voor de hand liggende datum waarop deze in de mogelijkheid verkeert om effectief kennis te nemen van een brief die door middel van een officiële kennisgeving tot hem is gericht.

 

De Raad van State heeft in haar arrest van 24 oktober 2002 (R.v.St. nr. 111878, 24 oktober 2002, R.W. 2002-2003, 1466) gesteld dat een kennisgeving bij een ter post aangetekende brief rechtsgeldig is wanneer de postbode zich aan de woning van de belanghebbende heeft aangemeld en als hij de brief niet persoonlijk aan de geadresseerde of zijn gemachtigde heeft kunnen overhandigen in de brievenbus een bericht heeft achtergelaten waarin deze ervan op de hoogte wordt gebracht dat de brief kan worden afgehaald op het postkantoor.

 

Art. 52, 1ste lid (GW)

De termijn wordt gerekend van middernacht tot middernacht. Hij wordt gerekend vanaf de dag na die van de akte of van de gebeurtenis die hem doet ingaan en omvat alle dagen, ook de zaterdag, de zondag en de wettelijke feestdagen.

Art. 53 (GW)

De vervaldag is in de termijn begrepen. Is die dag echter een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag, dan wordt de vervaldag verplaatst op de eerstvolgende werkdag.

 

Art. 53bis (GW)

Ten aanzien van de geadresseerde, en tenzij de wet anders bepaalt, worden de termijnen die beginnen te lopen vanaf een kennisgeving op een papieren drager berekend:

wanneer de kennisgeving is gebeurd bij gerechtsbrief of bij een ter post aangetekende brief met ontvangstbewijs, vanaf de eerste dag die volgt op deze waarop de brief aangeboden werd op de woonplaats van de geadresseerde of, in voorkomend geval, op zijn verblijfplaats of gekozen woonplaats;

 

wanneer de kennisgeving is gebeurd bij aangetekende brief of bij gewone brief, vanaf de derde werkdag die volgt op die waarop de brief aan de postdiensten overhandigd werd, tenzij de geadresseerde het tegendeel bewijst.

 

Art. 54 (GW)

Een in maanden of in jaren bepaalde termijn wordt gerekend van de zoveelste tot de dag vóór de zoveelste.

 

Een voorbeeld:

 

het meerjarenplan moest gecoördineerd worden ingediend ten laatste op maandag 02.07.2007 bij toepassing van artikelen. 41 en 42 van het Decreet. Indien de bisschop geen ontvangst meldt van de neergelegde meerjarenplannen, dan begint de termijn van 50 dagen te lopen vanaf de 3de dag na de dag van overhandiging aan de postdiensten.

                          

In de veronderstelling dat de dag van overhandiging aan de postdiensten valt op donderdag 28.06.2007, dan begint de termijn van 50 dagen te lopen vanaf zondag 01.07.2007 en loopt ze af op zondag 19.08.2007. In tegenstelling tot wat artikel 53 (GW) doet vermoeden, wordt deze termijn niet verlengd. Deze verlenging geldt alleen voor processenrechterlijke termijnen. Indien de bisschop geen advies verstrekt, dan begint voor de gemeenteraad een termijn van 100 dagen te lopen vanaf maandag 20.08.2007 en loopt deze termijn af op woensdag 28.11.2007.

 

In de veronderstelling dat de bisschop ontvangst meldt op maandag 02.07.2007, dan begint de termijn van 50 dagen te lopen vanaf dinsdag 03.07.2007 en loopt ze af op maandag 20.08.2007.

Art. 44. (beroepsprocedures in verband met het meerjarenplan)
§
1. In geval van niet-goedkeuring door de gemeenteraad zijn de meerjarenplannen onderworpen aan de goedkeuring door de provinciegouverneur.
De provinciegouverneur spreekt zich over de goedkeuring uit binnen een termijn van dertig dagen die ingaat de dag na het inkomen van het niet-goedkeuringsbesluit. Hij verstuurt zijn besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn aan de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan.
Als binnen de termijn van dertig dagen geen besluit naar de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan is verstuurd, wordt de provinciegouverneur geacht zijn goedkeuring aan de meerjarenplannen te hebben verleend.

§ 2. Tegen de beslissing van de provinciegouverneur of bij ontstentenis van beslissing kan de kerkfabriek in kwestie of de gemeenteoverheid bij de Vlaamse Regering beroep instellen binnen een termijn van dertig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het besluit bij de kerkfabriek en bij de gemeenteoverheid of, bij ontstentenis van beslissing, de dag na het verstrijken van de termijn, bedoeld in het derde lid.
De Vlaamse Regering spreekt zich over het beroep uit binnen een termijn van dertig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het beroep. Ze verstuurt haar besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn aan de provinciegouverneur, de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan.
Als binnen de termijn van dertig dagen geen besluit naar de provinciegouverneur, de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan is verstuurd, is het beroep ingewilligd.

Het algemeen administratief toezicht voorziet in een schorsing- en vernietigingstoezicht op de beslissingen van het lokaal en het centraal bestuur van de erediensten, evenals op de beslissingen van de voorzitter en de secretaris van de raden die voor overheidsopdrachten samen optreden (zie Decreet, art. 58, §§ 1 en 2 en art. 59).

 

Een overeenstemmende procedure is voor accountantshandelingen voorzien. Bij het afwijzen van het ingediende en geadviseerde meerjarenplan of de –wijziging door de gemeenteraad voorziet art. 44 van het Decreet, procedures om de genomen negatieve beslissing van de gemeenteraad te bestrijden. De eerste procedure wordt ambtshalve door de provinciegouverneur uitgeoefend. De tweede procedure wordt uitgeoefend door de Vlaamse Regering die optreedt op verzoek van ofwel de kerkraad, ofwel de gemeenteraad.

 

De beide procedures zijn termijngebonden. De termijnen beginnen te lopen vanaf de dag de dag van ontvangst van het gemeentelijk afkeuringbesluit van het meerjarenplan en / of de –wijziging bij de provinciegouverneur. De sanctie bij gebrek is de stilzwijgende goedkeuring van het meerjarenplan en / of de –wijziging. Bij voortgezette procedure bij de Vlaamse regering, dit wil zeggen bij het indienen van een beroep tegen een besluit van de provinciegouverneur door ofwel de kerkraad, ofwel de gemeenteraad, gelden dezelfde regels.

 

De termijn begint te lopen vanaf de dag de dag van ontvangst van het afkeuringbesluit bij de provinciegouverneur, of van het beroep bij de Vlaamse Regering. Aangezien de gemeenteraad in principe mededelingsplicht heeft aan de provinciegouverneur, zou er altijd een begin- en einddatum van de termijn moeten kunnen worden vastgelegd [zie Decreet, art. 43, 2de lid]. Maar het is helemaal niet zeker dat de administratie van de gemeente op tijd de besluiten van de gemeenteraad meedeelt. Ondanks een op tijd genomen besluit, kan de verzending en aldus de afgifte ter post te laat gebeuren [zie onderscheid in Decreet, art. 43,3de lid, eerste deel versus tweede deel].

 

In principe is de dag van ontvangst bepaald op de derde werkdag die volgt op de dag waarop de brief aan de postdiensten werd overhandigd [zie art. 53bis, 2° GW]. Tenzij de provinciegouverneur of de Vlaamse Regering bewijst dat het afkeuringbesluit of het beroep op een andere dag werd ontvangen. Dit kan door het versturen van een ontvangstbericht aan de geïnteresseerde partijen waarin expliciet de dag van ontvangst en daarmee het begin van de termijn wordt vermeld.

 

Als de gemeenteraad geen goedkeuring verleent, wordt het meerjarenplan onderworpen aan de goedkeuring door de provinciegouverneur. De gouverneur verstuurt dan binnen een termijn van dertig dagen vanaf de dag de dag van ontvangst van het niet-goedkeuringsbesluit zijn beslissing aan alle betrokkenen (de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de bisschop en de gemeenteoverheid). Doet de gouverneur niets binnen de termijn van 30 dagen, dan wordt het meerjarenplan automatisch goedgekeurd.

 

Tegen de (stilzwijgende) beslissing van de gouverneur kan ten slotte nog beroep ingediend worden bij de Vlaamse Regering. Dat beroep moet worden aangetekend binnen een termijn van dertig dagen. Binnen deze termijn moet de Vlaamse Regering zich ook uitspreken over het beroep. Doet de Vlaamse Regering niets, dan wordt het beroep bij het verstrijken van de termijn als ingewilligd beschouwd [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt.4.5].

 

Afdeling 2. - Budget

Art. 45. (de annaliteit van het financieel boekjaar)
Het financieel boekjaar van de kerkfabriek begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

De annaliteit van de boekhouding ligt verankerd in de algemene principes bij het voeren van een boekhouding van een overheidsinstelling. Het boekjaar loopt vanaf 01.01 tot en met 31.12. van hetzelfde jaar [zie Nieuwe Gemeentewet, art. 238, 1ste lid: “Het financiële dienstjaar van de gemeente komt overeen met het burgerlijk jaar.”].

 

Door de toepassing van deze principes eindigt het financiële boekjaar onherroepelijk op 31 december. Het is dus niet langer mogelijk om in het begin van het jaar nog uitgaven te doen op het voorgaande financiële boekjaar. In het begin van januari kunnen nog wel de uitgaven worden geboekt die op een bankuittreksel voorkomen met als bankdatum 31/12, maar geen nieuwe uitgaven meer worden gedaan die betrekking hebben op het voorgaande jaar [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 9.1 en Nieuwe Gemeentewet, art. 238, 2de lid: “ Behoren tot een dienstjaar alleen de rechten verkregen door de gemeente en de verplichtingen aangegaan ten opzichte van de schuldeisers tijdens dit dienstjaar, ongeacht het dienstjaar waarin zij worden vereffend.”].

Art. 46. (het budget van het volgende boekjaar)
De kerkraad stelt jaarlijks op basis van het meerjarenplan het budget van de kerkfabriek voor het volgende boekjaar vast en dient het in voorkomend geval voor 30 juni in bij het centraal kerkbestuur. Het budget bestaat uit een investeringsbudget en een exploitatiebudget.
Als een kerkraad in gebreke blijft bij het indienen van het budget, wordt het budget opgemaakt door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabriek ressorteert.

De kerkraden stellen jaarlijks een budget op en bezorgen dat vóór 30 juni, dit wil zeggen ten laatste op 29 juni, aan het centraal bestuur. De basis voor het budget is het goedgekeurde meerjarenplan [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1]. Alle budgetcijfers mogen worden afgerond tot op de gehele euro [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 19]. Hierbij geldt dezelfde aanbeveling als bij de afronding van de cijfers van het meerjarenplan: hoewel ze niet wordt verplicht, is die afronding voor de leesbaarheid van het budget wel aan te bevelen. Ook hier is de informatiewaarde van de bedragen in eurocent veeleer klein [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

 

Het budget bestaat uit een financiële nota en een beleidsnota [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 17]. De financiële nota van het budget maakt een onderscheid tussen de ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen die betrekking hebben op de exploitatie enerzijds en op de investeringen anderzijds.

 

Het budget geeft de kredieten weer voor alle ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, die tijdens dat financieel boekjaar kunnen worden verricht, met uitzondering van de geldverrichtingen die enkel betrekking hebben op de beschikbare kasvoorraad.

 

Het budget geeft daarnaast de cijfers van de laatst vastgestelde jaarrekening, de cijfers van het laatst vastgestelde budget en de voor dat financieel boekjaar opgenomen cijfers uit het niet-geactualiseerde meerjarenplan. Wat de vorm en inhoud aangaan, zijn er beperkingen opgelegd bij ministerieel besluit [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 18]. Er bestaan modellen [zie www.binnenland.vlaanderen.be/kerkfabrieken/erediensten_modellen.htm].

 

De financiële nota is de cijfermatige vertaling van al wat het bestuur van de eredienst heeft gepland voor dat financiële boekjaar. Het model voor die financiële nota werd vastgesteld bij ministerieel besluit en is uiteraard op dezelfde wijze opgebouwd als de financiële nota van het meerjarenplan. Ter vergelijking worden er naast de eigenlijke budgetcijfers ook de cijfers van de laatste vastgestelde jaarrekening in opgenomen, de cijfers van het vorige budget en de cijfers van het laatste niet-geactualiseerde meerjarenplan. Met dat laatste worden de cijfers bedoeld die in het initiële (of gewijzigde) meerjarenplan stonden voordat het budget werd opgesteld. In die zin is dat het niet-geactualiseerde meerjarenplan, aangezien bij het opstellen van het budget het meerjarenplan moet worden geactualiseerd door de budgetcijfers op te nemen in het meerjarenplan. Het heeft geen zin om de cijfers van na die actualisering op te nemen, aangezien die per definitie identiek zullen zijn aan de cijfers van het budget [zie GV boekhouding 22.02.2008, 5.1].

 

Boekhoudkundig moet het totaal van de geraamde ontvangsten in de exploitatie, aangevuld met de eventuele gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage, en [het gecorrigeerd overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien], gelijk zijn aan de som van de geraamde uitgaven in de exploitatie en de overboekingen. De gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage is de sluitpost van die berekening [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 20].

 

Het saldo van de geraamde ontvangsten en de uitgaven van de investeringen, met inbegrip van het overschot of tekort van de investeringen van twee financiële boekjaren voordien, het eventuele negatieve saldo van de budgetwijziging van het voorgaande financiële boekjaar, vermeld in artikel 23, tweede lid, en de overboekingen, is gelijk aan of groter dan nul. [De zelfbedruipende besturen mogen gemotiveerd afwijken van de bepalingen van dit artikel.] [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 20].

