Vlaams Ministerie van Bestuurszaken Agentschap voor Binnenlands Bestuur Afdeling Lokale en Provinciale Besturen – Financiën en Personeel Boudewijnlaan 30 – bus 70 1000 Brussel Tel. 02 553 40 03 - Fax 02 553 43 01 binnenland-personeel@vlaanderen.be binnenland-financies@vlaanderen.be
Omzendbrief BB 2008/06
Omzendbrief
Aan de provinciegouverneurs Ter kennisgeving aan: - de representatieve organen van de erkende erediensten - de bestuursorganen van alle erkende besturen van de eredienst - de deputaties - de colleges van burgemeester en schepenen
Datum: 18 juli 2008
Betreft: de boekhouding van de besturen van de eredienst

1 Inleiding: wijzigingen van de regelgeving betreffende het financieel beheer

Sinds 1 januari 2008 zijn op het financieel beheer van alle besturen van de eredienst de regels van toepassing van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten en van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten.

Bij de eerste evaluatie van de invoering van die regelgeving werd vastgesteld dat het wenselijk was een wijziging door te voeren in de manier waarop de overschotten of tekorten van de exploitatie van de voorgaande financiële boekjaren worden verwerkt in de budgetten en meerjarenplannen.

Daarom heeft de Vlaamse Regering op 27 juni 2008 haar principiële goedkeuring gehecht aan een wijziging van het besluit van 13 oktober 2006. Om diezelfde reden zal ook het ministerieel besluit van 27 november 2006 tot vaststelling van de modellen van de boekhouding van de besturen van de eredienst en ter uitvoering van artikel 46 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de eredienst en van de centrale besturen van de eredienst, worden gewijzigd.

De wijziging houdt in dat het overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien in de regelgeving vervangen wordt door het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien. Dat gecorrigeerde overschot of tekort is gelijk aan het overschot of tekort van de exploitatie in de jaarrekening van twee financiële boekjaren voordien, verminderd met het bedrag dat als gecorrigeerd overschot of tekort opgenomen werd in het budget van het voorafgaande jaar. Het gecorrigeerde overschot of tekort dat in het budget voor 2009 moet worden opgenomen, is dus gelijk aan het overschot of tekort van de exploitatie in de jaarrekening over 2007, verminderd met het bedrag op de rij K van het budget voor 2008.

Stel dat de rekening over het financiële boekjaar 2007 een overschot van 100 had op de exploitatie en dat in het budget voor 2008 op de rij K een bedrag van 60 stond ingeschreven, dan zal in het budget voor 2009 een bedrag van 40 moeten worden opgenomen, als gecorrigeerd overschot van de exploitatie van 2007.

De besturen van de erediensten die hun budget voor 2009 al hebben opgesteld met een waarde op de rij K die is berekend volgens de vroegere berekeningswijze, kunnen het best zelf de afweging maken of ze dat nog aanpassen, eventueel bij een budgetwijziging. Als in het budget voor 2008 op de rij K maar een klein bedrag werd opgenomen, is het misschien niet nodig om een aanpassing aan te brengen. Als op de rij K in het budget voor 2008 een aanzienlijk bedrag werd ingeschreven, is het wel raadzaam om de K-waarde in het budget voor 2009 aan te passen zodat problemen in de toekomst worden vermeden.

Hieronder vindt u meer informatie over wat die wijziging betekent voor de voorstelling in de budgetten en de meerjarenplannen. Het onderstaande vervangt de passages in mijn omzendbrief BB 2007/01 van 12 januari 2007 in verband met de evenwichtsverplichting van het budget (op pagina 14 tot 16) en de evenwichtsverplichting van het meerjarenplan (op pagina 7 en 8). Voor het overige blijft de inhoud van de omzendbrief BB 2007/01 geldig.

2 De verwerking van de overschotten en tekorten in het budget

Uit de cijfers van de financiële nota van het budget moet blijken dat de financiën van het bestuur van de eredienst in evenwicht zijn. Daarom wordt er een verplicht evenwicht opgelegd in artikel 20 van het reglement. Dat evenwicht in de exploitatie kan schematisch als volgt worden weergegeven:

exploitatieontvangsten
- exploitatie-uitgaven
	exploitatie voor overboekingen
- overboekingen naar investeringen
	exploitatie eigen dienstjaar
gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2
	exploitatie voor toelage
exploitatietoelage
	nul

In het model van de financiële nota voor het budget wordt de volgende voorstelling opgelegd:

