Checklist budget

VORMELIJK NAZICHT

1. Verifieer aan de hand van de notulen of het budget werd vastgesteld door de kerkraad en noteer de datum van vaststelling.

2. Check of het budget tijdig werd ingestuurd, d.w.z. vóór 1 oktober of de specifieke datum zoals afgesproken in het overleg. Noteer de datum van ontvangst en bepaal de toezichttermijn, d.w.z. de uiterste datum waarop de beslissing van de gemeenteraad moet verstuurd zijn aan de kerkfabriek, het centraal kerkbestuur (wanneer er één is), het bisdom en de provinciegouverneur (als de gemeentelijke bijdrage in het budget hoger uitvalt dan het bedrag dat is opgenomen in het goedgekeurde meerjarenplan).

3. Ga na of het verplichte voorafgaande overleg werd gevoerd. Noteer de datum van het overleg, voeg het (eventuele) verslag van de overlegvergadering toe aan het dossier en noteer de eventuele opmerkingen voor verdere behandeling tijdens het inhoudelijke nazicht.

4. Indien er een centraal kerkbestuur is, verifieer of de documenten (gecoördineerd) werden ingediend via het centraal kerkbestuur. Ga tevens na of het samenvattende overzicht met aanduiding van de toelagen voor exploitatie en investeringen per individuele kerkfabriek werd toegevoegd.

5. Controleer of het budget volledig is en alle vereiste documenten bevat (de financiële nota, ingedeeld in een exploitatie- en een investeringsbudget, de beleidsnota, het advies van het bisdom).

6. Check of een geactualiseerd meerjarenplan werd toegevoegd en of alle voorgeschreven gegevens hierin werden opgenomen (cijfers van vastgestelde budgetten en jaarrekeningen, ramingen voor de resterende boekjaren van het meerjarenplan).

7. Ga na of de financiële nota van het budget werd opgemaakt volgens het model van het ministerieel besluit (samenvattend gedeelte, detailgedeelte, budgetcijfers van het boekjaar, budgetcijfers betreffende het vorige boekjaar, rekeninggegevens uit de laatst afgesloten jaarrekening (boekjaar n-2), budgetcijfers voor het betrokken boekjaar zoals opgenomen in het meerjarenplan).

INHOUDELIJK NAZICHT

1. Doe een rekenkundige controle (eventueel steekproefsgewijs) op:

- de aansluiting tussen de totalen van de hoofdfuncties en de geraamde bedragen op de onderliggende rekeningen;

- de overeenstemming van de totalen per hoofdfunctie in het samenvattende gedeelte en de geraamde bedragen in het onderliggende detailgedeelte;

- de berekende totalen in het samenvattende gedeelte van het budget.

2. Ga na of de afspraken van het overleg worden gerespecteerd en vertaald zijn in het budget. Kijk ook na of afspraken die in het meerjarenplan gemaakt werden, ook gerespecteerd worden in het budget.

3. Evalueer en onderzoek eventuele opmerkingen in het advies van het bisdom.

4. Controleer of het budget financieel in evenwicht is, zowel voor de exploitatie als voor de investeringen. Check daartoe of de rubrieken N (resultaat exploitatie) en Z (resultaat investeringen) gelijk zijn aan nul. Is dit niet het geval, ga dan na of er gemeentelijke toelagen worden gevraagd.

5. Verifieer of aan de gemeente een toelage voor exploitatie gevraagd wordt (rubriek M). Zo ja, evalueer of het gevraagde bedrag “logisch” lijkt en in de lijn ligt van wat kan worden verwacht, uitgaande van gegevens in rekeningen en budgetten van voorgaande jaren. Vraag naar een verklaring of bijkomende toelichting als de gemeentelijke bijdrage sterke schommelingen vertoont. Controleer aanvullend ook of de berekening van de gebudgetteerde gemeentelijke exploitatietoelage correct werd uitgevoerd en of ze op de juiste rekening (rubriek M, code 900/901) werd opgenomen. Registreer in welke hoofdfuncties tekorten ontstaan.

6. Check of aan de gemeente investeringstoelagen worden gevraagd. Ga na welke investeringsprojecten het betreft en of er bijkomende informatie terug te vinden is in de beleidsnota. Als het een project betreft waar ook andere overheden (Vlaamse overheid, provincie, deelgemeente) subsidiërend (kunnen) tussenkomen, ga dan na of deze subsidies werden aangevraagd en opgenomen in het budget.

7. Controleer of de gemeentelijke bijdrage in het budget binnen de grenzen blijft van de bedragen opgenomen in het door de gemeenteraad goedgekeurde meerjarenplan. Bepaal op basis hiervan welke vervolgprocedure het budget dient te volgen (zie art. 48 en 49 van het decreet).

8. Beoordeel of de geraamde uitgaven en ontvangsten voor exploitatie in de lijn van de verwachtingen liggen, uitgaande van:

- de ramingen opgenomen in het meerjarenplan;

- de gegevens in budgetten van voorgaande boekjaren;

- de gegevens opgenomen in rekeningen van voorgaande boekjaren.