 

Uit de cijfers van de financiële nota van het budget moet blijken dat de financiën van het bestuur van de eredienst in evenwicht zijn. Daarom wordt er een verplicht evenwicht opgelegd in artikel 20 van het reglement. Dat evenwicht in de exploitatie kan schematisch als volgt worden weergegeven:

 

Exploitatieontvangsten

 

- exploitatie-uitgaven

 

 

exploitatie voor overboekingen

- overboekingen naar investeringen

 

 

exploitatie eigen dienstjaar

gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2

 

 

exploitatie voor toelage

Exploitatietoelage

 

 

Nul

 

In het model van de financiële nota voor het budget wordt de volgende voorstelling opgelegd:

 

A

Eredienst

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

B

gebouwen van de eredienst

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

C

bestuur van de eredienst

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

D

privaat patrimonium

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

E

Stichtingen

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

F

exploitatie zonder financiering

totaal (A-E)

totaal (A-E)

overschot/tekort

G

Financiering

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

H

exploitatie voor overboekingen

som F+G

som F+G

overschot/tekort

I

Overboekingen

totaal

J

exploitatie eigen financieel boekjaar

verschil (H-I)

K

gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2

verschil (K1-K2)

 

K1 overschot/tekort exploitatie n-2

  xx

 

K2 gecorrigeerd overschot/tekort in budget n-1

  xx

L

exploitatie voor toelage

som J+K

M

Exploitatietoelage

xx

 

M1 gewone exploitatietoelage

   xx

 

M2 achterstallige exploitatietoelage

  (xx)

N

overschot exploitatie

som L+M (0)

 

Per hoofdfunctie wordt in deze tabel het totaal van de ontvangsten en van de uitgaven opgenomen, en het overschot of tekort waarin dat resulteert. Daarvan wordt dan een tussentotaal (F) gemaakt zonder de hoofdfunctie financiering, wat het totaal oplevert van de ontvangsten en uitgaven die werkelijk op dat financiële boekjaar betrekking hebben: dus zonder de aflossingen van de leningen. Als bij dat tussentotaal ook de hoofdfunctie financiering wordt geteld, wordt het totaal van de exploitatie voor overboekingen (H) verkregen. Daar moeten dan de eventuele overboekingen naar de investeringen worden bijgeteld om het totaal van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar (J) te krijgen.

 

Voordat de exploitatietoelage kan worden berekend, moet eerst nog het resultaat van de exploitatie van de voorgaande jaren worden opgenomen in de berekening. Wat het gemeente- of provinciebestuur vroeger te veel heeft betaald, wordt daardoor in mindering gebracht op de exploitatietoelage. Concreet gebeurt die correctie aan de hand van het overschot of tekort van de exploitatie in de rekening van twee financiële boekjaren voordien (K1), verminderd met het bedrag dat in het budget voor het voorgaande jaar werd opgenomen op de rij K (K2). Het bedrag dat zo verkregen wordt, wordt het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien (K) genoemd. Het is niet mogelijk dat gecorrigeerde overschot of tekort te vervangen door het werkelijke overschot van de exploitatie van het voorgaande financieel boekjaar, ook niet nadat de rekening van dat jaar vastgesteld is. Als het budget eenmaal is vastgesteld, blijft het bedrag op de rij K van het budget dus ongewijzigd.

 

De som van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar en het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien, levert het totaal van de exploitatie voor toelage op. Als dat een negatief getal is, dan is het bedrag dat nodig is om op nul te komen, het bedrag van de exploitatietoelage (M) voor dat jaar.

 

Het is van belang te onderstrepen dat weliswaar per hoofdfunctie het overschot of tekort wordt berekend, maar dat daaraan geen enkel gevolg gekoppeld kan worden. Die tussentotalen zijn alleen bedoeld om een algemeen overzicht te krijgen van de ontvangsten en uitgaven van het bestuur van de eredienst en dienen dus zeker niet om een evenwicht per hoofdfunctie op te leggen.

 

Er wordt in dit overzicht ook een rij opgenomen waarin de eventuele achterstallige exploitatietoelagen van de voorgaande jaren kunnen worden ingevoerd. Daardoor kan het bestuur verduidelijken dat een gedeelte van de exploitatietoelage voor het jaar van het budget in feite nog een achterstallige verplichting is van het gemeente- of provinciebestuur. Aangezien er vertrokken wordt van het resultaat van twee jaar voordien, zal dat normaal alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt worden.

 

Net als bij het meerjarenplan wordt op de evenwichtsverplichting een uitzondering gemaakt voor de zelfbedruipende besturen. Ze kunnen, met toepassing van artikel 20, derde lid, gemotiveerd afwijken van het verplichte evenwicht. Dat geeft hen de mogelijkheid om op een soepeler manier om te gaan met de verwerking van de overschotten en tekorten van het verleden in hun budgetten. Aangezien er bij de zelfbedruipende besturen geen sprake is van een exploitatietoelage, houdt dat geen risico’s in voor het betrokken gemeente- of provinciebestuur. Het is wel van belang dat die afwijking afdoende gemotiveerd wordt. De beleidsnota van het budget is wellicht de aangewezen plaats om die motivering op te nemen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

 

Ook in de investeringen wordt er een evenwichtsverplichting opgelegd. In tegenstelling tot in het meerjarenplan wordt hier wel rekening gehouden met de eventuele overschotten of tekorten in de investeringen in het verleden.

 

Het evenwicht in de investeringen kan op dezelfde wijze schematisch als volgt worden voorgesteld. Het negatieve saldo van de budgetwijziging van het voorgaande dienstjaar (een uitzondering die mogelijk gemaakt wordt in artikel 23, tweede lid, van het reglement), wordt verder in deze omzendbrief behandeld.

 

investeringsontvangsten

 

- investeringsuitgaven

 

 

investeringen voor overboekingen

overboekingen uit exploitatie

 

 

investeringen eigen dienstjaar

overschot/tekort investeringen n-2

 

negatief saldo budgetwijziging n-1

 

 

nul of groter dan nul

 

Er is hier niet in een aparte rij voor de tegemoetkomingen van de gemeente of de provincie voorzien omdat die opgenomen zijn bij de andere investeringsontvangsten. In het model voor de financiële nota van het budget wordt de volgende voorstelling opgelegd:

 

O

Eredienst

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

P

gebouwen van de eredienst

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

Q

bestuur van de eredienst

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

R

privaat patrimonium

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

S

Stichtingen

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

T

investeringen zonder financiering

som (O-S)

som (O-S)

overschot/tekort

U

Financiering

ontvangsten

uitgaven

overschot/tekort

V

investeringen voor overboekingen

som T+U

som T+U

overschot/tekort

W

Overboekingen

 

 

Totaal

X

investeringen eigen financieel boekjaar

 

 

som V+W

Y

overschot/tekort investeringen n-2

 

 

Xx

Y'

overschot/tekort budgetwijziging n-1

 

 

Xx

Z

overschot/tekort investeringen

 

 

som

 

Net als in de exploitatie wordt in deze tabel per hoofdfunctie het totaal van de ontvangsten en van de uitgaven opgenomen en het overschot of tekort waarin dat resulteert. Daarvan wordt dan een tussentotaal gemaakt zonder de hoofdfunctie financiering. Door bij dat tussentotaal ook de hoofdfunctie financiering op te tellen, wordt het totaal van de investeringen voor overboekingen verkregen. Door daar de overboekingen bij op te tellen, wordt het overschot of tekort van de investeringen van het eigen financiële boekjaar verkregen. Daar moeten dan nog de resultaten uit het verleden worden bijgeteld: het resultaat van de investeringen in de rekening van twee jaar voordien. Hierbij moet in voorkomend geval ook rekening worden gehouden met het tekort van de budgetwijziging van het voorgaande jaar. Dat is een uitzonderlijke regeling die verder wordt toegelicht (cf. 5.2). De uiteindelijke slotsom van de investeringen moet steeds nul zijn. De gemeentelijke of provinciale investeringstoelagen worden hier niet als een sluitpost opgenomen in dit overzicht. Die toelagen zullen immers afhankelijk zijn van de concrete investeringsprojecten en werden dus, net als bijvoorbeeld de gewestelijke toelagen, opgenomen bij de investeringsontvangsten. Dat is een duidelijk verschil tussen de voorstelling van de exploitatie en die van de investeringen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

 

De beleidsnota verwoordt het beleid dat het bestuur van de eredienst gedurende het desbetreffende financieel boekjaar zal voeren en verantwoordt minimaal de wijzigingen ten opzichte van de cijfers voor dat financieel boekjaar uit het niet-geactualiseerde meerjarenplan [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 21].

 

De beleidsnota is dus eigenlijk de basis voor de cijfers van de financiële nota (en vervangt de toelichting). Omdat die cijfers kunnen afwijken van de cijfers van het meerjarenplan, is het van belang dat minstens die verschillen worden geduid [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

 

De decretale indeplaatsstelling waarbij het centraal kerkbestuur optreedt voor rekening van de kerkraad die in gebreke blijft om een budget op te stellen, is gebaseerd op artikel 32, 7° van het Decreet.

 

Art. 47. (gecoördineerde indiening van de budgetten bij de gemeenteoverheid na advies van de bisschop)
De budgetten worden na het advies van het erkend representatief orgaan jaarlijks voor 1 oktober gecoördineerd bij de gemeenteoverheid ingediend door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabrieken ressorteren. Als er geen centraal kerkbestuur werd opgericht, dient de kerkfabriek het budget in.
De Vlaamse Regering bepaalt het model voor het opmaken van het budget door de kerkraad en voor het gecoördineerd indienen van de budgetten door het centraal kerkbestuur.

De budgetten moeten jaarlijks door de kerkraden bij het Centraal kerkbestuur ingediend worden voor 30 juni, dit wil zeggen uiterlijk op 29 juni [zie Decreet, art. 46]. Het Centraal Kerkbestuur vraagt advies aan het erkend representatief orgaan, hetzij aan de Bisschop of zijn aangestelde. De termijn waarover de bisschop beschikt is niet vastgelegd.

 

Echter is bepaald dat het Centraal kerkbestuur verkregen advies, de budgetten bij de gemeenteraad moet indienen voor 01 oktober, hetzij ten laatste op 30 september. Daaruit kan men besluiten dat de bisschop over een termijn beschikt van ongeveer 90 dagen (21 juli en 15 augustus vallen in principe als wettelijke feestdagen weg) om zijn advies te verstrekken. De volledige uitputting van deze termijn brengt echter het Centraal Kerkbestuur in een moeilijk parket, aangezien dit bestuur ook de wijzigingen van de budgetten moet behandelen en deze gecoördineerd moet indienen bij de gemeenteraad voor 15 september, dit wil zeggen uiterlijk op 14 september [zie Decreet, art. 50].

 

Ook de budgetten blijven afzonderlijke documenten [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 25, 1ste lid]. Er is geen sprake van consolidatie van de afzonderlijke budgetten in een gezamenlijk budget. Wel moet het centraal bestuur ook hier een samenvattende tabel opstellen met de verschillende toelagen voor de verschillende besturen [ibidem, 1ste lid in fine]. Die samenvattende tabel kan op verschillende wijzen worden opgemaakt, maar een mogelijke voorstelling is de volgende:


 

 

 

exploitatietoelage

investeringstoelagen

totaal

bestuur A

10

10

20

bestuur B

10

30

40

bestuur C

5

0

5

bestuur D

7

0

7

totaal

32

40

72

 

De budgetwijzigingen van het lopende exploitatiejaar moeten door het centraal bestuur gecoördineerd worden ingediend bij de gemeenteraad voor 15 september, dit wil zeggen uiterlijk op 14 september [zie Decreet, art. 50]. Daarbij moet ook het samenvattende overzicht worden aangepast, waarbij de cijfers voor de besturen waarvan het budget niet gewijzigd werd, moeten worden hernomen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 25, 2de lid]. Om praktische redenen zal het daarom wenselijk zijn om de budgetwijzigingen zo veel mogelijk te groeperen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.4].

 

In artikel 50 is helemaal niet bepaald dat de budgetwijziging ook onderworpen is aan het advies van het erkend representatief orgaan. Het algemeen reglement tot 22.02.2008 legt in artikel 25 deze verplichting ook niet op, maar bepaalt slechts in het 2de lid dat het overzicht vermeld in het 1ste lid aangepast moet worden ingediend.

 

Art. 48. (budget binnen de grenzen van het goedgekeurde meerjarenplan)
Als de gemeentelijke bijdrage in het budget binnen de grenzen blijft van het bedrag, opgenomen in het goedgekeurde meerjarenplan, neemt de gemeenteraad hiervan akte binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het budget bij de gemeenteoverheid. Zij geeft daarvan kennis aan het centraal kerkbestuur, de kerkfabrieken in kwestie en het erkend representatief orgaan.

De budgetten worden door het centraal bestuur, na advies van het representatief orgaan van de eredienst, ingediend bij het gemeente- of provinciebestuur [zie Decreet, art. 47]. Het decreet maakt daarbij een onderscheid tussen twee mogelijkheden: het budget is conform het meerjarenplan, het budget overstijgt het goedgekeurde meerjarenplan.

 

In het eerste geval blijft de gemeentelijke of provinciale toelage in het budget binnen de grenzen van het bedrag opgenomen in het goedgekeurde meerjarenplan. In die situatie neemt de gemeente- of provincieraad akte van het budget binnen een termijn van vijftig dagen [zie Decreet, art. 48]. Dit wil zeggen dat de Gemeenteraad de budgetten conform het meerjarenplan de facto moet aanvaarden. De gemeenteraad licht het CKB, het Kerkbestuur en het erkend representatief orgaan, de Bisschop, van zijn besluit in binnen een termijn van 50 dagen vanaf de dag na de dag van ontvangst van het budget. Als het budget binnen het bedrag van het (goedgekeurde) meerjarenplan blijft, dan geldt dezelfde sanctie wegens gebrek, namelijk de feitelijke goedkeuring van het budget [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.5].

