Checklist meerjarenplan

VORMELIJK NAZICHT

1. Verifieer aan de hand van de notulen of het meerjarenplan werd vastgesteld door de kerkraad en noteer de datum van vaststelling.

2. Check of het meerjarenplan tijdig werd ingestuurd, d.w.z. vóór 2 juli van het jaar na dat van installatie van de volledig vernieuwde gemeenteraad of op de datum die in het overleg werd afgesproken. Noteer de datum van ontvangst van het meerjarenplan op de gemeente.

3. Kijk na of het advies van het erkend representatief orgaan tijdig werd ingestuurd (d.w.z. binnen de vijftig dagen na ontvangst van het meerjarenplan) en bepaal de toezichttermijn, d.w.z. de uiterste datum waarop de beslissing van de gemeenteraad betreffende de al dan niet goedkeuring van het meerjarenplan moet verstuurd worden aan het centraal kerkbestuur, de kerkfabriek, de provinciegouverneur en het erkend representatief orgaan.

4. Ga na of het verplichte voorafgaande overleg heeft plaatsgevonden en noteer de datum van het overleg. Voeg het (eventuele) verslag van de overlegvergadering toe aan het dossier en noteer de eventuele opmerkingen voor verdere behandeling tijdens het inhoudelijke nazicht.

5. Indien er een centraal kerkbestuur is, verifieer of de documenten (gecoördineerd) werden ingediend via het centraal kerkbestuur. Ga tevens na of het samenvattende overzicht met aanduiding van de toelagen voor exploitatie en investeringen per financieel boekjaar en per individuele kerkfabriek werd toegevoegd.

6. Controleer of het meerjarenplan volledig is en de volgende documenten bevat:

- de financiële nota, ingedeeld in een exploitatie- en een investeringsluik;

- de strategische nota;

- de afsprakennota.

7. Ga na of de financiële nota van het meerjarenplan werd opgemaakt volgens het model van het ministerieel besluit (samenvattend gedeelte, detailgedeelte, raming van ontvangsten en uitgaven voor een periode van zes jaar, cijfers van het laatst vastgesteld budget, rekeninggegevens uit de laatst vastgestelde jaarrekening.

8. Check of voor elk jaar van het meerjarenplan een afzonderlijke gemeentelijke toelage werd berekend (rubriek M).

INHOUDELIJK NAZICHT

1. Doe een rekenkundige controle (eventueel steekproefsgewijs) op:

- de aansluiting tussen de totalen van de hoofdfuncties en de geraamde bedragen op de onderliggende rekeningen;

- de overeenstemming van de totalen per hoofdfunctie in het samenvattende gedeelte en de geraamde bedragen in het onderliggende detailgedeelte;

- de berekende totalen in het samenvattende gedeelte van het meerjarenplan (rubrieken F, H, J, L, N, T, V, X en Z ).

2. Ga na of de afspraken die in het overleg werden gemaakt gerespecteerd werden en vertaald zijn in de documenten betreffende het meerjarenplan (strategische nota, afsprakennota, financiële nota).

Kijk in elk geval na of in de strategische nota minstens de volgende elementen werden opgenomen:

- een omschrijving van de investeringsprojecten en het geplande tijdspad waarbinnen ze zullen worden uitgevoerd;

- een beschrijving van de belangrijke verschilpunten met het vorige meerjarenplan.

Check de afspraken die zijn opgenomen in de afsprakennota. Stem af met het (eventuele) verslag van het overleg.

3. Evalueer en onderzoek eventuele opmerkingen gemaakt in het advies van het erkend representatief orgaan.

4. Controleer of het meerjarenplan financieel in evenwicht is, zowel voor de exploitatie als voor de investeringen. Check daartoe of voor alle boekjaren de rubrieken N (resultaat exploitatie) en Z (resultaat investeringen) gelijk zijn aan nul. Is dit niet het geval, ga dan na of er gemeentelijke toelagen worden gevraagd.

5. Verifieer of er gemeentelijke toelagen voor exploitatie voorzien worden (rubriek M). Zo ja, evalueer dan of de gevraagde bedragen “logisch” lijken en evolueren in de lijn van wat kan worden verwacht, uitgaande van historische gegevens (rekeningen en budgetten van voorgaande jaren).

Maak uit of de kerkfabriek zelfbedruipend is. Dat is enkel het geval als er in geen enkel jaar van het meerjarenplan een exploitatietoelage nodig is. Vraag indien nodig naar een verklaring of bijkomende toelichting als de gemeentelijke bijdrage sterke schommelingen vertoont.

Controleer aanvullend ook of de berekening van de gebudgetteerde gemeentelijke exploitatietoelage correct werd uitgevoerd en of ze op de juiste rekening (rubriek M, code 900/901) werd opgenomen. Registreer in welke hoofdfuncties de tekorten ontstaan.

6. Ga na of van de gemeente investeringstoelagen worden gevraagd en of de geraamde bedragen op de juiste rekeningen (rekeningen 300, 3100, 3110, 3120, 322, 332) en in overeenstemming met het tijdspad zoals aangegeven in de strategische nota werden opgenomen. Indien er investeringstoelagen worden ingeschreven, ga dan na welke investeringsprojecten het betreft en of er hierover bijkomende gegevens (omschrijving van de investeringsprojecten en een tijdspad) terug te vinden zijn in de strategische nota. Als het een project betreft waar ook andere overheden (Vlaamse overheid, provincie, deelgemeente) subsidiërend (kunnen) tussenkomen, ga dan na of deze subsidies werden aangevraagd en voorzien in het meerjarenplan.

