CENTRAAL KERKBESTUUR GENT STAD

Jakobijnenstraat 4 te 9000 Gent

 

Penningmeester

De taken van en de opdrachten van de penningmeester zijn uitdrukkelijk in het Decreet vermeld [zie Decreet, art. 14 en art. 36] en worden nader omschreven in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).

Vernieuwing kerkraad

Bij elke gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad [zie Decreet, art. 6] verkiest de kerkraad onder de aangestelde of verkozen leden en bij geheime en afzonderlijke stemmingen, een penningmeester. Hij / Zij wordt verkozen met een volstrekte meerderheid van stemmen.

De mandaten van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen niet gecumuleerd worden.

Toepassing artikel 12 van het Decreet

Einde bijzonder mandaat

Enerzijds komt aan de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester een einde bij de driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad [zie Decreet, art. 6].

Anderzijds komt de functie ook vacant indien de voorzitter, de secretaris of de penningmeester ofwel zijn functie, ofwel zijn mandaat ter beschikking stelt. Een nieuwe voorzitter, secretaris of penningmeester moet dan gekozen worden nadat de kerkraad in al zijn leden (5 + 1) hersamengesteld is.

Toepassing artikel 12 van het Decreet

Taken

De penningmeester heeft in het bijzonder de volgende taken:
1° het innen van de gelden die toekomen aan de kerkfabriek en het betalen van de uitgaven;
2° het bijhouden van de boekhouding;
3° het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan;
4° het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget;
5° het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening.

De taken van de penningmeester concentreren zich rond het financieel beheer van de kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak bepaald, maar de individuele werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd.

De penningmeester is te gelijkertijd kassier, boekhouder en accountant van de kerkraad.

Als kassier int hij de gelden die verschuldigd zijn aan de kerkraad en betaalt hij de uitgaven. Naast deze kassierfunctie is de penningmeester echter ook nog boekhouder. Het Decreet voorziet in een boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd worden.

De penningmeester treedt als accountant op bij het opstellen van een ontwerp van meerjarenplan, het ontwerpen van het jaarlijks budget en het opstellen van de jaarrekening en van de eindrekening bij zijn uittreding of bij zijn ontslag.

Toepassing artikel 14 van het Decreet

Vervanging

Een penningmeester moet bij overlijden of bij plotse onmogelijkheid om de functie van penningmeester nog uit te oefenen, vervangen worden. Dit is ook het geval wanneer hij tijdelijk (min of meer langdurig) belet is.

Gelet op het principe dat de kerkraad volheid van bevoegdheid heeft kan de kerkraad een waarnemend penningmeester aanduiden uit de twee overige leden van de kerkraad die geen bijzonder mandaat hebben.

Aangezien de functie van penningmeester voorbehouden is aan verkozen leden [zie Decreet, art. 12, 1ste lid] komt de door het erkend representatief orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger niet in aanmerking.

Cumul

De aandacht wordt gevestigd op art. 12, 2de lid van het Decreet waarin de cumul van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester verboden wordt. De aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger stemt samen met de voorzitter, de secretaris en de overige verkozen leden mee om de penningmeester ad interim aan te stellen.

Toepassing artikel 12 van het Decreet

Borg

Een penningmeester moet sinds de inwerkingstelling van het decreet geen borg meer stellen. Krachtens artikel 10 van de wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der erediensten waren de penningmeesters van de erkende besturen van de eredienst verplicht een borg te stellen bij de Deposito- en Consignatiekas als waarborg van hun beheer.

Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten, artikel 275 heft de wet van 4 maart 1870 op en legt geen borgstelling meer op.

Concreet betekent dit, dat vanaf 01 januari 2007, bij de inwerkingtreding van het nieuwe financiële beheer, geen borgstelling meer kan worden geëist van de penningmeesters die voor de eerste maal in functie treden. Dat betekent echter ook dat de penningmeesters die al in functie waren voor 01 januari 2007 en in functie bleven na die datum, recht hebben op de teruggave van de gestorte borgtocht.

Toepassing artikel 275 van het Decreet

Kwijting

Door het aanvaarden van de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn verantwoordelijkheid.