Naar gelang de situatie kan deze globale controle worden uitgevoerd op het niveau van de hoofdfuncties of op detailniveau (rekeningen). Bij markante schommelingen kan bijkomende informatie of verantwoording aan de kerkfabriek gevraagd worden.

9. Ga na of er overboekingen van de exploitatie naar de investeringen werden opgenomen. Check of de bedragen opgenomen onder de codes 29 en 39 (overboekingen) met elkaar in overeenstemming zijn. Ga voor een kerkfabriek die een toelage ontvangt na of de overboekingen via het overleg of de afsprakennota zijn toegestaan door de gemeente.

10. Verifieer of de resultaten van de exploitatie (rubriek K) en de investeringen (rubriek Y) betreffende voorgaande boekjaren correct werden overgenomen. Vertrek daarbij vanuit de rekening van het laatst afgesloten boekjaar, het goedkeuringsbesluit van de gouverneur over die rekening en het budget van het vorige boekjaar. Voer daartoe de volgende controles uit:

- ga na of de waarde in rubriek K1 van het budget (overschot/tekort exploitatie n-2) gelijk is aan het overschot of tekort zoals opgenomen in de jaarrekening van twee boekjaren voordien (opgenomen onder rubriek N van die jaarrekening);

- check of de waarde in rubriek K2 van het budget (gecorrigeerd overschot/tekort budget n-1) aansluit met de waarde die in het budget van het voorgaande boekjaar werd opgenomen onder de rubriek K (gecorrigeerd overschot/exploitatie n-2);

- controleer of in rubriek K (gecorrigeerde overschot/tekort van de exploitatie n-2) de correcte waarde werd opgenomen (vertrekkende vanuit de bovenstaande gegevens voor de rubrieken K1 en K2);

- verifieer of de waarde in rubriek Y van het budget (overschot tekort/ investeringen n-2) overeenstemt met het overschot of tekort zoals opgenomen in de jaarrekening van twee boekjaren voordien (opgenomen onder rubriek Z van die jaarrekening);

- ga voor de zelfbedruipende kerkfabrieken na of ze afwijken van de geldende evenwichtsverplichting (art. 20). Zo ja, bekijk hun motivering.

11. Als in rubriek Y’ (overschot budgetwijziging n-1) een bedrag werd ingeschreven, ga dan na of er voor het vorige boekjaar een budgetwijziging werd ingediend die financieel niet in evenwicht was. Check of de ingeschreven bedragen in overeenstemming zijn.

12. Controleer of de intresten van financiële rekeningen werden opgenomen in de exploitatie en of ze op de correcte rekeningen (rekening 121 voor netto intresten van werkingsrekeningen en rekening 133 voor netto intresten van investeringsbeleggingen) werden geboekt. Evalueer of de geraamde ontvangsten uit intresten in een redelijke verhouding staan tot het financiële vermogen van de kerkfabriek (vooral uitgaande van de geldbeleggingen, bijvoorbeeld zoals opgenomen in de staat van het vermogen bij de laatst afgesloten jaarrekening).

13. Verifieer of geen exploitatie- of investeringstoelage van de gemeente gevraagd wordt voor het onderhoud van het private patrimonium.

14. Stem de gevraagde gemeentelijke toelagen voor exploitatie en investeringen af met de gegevens die hieromtrent zijn opgenomen in de meerjarenplanning en het budget van de gemeente.

Noteer de resultaten van de vormelijke en inhoudelijke controles (data, bedragen, vaststellingen, opmerkingen) in een controlerapport of een opmerkingenblad. Vraag waar nodig bijkomende informatie bij het centraal kerkbestuur of de kerkfabriek. Neem dit rapport op in het dossier dat samen met de jaarrekening voor beslissing wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Neem de relevante informatie over in het overwegende gedeelte van (het ontwerp van) de beslissing.

Bijkomende opmerking

In dit overzicht werd de terminologie van de rooms-katholieke kerkfabrieken gebruikt. Op de besturen van de andere erkende erediensten is exact dezelfde regeling van toepassing. Voor de kathedrale en orthodoxe kerkfabrieken en de islamitische gemeenschappen moet gemeentebestuur, gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen gelezen worden als provinciebestuur, provincieraad en deputatie. Verder moeten de termen vervangen worden als blijkt uit onderstaande tabel:

EREDIENST	BESTUUR VAN DE EREDIENST	BESTUURSORGAAN	ERKEND REPRESENTATIEF ORGAAN
Rooms-katholieke eredienst	kerkfabriek	kerkraad	Bisdom
	kathedrale kerkfabriek	kathedrale kerkraad	Bisdom
Protestantse eredienst	kerkgemeente	bestuursraad	Administratieve Raad van de Protestants-Evangelische Eredienst
Anglicaanse eredienst	anglicaanse kerkfabriek	kerkraad	Centraal comité van de anglicaanse eredienst in België
Israëlitische eredienst	Israëlitische gemeente	bestuursraad	Centraal Israëlitisch consistorie van België
Orthodoxe eredienst	orthodoxe kerkfabriek	kerkfabriekraad	Metropoliet-aartsbisschop van het Oecumenisch Patriarchaat van Konstantinopel
Islamitische eredienst	islamitische gemeenschap	comité	Executief van de moslims van België