 

De toezichtprocedure zoals die door het Eredienstendecreet wordt bepaald, maakt van het meerjarenplan het ultieme document in de relatie tussen het gemeente- of provinciebestuur en het bestuur van de eredienst. Zolang het bestuur van de eredienst zich aan de in het meerjarenplan vastgelegde opties houdt, neemt het gemeente- of provinciebestuur enkel akte van het budget. Er kan in die situatie geen sprake meer zijn van een niet-goedkeuring of een schorsing van het budget.

Voor de budgetwijzigingen geldt dezelfde regeling als voor de budgetten [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.5].

Art. 49. (budget buiten de grenzen van het goedgekeurde meerjarenplan en beroepsprocedure)
§
1. Als de gemeentelijke bijdrage in het budget de grenzen van het bedrag, opgenomen in het goedgekeurde meerjarenplan, overschrijdt, kan de gemeenteraad het budget aan het meerjarenplan aanpassen behalve wat de kosten betreft die betrekking hebben op het vieren van de eredienst.
De gemeenteraad spreekt zich over het budget uit binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het budget bij de gemeenteoverheid en hij verstuurt zijn besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn aan de provinciegouverneur, het centraal kerkbestuur, de kerkfabrieken in kwestie en het erkend representatief orgaan.
Als binnen de voormelde termijn van vijftig dagen geen besluit naar de provinciegouverneur, het centraal kerkbestuur, de kerkfabrieken in kwestie en het erkend representatief orgaan is verstuurd, wordt de gemeenteraad geacht het budget te hebben goedgekeurd.

§ 2. Tegen de beslissing van de gemeenteraad kan de kerkfabriek in kwestie bij de provinciegouverneur beroep indienen binnen een termijn van dertig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het besluit bij de kerkfabriek. Het budget en het besluit van de gemeenteraad moeten bij het beroep gevoegd worden.
De provinciegouverneur spreekt zich over het beroep uit binnen een termijn van dertig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het beroep en hij verstuurt zijn besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn aan de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan.
Als binnen de termijn van dertig dagen geen besluit naar de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan is verstuurd, is het beroep ingewilligd.

In het tweede geval is de gemeentelijke of provinciale toelage in het budget hoger dan het bedrag dat in het goedgekeurde meerjarenplan was opgenomen. In dat geval kan de gemeente- of provincieraad het budget aanpassen om die overeenstemming met het meerjarenplan te verkrijgen [zie Decreet, art. 49]. Die budgetaanpassing moet doorgevoerd worden binnen een termijn van vijftig dagen en er is een beroepsmogelijkheid bij de provinciegouverneur (binnen dertig dagen, uitspraak binnen opnieuw dertig dagen).

 

De procedure, vermeld in artikel 49 van het Eredienstendecreet is echter voor heel bijzondere situaties. Een verhoging van de gemeentelijke of provinciale toelage maakt immers een wijziging van het meerjarenplan noodzakelijk. Als dat meerjarenplan gewijzigd en goedgekeurd is, doet er zich geen probleem voor, aangezien het gewijzigde meerjarenplan het referentiepunt zal zijn voor de beoordeling van het budget.

 

In artikel 49 is bepaald wat er moet gebeuren als het gewijzigde meerjarenplan nog niet werd goedgekeurd en er bijvoorbeeld nog een beroepsprocedure loopt. In afwachting van het beslechten van de betwisting rond het gewijzigde meerjarenplan kan de gemeente- of provincieraad dan de budgetten aanpassen die niet in overeenstemming zijn met het vroegere, wel goedgekeurde, meerjarenplan.

 

De toezichtprocedure zoals die door het Eredienstendecreet wordt bepaald, maakt van het meerjarenplan het ultieme document in de relatie tussen het gemeente- of provinciebestuur en het bestuur van de eredienst. Zolang het bestuur van de eredienst zich aan de in het meerjarenplan vastgelegde opties houdt, neemt het gemeente- of provinciebestuur enkel akte van het budget. Er kan in die situatie geen sprake meer zijn van een niet-goedkeuring of een schorsing van het budget.

Voor de budgetwijzigingen geldt dezelfde regeling als voor de budgetten [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.5].

Art. 50. (gecoördineerde indiening van budgetwijzigingen van het lopend jaar)
De budgetwijzigingen worden voor 15 september van het lopende jaar gecoördineerd bij de gemeenteoverheid ingediend door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabrieken ressorteren.
Artikelen 48 en 49 zijn van overeenkomstige toepassing op de budgetwijzigingen.

De termijn voor de goedkeuring van een budgetwijziging is een bijzondere periode die in principe afloopt, wanneer het aangepast meerjarenplan door de gemeenteraad wordt goedgekeurd. De niet-goedgekeurde budgetwijzing kan aanleiding geven tot een toestand zoals omschreven in artikel 49 van het Decreet.

 

De budgetwijzigingen van het lopende exploitatiejaar moeten door het centraal bestuur gecoördineerd worden ingediend bij de gemeenteraad vóór 15 september, dit wil zeggen uiterlijk op 14 september. Daarbij moet ook het samenvattende overzicht worden aangepast, waarbij de cijfers voor de besturen waarvan het budget niet gewijzigd werd, moeten worden hernomen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 25, 2de lid]. Om praktische redenen zal het daarom wenselijk zijn om de budgetwijzigingen zo veel mogelijk te groeperen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.4].

 

In artikel 50 is helemaal niet bepaald dat de budgetwijziging ook onderworpen is aan het advies van het erkend representatief orgaan. Het algemeen reglement tot 22.02.2008 legt in artikel 25 deze verplichting ook niet op, maar bepaalt slechts in het 2de lid dat het overzicht vermeld in het 1ste lid aangepast moet worden ingediend.

 

Volgende wijzigingen houden een budgetwijziging in:

 

§  Voor een wijziging van de kredieten van het exploitatiebudget is een budgetwijziging nodig zodra het totaal van de ontvangsten of de uitgaven van een hoofdfunctie gewijzigd wordt of als kredieten opgenomen worden op een artikel van het budget waarop geen kredieten opgenomen waren.

§  Voor elke wijziging van de kredieten van het investeringsbudget is een budgetwijziging nodig.

§  Voor de overige wijzigingen van de kredieten van het exploitatiebudget wordt de procedure van de interne kredietaanpassing, vermeld in artikel 26 en 27, gevolgd, met behoud van de toepassing van de aanvullende voorwaarden, vermeld in artikel 6 en 10 (infra).

[zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 25, 2de lid].

 

Een budgetwijziging heeft dezelfde indeling als het budget, aangevuld met een toelichting waarin alle wijzigingen worden geduid. De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud.

 

In afwijking van artikel 20, tweede lid, mag in geval van een budgetwijziging het saldo van de geraamde ontvangsten en uitgaven van de investeringen, met inbegrip van het overschot of tekort van de investeringen van twee financiële boekjaren voordien, en de overboekingen kleiner zijn dan nul, op voorwaarde dat de absolute waarde van het negatieve saldo van die budgetwijziging niet groter is dan het overschot van de investeringen in de rekening van het voorgaande financieel boekjaar, verminderd met de absolute waarde van het eventuele negatieve saldo van de budgetwijziging van het voorgaande financieel boekjaar [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 23].

 

In afwijking van artikel 2, tweede lid, mag een niet of slechts gedeeltelijk gebruikt investeringskrediet het volgende financieel boekjaar aangewend worden mits dat krediet nadien in een budgetwijziging wordt ingeschreven.

Hetzelfde geldt voor de daarmee samenhangende ontvangsten [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 24].

 

Het bestuursorgaan kan binnen een hoofdfunctie van het exploitatiebudget de kredieten verschuiven met een interne kredietaanpassing zolang het totaal van de ontvangsten en de uitgaven van de hoofdfuncties gelijk blijft, geen kredieten opgenomen worden op artikelen van het budget voor uitgaven waarop geen kredieten opgenomen waren en de afspraken die met de gemeente gemaakt werden [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 6] in verband met (onder meer) de aanwending van de in het meerjarenplan opgenomen kredieten, het tijdstip en de wijze van uitbetaling van de toelagen en aanvullende voorwaarden voor het doorvoeren van interne kredietaanpassingen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 10] worden gerespecteerd [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 26].

 

Een lijst van de interne kredietaanpassingen maakt deel uit van de toelichting in de jaarrekening [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 27].

 

Afdeling 3. - Opbrengsten, ontvangsten, kosten en uitgaven

Art. 51. (de opbrengsten en ontvangsten van de kerkfabriek)
De opbrengsten en ontvangsten van de kerkfabriek bestaan uit het volgende: ·1° de inkomsten uit de aan de kerkfabriek toebehorende of teruggeschonken goederen; ·2° schenkingen, legaten, stichtingen en handgiften die bestemd zijn voor de zorg voor de materiële voorwaarden voor de uitoefening van de eredienst; ·3° subsidies en uitzonderlijke opbrengsten die bestemd zijn voor de zorg voor de materiële voorwaarden voor de uitoefening van de eredienst; ·4° toelagen van de gemeente of gemeenten in kwestie, bestemd om de kosten en uitgaven van de kerkfabriek, zoals vermeld in artikel 52, te dekken in geval van ontoereikende opbrengsten en ontvangsten; ·5° alle andere inkomsten die bestemd zijn voor de zorg voor de materiële voorwaarden voor de uitoefening van de eredienst.

In het algemeen moeten de opbrengsten en ontvangsten bestemd zijn voor de zorg voor de materiële voorwaarden voor de uitoefening van de eredienst. Dit wil zeggen dat de gelden of waarden die ontvangen worden, moeten toegewezen aan kosten en uitgaven die de eredienst mogelijk maakt, aan de gebouwen of bijgebouwen waarin de eredienst wordt beoefend, aan de gebouwen die aan de bedienaars van de eredienst worden ter beschikking worden gesteld.

De opdracht van de kerkfabriek is duidelijk afgebakend in art. 4 van het decreet van 7 mei 2004. Enerzijds, kan een kerkfabriek krachtens het principe van de specialiteit slechts schenkingen, legaten of stichtingen aanvaarden die passen binnen de haar toegekende bevoegdheid, zo o.m. voor de ondersteuning van de beoefening van de eredienst, voor eucharistievieringen, voor bepaalde godsdienstige intenties of voor de zielenrust van overledenen, alsook voor het onderhoud, het herstel of de nieuwbouw van kerken.

Anderzijds komen dergelijke schenkingen, legaten en stichtingen ten voordele van andere openbare instanties die hiertoe niet bevoegd zijn (bvb. gemeente of OCMW) door dit specialiteitprincipe toe aan de kerkfabrieken [Vademecum, pt. 576].

 

Zoals voor alle burgerlijke akten, zullen voorwaarden die strijdig zijn met de wet of de goede zeden, ofwel de aanvaarding van schenkingen, legaten en stichtingen onmogelijk maken, ofwel als niet bestaande worden beschouwd. De aanvaarding is onmogelijk wanneer de onwettige of ongeoorloofde voorwaarde als essentiële voorwaarde of als enig mogelijke bestemming geformuleerd werd.

 

De voorwaarde wordt als onbestaande beschouwd wanneer zij niet als exclusief bedoeld werd en het geschonkene ook op een andere wijze zinvol kan aangewend worden (bvb. de schenking van een huis onder de voorwaarde dat het niet mag verhuurd worden aan vreemdelingen). Het gaat hier over een ongeoorloofde voorwaarde. Het huis kan echter wel aanvaard worden, maar de ongeoorloofde beperking moet als niet bestaande worden beschouwd. Het huis kan aan iedereen verkocht of verhuurd worden [Vademecum, pt. 577].

Worden als ontvangsten aangemerkt: alle positieve mutaties in contant geld of op rekeningen die behoren tot de beschikbare kasvoorraad. Onder de beschikbare kasvoorraad verstaat men: alle gelden en waarden, die beschikbaar zijn in contant geld of die belegd zijn op een termijn van minder dan één jaar op rekeningen die het bestuursorgaan niet als een investeringsbelegging heeft aangewezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 9° en 10°].

De term ontvangsten wordt hier gebruikt in boekhoudkundige zin, waarbij positief staat voor een vermeerdering van een Debetrekening of voor een vermindering van een Creditrekening. Aangezien het gebruikte rekeningstelsel een kasboekhouding is en helemaal niet een analytische of dubbele boekhouding, komt het onderscheid tussen de soorten rekeningen niet altijd zo evident naar voor.

Inkomsten zijn de renten van de goederen die aan de kerkfabriek toebehoren, ofwel omdat de kerkfabriek ze verkregen (aangekocht of geschonken) heeft, ofwel omdat ze aan de kerkfabriek werden teruggeschonken in uitvoering van overeenkomsten (zie o.a. de keizerlijk decreten in verband met de kerkgoederen en het Concordaat van Napoleon (1801).

Het onderscheid tussen schenkingen en legaten en de voorwaarden om ze te aanvaarden zijn in het Decreet omschreven [zie Decreet, artn. 36 en 37].

Een handgift (soms ook genoemd “gift uit de hand” of “gift van hand tot hand”) is een schenking onder levenden van roerende goederen (geld of andere voorwerpen) door eenvoudige overhandiging. De overeenkomst is voltrokken door de overhandiging zelf. Een notariële akte is hierbij niet vereist. Deze giften zijn niet onderworpen aan enige aanvaardingsprocedure [Vademecum, pt. 581].