A	eredienst	ontvangsten	uitgaven	overschot/tekort
B	gebouwen van de eredienst	ontvangsten	uitgaven	overschot/tekort
C	bestuur van de eredienst	ontvangsten	uitgaven	overschot/tekort
D	privaat patrimonium	ontvangsten	uitgaven	overschot/tekort
E	stichtingen	ontvangsten	uitgaven	overschot/tekort
F	exploitatie zonder financiering	totaal (A-E)	totaal (A-E)	overschot/tekort
G	financiering	ontvangsten	uitgaven	overschot/tekort
H	exploitatie voor overboekingen	som F+G	som F+G	overschot/tekort
I	overboekingen			totaal
J	exploitatie eigen financieel boekjaar			verschil (H-I)
K	gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2			verschil (K1-K2)
	K1 overschot/tekort exploitatie n-2			xx
	K2 gecorrigeerd overschot/tekort in budget n-1			xx
L	exploitatie voor toelage			som J+K
M	exploitatietoelage			xx
	M1 gewone exploitatietoelage			xx
	M2 achterstallige exploitatietoelage			(xx)
N	overschot exploitatie			som L+M (0)

Per hoofdfunctie wordt in deze tabel het totaal van de ontvangsten en van de uitgaven opgenomen, en het overschot of tekort waarin dat resulteert. Daarvan wordt dan een tussentotaal (F) gemaakt zonder de hoofdfunctie financiering, wat het totaal oplevert van de ontvangsten en uitgaven die werkelijk op dat financiële boekjaar betrekking hebben: dus zonder de aflossingen van de leningen. Als bij dat tussentotaal ook de hoofdfunctie financiering wordt geteld, wordt het totaal van de exploitatie voor overboekingen (H) verkregen. Daar moeten dan de eventuele overboekingen naar de investeringen worden bijgeteld om het totaal van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar (J) te krijgen.

Voordat de exploitatietoelage kan worden berekend, moet eerst nog het resultaat van de exploitatie van de voorgaande jaren worden opgenomen in de berekening. Wat het gemeente- of provinciebestuur vroeger te veel heeft betaald, wordt daardoor in mindering gebracht op de exploitatietoelage. Concreet gebeurt die correctie aan de hand van het overschot of tekort van de exploitatie in de rekening van twee financiële boekjaren voordien (K1), verminderd met het bedrag dat in het budget voor het voorgaande jaar werd opgenomen op de rij K (K2). Het bedrag dat zo verkregen wordt, wordt het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien (K) genoemd. Het is niet mogelijk dat gecorrigeerde overschot of tekort te vervangen door het werkelijke overschot van de exploitatie van het voorgaande financieel boekjaar, ook niet nadat de rekening van dat jaar vastgesteld is. Als het budget eenmaal is vastgesteld, blijft het bedrag op de rij K van het budget dus ongewijzigd.

De som van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar en het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien, levert het totaal van de exploitatie voor toelage op. Als dat een negatief getal is, dan is het bedrag dat nodig is om op nul te komen, het bedrag van de exploitatietoelage (M) voor dat jaar.

Het is van belang te onderstrepen dat weliswaar per hoofdfunctie het overschot of tekort wordt berekend, maar dat daaraan geen enkel gevolg gekoppeld kan worden. Die tussentotalen zijn alleen bedoeld om een algemeen overzicht te krijgen van de ontvangsten en uitgaven van het bestuur van de eredienst en dienen dus zeker niet om een evenwicht per hoofdfunctie op te leggen.

Er wordt in dit overzicht ook een rij opgenomen waarin de eventuele achterstallige exploitatietoelagen van de voorgaande jaren kunnen worden ingevoerd. Daardoor kan het bestuur verduidelijken dat een gedeelte van de exploitatietoelage voor het jaar van het budget in feite nog een achterstallige verplichting is van het gemeente- of provinciebestuur. Aangezien er vertrokken wordt van het resultaat van twee jaar voordien, zal dat normaal alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt worden.

Net als bij het meerjarenplan wordt op de evenwichtsverplichting een uitzondering gemaakt voor de zelfbedruipende besturen. Ze kunnen, met toepassing van artikel 20, derde lid, gemotiveerd afwijken van het verplichte evenwicht. Dat geeft hen de mogelijkheid om op een soepeler manier om te gaan met de verwerking van de overschotten en tekorten van het verleden in hun budgetten. Aangezien er bij de zelfbedruipende besturen geen sprake is van een exploitatietoelage, houdt dat geen risico’s in voor het betrokken gemeente- of provinciebestuur. Het is wel van belang dat die afwijking afdoende gemotiveerd wordt. De beleidsnota van het budget is wellicht de aangewezen plaats om die motivering op te nemen.