Toepassing artikel 55 van het Decreet

Handelingsbevoegdheid

De penningmeester kan slechts handelen binnen de grenzen die hem door de kerkraad zijn opgelegd. Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil zeggen hij moet aantonen dat de administratieve bescheiden, de akten en de gevoerde boekhouding naar behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.

De normen en de regelen waaraan de penningmeester moet voldoen, zijn opgesomd in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten, art. 45 t.e.m. 50 (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).

45. De financiële rekeningen worden, na de beslissing van het bestuursorgaan, op naam van het bestuur van de eredienst door de penningmeester geopend en administratief beheerd.

46. Met uitzondering van de uitgaven met collectieve machtiging, betaalt de penningmeester de uitgaven van het bestuur van de eredienst binnen de perken van de door het bestuursorgaan vastgestelde kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na goedkeuring van de te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.

De uitgaven met collectieve machtiging, vermeld in het eerste lid, zijn opeisbare schulden ten voordele van de personen, bepaald door de minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden, bepaald door de minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen van het bestuur van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester. In die gevallen gelden de budgetbeperkingen niet.

Telkens als de penningmeester oordeelt dat de kredieten van het budget onvoldoende zullen zijn om de geplande uitgaven te betalen, stelt hij het bestuursorgaan hiervan op de hoogte en maakt hij een ontwerp van budgetwijziging of interne kredietaanpassing op, naargelang van het geval.

47. De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

48. De penningmeester is verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde akten, boeken en andere stukken.

Hij stelt het bestuursorgaan onmiddellijk in kennis van diefstal of verlies van een of meerdere van die stukken.

49. Enkel beleggingsvormen in euro met volledige kapitaalsgarantie bij erkende instellingen zijn toegestaan. Hiermee worden gelijkgesteld de beleggingsvormen in euro die door de minister als voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende instellingen worden die instellingen verstaan die erkend zijn in overeenstemming met de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen.

De penningmeester kan beschikbare kasvoorraad beleggen, op voorwaarde dat de werking van het bestuur van de eredienst hierdoor niet in het gedrang komt. Die beleggingen moeten niet in het budget worden opgenomen.

Met behoud van de toepassing van artikel 2, derde lid, kunnen alle beleggingen op een termijn van langer dan één jaar en de beleggingen op een kortere termijn die door het bestuursorgaan gemotiveerd als een investeringsbelegging worden aangewezen, enkel worden uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van het bestuursorgaan en nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het budget zijn ingeschreven.

50. De penningmeester kan slechts toelagen verdisconteren, een thesaurievoorschot aanvaarden of een vast termijnkrediet op ten hoogste één jaar aangaan nadat het bestuursorgaan hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot een budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in het budget.

Het bestuursorgaan kan de penningmeester machtiging verlenen om tot een welbepaald bedrag kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten op te nemen. In afwijking van het eerste lid kan de penningmeester in dat geval binnen de grenzen van dat bedrag en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is, kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende beslissing van het bestuursorgaan.

Voor thesaurievoorschotten en kaskredieten mogen de investeringsgoederen niet worden bezwaard.

Toepassing artikel 14 van het Decreet

Schenkingen

De schenkingen bij akte onder levenden worden altijd voorlopig aanvaard door de penningmeester overeenkomstig de bepalingen van de wet van 12 juli 1931.

Om het onderzoek naar de titel van overdracht te kunnen doen, wordt de schenking onder levenden eerst voorlopig aanvaard door de penningmeester.

Toepassing artikel 36 van het Decreet

Vorderingen

De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

Toepassing artikel 51 van het Decreet

Schulden

De schulden worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

Toepassing artikel 52 van het Decreet

Jaarrekening

De jaarrekening wordt door de kerkfabriek opgesteld na het afsluiten van het boekjaar en omvat de gegevens van het vorige boekjaar [zie Jaarrekening]. Maar het ontwerp van de jaarrekening wordt in uitvoering van artikel 14, 3° van het Decreet door de penningmeester opgesteld.

De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op (de kastoestand), waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

Toepassing artikel 54 van het Decreet

Kwijting

Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering. De procedure voor het niet-verlenen van kwijting wordt geregeld in artikel 55, §3, van het Eredienstendecreet. Daar wordt ook bepaald hoe het bestuur tekorten moet terugvorderen van de penningmeester.