7. Beoordeel of de geraamde uitgaven en ontvangsten voor exploitatie in de lijn van de verwachtingen liggen, uitgaande van:

- de ramingen opgenomen in het vorige meerjarenplan;

- de gegevens in budgetten van voorgaande boekjaren;

- de gegevens opgenomen in rekeningen van voorgaande boekjaren.

Naar gelang de situatie kan deze globale controle worden uitgevoerd op het niveau van de hoofdfuncties of op detailniveau (rekeningen). Bij markante schommelingen kan bijkomende informatie of verantwoording aan de kerkfabriek gevraagd worden.

8. Ga na of er overboekingen van de exploitatie naar de investeringen werden opgenomen. Zo ja, controleer:

- of de bedragen opgenomen onder de codes 29 en 39 (overboekingen) met elkaar in overeenstemming zijn;

- voor niet-zelfbedruipende besturen, of dit is toegestaan door de gemeente (via het overleg, afsprakennota, …enz.).

9. Verifieer of het gecorrigeerde resultaat (overschot/tekort) van de exploitatie n-2 (rubriek K) correct werd opgenomen? Vertrek daarbij vanuit de rekening van het laatst afgesloten boekjaar, het goedkeuringsbesluit van de gouverneur over deze rekening en het budget van het vorige boekjaar. Voer daartoe de volgende controles uit:

- check of de waarde in rubriek K (gecorrigeerd overschot/tekort exploitatie n-2) van het eerste jaar (boekjaar n) van het meerjarenplan overeen stemt met het verschil tussen het overschot of tekort van de exploitatie zoals opgenomen in de jaarrekening van twee boekjaren (boekjaar n-2) voordien (opgenomen onder rubriek N van die jaarrekening) en het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie zoals opgenomen in rubriek K van het budget van boekjaar n-1;

- verifieer of de rubriek K (gecorrigeerde overschot/tekort exploitatie n-2) vanaf het tweede tot en met het zesde jaar van het meerjarenplan op nul staat;

- ga voor de zelfbedruipende kerkfabrieken na of ze afwijken van de geldende evenwichtsverplichting (art. 9). Zo ja, bekijk hun motivering.

10. Controleer of de rubrieken Y (overschot investeringen n-2) en Y’ (overschot budgetwijziging n-1) op nul staan.

Opmerking: aangezien er op het niveau van het meerjarenplan voor de investeringen geen verrekening van de eventuele overschotten uit het verleden mag gebeuren, mogen hier geen bedragen worden opgenomen in het meerjarenplan. Deze rubrieken kunnen enkel worden opgenomen bij een actualisering van het meerjarenplan.

11. Controleer of de intresten van financiële rekeningen werden opgenomen in de exploitatie en of ze op de correcte rekeningen (rekening 121 voor netto intresten van werkingsrekeningen en rekening 133 voor netto intresten van investeringsbeleggingen) werden geboekt. Evalueer of de geraamde ontvangsten uit intresten in een redelijke verhouding staan tot de het financiële vermogen van de kerkfabriek (vooral uitgaande van de geldbeleggingen, bijvoorbeeld zoals opgenomen in de staat van het vermogen bij de laatst afgesloten jaarrekening).

12. Verifieer of geen exploitatie- of investeringstoelage van de gemeente gevraagd wordt voor het onderhoud van het private patrimonium.

13. Stem de gevraagde gemeentelijke toelagen voor exploitatie en investeringen af met de gegevens die hieromtrent zijn opgenomen in de meerjarenplanning van de gemeente.

Noteer de resultaten van de vormelijke en inhoudelijke controles (data, bedragen, vaststellingen, opmerkingen) in een controlerapport of een opmerkingenblad. Vraag waar nodig bijkomende informatie bij het centraal kerkbestuur of de kerkfabriek. Neem dit rapport op in het dossier dat samen met het meerjarenplan ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Neem de relevante informatie over in het overwegende gedeelte van (het ontwerp van) de beslissing.

Bijkomende opmerking

In dit overzicht werd de terminologie van de rooms-katholieke kerkfabrieken gebruikt. Op de besturen van de andere erkende erediensten is exact dezelfde regeling van toepassing. Voor de kathedrale en orthodoxe kerkfabrieken en de islamitische gemeenschappen moet gemeentebestuur, gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen gelezen worden als provinciebestuur, provincieraad en deputatie. Verder moeten de termen vervangen worden als blijkt uit onderstaande tabel:

EREDIENST	BESTUUR VAN DE EREDIENST	BESTUURSORGAAN	ERKEND REPRESENTATIEF ORGAAN
Rooms-katholieke eredienst	kerkfabriek	kerkraad	Bisdom
	kathedrale kerkfabriek	kathedrale kerkraad	Bisdom
Protestantse eredienst	kerkgemeente	bestuursraad	Administratieve Raad van de Protestants-Evangelische Eredienst
Anglicaanse eredienst	anglicaanse kerkfabriek	kerkraad	Centraal comité van de anglicaanse eredienst in België
Israëlitische eredienst	Israëlitische gemeente	bestuursraad	Centraal Israëlitisch consistorie van België
Orthodoxe eredienst	orthodoxe kerkfabriek	kerkfabriekraad	Metropoliet-aartsbisschop van het Oecumenisch Patriarchaat van Konstantinopel
Islamitische eredienst	islamitische gemeenschap	comité	Executief van de moslims van België