 

Zijn onder andere lichamelijke roerende goederen: kunstwerken, effecten aan toonder, cash, ... die via een handgift kunnen worden geschonken. Indien de schenking, de handgift niet geregistreerd wordt, dan zijn er geen schenkingsrechten verschuldigd [De Gids, schenkingen en legaten].

Bij een handgift is in principe zelfs geen schriftelijk bewijs vereist. Een handgift kan mondeling. Maar in de praktijk is het toch verstandig om voor een schriftelijk bewijsstuk te zorgen. Het probleem is immers dat de handgift opnieuw in de nalatenschap van de schenker valt als die binnen de drie jaar volgend op de handgift overlijdt. Het komt er dus op aan via een document (zoals een aangetekend schrijven) de juiste datum van de handgift en de eigendomsoverdracht te bewijzen [De Gids, schenkingen en legaten].

 

Een stichting (ook soms fundatie genoemd) is een schenking of een legaat waarbij een onroerend goed (grond of gebouw) en/of een roerend goed (bvb. kunstwerk, geldsom, kasbon) aan de kerkfabriek wordt geschonken met de last de opbrengst ervan voor een bepaalde tijd (of soms eeuwigdurend) geheel of gedeeltelijk aan te wenden voor de aangegeven opdracht.

 

Het geschonken of gelegateerde kapitaal of goed wordt dus niet opgebruikt om de last te volbrengen: alleen de jaarlijkse opbrengst wordt hiertoe geheel of gedeeltelijk aangewend. Deze last omvat doorgaans het laten opdragen van een bepaald aantal missen per jaar, soms ook het onderhoud van een graf of andere concrete opdrachten.

 

Dergelijke stichtingen zijn een concrete vorm of een welbepaald gevolg van een “vrome wilsbeschikking” waaraan de kerk steeds een bijzondere zorg en aandacht heeft besteed.

 

Vrome wilsbeschikkingen in het algemeen, en stichtingen in het bijzonder, vallen onder de regelgeving van zowel de burgerlijke als de kerkelijke overheid. In zover zij deel uitmaken van een schenking of een legaat vallen zij onder Boek III. Titel II van het Burgerlijke Wetboek, en voor kerkfabrieken vooral ook onder de wetgeving en onder het administratief toezicht op de kerkfabrieken, zoals bepaald in het decreet van de Vlaamse regering van 7 mei 2004, art. 36- 38 en 57-58.

 

Op basis van hun inhoud behoren vrome wilsbeschikkingen en stichtingen ook tot het domein van de kerkelijke wetgeving (Wetboek van canoniek recht, Boek V, Titel IV, can. 1299-1310). Men zal dus i.v.m. stichtingen nauwgezet de burgerlijke wetgeving en de voorgeschreven burgerlijke procedure in acht nemen. Wanneer dit niet gebeurd is moeten de erfgenamen erop gewezen worden toch zo goed mogelijk de wil van de erflater te eerbiedigen (can. 1299 § 2). Men zou hier kunnen spreken van een morele erflast [Vademecum, ptn. 585 en 586].

 

De jaarlijkse inkomsten van de openbare stichtingen (bvb. huishuren, pachten, renten en intresten) worden in de begroting en ook in de rekening ingeboekt bij de gewone inkomsten. De jaarlijkse uitgave voor de uitvoering van de last, bvb. de voorziene missen (soms ook voor het onderhoud van het graf), wordt ingeboekt bij de gewone uitgaven [Vademecum, pt. 592].

 

Door het Rekenhof werd het begrip subsidie als volgt gedefinieerd [Verslag van het Rekenhof over het onderzoek naar subsidies in de Vlaamse Gemeenschap dd 06.01.1999, p. 13, pt. 1.2.1]: “Een regeling houdende instelling van een tegemoetkoming die aan volgende voorwaarden voldoet:

het betreft een financiële transfer, waarvoor aan de toekenning ervan voorwaarden gekoppeld worden, met als doe1 het tot stand brengen of het beïnvloeden van activiteiten die zonder deze transfer niet of niet in dezelfde mate zouden zijn uitgevoerd en die leiden tot door de overheid gewenste effecten in één of meerdere beleidsvelden.”

 

Hoewel naast de term subsidie ook de termen toelage, tegemoetkoming, tussenkomst, premie, enz., het subsidiekarakter van een uitgave aanduiden, kunnen zij echter ook in een andere betekenis worden gebruikt. De interdepartementale projectgroep subsidiëring, die een ontwerpbesluit van de Vlaamse regering op het gebied van subsidies voorbereidt, heeft erop gewezen dat de term toelage, die dikwijls als synoniem van het begrip subsidie wordt gebruikt, ook betrekking kan hebben op aanvullingen boven het normale salaris en dus een dubbele betekenis heeft [ibidem, p. 46, pt. 3.2.1].

 

Uitzonderlijke opbrengsten zijn renten die niet elk jaar worden geïnd. In het algemeen zijn het renten die niet direct iets te maken met de werking van het boekjaar. Ze zijn niet te voorzien. Het gaat bijvoorbeeld om restorno’s of schaderegelingen van de verzekeringsmaatschappij of om een bijzonder tantième dat toegekend wordt aan een aandeel.

 

Toelagen door de gemeente dekken de kosten en uitgaven van de kerkfabriek die niet door eigen middelen kunnen betaald worden. De kosten en uitgaven zijn inherent aan de exploitatie van de kerkfabriek [zie Decreet, art. 52]. Toelagen zijn de financiële bijdragen die door de gemeente in uitvoering van Decreten en overheidsbesluiten worden betaald als bijdrage in de werkingskosten van de kerkfabriek. De gemeenten zijn verplicht bij te dragen in de tekorten van de kerkbesturen, zowel voor de werkingskosten als de investeringen.

 

Het artikel wordt afgesloten met “alle andere inkomsten”. Deze toevoeging dient om alle vergetelheden in verband met andere bronnen van inkomsten uit te sluiten.

 

Een buitenbeentje: de vordering. De vorderingen maken deel van de ontvangsten uit. Een vordering is elk bedrag dat, door een welbepaalde derde, aan het bestuur van de eredienst verschuldigd is [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 16°]. Het zijn ontvangsten die nog moeten geïnd worden. Een vordering wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een vordering wordt slechts definitief een ontvangst bij zijn inning voor het deel of voor het gehele bedrag van de vordering.

 

De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 33, 1ste lid].

 

De inventaris is een genummerd overzicht van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 32].

 

 

Art. 52. (de kosten en de uitgaven van de kerkfabriek)
De kosten en uitgaven die de kerkfabriek moet dragen, zijn de volgende :
1° de bezoldiging van het personeel dat in dienst is van de kerkfabriek en de hieraan inherente uitgaven;
2° de kosten die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de eredienst, onder meer de kosten van de gebouwen en delen van de gebouwen die bestemd zijn voor de uitoefening van de eredienst, alsmede de kosten die inherent zijn aan de organisatie en de werking van de eredienst;
3° de grove herstellingen van de tot de eredienst bestemde gebouwen;
4° de terugbetaling van de aflossingen en interesten van de leningen, aangegaan door de kerkfabriek ter verwerving of renovatie van de aan de kerkfabriek toebehorende of teruggeschonken goederen;
5° de bijdrage in de werkingskosten van het centraal kerkbestuur;
6° alle andere uitgaven die verband houden met de aan de kerkfabriek toebehorende of teruggeschonken goederen.

Worden als uitgaven aangemerkt: alle negatieve mutaties in contant geld of op rekeningen die behoren tot de beschikbare kasvoorraad. De beschikbare kasvoorraad zijn alle gelden en waarden, die beschikbaar zijn in contant geld of die belegd zijn op een termijn van minder dan één jaar op rekeningen die het bestuursorgaan niet als een investeringsbelegging heeft aangewezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 9° en 10°].

De term uitgaven wordt hier gebruikt in boekhoudkundige zin, waarbij negatief staat voor een vermindering van een Debetrekening of voor een vermeerdering van een Creditrekening.

Aangezien het gebruikte rekeningstelsel een kasboekhouding is en niet een analytische of dubbele boekhouding, komt het onderscheid tussen de soorten rekeningen niet altijd zo evident naar voor.

Indien de kerkfabriek verloonde medewerkers tewerkstelt, dan moet de kerkfabriek voor deze medewerkers alle financiële en sociale lasten, alle hieraan verbonden taksen en belastingen dragen.

De kosten die gemaakt worden voor de uitoefening van de eredienst, voor de bedienaars van de eredienst, voor het onderhoud van de gebouwen van de eredienst en voor de gebouwen van de verzorgers van de eredienst, zijn uitgaven die de kerkfabriek moet dragen in de gewone exploitatie.

De grove herstellingen aan de gebouwen van de eredienst en van de bedienaars van de eredienst worden financieel gedragen door de kerkfabriek. Indien de kerkfabriek voor de grove herstellingen leningen moet aangaan, dan moet de kerkfabriek de interesten en de aflossingen van het geleende kapitaal afbetalen. Zij worden geboekt als investeringsuitgaven.

Het onderscheid tussen de kosten voor onderhoud en de grove herstellingen zijn in hoofde van de kerkfabriek meestal boekhoudkundig. Is de herstelling bedoeld als investering en / of renovatie, of als gewoon onderhoud?Uitsluitsel moet gezocht worden in het Burgerlijk wetboek waar volgend onderscheid wordt gemaakt:”Grove herstellingen zijn die van zware muren en van gewelven, de vernieuwing van balken en van gehele daken en de vernieuwing van dijken en van steun- en afsluitingsmuren in hun geheel. Alle andere herstellingen zijn herstellingen tot onderhoud”[BW, art. 606].

Grove herstellingen zijn grove vernieuwings- en verbouwingswerken met het oog op de algemene stevigheid en de instandhouding van het gehele gebouw die werkelijk een uitzondering zijn in het bestaan zelf van de eigendom en waarvan de kosten normaal van het kapitaal worden genomen (Cass., 22 januari 1970, T.P.R., 2001, 1060). Zo werd gevonnist dat de vernieuwing van een gehele centrale verwarming, wel degelijk een grove herstelling is, maar dat het vernieuwen van een dak in roofing deel uitmaakt van het gewone onderhoud.

De grove herstellingen worden door het algemeen reglement op de boekhouding als investering aangemerkt, namelijk: alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van de duurzame middelen van het bestuur van de eredienst, uitgezonderd de normale onderhoudswerkzaamheden. De investeringen omvatten eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de beleggingen op meer dan één jaar en de andere investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de schuld [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 12°].

De bijdrage in de werkingskosten van het centraal bestuur, wordt (meestal) aan dit bestuur voorgeschoten. Op het einde van het jaar wordt door het CKB afgerekend. Het eventuele batig saldo van de bijdrage wordt aan de kerkfabriek teruggestort [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 55]. Deze verplichting vloeit uit de annaliteit van de gevoerde boekhouding voort [zie Decreet, art.45].

Het artikel wordt afgesloten met “alle andere uitgaven”. Deze toevoeging dient om alle vergetelheden in verband met andere soorten uitgaven uit te sluiten.

Een buitenbeentje: de schuld. De schulden maken deel van de uitgaven uit. Een schuld is elk bedrag dat, aan een welbepaalde derde, door het bestuur van de eredienst verschuldigd is. Het zijn betalingen die nog moeten uitgevoerd worden. Een schuld wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een schuld wordt slechts definitief een uitgave bij zijn betaling voor het deel of voor het gehele bedrag van de schuld.

 

De schulden worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 33, 2de lid].

 

De inventaris is een genummerd overzicht van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 32]. De inventaris drukt ook een waardering van de bezittingen uit.

 

Waardering

 

Het is niet de bedoeling dat in de inventaris alle eigendommen en bezittingen van het bestuur van de eredienst worden gewaardeerd. Niet alleen is het onbegonnen werk om van alle historische bezittingen en van het volledige kunstpatrimonium van de besturen van de eredienst de waarde in te schatten, maar het is ook niet zinvol. Veel kunstvoorwerpen hebben in een marktcontext immers een grote waarde, maar hebben dat niet in de context van het bestuur van de eredienst aangezien ze gebruikt worden in de eredienst en dus niet zomaar kunnen worden verzilverd.

 

Het reglement bepaalt echter dat van sommige elementen in de inventaris wel de waarde moet worden opgenomen. Om te beginnen gaat het om alle bezittingen die het bestuur verwerft vanaf 1 januari 2007. Bij een dergelijke verwerving is het bestuur immers op de hoogte van de waarde, bijvoorbeeld de aankoopwaarde of de schattingswaarde bij een schenking, zodat die waarde zonder probleem kan worden opgenomen in de inventaris.

 

Daarnaast bepaalt het reglement dat voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, de erop rustende lasten, de opbrengsten (huur- of pachtprijs) en het jaar van verwerving worden vermeld. Het bestuur beschikt immers over die gegevens en ze kunnen een aanduiding zijn voor de waarde van bezittingen.

 

Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en financiële schulden moet de nominale waarde opgenomen worden, zonder dat het onderscheid wordt gemaakt tussen wat het bestuur al bezit en wat het verwerft vanaf 1 januari 2007. De waarderingskwestie ligt normaliter minder moeilijk.

 

De waarderingen in de inventaris zijn slechts een toelichting bij de informatie die uit de boekhouding zelf blijkt, zonder financiële of juridische gevolgen voor de tekorten van de besturen van de eredienst. Eventuele herwaarderingen kunnen enkel worden doorgevoerd als ze echt nodig zijn en bedrijfseconomische betekenis hebben. Hiertoe moet het bestuur van de eredienst een gemotiveerde beslissing nemen. Investeringen voor gebouwen worden wel vermeld in de inventaris, met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart. Op die wijze kunnen ook externen een zicht behouden op de uitgevoerde investeringen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 7.3].