Door de kwijting kan de penningmeester niet meer in gebreke worden gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en voor de eventueel nadien vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter de kerkraad (en de toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn verantwoordelijkheid opnieuw in het gedrang.

Kwijting voorgaande boekjaren

Artikel 55 van het decreet van 07 mei 2004 bepaalt dat de eerste kwijting na de inwerkingtreding van het decreet geldt als kwijting voor de voorgaande jaren.

Toepassing artikel 55 van het Decreet

Goedgekeurde jaarrekening en Kwijting

De gouverneur keurt de rekening goed binnen een termijn van tweehonderd dagen nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij stelt daarbij de bedragen vast. Als er binnen die termijn van tweehonderd dagen geen besluit wordt verstuurd naar het centraal bestuur, wordt de rekening automatisch als goedgekeurd beschouwd. De gouverneur deelt zijn beslissing ook mee aan het gemeente- of provinciebestuur, het bestuur van de eredienst, de penningmeester en het erkend representatief orgaan.

Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering.

Toepassing artikel 55 van het Decreet

Afgekeurde jaarrekening en Gebrek aan kwijting

Het niet-verlenen van kwijting aan de penningmeester kan alleen bij gemotiveerd besluit. De penningmeester en de provinciegouverneur worden zonder verwijl en gelijktijdig van deze beslissing in kennis gesteld.

Indien de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en er bijgevolg geen kwijting wordt verleend aan de penningmeester, dan moet de kerkraad het vastgestelde tekort terugvorderen van de penningmeester.

Dit gebeurt in 2 fazen, namelijk een ingebrekestelling wordt aan de penningmeester toegestuurd en het tekort wordt mits betaling vóór een bepaalde datum effectief teruggevorderd. De provinciegouverneur wordt van de gevolgde procedure eveneens ingelicht.

De kerkraad stuurt een aangetekend schrijven aan de penningmeester op. Het tekort wordt uitdrukkelijk vermeld, evenals een zinsnede die de terugbetaling van de gelden binnen een bepaalde termijn (meestal 1 maand) vastlegt.

Indien de penningmeester de gelden binnen deze termijn terugbetaalt, dan verleent de kerkraad kwijting. Deze terugbetaling wordt aan de toezichthoudende overheid meegedeeld.

Eindrekening en kwijting

Door het aanvaarden van de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn verantwoordelijkheid.

Toepassing artikel 56 van het Decreet

Vergoeding

Traditioneel werd aan de penningmeester een vergoeding betaald. Naar luid van een ingenomen standpunt van de permanente werkgroep erediensten oefenen de leden van de lokale raden en de centrale kerkbesturen hun taak onbezoldigd uit. Het staat deze raden vrij om toch een vergoeding te betalen aan de aangestelde expert [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

Het terugeisen van de gelden is het logische gevolg van het betalen van een vergoeding aan de penningmeester. Hoewel hij geen borg meer moet stellen voor eventuele tekorten, blijft hij financieel verantwoordelijk voor zijn opdracht. De positieve waardering, namelijk de vergoeding, moet de penningmeester toelaten om de negatieve gevolgen van zijn beheer te kunnen financieren om de meestal kleine kastekorten aan te zuiveren.

Sedert het invoeren van het Decreet (01.01.2005) moet de kerkraad een besluit nemen. In dit besluit moet worden bepaald, dat :

1.      De penningmeester aanspraak kan maken op een vergoeding als vergelding voor zijn prestaties en voor het risico op een eventueel tekort bij het beheer van de financiële middelen van de kerkfabriek;

2.      De grootheid van de vergoeding moet worden vastgesteld.

Traditioneel wordt de vergoeding bepaald op maximum 5 % van de gewone ontvangsten na aftrek van de gewone gemeentelijke toelage en van de orderverrichtingen RSZ en bedrijfsvoorheffing.

Er kan ook bepaald worden dat een maximumbedrag niet mag overschreden worden, bv. 500,00. Dit maximumbedrag kan mits een nieuw besluit gewijzigd worden.