Voor de investeringen wordt de evenwichtsverplichting niet gewijzigd en blijft ook de toelichting van de omzendbrief BB-2007/01 dus van kracht.

3 De verwerking van de overschotten/tekorten in het meerjarenplan

Uit de cijfers van de financiële nota van het meerjarenplan moet ook blijken dat de financiën van het bestuur van de eredienst in evenwicht zijn. Daarom wordt er een verplicht evenwicht opgelegd voor elk jaar van het meerjarenplan (artikel 9 van het reglement), waarbij ook voor elk jaar, als dat nodig is, de gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage wordt berekend.

Dat evenwicht in de exploitatie kan schematisch als volgt worden weergegeven:

exploitatieontvangsten
- exploitatie-uitgaven
	exploitatie voor overboekingen
- overboekingen naar investeringen
	exploitatie eigen dienstjaar
(gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2)*
	exploitatie voor toelage
exploitatietoelage
	nul

Het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien wordt alleen in het eerste jaar van het meerjarenplan in rekening gebracht. In de volgende vijf jaren wordt in het meerjarenplan geen rekening gehouden met de overschotten en tekorten van het verleden. In de jaarlijkse budgetten gebeurt die verrekening uiteraard wel.

Het verschil tussen het eerste financiële boekjaar van het meerjarenplan en de daaropvolgende financiële boekjaren is te wijten aan het tijdstip waarop het meerjarenplan wordt opgemaakt. Op dat ogenblik is alleen voor het eerste financiële boekjaar het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien bekend. Dat zal hetzelfde cijfer zijn als het cijfer dat ook in het budget voor dat eerste financiële boekjaar wordt opgenomen op de rij K.

Als het meerjarenplan wordt gewijzigd, dan moet voor het eerste jaar waarop die wijziging betrekking heeft, wel rekening worden gehouden met het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien. Op dat moment zal immers alle informatie beschikbaar zijn die daarvoor noodzakelijk is, namelijk de rekening van twee jaar daarvoor en het budget van het voorgaande jaar. Bovendien zal een wijziging van het meerjarenplan steeds samengaan met het vaststellen van een budget of een budgetwijziging. Uiteraard moeten de cijfers van dat budget of die budgetwijziging op dat ogenblik overeenkomen met wat in het eerste jaar van die wijziging van het meerjarenplan werd opgenomen. Concreet zal bij een wijziging van het meerjarenplan 2008-2013 voor de periode vanaf 2009 dus in het eerste jaar waarop de wijziging betrekking heeft, d.w.z. 2009, dezelfde evenwichtsverplichting gelden als voor het budget.

Bij een wijziging van het meerjarenplan moet dus het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien worden ingebracht. Als het om een tekort gaat dat te groot is om opgevangen te worden binnen de marges van het budget, zal het vermoedelijk noodzakelijk zijn om de exploitatietoelage te verhogen. In dat geval zal er opnieuw overleg moeten worden gepleegd en zullen er nieuwe afspraken moeten worden gemaakt in een gewijzigd meerjarenplan.

Het is niet toegestaan dat het meerjarenplan zou worden gewijzigd enkel en alleen om een overschot van het verleden op te nemen. De overschotten en tekorten van de exploitatie van het verleden worden normaal gezien in de budgetten verrekend en alleen als het meerjarenplan om een andere reden moet worden gewijzigd, kunnen die overschotten en tekorten op dat ogenblik wel worden opgenomen in het meerjarenplan. Als het meerjarenplan systematisch zou worden gewijzigd om de overschotten van het verleden ook in het meerjarenplan op te nemen, zou dat een nutteloze administratieve inspanning meebrengen doordat jaarlijks de zware procedure van de wijziging van het meerjarenplan moet worden doorlopen. Bovendien zou de meerwaarde van het meerjarenplan volledig onderuitgehaald worden. Een dergelijke werkwijze zou de besturen van de eredienst in feite ook bestraffen voor het goede beheer dat geleid heeft tot een exploitatieoverschot.