 

 

Afdeling 4. - Boekhouding

Art. 53. (de voorschriften in verband met de boekhouding van de kerkfabriek en het centraal kerkbestuur)
De Vlaamse Regering stelt de nadere voorschriften vast inzake het budgettaire en financiële beheer van de kerkfabrieken, inzake de boekhouding van het centraal kerkbestuur, alsmede het rekeningstelsel en de boekhoudkundige voorschriften die moeten worden gevolgd.

Er wordt verwezen naar het “Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008)”.

 

 

Afdeling 5. - Jaarrekening en eindrekening

Art. 54. (de jaarrekening)
De kerkraad stelt jaarlijks de rekening van de kerkfabriek van het voorgaande jaar vast en dient ze voor 1 april in bij het centraal kerkbestuur.

De jaarrekening wordt door de kerkfabriek opgesteld. Deze annaliteit vloeit uit art. 45 van het Decreet voort. De termijn loopt vanaf de 1ste januari tot en met de 31ste december van hetzelfde jaar. De periodiciteit is éénmaal per jaar vóór de 1ste april van het jaar dat volgt op het boekjaar. Dit wil zeggen dat de jaarrekening bij het centraal kerkbestuur moet toekomen (na de goedkeuring door de kerkraad) ten laatste op 31 maart van het jaar dat volgt op het boekjaar. 

 

De jaarrekening bestaat uit een financieel gedeelte en een toelichting [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 39]. De posten van de jaarrekening worden uitgedrukt in euro, afgerond tot op twee cijfers na de komma [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 41].

 

De jaarrekening omvat voor alle posten volgens de voorgeschreven indeling [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 40]:

 

§  de bedragen van de voorgaande jaarrekening;

§  de cijfers van het budget;

§  de totalen op 31 december.

 

Het financiële gedeelte van de jaarrekening maakt een onderscheid tussen de ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen die betrekking hebben op de exploitatie en op de investeringen.

 

Met exploitatie wordt bedoeld: alle ontvangsten en uitgaven die gewoonlijk tenminste eenmaal per financieel boekjaar voorkomen en die het bestuur van de eredienst regelmatige inkomsten of een regelmatige werking waarborgen, met inbegrip van de periodieke aflossing van de schuld en alle andere ontvangsten en uitgaven die niet als investeringen kunnen worden geclassificeerd [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 11°].

De investeringen worden als volgt omschreven: alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van de duurzame middelen van het bestuur van de eredienst, uitgezonderd de normale onderhoudswerkzaamheden. De investeringen omvatten eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de beleggingen op meer dan één jaar en de andere investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de schuld [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 12°].

De toelichting in de jaarrekening omvat verder minstens de volgende elementen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 42]:

 

1° het bewijsstuk van de kastoestand van het bestuur van de eredienst op 31 december van het financieel boekjaar [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.47]:

 

De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

 

2° een overzicht van de interne kredietaanpassingen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.26]:

 

Het bestuursorgaan kan binnen een hoofdfunctie van het exploitatiebudget de kredieten verschuiven met een interne kredietaanpassing zolang het totaal van de ontvangsten en de uitgaven van de hoofdfuncties gelijk blijft, geen kredieten opgenomen worden op artikelen van het budget voor uitgaven waarop geen kredieten opgenomen waren en de afspraken, vermeld in artikel 6 en 10, worden gerespecteerd.

 

3° de geactualiseerde investeringssteekkaarten voor de lopende investeringsprojecten [zie AR-Bh tot 05.09.2008, artn. 36 - 38]:

 

36.1 Voor elk gepland investeringsproject wordt een investeringssteekkaart opgemaakt, waarin het project omschreven wordt en de geraamde uitgaven en de geplande financieringswijze aangegeven worden, met vermelding van het financieel boekjaar waarin die ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, in het meerjarenplan en het budget opgenomen werden.

 

36.2 Voor investeringsprojecten die betrekking hebben op gebouwen, wordt op de investeringssteekkaart vermeld of het gebouw al dan niet beschermd is, in de zin van artikel 34, derde lid.

 

36.3 De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de investeringssteekkaart.

 

37. In de loop van de uitvoering van het investeringsproject wordt elke betaling, elke ontvangen toelage of lening en elke wijziging in de financieringswijze onmiddellijk aangegeven op de investeringssteekkaart, met vermelding van de datum.

 

38. De investeringssteekkaarten zijn niet gebonden aan een financieel boekjaar. Ze maken deel uit van de toelichting in de jaarrekeningen waarop ze betrekking hebben.

 

4° de wijzigingen in de geactualiseerde inventaris [zie AR-Bh tot 05.09.2008, artn. 32 - 35] (infra, Herwaardering):

 

32.1 Het bestuur van de eredienst stelt een boekhoudkundige inventaris op die voorzichtig, oprecht en te goeder trouw een genummerd overzicht geeft van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst. De verbruiksgoederen hoeven niet in de inventaris te worden opgenomen.

 

32.2 De verschillende stichtingen en legaten worden duidelijk van elkaar gescheiden.

 

32.3 Bij de bezittingen die deel uitmaken van het privaat patrimonium worden de rechten van het bestuur van de eredienst verduidelijkt.

 

33.1 De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

 

33.2 De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

 

34.1 Van de bezittingen van het bestuur van de eredienst moeten enkel de bezittingen worden gewaardeerd die het bestuur van de eredienst verwerft vanaf 1 januari 2007.

 

34.2 Met behoud van de toepassing van het eerste lid worden voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, in voorkomend geval de erop rustende lasten en de al dan niet periodieke opbrengsten ervan en indien bekend het jaar van verwerving in de inventaris vermeld. Ook belangrijke investeringsprojecten worden vermeld met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart.

 

34.3 Bij de gebouwen waarover het bestuur van de eredienst beschikt, wordt vermeld of ze al dan niet beschermd zijn, in de zin van het decreet van 3 maart 1976 tot bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten met latere wijzigingen.

 

34.4 Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en schulden wordt de nominale waarde opgenomen.

 

34.5 Als daartoe gegronde redenen bestaan, kan het bestuur van de eredienst de waarde, vermeld in de inventaris, aanpassen, mits het daarvoor een draagkrachtige en duidelijke motivering geeft.

 

35. Met behoud van de toepassing van artikel 33 wordt de inventaris minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december geactualiseerd en wordt een overzicht van de wijzigingen, met inbegrip van de wijzigingen, vermeld in artikel 33, bij de jaarrekening gevoegd.

 

5° een lijst van de openstaande schulden, een lijst van de openstaande vorderingen en een lijst van de oninbaar verklaarde bedragen, die opgenomen werden in de inventaris met toepassing van artikel 33 [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.33]:

 

33.1 De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

 

33.2 De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

 

6° de staat van het vermogen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 43]:

 

43.1 De staat van het vermogen vloeit rechtstreeks voort uit de inventaris, vermeld in artikel 32.

 

43.2 De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de staat van het vermogen.

 

7° de verdeelsleutels, vermeld in artikel 4, tweede lid [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 4, 2de lid]:

 

Het bestuursorgaan kan waar het dat noodzakelijk acht verdeelsleutels hanteren bij het toewijzen van bepaalde ontvangsten en uitgaven. Die verdeelsleutels moeten uitdrukkelijk worden gemotiveerd en maken deel uit van de strategische nota van het meerjarenplan, de beleidsnota van het budget en de toelichting van de jaarrekening.

 

8° de waarderingsregels [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 35]:

 

35. Met behoud van de toepassing van artikel 33 wordt de inventaris minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december geactualiseerd en wordt een overzicht van de wijzigingen, met inbegrip van de wijzigingen, vermeld in artikel 33, bij de jaarrekening gevoegd.

 

Waardering

 

Het is niet de bedoeling dat in de inventaris alle eigendommen en bezittingen van het bestuur van de eredienst worden gewaardeerd. Niet alleen is het onbegonnen werk om van alle historische bezittingen en van het volledige kunstpatrimonium van de besturen van de eredienst de waarde in te schatten, maar het is ook niet zinvol. Veel kunstvoorwerpen hebben in een marktcontext immers een grote waarde, maar hebben dat niet in de context van het bestuur van de eredienst aangezien ze gebruikt worden in de eredienst en dus niet zomaar kunnen worden verzilverd.

 

Het reglement bepaalt echter dat van sommige elementen in de inventaris wel de waarde moet worden opgenomen. Om te beginnen gaat het om alle bezittingen die het bestuur verwerft vanaf 1 januari 2007. Bij een dergelijke verwerving is het bestuur immers op de hoogte van de waarde, bijvoorbeeld de aankoopwaarde of de schattingswaarde bij een schenking, zodat die waarde zonder probleem kan worden opgenomen in de inventaris.

 

Daarnaast bepaalt het reglement dat voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, de erop rustende lasten, de opbrengsten (huur- of pachtprijs) en het jaar van verwerving worden vermeld. Het bestuur beschikt immers over die gegevens en ze kunnen een aanduiding zijn voor de waarde van bezittingen.

 

Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en financiële schulden moet de nominale waarde opgenomen worden, zonder dat het onderscheid wordt gemaakt tussen wat het bestuur al bezit en wat het verwerft vanaf 1 januari 2007. De waarderingskwestie ligt normaliter minder moeilijk.

 

De waarderingen in de inventaris zijn slechts een toelichting bij de informatie die uit de boekhouding zelf blijkt, zonder financiële of juridische gevolgen voor de tekorten van de besturen van de eredienst. Eventuele herwaarderingen kunnen enkel worden doorgevoerd als ze echt nodig zijn en bedrijfseconomische betekenis hebben. Hiertoe moet het bestuur van de eredienst een gemotiveerde beslissing nemen. Investeringen voor gebouwen worden wel vermeld in de inventaris, met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart. Op die wijze kunnen ook externen een zicht behouden op de uitgevoerde investeringen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 7.3].

 

Herwaardering

Herwaardering is een boekhoudtechniek die de waarde van goederen opnieuw vastlegt.  Deze herwaardering kan zowel positief (waardevermeerdering) of negatief (waardevermindering) zijn. De waarde van de goederen na herwaardering wordt in de inventaris opgenomen.

In de regel wordt tot herwaardering overgegaan bij het afsluiten van het boekjaar. Aangezien de kerkfabrieken de annaliteit van een burgerlijk jaar volgen [zie Decreet art. 54], gebeurt de herwaardering in principe op 31.12 van het exploitatiejaar.

Het algemeen reglement somt de goederen op die in de inventaris moeten worden opgenomen, namelijk: alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst. De verbruiksgoederen hoeven niet in de inventaris te worden opgenomen [zie Decreet art. 54 en AR-Bh tot 05.09.2008, artikelen 32-35].

Rekening houdende met de beperking dat de verbruiksgoederen niet moeten worden opgenomen, blijven slechts de (investerings)goederen, dit wil zeggen de goederen met een lange(re) levensduur over.

Daarenboven maken de vorderingen, de rechten, de schulden en de verplichtingen ook deel uit van de in de inventaris op te nemen goederen. De inventaris omvat aldus veel meer dan louter materiële goederen. Ze omvat ook de immateriële activa.

Positieve immateriële activa zijn de vorderingen die in geld worden uitgedrukt en de rechten die de kerkraad bezit.

Negatieve immateriële activa zijn de schulden die in geld worden uitgedrukt en de verplichtingen die de kerkfabriek heeft ten overstaan van derden.

Vb. 1. In de loop van het jaar ontvangt de kerkfabriek tussentijdse afrekeningen. Feitelijk moet de kerkfabriek geen voorschotten betalen. De kerkfabriek kan de eindafrekening afwachten, hetzij de factuur die zowel het verbruik opgeeft, als de gedane voorschotbetalingen omvat.

Indien de factuur een te betalen saldo omvat, dan heeft de kerkfabriek een schuld ten overstaan van de gas- en elektriciteitsmaatschappij.

Indien de factuur een te ontvangen saldo omvat en feitelijk een kredietnota is, dan heeft de kerkfabriek ten overstaan van de gas- en elektriciteitsmaatschappij een vordering.

Vb. 2. De kerkfabriek een recht van doorgang door een tuin van een buur verkregen om de garage aan de achterzijde van de kerk te kunnen bereiken. Dit recht moet in de inventaris opgenomen worden.

De kerkfabriek heeft een recht van doorgang door de tuin van de pastorij aan een buur verleend. De kerkfabriek heeft een verplichting die in de inventaris moet worden opgenomen.

Aanschafwaarde

Bij het aanschaffen van goederen (gebouwen, materieel, gereedschap, meubilair en rollend materieel) zijn er in de boekhoudtechniek drie manieren om de waarde ervan vast te leggen: de aanschafwaarde, de inbrengwaarde en de samenstellingswaarde.

De aanschafwaarde is de gefactureerde waarde, hetzij de werkelijk betaalde prijs (inclusief belastingen en / of taksen indien deze niet kunnen worden gerecupereerd).

De inbrengwaarde is de schatting door een onafhankelijke deskundige van de waarde van de goederen die worden overgedragen aan de kerkraad. Dit wil zeggen dat een expert de waarde van het goed in vergelijking met de marktwaarde vaststelt en deze waarde onder de vorm van een verslag of een proces-verbaal aan de kerkraad meedeelt.

