Checklist jaarrekening

VORMELIJK NAZICHT

1. Verifieer aan de hand van de notulen of de jaarrekening werd vastgesteld door de kerkraad en noteer de datum van vaststelling.

2. Bekijk of de jaarrekening tijdig werd ingestuurd, d.w.z. vóór 1 juni of de vroegere specifieke datum zoals afgesproken in het overleg. Noteer de datum van ontvangst van de jaarrekening op de gemeente en bepaal tevens de toezichttermijn, d.w.z. de uiterste datum waarop het advies van de gemeenteraad moet verstuurd zijn aan de provinciegouverneur.

3. Indien er een centraal kerkbestuur is, verifieer of de documenten (gezamenlijk) werden ingediend via het centraal kerkbestuur. Ga tevens na of het samenvattende overzicht met aanduiding van toelagen en overschotten of tekorten werd toegevoegd.

4. Controleer of de jaarrekening volledig is en de volgende documenten bevat:

- het financiële gedeelte (“ de eigenlijke rekening”)

- de toelichting, bestaande uit volgende documenten:

- Het bewijsstuk van de kastoestand

- De staat van het vermogen

- De geactualiseerde investeringsfiches

- De wijzigingen in de inventaris

- De lijst van openstaande vorderingen en schulden

- De lijst van oninbaar verklaarde bedragen

- Het overzicht van de interne kredietaanpassingen

- De waarderingsregels en verdeelsleutels (voor zover van toepassing).

5. Ga na of het financiële gedeelte werd opgemaakt volgens het model van het ministerieel besluit (samenvattend gedeelte, detailgedeelte, rekeningcijfers en budgetcijfers van het boekjaar, rekeninggegevens betreffende het vorige boekjaar).

6. Check of de staat van het vermogen en de investeringsfiche(s) werden opgemaakt volgens het minimale schema en model van het ministerieel besluit.

INHOUDELIJK NAZICHT

1. Doe een rekenkundige controle (eventueel steekproefsgewijs) op:

- de aansluiting tussen de totalen van de hoofdfuncties en de geboekte bedragen op de onderliggende boekhoudrekeningen;

- de overeenstemming van de totalen per hoofdfunctie in het samenvattende gedeelte en de geboekte bedragen in het onderliggende detailgedeelte;

- de berekende totalen in het samenvattende gedeelte van de jaarrekening (rubrieken F, H, J, L, N, T, V, X en Z ).

2. Vraag een kopie van de uittreksels met het saldo van elke financiële rekening en kas van de kerkfabriek per 31 december.

3. Ga na of alle bankrekeningen en kassen waarover de kerkfabriek beschikt, in de boekhouding zijn opgenomen, hetzij in de kastoestand, hetzij als belegging in de staat van het vermogen en de inventaris.

4. Maak een overzicht van de rekeningen en kassen die behoren tot de beschikbare kasvoorraad en degene die daar niet toe behoren.

5. Kijk na of de saldi van de uittreksels van de rekeningen en de kasboeken die behoren tot de beschikbare kasvoorraad aansluiten met het bewijsstuk van de kastoestand.

6. Controleer op de afsluitdatum van 31 december de aansluiting tussen het bewijsstuk van de kastoestand, het resultaat van de rekening (exploitatie en investeringen), de staat van het vermogen en de inventaris. Voer daarbij minimaal volgende basiscontroles uit door een antwoord te formuleren op de onderstaande vragen:

- is de totale beschikbare kasvoorraad (het geld op rekeningen en in kas volgens het bewijsstuk van de kastoestand) gelijk aan de som van de rubrieken N (overschot/tekort exploitatie) en Z (overschot/tekort investeringen) in het financiële gedeelte van de jaarrekening?

- stemt het bedrag in de rubriek “Liquiditeiten” in de staat van het vermogen overeen met de totale beschikbare kasvoorraad zoals die blijkt uit het bewijsstuk van de kastoestand en het financiële gedeelte van de jaarrekening?

- kan het bedrag in de rubriek “Geldbeleggingen” in de staat van het vermogen worden aangesloten met het saldo van de rekeningen die wel behoren tot het totale financiële vermogen van de kerkfabriek, maar niet tot de beschikbare kasvoorraad (vb. investeringsbeleggingen, privaat patrimoniumrekeningen, “reservefondsen”, stichtingen, enz.)? Ga dit na aan de hand van de rekeninguittreksels en de gegevens opgenomen in de inventaris

- is de som van de liquide middelen en de geldbeleggingen in de staat van het vermogen gelijk aan het totale financiële vermogen op rekeningen en in kassen zoals blijkt uit de inventaris en de uittreksels van rekeningen en kasboeken)?