In het model voor het meerjarenplan wordt de volgende voorstelling opgelegd:

A	eredienst	totaal
B	gebouwen van de eredienst	totaal
C	bestuur van de eredienst	totaal
D	privaat patrimonium	totaal
E	stichtingen	totaal
F	exploitatie. zonder financiering	som (A-E)
G	financiering	totaal
H	exploitatie voor overboekingen	som F+G
I	overboekingen	totaal
J	exploitatie eigen financieel boekjaar	verschil (H-I)
K	gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2*	xx
L	exploitatie voor toelage	som J+K
M	exploitatietoelage	xx
N	overschot exploitatie	xx (0)

Per hoofdfunctie wordt in de bovenstaande tabel het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven opgenomen. Daarvan wordt dan een tussentotaal gemaakt zonder de hoofdfunctie financiering (F), wat het totaal oplevert van de ontvangsten en uitgaven die werkelijk op dat financiële boekjaar betrekking hebben: dat wil zeggen zonder de aflossingen van de leningen. Door bij dat tussentotaal ook de hoofdfunctie financiering op te tellen, wordt het totaal van de exploitatie voor overboekingen (H) verkregen. Daar moeten dan de eventuele overboekingen naar de investeringen worden bijgeteld, om het totaal van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar (J) te krijgen.

Voordat de exploitatietoelage kan worden berekend, moet eerst nog het resultaat van de exploitatie van de voorgaande jaren in de berekening worden opgenomen. Concreet gebeurt die correctie in het meerjarenplan (of de wijziging van het meerjarenplan) alleen voor het eerste financiële boekjaar (waarop die wijziging betrekking heeft) aan de hand van het overschot of tekort van de exploitatie in de rekening van twee financiële boekjaren voordien, verminderd met het bedrag dat in het budget voor het voorgaande jaar werd opgenomen op de rij K. Voor de overige financiële boekjaren van het meerjarenplan wordt geen rekening gehouden met de overschotten en tekorten van de exploitatie in het verleden. Op de rij K staat dus vanaf het tweede jaar normaal gezien steeds een nul.

Voor het eerste financiële boekjaar van (de wijziging van) het meerjarenplan levert de som van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar en het corrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien, het totaal van de exploitatie voor toelage op. Voor de overige jaren van het meerjarenplan is K gelijk aan nul en zal het totaal van de exploitatie voor toelage (L) gelijk zijn aan het totaal van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar (J). Als dat een negatief getal is, dan is het bedrag dat nodig is om op nul te komen, het bedrag van de exploitatietoelage voor dat jaar.

Op die evenwichtsverplichting wordt in het reglement een uitzondering opgenomen. De zelfbedruipende besturen, die geen beroep doen op een gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage, mogen met toepassing van artikel 9, vierde lid, van het reglement afwijken van het verplichte evenwicht. Daardoor kunnen ze op een soepeler manier omgaan met de verwerking van de overschotten en tekorten van het verleden. Aangezien er bij de zelfbedruipende besturen geen sprake is van een exploitatietoelage, houdt dat geen risico’s in voor het betrokken gemeente- of provinciebestuur. Het is wel van belang dat die afwijking afdoende gemotiveerd wordt. Die motivering wordt logischerwijze opgenomen in de strategische nota van het meerjarenplan. Uiteraard moet een dergelijke alternatieve werkwijze ook het voorwerp uitmaken van het overleg met het gemeente- of provinciebestuur.

Voor de investeringen wordt de evenwichtsverplichting niet gewijzigd en blijft de toelichting van de omzendbrief BB-2007/01 dus van kracht.

4 De wijzigingen in de modellen

Naar aanleiding van de wijzigingen van de evenwichtsdefinities worden ook de modellen van het meerjarenplan en het budget aangepast. De aangepaste modellen van de overzichtstabellen zijn in punt 2 en 3 van deze omzendbrief opgenomen.

Er wordt ook van de gelegenheid gebruikgemaakt om de modellen op enkele punten te verduidelijken. Zo bestond er verwarring over de rekeningnummers, die ontbraken in het model van meerjarenplan maar die wel voorkwamen in het model van jaarrekening, bijvoorbeeld het rekeningnummer 252, terugbetaling verdisconteerde exploitatietoelage. Dat rekeningnummer was niet opgenomen in het model van meerjarenplan omdat het niet de bedoeling kan zijn dat in die fase van de financiële planning een verdiscontering al in de planning wordt opgenomen. Bij de uitvoering van de planning zal echter kunnen blijken dat een verdiscontering onvermijdelijk is. Die verdiscontering zal dan, op het einde van het financiële boekjaar, in de jaarrekening voorkomen. Bij de actualisering van het meerjarenplan moeten de cijfers van het meerjarenplan worden opgenomen in de desbetreffende kolom van het meerjarenplan. Het is evident dat daarbij ook de eventuele uitgaven op bijvoorbeeld rekeningnummer 252 moeten worden opgenomen, ook al was dat rekeningnummer niet opgenomen in het initiële meerjarenplan.