De samenstellingswaarde of fabricagewaarde ontstaat doordat door eigen werk een investering ontstaat.  Het is de waarde die aan een goed gegeven wordt, rekening houdende met de geïnvesteerde arbeid door eigen personeel of door de leden van de kerkraad, en de eigen gebruikte of verbruikte materialen om het goed te maken.

Vb. 3. Leden van de kerkraad maken zelf een kast met planken en materialen die de kerkfabriek nog in voorraad heeft. De waarde van de kast is de prijs die in de kleinhandel zou moeten betaald worden voor een gelijkwaardige kast. In principe zal deze prijs de aanschafprijs van de materialen overstijgen, en aldus rekening houden met de zelf gepresteerde arbeid.

Materiële goederen

De materiële investeringsgoederen zijn aan sleet of gebruik onderhevig. Deze sleet veroorzaakt een minderwaarde die moet geregistreerd worden.

Boekhoudkundig gebeurt dit door middel van afschrijvingen. Afschrijven is aldus de minderwaarden van de oorspronkelijke waarde van het goed registreren. Boekhoudkundig legt men een reserve aan gedurende de nuttigheidsperiode. De reserve is bij de aanschaf van een vervangend goed (een deel van) het te besteden kapitaal.

De aangelegde reserve is niet altijd groot genoeg om het vervangingsgoed volledig te kunnen betalen. Om het verschil te kunnen betalen legt men vooraf een voorziening aan waarmee geanticipeerd wordt op een volgende grotere uitgave.

De aangelegde reserve te samen met de voorziening vormen aldus het basiskapitaal bij de aanschaf van een nieuw investeringsgoed.

Op het ogenblik dat het goed boekhoudkundig volledig is afgeschreven, staat men voor een keuze: ofwel verkoopt men het goed voor zijn boekhoudkundige restwaarde; ofwel blijft men het goed gebruiken tot het zijn economische nuttigheid heeft verloren.

Nieuwe inventariswaarde

Indien men het goed blijft gebruiken, dan is het aangewezen om een nieuwe boekhoudkundige waarde aan het goed toe te kennen. Men herwaardeert het goed en men bepaalt een nieuwe inventariswaarde.

In een kasboekhouding kunnen deze minder- of meerwaarden echter niet onrechtstreeks geboekt worden. Dit wil zeggen met kan geen boekhoudpost maken die de minderwaarden of de meerwaarden optelt, om na de volledig verlopen tijd de minderwaarden of de meerwaarden in één keer van de oorspronkelijke waarden af te trekken of bij te tellen.

Men moet aldus de waarde van de goederen jaarlijks verminderen of vermeerderen op het ogenblik dat de jaarrekening wordt opgesteld. In de inventaris wordt de waarde de vermindering of vermeerdering vermeld.

Vb. 4.  Een pc wordt op drie jaar lineair afgeschreven, wat betekent dat de geboekte aanschafwaarde (vb. 1000,00 €) op drie jaar tijd wordt ingeschreven als kosten, elk jaar voor een derde (333,33 €). De inventariswaarde wordt na het

1ste jaar:

1000,00

– 333,33

= 666,67 €;

2de  jaar:

666,67

– 333,33

= 333,34 €;

3de  jaar:

333,34

– 333,33

=     0,01 €.

Immateriële activa, de vorderingen, de rechten, de schulden en de verplichtingen, zijn onderhevig aan marktschommelingen en aan economische  toestanden die de waarde van een vordering of een recht, van een schuld of een verplichting beïnvloeden.

Vb. 5. De kerkfabriek heeft gelden belegd in een bankgroep. De economische omstandigheden beïnvloeden de waarde van deze belegging. De vordering van de kerkfabriek is aan de marktschommelingen onderhevig. De ontwaarding van de belegging moet in de inventaris opgenomen worden.

Zoals hiervoor gezegd kunnen goederen na volledige afschrijving, en dus in de boekhouding met waarde nul, toch nog een waarde hebben. De goederen kunnen nog verder worden gebruikt. Het goed heeft nog een economische waarde, alhoewel ze boekhoudkundig geen waarde meer heeft. Het is deze economische waarde, de residuwaarde of de marktwaarde die in de boekhouding moet geregistreerd worden.

Vb. 6. Een gebouw dat langer wordt gebruikt dan de afschrijvingsduur, die in België toch 33 jaar loopt, heeft nog een marktwaarde. Als er zekerheid bestaat over het verder blijven bestaan van een economische waarde, dan kan men overgaan tot herwaarderen van het goed, d.w.z. er wordt op basis van een realistische schatting een nieuwe waarde ingeschreven in de inventaris van de jaarrekening.

“Herwaarderen is een boekhoudtechniek om goederen met een correcte waarde in de inventaris te noteren”.

Gezien penningmeesters enkel vaststaande feiten in de boekhouding mogen vastleggen, wordt herwaardering zelden toegepast, want het is uitzonderlijk zo dat de genoteerde waarde lager is dan de waarde in de werkelijkheid. Dit is moeilijk objectief vast te stellen.

Vb. 7.  De boekwaarde van de pc hierboven is 0,01 €. De werkelijke waarde kan geschat worden op 250,00 €. De nieuwe inventariswaarde wordt na deze herwaardering vastgelegd op 250,00 €. Deze nieuwe waarde is op haar beurt weer afschrijfbaar. Maar het geenszins zeker dat de marktwaarde 250,00 € is. De penningmeester moet een restwaarde toekennen alhoewel hij geen zekerheid heeft dat deze restwaarde de reële marktwaarde is.

De deelnemingen en effecten in portefeuille worden gewoonlijk tegen historische (nominale) waarde geboekt in de jaarrekening. Daarvan worden in voorkomend geval de waardeverminderingen afgetrokken die overeenstemmen met de duurzame minderwaarden of ontwaardingen.

Ontwaarding

Herwaarderen kan ook in de negatieve zin, maar dan enkel voor investeringsgoederen die niet worden afgeschreven, (bv.) een onverhard parkeerterrein, dat regelmatig onder water loopt en daardoor onbruikbaar wordt.

Herwaarderingsmethodes

Goederen herwaarderen kan aldus op verschillende wijzen gebeuren, namelijk :

  • Door goederen af te schrijven, dit wil zeggen door rekening te houden met de nuttigheidsduur van een goederen. Men legt een reserve aan.
  • Door voor de aanschaf van de vervangingsgoederen voorzieningen aan te leggen, dit wil zeggen men anticipeert op de aankoop van nieuwe goederen ter vervanging van de oude goederen. Men legt een voorziening aan.
  • Door de aanschafwaarde van de goederen te verminderen of te vermeerderen, om rekening te houden met al dan niet als definitief aan te merken ontwaardingen of meerwaarden bij het afsluiten van het exploitatiejaar. Men vermindert of vermeerdert de waarde van het goed.

 

Decretaal

 

Het Decreet legt slechts op dat de waarde van een goed bepaald of herbepaald wordt bij het opstellen van de jaarrekening (31.12) en dat de waarde van het goed opgenomen wordt in de inventaris.

 

De herwaardering wordt toegepast op elk activum.  Dit wilt geenszins zeggen dat elk activum effectief een andere nieuwe waarde zal krijgen. Integendeel, het zijn slechts de activa die op een bestendige manier van waarde veranderen, waarvan dat de waarde moet herbepaald worden. Een toevallige marktfluctuatie heeft geen invloed op de waarde van het goed.

 

In een kasboekhouding is de enige aangewezen methode de vermindering of de vermeerdering van de waarde van het goed in de inventaris registreren ter gelegenheid van het opstellen van de jaarrekening.

 

Daarenboven moeten de goederen waarvan de aankoop gebeurde vóór 2007 niet opgenomen worden in de inventaris.

 

Voor de onroerende goederen worden de ligging, het kadastraal inkomen, in voorkomend geval de erop rustende lasten en de al dan niet periodieke opbrengsten ervan en indien bekend het jaar van verwerving in de inventaris vermeld. Ook belangrijke investeringsprojecten worden vermeld met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart.

 

Bij de gebouwen waarover het bestuur van de eredienst beschikt, wordt vermeld of ze al dan niet beschermd zijn, in de zin van het decreet van 3 maart 1976 tot bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten met latere wijzigingen.

 

Een vordering is elk in geld uitgedrukt bedrag dat door een welbepaalde derde aan het bestuur van de eredienst verschuldigd is. Het zijn ontvangsten die nog moeten geïnd worden. Een vordering wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een vordering wordt slechts definitief een ontvangst voor het deel dat effectief geïnd wordt.

 

De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag.

De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

 

Een schuld is elk in geld uitgedrukt bedrag dat door het bestuur van de eredienst aan een welbepaalde derde verschuldigd is. Het zijn betalingen die nog moeten uitgevoerd worden. Een schuld wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een schuld wordt slechts definitief een uitgave voor het deel dat effectief betaald wordt.

 

De schulden worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo.

 

Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

 

De opname van een schuld op deze lijst veronderstelt altijd een uitgestelde betaling. Er zijn verschillende redenen om de betaling van een schuld uit te stellen. Ondermeer: de betwisting van een schuld; een (tijdelijk) tekort aan betalingsmiddelen; een overeengekomen vervaldag van een deel of het geheel van de schuld.

 

Verplichtingen vloeien dikwijls voor uit stichtingen. Het zijn de (positieve) daden die een kerkbestuur moet stellen als een aan een stichting verbonden voorwaarde.

 

Ontwaardingpercentages

 

Hoeveel vermindert de waarde van een goed? In gemengde boekhoudingen wordt fiscaal rekening gehouden met volgende percentages van de aanschafwaarde:

De normaal gangbare lineaire percentages zijn de volgende:

 

  • Software 20 – 33 %; vb. de aankoop van Religiosoft.
  • Informaticamaterieel  en -meubilair 20 – 33 %; vb. pc’s die door de pastoor of het secretariaat gebruikt worden.
  • Gebouwen 3 %; vb. De pastorie of het kerkgebouw. Het private patrimonium.
  • Overige zakelijke rechten op onroerende goederen 3 %;
  • Onroerende goederen door bestemming 5 %; vb. De biechtstoelen die in de kerkmuur ingebouwd zijn. Het kerkorgel.
  • Inrichting van de gebouwen 3 %; vb. De schilderwerken in de kerk.
  • Machines, installaties 10 – 20 %; vb. De geluidsinstallatie.
  • Meubilair en materieel 10 %; vb. De kerkstoelen. De tapijten. De kerkzangboeken.
  • Rollend materieel 20 %; vb. De auto van de pastoor die eigendom is van de kerkfabriek.
  • Kazuifels, gewaden en processiekledij: 5 %
  • Altaarlinnen: 10 %
  • Beveiliging: 22,5 %

 

Beroepskledij is een speciaal geval. Meestal wordt beroepskledij niet afgeschreven en is de kost fiscaal ook niet aftrekbaar. Het criterium is: kan de kledij al of niet met min of meer gemak ook gedragen worden in omstandigheden die niets met beroep te maken hebben.

Beroepsgroepen die bijzondere ambtskledij dragen die niet op een andere manier kan gebruikt worden, mogen deze ambtskledij wel, maar beperkt aftrekken. Het afschrijvingspercentage varieert volgens de intensiteit en de min of meer langere duurtijd van gebruik tussen 5 en 10 %.

 

Vb. 8. De toga van een rechter: 5 % ; de uitrusting van een brandweerman: 10 %; de kazuifels en de processiegewaden van een bedienaar: 5 %.

Indien afgeweken wordt van deze percentages om rekening te houden met een andere waarschijnlijke gebruiksduur, wordt dit verantwoord in de toelichting.  Men kan aldus versneld of vertraagd afschrijven.

Er bestaan verschillende methodes om goederen af te schrijven en de waardevermindering ervan te registreren. De best gekende zijn hierna opgesomd. Deze met * zijn fiscaal aanvaard:

  • Lineaire afschrijving *: een afschrijving met een gelijk deel of percentage op basis van de aanschafprijs gedurende de ganse afschrijvingsperiode.
  • Progressieve afschrijving: een afschrijving met een ongelijk groter wordend deel of percentage gedurende de afschrijvingsperiode. Meestal neemt men een kleiner wordend percentage van de oorspronkelijke waarde.
  • Degressieve afschrijving *: een afschrijving met een ongelijk kleiner wordend deel of percentage gedurende de afschrijvingsperiode. Meestal neemt men een gelijk percentage op de restboekwaarde van het goed.

 

Traditioneel wordt lineair afgeschreven als er geen productieprocessen of zeer intens gebruik de nuttige levensduur en de waarde van een goed beïnvloedt.

 

Algemene principes bij het vastleggen van waarderingsregels.

1.      Elke kerkraad bepaalt de regels die gelden voor de waardering van de inventaris en, ondermeer, voor de vorming en de aanpassing van afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen voor risico’s en kosten evenals voor de herwaarderingen.

Deze regels worden bepaald door het bestuursorgaan van het kerkfabriek en vastgelegd in het inventarisboek.

Ze worden samengevat in de toelichting. Deze samenvatting moet voldoende nauwkeurig zijn zodat inzicht wordt verkregen in de toegepaste waarderingsmethoden.

2.      Indien in uitzonderingsgevallen blijkt dat de toepassing van een waarderingsregel niet leidt tot een getrouw beeld, moet daarvan afgeweken worden teneinde hieraan te voldoen.

 

Dergelijke afwijking wordt in de toelichting vermeld en verantwoord. De geraamde invloed ervan op het vermogen, de financiële positie en het resultaat wordt vermeld in de toelichting bij de jaarrekening over het exploitatiejaar waarin de afwijkende waarderingsregel voor het eerst wordt toegepast.

3.      De waarderingsregels bedoeld in 1. moeten van het ene exploitatiejaar op het andere identiek blijven en stelselmatig worden toegepast.