3.      De penningmeester slechts de vergoeding zal ontvangen onder aftrek van de som van de  tekorten die in de financiële middelen van de kerkfabriek werden vastgesteld indien de som van de tekorten kleiner is dan de te betalen vergoeding, of mits terugbetaling van het saldo van de vastgestelde tekorten indien de som van de tekorten groter is dan te betalen vergoeding;

4.      De penningmeester slechts recht heeft op vergoeding op basis van zijn opgestelde en goedgekeurde jaar- of eindrekening;

Deze laatste bepaling moet het mogelijk maken dat de penningmeester (of zijn rechtverkrijgenden bij zijn overlijden) bij zijn ontslag op een ander tijdstip dan het einde van het werkjaar wordt vergoed.

5.      De vergoeding slechts zal uitbetaald worden nŕ het verlopen werkjaar en nŕ de aanvaarding van de jaar- of eindrekening door de toezichthoudende overheid.

Toepassing artikel 55 van het Decreet

Fraude en Bedrog

Door de kwijting kan de penningmeester niet meer in gebreke worden gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en voor de eventueel nadien vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter de kerkraad (en de toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn verantwoordelijkheid opnieuw in het gedrang.

Toepassing artikel 55 van het Decreet

Eindrekening

Een uittredende penningmeester voert de boekingen (ontvangsten en uitgaven) uit tot aan de installatie van de nieuwe penningmeester die vanaf dat ogenblik de boekingen zal verrichten. Daarnaast, en in uitvoering van artikel 11 van de wet van 4 maart 1870, maakt de uittredende penningmeester een eindrekening.

Toepassing artikel 14 van het Decreet

De eindrekening heeft dezelfde vorm en inhoud als de jaarrekening, met dien verstande dat het document enkel de gegevens tot en met de dag van het beëindigen van het beheer van de penningmeester bevat.

 

Als de functie van penningmeester eindigt, door zijn ontslag of eventueel overlijden, moet er een eindrekening opgesteld worden van zijn beheer binnen twee maanden [zie Decreet, art. 56, 1ste lid]. Als het mandaat van de penningmeester ten einde loopt en hij wordt herkozen, eindigt de functie niet en hoeft er dus geen eindrekening te worden opgesteld.

 

Normaal maakt de penningmeester zelf zijn eindrekening op, maar als hij daartoe niet meer in staat is, valt die verplichting ten laste van zijn rechtverkrijgenden. De eindrekening wordt niet noodzakelijk afgesloten op 31 december, maar wel op de dag waarop het beheer door de penningmeester eindigt.

 

Het bestuur van de eredienst neemt kennis van de eindrekening en daarna volgt het document dezelfde procedure als een gewone jaarrekening.

 

De rechtverkrijgenden, dit zijn ondermeer de verantwoordelijke familieleden of de erfgenamen, zijn aldus verplicht om de bewerkingen over te nemen. Dit is eerder een rechtsgevolg, dan een feitelijke mogelijkheid. Het is weinig waarschijnlijk dat een familielid of een erfgenaam van de stellen boekhoudkundige bewerkingen en accountantshandelingen op de hoogte zal zijn.

 

Als een penningmeester ontslag neemt, zal het veelal het gemakkelijkste zijn om de eindrekening te laten samenvallen met een jaarrekening, door de nieuwe penningmeester op 1 januari in functie te laten treden. In dat geval kan één document tegelijk dienst doen als jaarrekening en als eindrekening. Om hierover geen misverstanden te laten bestaan, moet die dubbele functie van dat document duidelijk worden aangegeven.

 

De eindrekening wordt aan de gouverneur als toezichthoudende overheid toegestuurd.

Door het aanvaarden van de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn verantwoordelijkheid.

Toepassing artikel 56 van het Decreet

Budget

 

In uitvoering van artikel 14, 4° bereidt de penningmeester het jaarlijks budget voor en maakt een ontwerp.

 

De kerkraden stellen jaarlijks een budget op en bezorgen dat vóór 30 juni, dit wil zeggen ten laatste op 29 juni, aan het centraal bestuur. De basis voor het budget is het goedgekeurde meerjarenplan [zie Budget].

Toepassing artikel 46 van het Decreet

 

© PéDéWé 01.2009 Hoewel de teksten hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.

Printversie