7. Ga na of er bedragen werden overgeboekt van de exploitatie naar de investeringen? Zo ja, controleer:

- of de bedragen opgenomen onder de codes 29 en 39 (overboekingen) met elkaar in overeenstemming zijn;

- of aan de voorwaarden voor overboekingen werd voldaan:

o waren ze voorzien in budget en meerjarenplan?

o voor niet-zelfbedruipende besturen: was dit toegestaan door de gemeente (via het overleg, afsprakennota, enz.)?

8. Verifieer of de resultaten van de exploitatie (rubriek K) en de investeringen (rubriek Y) van het vorige boekjaar correct werden overgenomen? Vertrek daarbij vanuit de rekening van het vorige boekjaar en het goedkeuringsbesluit van de gouverneur over deze rekening.

9. Ga na of de door de gemeente betaalde exploitatietoelage op de juiste rekening (code 900 of 901) en voor het correcte bedrag werd geboekt.

10. Check of de door de gemeente uitbetaalde investeringstoelagen op de juiste rekeningen (in de respectievelijke rubrieken onder de investeringsontvangsten) en voor het correcte bedrag werden geboekt.

11. Evalueer het resultaat van de exploitatie (rubriek N). Ga na of het “logisch” lijkt en (op basis van historische gegevens) in de lijn van de verwachtingen ligt. Vraag naar een verklaring of bijkomende toelichting als het uitzonderlijk laag of negatief is.

Tips:

- werd de exploitatietoelage ontvangen en geboekt?

- werd er gewerkt met thesaurievoorschotten of verdiscontering van toelagen en werd dit correct geboekt?

- bieden de openstaande vorderingen of schulden een verklaring?

12. Evalueer het resultaat van de investeringen (rubriek Z). Zoek een verklaring of vraag bijkomende toelichting voor een investeringsresultaat dat verschillend is van nul.

Tips:

- werden alle investeringstoelagen ontvangen en geboekt?

- werden alle investeringsfacturen geboekt en betaald?

- werden de (her)beleggingen tijdig en correct geboekt?

- vormen de openstaande vorderingen of schulden een mogelijke verklaring?

13. Ga na of budgetposten werden overschreden (zonder dat de vereiste budgetwijzigingen of interne kredietaanpassingen werden doorgevoerd). Doe deze budgetcontrole voor de uitgaven op het niveau van de rekeningen, de hoofdfuncties en de totale uitgaven voor exploitatie en investeringen. Evalueer de omvang van de overschrijding en de impact op de (toekomstige) gemeentelijke bijdrage. Vraag (eventueel) een bijkomende motivering voor de vastgestelde overschrijdingen.

14. Controleer of de intresten van financiële rekeningen werden opgenomen in de exploitatie en of ze op de correcte rekeningen (rekening 121 voor netto intresten van werkingsrekeningen en rekening 133 voor netto intresten van investeringsbeleggingen) werden geboekt.

15. Ga na of het beheer van het private patrimonium “rendabel” is:

- werd een redelijke opbrengst gegenereerd (rubrieken 13 en 33)?

- volstaan de opbrengsten om de uitgaven aan het private patrimonium te dekken?

16. Evalueer de mutaties in de verschillende rubrieken van de staat van het vermogen. Maak voor de volgende rubrieken een aansluiting tussen de gegevens opgenomen in de staat van het vermogen en die van de gewaardeerde elementen in de inventaris:

- onroerende goederen;

- roerende goederen;

- invorderingsrechten;

- geldbeleggingen;

- schulden (leveranciers, leningen, sociale schulden).

17. Ga na of er openstaande leningschulden (“financiële schulden”) zijn en of deze correct werden opgenomen in de financiële rapportering. Let daarbij op het verband tussen de rubrieken betreffende de ontvangsten en uitgaven van leningen in het financiële gedeelte van de jaarrekening (rubrieken 25, 35 en 45) enerzijds, en de rubriek “financiële schulden” in de staat van het vermogen en de inventaris, anderzijds. In geval van nieuwe leningen kan ook de link gelegd worden met de investeringsfiches.