Ze worden evenwel gewijzigd wanneer, onder meer uit hoofde van belangrijke veranderingen in de activiteiten van het kerkraad, in de structuur van het vermogen of in de economische dan wel technologische omstandigheden, de vroeger gevolgde waarderingsregels niet langer beantwoorden aan het getrouw beeld.

4.      Elk vermogensbestanddeel opgenomen in de jaarrekening wordt afzonderlijk gewaardeerd.

 

5.      De waarderingen moeten voldoen aan de eisen van voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw.

 

6.      § 1.  Er moet rekening worden gehouden met alle voorzienbare risico’s, mogelijke verliezen en ontwaardingen, ontstaan tijdens het exploitatiejaar waarop de jaarrekening betrekking heeft of tijdens voorgaande boekjaren, zelfs indien deze risico’s, verliezen of ontwaardingen slechts gekend zijn op het ogenblik waarop de jaarrekening door de penningmeester van de kerkraad wordt opgesteld.

 

In de gevallen waarin, bij gebreke aan objectieve beoordelingscriteria, de waardering van de voorzienbare risico’s, de mogelijke verliezen en de ontwaardingen onvermijdelijk onzeker en wisselvallig is, wordt hiervoor geen voorziening aangelegd, maar wordt van het risico louter melding gemaakt in de toelichting.

§ 2.  Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten die betrekking hebben op het exploitatiejaar of op voorgaande exploitatiejaren, ongeacht de dag waarop deze kosten en opbrengsten worden betaald of geïnd, behalve indien de effectieve inning van deze opbrengsten onzeker is.

Ten laste van het exploitatiejaar moeten onder meer worden geboekt: de bezoldigingen, uitkeringen en andere sociale voordelen die in de loop van een volgend exploitatiejaar zullen worden betaald voor diensten die tijdens het exploitatiejaar of tijdens vorige boekjaren zijn verricht.

Wanneer de opbrengsten of de kosten in belangrijke mate worden beïnvloed door opbrengsten of kosten die aan een ander exploitatiejaar moeten worden toegerekend, wordt daarvan melding gemaakt in de toelichting.

Schenkingen en legaten in natura

7.      § 1. De goederen die aan de kerkraad werden geschonken of nagelaten en die het voor zijn activiteit bestemt, worden geboekt op het ogenblik van hun verkrijging. De goederen die kosteloos ter beschikking worden gesteld van de kerkraad worden enkel geboekt indien de kerkraad ze tegen betaling mag uitbaten. Ze worden gewaardeerd tegen hun marktwaarde of, bij ontstentenis, tegen hun gebruikswaarde.

 

§ 2. De andere goederen die aan de kerkraad worden geschonken of nagelaten, alsook de diensten die vrijwillig voor deze laatste worden gepresteerd, worden enkel geboekt als ze bestemd zijn om te worden gerealiseerd.

 

Ze worden geregistreerd op het ogenblik van het opmaken van de inventaris of op het ogenblik van hun realisatie indien deze aan de inventaris voorafgaat. Ze worden gewaardeerd op hun waarschijnlijke realisatiewaarde op het ogenblik van het opmaken van de inventaris of op hun realisatiewaarde indien deze plaatsvindt vóór de inventaris.

 

Investeringssteekkaarten

 

Het reglement [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 36 tot 38] bepaalt dat het bestuur voor elke investering een steekkaart moet opmaken waarop het verloop van de investering is opgenomen, zodat de investering in al zijn facetten kan worden gevolgd.

 

De kaart begint met een omschrijving van het project, met bij investeringen voor gebouwen verplicht de vermelding of het gebouw in kwestie al dan niet beschermd is. Voorts bestaat de steekkaart uit twee delen. In het eerste deel wordt de planning aangebracht, zoals opgenomen in het meerjarenplan. Daarbij worden alle bedragen vermeld en ook het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven gepland worden. Als er een wijziging optreedt in de aanvankelijke planning, wordt de nieuwe planning op een nieuwe rij ingevuld op de investeringssteekkaart, met daarbij de nieuwe bedragen en met telkens de vermelding van het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven worden gepland.

 

In het tweede deel van de steekkaart wordt de uitvoering gevolgd van het investeringsproject. Daarin worden alle verrichtingen die verband houden met het project opgenomen, met vermelding van het bedrag en het financiële boekjaar. Uiteindelijk worden de steekkaarten bij de jaarrekening gevoegd om de projecten (en de besteding van de toegekende toelagen) te kunnen volgen en controleren. Het is daarbij van belang dat de steekkaarten niet dienstjaargebonden zijn. Eenzelfde steekkaart, maar dan verder aangevuld, kan zo deel uitmaken van de bijlagen van verschillende opeenvolgende jaarrekeningen.

 

Voorbeeld:

 

In de oorspronkelijke planning kan bijvoorbeeld een uitgave van 12.000 euro opgenomen zijn in 2009 voor werkzaamheden aan het kerkgebouw. Op de investeringssteekkaart wordt dat in het linkergedeelte van het eerste vak (A) van het deel over de planning opgenomen:

 

periode

 

uitgave

 

 

bedrag

omschrijving

fin. boekjaar

rekeningnr.

bj. 2009

A

12.000 

grote herstellingen hoofdgebouw

2009 

 4100

 

Voor de financiering van die werkzaamheden wordt een gemeentelijke toelage opgenomen van 10.000 euro. Het saldo van 2000 euro wordt gefinancierd met een overboeking uit de exploitatie. Dat wordt als volgt opgenomen in het rechtergedeelte van dat eerste vak van het deel over de planning:

 

financiering

bedrag

omschrijving

fin. boekjaar

rekeningnr.

 10.000

gemeentelijke toelage

 2009

3100 

2.000

overboeking uit exploitatie

2009

39

 

Na verloop van tijd kan echter blijken dat de uitvoering van de werkzaamheden niet haalbaar blijkt in 2009, maar dat ze pas gefaseerd in 2010 en 2011 uitgevoerd zullen kunnen worden en dat de uiteindelijke kostprijs ook 1000 euro meer zal bedragen. De planning moet dan worden gewijzigd en ook worden aangepast op de investeringssteekkaart, onder B. De oorspronkelijke planning blijft dus staan, maar de gewijzigde planning wordt eronder opgenomen.

 

periode

 

uitgave

 

 

bedrag

omschrijving

fin. boekjaar

rekeningnr.

bj. 2009

A

12.000 

grote herstellingen hoofdgebouw

2009 

 4100

 

 

 

 

 

 

bj. 2010-2011

B

7.000

grote herstellingen hoofdgebouw

2010

4100

 

 

6.000

grote herstellingen hoofdgebouw

2011

4100

 

Ook de financiering moet worden aangepast aan de nieuwe planning. In het concrete voorbeeld zou dat als volgt kunnen zijn:

 

financiering

bedrag

omschrijving

fin. boekjaar

rekeningnr.

 10.000

gemeentelijke toelage

 2009

3100

2.000

overboeking uit exploitatie

2009

39

 

 

 

 

6.000

gemeentelijke toelage

 2010

3100

1.500

overboeking uit exploitatie

 2010

39

4.000

gemeentelijke toelage

 2011

3100

1.500

overboeking uit exploitatie

2011

39

 

Op het tweede gedeelte van de steekkaart wordt de uitvoering van de plannen geregistreerd. Dat gedeelte kan er als volgt uitzien:

 

datum

 

uitgave

financiering

 

 

bedrag

omschr.

fin. bj.

rek.

bedrag

omschrijving

fin. bj.

rek.

1/10/2010

1

 

 

 

 

 6.000

gem. toelage

 2010

3100 

 15/10/2010

2

7.500

grote herst… 

 2010

 4100

 

 

 

 

 15/10/2010

3

 

 

 

 

 1.500

overboeking…

 2010

39

 1/02/2011

4

 

 

 

 

 1.500

overboeking 

 2011

 39

 2/02/2011

5

 

 

 

 

 4.000

gem. toelage

 2011

 3100

 5/02/2011

6

5.500

grote herst

 2011

 4100

 

 

 

 

[zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 8]

Art. 55. (de gecoördineerde indiening van de jaarrekening)
§ 1. De rekeningen worden jaarlijks voor 1 juni samen bij de gemeenteoverheid en bij de provinciegouverneur ingediend door het centraal kerkbestuur waaronder de kerkfabrieken ressorteren. Als er geen centraal kerkbestuur werd opgericht, dient de kerkfabriek de rekening in.
De Vlaamse Regering bepaalt het model voor het opmaken van de rekening door de kerkraad en voor het gezamenlijk indienen van de rekeningen door het centraal kerkbestuur.

Als een centraal bestuur werd opgericht, dient dat centraal bestuur de jaarrekeningen gezamenlijk in, in de vorm van de onderscheiden jaarrekeningen, aangevuld met een overzicht van de overschotten en tekorten van die jaarrekeningen en van de betaalde toelagen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 44].

 

De jaarrekeningen worden ten laatste op 31 mei jaarlijks door het centraal bestuur gezamenlijk ingediend bij het gemeente- of provinciebestuur. Net als bij de meerjarenplannen en de budgetten kan en mag het centraal bestuur hierbij geen wijzigingen aanbrengen in de jaarrekeningen. Het centraal bestuur moet wel een overzicht van de betaalde toelagen opmaken, en een overzicht van de overschotten en tekorten van de jaarrekeningen. Die overschotten en tekorten spelen immers een rol bij de volgende budgetten. Het is dus nuttig dat het gemeente- of provinciebestuur daar een beknopt overzicht van heeft.

 

Een dergelijk overzicht zou de volgende vorm kunnen aannemen:

 

bestuur

exploitatie

investeringen

 

toelage

overschot/tekort

toelage

overschot/tekort

A

10

2

10

-10

B

10

1

30

2

C

5

-1

0

0

D

7

4

0

0

 

[zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 9.2]

 

Vóór 1 juni worden de rekeningen bezorgd aan het gemeente- of provinciebestuur en aan de provinciegouverneur. De gemeente- of provincieraad brengt dan binnen de vijftig dagen nadat de rekeningen zijn binnengekomen bij het bestuur zijn advies uit. Als er binnen die vijftig dagen geen advies werd uitgebracht, wordt het advies automatisch als gunstig beschouwd.

 

De gouverneur keurt de rekening goed binnen een termijn van tweehonderd dagen nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij stelt daarbij de bedragen vast. Als er binnen die termijn van tweehonderd dagen geen besluit wordt verstuurd naar het centraal bestuur, wordt de rekening automatisch als goedgekeurd beschouwd. De gouverneur deelt zijn beslissing ook mee aan het gemeente- of provinciebestuur, het bestuur van de eredienst, de penningmeester en het erkend representatief orgaan.

 

In tegenstelling tot in de huidige praktijk worden niet langer alle bewijsstukken bij de jaarrekening systematisch opgevraagd. Naar aanleiding van het onderzoek van de rekening door het gemeente- of provinciebestuur of door de gouverneur kan wel aanvullende informatie worden gevraagd en kunnen een of meer bewijsstukken worden opgevraagd. Het blijft in ieder geval verplicht om de bewijsstukken te bewaren, ook al hoeven ze niet langer op systematische wijze meegestuurd te worden.

 

Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering. De procedure voor het niet-verlenen van kwijting wordt geregeld in artikel 55, §3, van het Eredienstendecreet. Daar wordt ook bepaald hoe het bestuur tekorten moet terugvorderen van de penningmeester [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 9.3].

 

 

§ 2. De rekeningen zijn onderworpen aan het advies van de gemeenteraad en aan de goedkeuring van de provinciegouverneur.
Bij ontstentenis van het versturen van zijn advies naar de provinciegouverneur binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na het inkomen van de rekeningen bij de gemeenteoverheid, wordt de gemeenteraad geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.
Binnen tweehonderd dagen na ontvangst van de jaarrekeningen spreekt de provinciegouverneur zich uit over de goedkeuring van de rekening en stelt hij de bedragen ervan vast. Hij verstuurt zijn besluit uiterlijk de laatste dag van deze termijn. Als binnen de voormelde termijn geen besluit naar het centraal kerkbestuur is verstuurd, wordt de provinciegouverneur geacht zijn goedkeuring te hebben verleend. Hij deelt zijn beslissing ook mee aan de gemeenteoverheid, de kerkfabriek, de penningmeester en het erkend representatief orgaan.

Vóór 1 juni worden de rekeningen bezorgd aan het gemeente- of provinciebestuur en aan de provinciegouverneur. De gemeente- of provincieraad brengt dan binnen de vijftig dagen nadat de rekeningen zijn binnengekomen bij het bestuur zijn advies uit. Als er binnen die vijftig dagen geen advies werd uitgebracht, wordt het advies automatisch als gunstig beschouwd.

 

De gouverneur keurt de rekening goed binnen een termijn van tweehonderd dagen nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij stelt daarbij de bedragen vast. Als er binnen die termijn van tweehonderd dagen geen besluit wordt verstuurd naar het centraal bestuur, wordt de rekening automatisch als goedgekeurd beschouwd. De gouverneur deelt zijn beslissing ook mee aan het gemeente- of provinciebestuur, het bestuur van de eredienst, de penningmeester en het erkend representatief orgaan.

 

In tegenstelling tot in de huidige praktijk worden niet langer alle bewijsstukken bij de jaarrekening systematisch opgevraagd. Naar aanleiding van het onderzoek van de rekening door het gemeente- of provinciebestuur of door de gouverneur kan wel aanvullende informatie worden gevraagd en kunnen een of meer bewijsstukken worden opgevraagd. Het blijft in ieder geval verplicht om de bewijsstukken te bewaren, ook al hoeven ze niet langer op systematische wijze meegestuurd te worden [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 9.3].