Ook de rekeningen voor creditnota’s en voor kleine giften werden wel opgenomen in het model voor de jaarrekening, maar niet in het model voor het meerjarenplan, opnieuw op basis van de redenering dat dergelijke ontvangsten niet op het niveau van de meerjarenplanning geraamd kunnen worden. Nu is het echter mogelijk dat een belangrijke creditnota bij budgetwijziging wordt opgenomen in een budget en dat tegelijkertijd het meerjarenplan gewijzigd moet worden. In een dergelijke situatie is er geen reden om die ontvangsten niet op te nemen in het meerjarenplan. Als die ontvangsten niet worden opgenomen, kan dat zelfs aanleiding geven tot problemen.

Omdat daar verwarring over bestond, worden al die rekeningnummers nu wél opgenomen in het model voor het meerjarenplan, maar werden ze gemarkeerd met een sterretje. Die gemarkeerde rekeningnummers kunnen alleen gebruikt worden bij een actualisering van het meerjarenplan of bij een wijziging van het meerjarenplan voor het eigen financiële boekjaar.

Op een vergelijkbare manier worden in het model voor het budget bepaalde rekeningnummers opgenomen en gemarkeerd met een sterretje. Het gaat dan om rekeningen die wel in het model voor de jaarrekening opgenomen waren, maar niet in het model voor het budget. Die gemarkeerde rekeningen kunnen alleen gebruikt worden als het om een budgetwijziging gaat. Het gaat dan opnieuw om rekeningen voor bijvoorbeeld creditnota’s en kleine giften: ontvangsten en uitgaven die op zich moeilijk te voorspellen zijn en dus niet in het oorspronkelijke budget opgenomen werden, maar waarvoor het nuttig kan zijn om ze bij budgetwijziging toch op te nemen omwille van het realistische beeld van het budget.

Merk ten slotte ook op dat de rij K van het meerjarenplan eigenlijk verschillende cijfers kan bevatten. In alle jaren van een (wijziging van het) meerjarenplan zal hier aanvankelijk steeds een nul staan, behalve in het eerste. In het eerste jaar van een (wijziging van het) meerjarenplan wordt hier het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee jaar voordien opgenomen, dat ook in het budget voor dat jaar zal opgenomen zijn. Als bij een actualisering van het meerjarenplan de cijfers van een budget werden opgenomen, zal op de rij K van die kolom de waarde van K in dat budget worden opgenomen, d.w.z. het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien. Als bij een actualisering van het meerjarenplan de cijfers van de jaarrekening werden opgenomen, zal op de rij K van die kolom het bedrag op de rij K van die jaarrekening worden opgenomen, d.w.z. het overschot of tekort van de voorgaande jaarrekening. Volledigheidshalve moet daar nog aan worden toegevoegd dat de zelfbedruipende besturen in de planningsdocumenten (het meerjarenplan en het budget) desgewenst gemotiveerd kunnen afwijken van de voorgeschreven verrekeningswijze.

X X X

Voor het overige worden er geen wijzigingen aangebracht in de regelgeving. Voor toelichting daarbij verwijs ik naar mijn omzendbrief BB 2007/01 van 12 januari 2007. In die omzendbrief moeten de passages in verband met de evenwichtsverplichting van het meerjarenplan (op pagina 7 en 8) en de evenwichtsverplichting van het budget (op pagina 14 tot 16) worden vervangen door de toelichting van deze omzendbrief, maar voor het overige blijft de inhoud van de omzendbrief BB 2007/01 onverkort geldig. Op de website van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur zal een gecoördineerde versie van de omzendbrief BB 2007/01 en deze omzendbrief ter beschikking gesteld worden.

X X X

Ik verzoek u de besturen van de erkende erediensten op de hoogte te brengen van deze omzendbrief door de vermelding in het Bestuursmemoriaal van de datum van de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad. Ik verzoek u deze omzendbrief tevens te sturen naar de lokale besturen van de erkende erediensten.

Volledigheidshalve stuur ik deze omzendbrief ook rechtstreeks naar de gemeentebesturen.

Deze omzendbrief kan geraadpleegd worden via het internet op het volgende adres: http://binnenland.vlaanderen.be/regelgeving/omzend.htm.

Marino KEULEN

Vlaams minister van Binnenlands Bestuur,
Stedenbeleid, Wonen en Inburgering