Vraag bij de kerkfabriek de leningstabellen van de financiële instelling op en sluit deze aan met de gegevens in de jaarrekening. Ga daarbij na of:

- de openstaande schuld voor het correcte bedrag en in de juiste rubriek (rubriek “financiële schulden”) werd opgenomen in de staat van het vermogen en in de inventaris van de schulden;

- de kapitaalsaflossing correct werd geboekt in de rubriek 25 (financiering – periodieke aflossing van leningen) of 45 (financiering – vervroegde terugbetaling van leningen);

- de intresten correct werden geboekt in de desbetreffende rubriek in de exploitatie;

- de ontvangst van nieuwe leningen correct werd opgenomen onder de investeringsontvangsten (in rubriek 35) en in de investeringsfiches.

18. Maak een aansluiting tussen de geboekte ontvangsten en uitgaven voor investeringen in het financiële gedeelte van de jaarrekening en de gegevens in de investeringsfiches. Ga ook na of voldaan is aan volgende zaken:

- als er investeringsuitgaven of -ontvangsten geboekt werden, moeten er in principe ook investeringsfiches bestaan en omgekeerd. Vraag een motivering voor eventuele afwijkingen;

- er moet een investeringsfiche per investeringsproject worden opgesteld. De fiche moet (in voorkomend geval) jaaroverschrijdend zijn. Ze moet tevens een planningsluik (geraamde ontvangsten en uitgaven) en een uitvoeringsgedeelte (ontvangen toelagen en verrichte betalingen) omvatten;

- de bedragen opgenomen in de investeringsfiches moeten kunnen worden aangesloten met de geboekte investeringsontvangsten en –uitgaven in het financiële gedeelte van de jaarrekening.

19. Evalueer de mutaties in de inventaris en vraag eventueel bijkomende informatie over (belangrijke) wijzigingen.

20. Vraag (steekproefsgewijs) verantwoordingsstukken voor welbepaalde uitgaven- en/of ontvangstenartikels op en sluit deze aan met de geboekte uitgaven en ontvangsten. Ga via deze detailcontroles ook na of alle geboekte verrichtingen betrekking hebben op de boekhoudkundige entiteit kerkfabriek.

21. Beoordeel of de opbrengsten uit exploitatie in de lijn van de verwachtingen liggen, uitgaande van:

- de ramingen opgenomen in het budget;

- historische gegevens in rekeningen van voorgaande boekjaren.

Bij eventuele vastgestelde afwijkingen: vraag bijkomende informatie bij de kerkfabriek of voer aanvullende detailcontroles uit via de verantwoordingsstukken.

Noteer de resultaten van de vormelijke en inhoudelijke controles (data, bedragen, vaststellingen, opmerkingen) in een controlerapport of een opmerkingenblad. Vraag waar nodig bijkomende informatie bij het centraal kerkbestuur of de kerkfabriek. Neem dit rapport op in het dossier dat samen met de jaarrekening voor beslissing (advies) wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Neem de relevante informatie over in het overwegende gedeelte van (het ontwerp van) de beslissing.

Bijkomende opmerking

In dit overzicht werd de terminologie van de rooms-katholieke kerkfabrieken gebruikt. Op de besturen van de andere erkende erediensten is exact dezelfde regeling van toepassing. Voor de kathedrale en orthodoxe kerkfabrieken en de islamitische gemeenschappen moet gemeentebestuur, gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen gelezen worden als provinciebestuur, provincieraad en deputatie. Verder moeten de termen vervangen worden als blijkt uit onderstaande tabel:

EREDIENST	BESTUUR VAN DE EREDIENST	BESTUURSORGAAN	ERKEND REPRESENTATIEF ORGAAN
Rooms-katholieke eredienst	kerkfabriek	kerkraad	Bisdom
	kathedrale kerkfabriek	kathedrale kerkraad	Bisdom
Protestantse eredienst	kerkgemeente	bestuursraad	Administratieve Raad van de Protestants-Evangelische Eredienst
Anglicaanse eredienst	anglicaanse kerkfabriek	kerkraad	Centraal comité van de anglicaanse eredienst in België
Israëlitische eredienst	Israëlitische gemeente	bestuursraad	Centraal Israëlitisch consistorie van België
Orthodoxe eredienst	orthodoxe kerkfabriek	kerkfabriekraad	Metropoliet-aartsbisschop van het Oecumenisch Patriarchaat van Konstantinopel
Islamitische eredienst	islamitische gemeenschap	comité	Executief van de moslims van België