§ 3. De kerkraad verleent in de eerstvolgende vergadering kwijting aan de penningmeester over de afgelegde rekening. De kwijting is rechtsgeldig voor zover de ware toestand niet werd verborgen door enige weglating of onjuiste opgave in de jaarrekening.
Het niet-verlenen van kwijting aan de penningmeester kan alleen bij gemotiveerd besluit. De penningmeester en de provinciegouverneur worden zonder verwijl en gelijktijdig van deze beslissing in kennis gesteld.
Is er blijkens een definitief geworden beslissing inzake de kwijting een tekort vastgesteld, dan verzoekt de kerkfabriek de penningmeester, met een aangetekende brief, een gelijkwaardig bedrag in de kas van de kerkfabriek te storten.
De eerste kwijting na de inwerkingtreding van dit decreet geldt als kwijting voor de voorgaande jaren.

Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering. De procedure voor het niet-verlenen van kwijting wordt geregeld in artikel 55, §3, van het Eredienstendecreet. Daar wordt ook bepaald hoe het bestuur tekorten moet terugvorderen van de penningmeester [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 9.3].

Indien de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en er bijgevolg geen kwijting wordt verleend aan de penningmeester, dan moet de kerkraad het vastgestelde tekort terugvorderen van de penningmeester. Dit gebeurt in 2 fazen, namelijk een ingebrekestelling wordt aan de penningmeester toegestuurd en het tekort wordt mits betaling vóór een bepaalde datum effectief teruggevorderd. De provinciegouverneur wordt van de gevolgde procedure eveneens ingelicht.

De kerkraad stuurt een aangetekend schrijven aan de penningmeester op. Het tekort wordt uitdrukkelijk vermeld, evenals een zinsnede die de terugbetaling van de gelden binnen een bepaalde termijn (meestal 1 maand) vastlegt.

Indien de penningmeester de gelden binnen deze termijn terugbetaalt, dan verleent de kerkraad kwijting. Deze terugbetaling wordt aan de toezichthoudende overheid meegedeeld.

Vergoeding

Het terugeisen van de gelden is het logische gevolg van het betalen van een vergoeding aan de penningmeester. Hoewel hij geen borg meer moet stellen voor eventuele tekorten, blijft hij financieel verantwoordelijk voor zijn opdracht. De positieve waardering, namelijk de vergoeding, moet de penningmeester toelaten om de negatieve gevolgen van zijn beheer te kunnen financieren om de meestal kleine kastekorten aan te zuiveren.

Sedert het invoeren van het Decreet (01.01.2005) moet de kerkraad een besluit nemen. In dit besluit moet worden bepaald, dat :

1.      De penningmeester aanspraak kan maken op een vergoeding als vergelding voor zijn prestaties en voor het risico op een eventueel tekort bij het beheer van de financiële middelen van de kerkfabriek;

2.      De grootheid van de vergoeding moet worden vastgesteld.

Traditioneel wordt de vergoeding bepaald op maximum 5 % van de gewone ontvangsten na aftrek van de gewone gemeentelijke toelage en van de orderverrichtingen RSZ en bedrijfsvoorheffing.

Er kan ook bepaald worden dat een maximumbedrag niet mag overschreden worden, bv. 500,00. Dit maximumbedrag kan mits een nieuw besluit gewijzigd worden.

3.      De penningmeester slechts de vergoeding zal ontvangen onder aftrek van de som van de  tekorten die in de financiële middelen van de kerkfabriek werden vastgesteld indien de som van de tekorten kleiner is dan de te betalen vergoeding, of mits terugbetaling van het saldo van de vastgestelde tekorten indien de som van de tekorten groter is dan te betalen vergoeding;

4.      De penningmeester slechts recht heeft op vergoeding op basis van zijn opgestelde en goedgekeurde jaar- of eindrekening;

Deze laatste bepaling moet het mogelijk maken dat de penningmeester (of zijn rechtverkrijgenden bij zijn overlijden) bij zijn ontslag op een ander tijdstip dan het einde van het werkjaar wordt vergoed.

5.      De vergoeding slechts zal uitbetaald worden het verlopen werkjaar en de aanvaarding van de jaar- of eindrekening door de toezichthoudende overheid.

Door de kwijting kan de penningmeester niet meer in gebreke worden gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en voor de eventueel nadien vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter de kerkraad (en de toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn verantwoordelijkheid opnieuw in het gedrang [zie Decreet, art. 55, § 3, 1ste lid].

Het laatste lid omvat een overgangsregeling, namelijk de kwijting van de boekjaren vooraleer het Decreet in werking is getreden. De eerste kwijting volgens de bepalingen van het Decreet, houdt de kwijting van de vorige boekjaren in.

 

Art. 56. (de eindrekening)
Als de functie van penningmeester eindigt, wordt een eindrekening opgesteld binnen een termijn van twee maanden door de penningmeester of zijn rechtverkrijgenden. Nadat de kerkraad heeft kennisgenomen van de eindrekening, wordt de eindrekening door de penningmeester ter goedkeuring aan de provinciegouverneur gezonden en wordt de procedure, bedoeld in artikel 55, § 2, derde lid, tot en met § 3, derde lid, gevolgd.

De eindrekening heeft dezelfde vorm en inhoud als de jaarrekening, met dien verstande dat het document enkel de gegevens tot en met de dag van het beëindigen van het beheer van de penningmeester bevat.

 

Als de eindrekening opgemaakt wordt met als afsluitingsdatum 31 december, doet hetzelfde document tegelijkertijd als jaar- en eindrekening dienst. De titel van het document vermeldt duidelijk die dubbele functie [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 51].

 

Als de functie van penningmeester eindigt, door zijn ontslag of eventueel overlijden, moet er een eindrekening opgesteld worden van zijn beheer binnen twee maanden [zie Decreet, art. 56, 1ste lid]. Als het mandaat van de penningmeester ten einde loopt en hij wordt herkozen, eindigt de functie niet en hoeft er dus geen eindrekening te worden opgesteld.

 

Normaal maakt de penningmeester zelf zijn eindrekening op, maar als hij daartoe niet meer in staat is, valt die verplichting ten laste van zijn rechtverkrijgenden. Een eindrekening heeft dezelfde vorm als een jaarrekening. De eindrekening wordt echter niet noodzakelijk afgesloten op 31 december, maar wel op de dag waarop het beheer door de penningmeester eindigt [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 51]. Het bestuur van de eredienst neemt kennis van de eindrekening en daarna volgt het document dezelfde procedure als een gewone jaarrekening.

 

De rechtverkrijgenden, dit zijn ondermeer de verantwoordelijke familieleden of de erfgenamen, zijn aldus verplicht om de bewerkingen over te nemen. Dit is eerder een rechtsgevolg, dan een feitelijke mogelijkheid. Het is weinig waarschijnlijk dat een familielid of een erfgenaam van de stellen boekhoudkundige bewerkingen en accountantshandelingen op de hoogte zullen zijn.

 

Als een penningmeester ontslag neemt, zal het veelal het gemakkelijkste zijn om de eindrekening te laten samenvallen met een jaarrekening, door de nieuwe penningmeester op 1 januari in functie te laten treden. In dat geval kan één document tegelijk dienst doen als jaarrekening en als eindrekening. Om hierover geen misverstanden te laten bestaan, moet die dubbele functie van dat document duidelijk worden aangegeven [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 10.4].

 

De eindrekening wordt aan de gouverneur als toezichthoudende overheid toegestuurd.

 

Op de eindrekening wordt de naam van de penningmeester vermeld. De eindrekening wordt ook door hem ondertekend. Zijn adres, benevens de naam en het adres van het kerkbestuur, wordt erop vermeld [zie het ministerieel besluit van de Vlaamse regering van 05.09.2008, art. 1].

 

HOOFDSTUK IV. - Administratief toezicht

Afdeling 1. - Algemeen administratief toezicht

Art. 57. (verzending van de notulen)
Een afschrift van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en van het centraal kerkbestuur wordt binnen een termijn van twintig dagen, die ingaat op de dag na de vergadering, gelijktijdig aan de provinciegouverneur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief orgaan verstuurd.

Met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht moet een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal bestuur binnen twintig dagen na de vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post worden gestuurd.

De bijzondere aandacht wordt gevestigd op de decretale verplichting de notulen tegelijkertijd aan het college en de provinciegouverneur te sturen. Door het gelijktijdig versturen van de notulen wordt vermeden dat de toezichttermijnen van het college of de provinciegouverneur op een verschillend ogenblik een aanvang nemen [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I, pt. 1.1].

Art. 58. (besluiten van de kerkraad of het centraal kerkbestuur; schorsing door de gemeente of door de provincie)
§
1. Het college van burgemeester en schepenen kan, bij een gemotiveerd besluit, de uitvoering schorsen van een besluit waarbij de kerkraad of het centraal kerkbestuur het gemeentelijke belang en, inzonderheid, de financiële belangen van de gemeente schaadt.
Het schorsingsbesluit moet aan de kerkfabriek en het centraal kerkbestuur worden verstuurd binnen een termijn van dertig dagen, die ingaat op de dag nadat de notulen bij de gemeenteoverheid zijn ingekomen.
Van de schorsing wordt in de notulen melding gemaakt in de rand van het desbetreffende besluit.
Van het schorsingsbesluit wordt door het college van burgemeester en schepenen dadelijk kennisgegeven aan de provinciegouverneur, het erkend representatief orgaan en de Vlaamse Regering.
Het regelmatig geschorste besluit kan worden ingetrokken.
De kerkraad of het centraal kerkbestuur, naar gelang van het geval, kan het geschorste besluit gemotiveerd handhaven binnen een termijn van honderd dagen die ingaat op de dag na het versturen van het schorsingsbesluit. In dit geval wordt het handhavingsbesluit, op straffe van nietigheid van het geschorste besluit, uiterlijk de laatste dag van die termijn naar de Vlaamse Regering gestuurd met een afschrift aan het college van burgemeester en schepenen, de provinciegouverneur en het erkend representatief orgaan.

§ 2. De provinciegouverneur kan, bij een gemotiveerd besluit, de uitvoering schorsen van een besluit waarbij de kerkraad of het centraal kerkbestuur de wet schendt of het algemeen belang schaadt.
Het schorsingsbesluit moet aan de kerkfabriek en het centraal kerkbestuur worden verstuurd binnen een termijn van dertig dagen die ingaat op de dag nadat de notulen bij de provinciegouverneur zijn ingekomen.
Van de schorsing wordt in de notulen melding gemaakt in de rand van het desbetreffende besluit.
Van het schorsingsbesluit wordt door de provinciegouverneur dadelijk kennisgegeven aan de gemeenteoverheid, het erkend representatief orgaan en de Vlaamse Regering.
Het regelmatig geschorste besluit kan worden ingetrokken.
De kerkraad of het centraal kerkbestuur, naar gelang van het geval, kan het geschorste besluit gemotiveerd handhaven binnen een termijn van honderd dagen die ingaat op de dag na het versturen van het schorsingsbesluit. In dit geval wordt het handhavingsbesluit, op straffe van nietigheid van het geschorste besluit, uiterlijk de laatste dag van die termijn naar de Vlaamse Regering gestuurd met een afschrift aan het college van burgemeester en schepenen, de provinciegouverneur en het erkend representatief orgaan.

De uitvoerbaarheid van de besluiten van de raad of van het centraal bestuur kan door het college van burgemeester en schepenen geschorst worden als het gemeentelijk belang en inzonderheid de financiële belangen van de gemeente geschaad worden. De provinciegouverneur kan eveneens de uitvoering schorsen als het besluit de wet schendt of het algemeen belang schaadt.

Het schorsingbesluit moet aan het bestuur van de eredienst en aan het centraal bestuur verstuurd worden binnen dertig dagen vanaf de dag na de dag van ontvangst van de notulen bij de gemeenteoverheid of de provinciegouverneur.

Die termijn kan worden gestuit (de termijn houdt op te lopen en doet een nieuwe evenlange termijn lopen) door de verzending van een aangetekende brief waarin het college of de provinciegouverneur het dossier betreffende dat besluit opvraagt of er aanvullende inlichtingen over inwint. Een nieuwe termijn neemt een aanvang de dag na de ontvangst van de gevraagde stukken. Ook de aangetekende verzending van een klacht aan een toezichthoudende overheid stuit de lopende termijn.

De raad of het centraal bestuur waarvan de beslissing regelmatig werd geschorst, kan die beslissing intrekken of ze gemotiveerd handhaven binnen honderd dagen nadat het college of de provinciegouverneur het schorsingbesluit heeft verstuurd [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I, pt. 1.2].

De handhaving is echter afhankelijk van het vervullen van een driedubbele voorwaarde. Vooreerst het toesturen in origineel aan de Vlaamse regering van een gemotiveerde beslissing tot handhaving van het geschorste besluit, en van het toesturen van een kopie van de gemotiveerde beslissing tot handhaving aan de gemeentelijke overheid, de provincie en het erkend representatief orgaan.

Vervolgens moet de beslissing tot handhaving van het geschorste besluit aan de Vlaamse Regering worden toegestuurd uiterlijk op de laatste dag van de termijn van 100 dagen die hierboven is bedoeld.

En ten laatste, de beslissing tot handhaving moet gemotiveerd worden, dit is met redenen omkleed en uitleg verschaffen waarom het geschorste besluit toch gehandhaafd wordt.

Indien niet aan de gemotiveerde  mededelingsplicht binnen de gestelde termijn wordt voldaan, dan is de beslissing tot handhaving van het geschorste besluit, volstrekt nietig.