|
Omzendbrief 2006/26 betreffende
openbaarheid van bestuur (1 december 2006) Deel 1:
De passieve openbaarheid van bestuur : toepassingsgebied en algemene
principes
Deel 2:
Stappenplan
Deel 3:
Actieve openbaarheid
Met het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van
bestuur en het besluit van de Vlaamse Regering van 4 juni 2004 tot oprichting
van de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur werd één regeling
uitgewerkt die geldt voor alle bestuursniveaus die onder de bevoegdheid
vallen van het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap. Met dit nieuwe
decreet worden ook de bepalingen van het Verdrag van Aarhus
en de Europese Richtlijn inzake vrije toegang tot milieu-informatie
geïmplementeerd. In het eerste deel van deze omzendbrief worden het toepassingsgebied
van het decreet en de algemene principes inzake passieve openbaarheid van
bestuur nader toegelicht, terwijl in het tweede deel, aan de hand van een
concreet stappenplan, een praktisch houvast wordt geboden aan eenieder die
met een verzoek om openbaarmaking wordt geconfronteerd. In het derde deel
wordt de actieve openbaarheid van bestuur toegelicht. Deze omzendbrief vervangt de eerdere omzendbrief 2004/26 over de
openbaarheid van bestuur. De toelichting over de actieve openbaarheid van
bestuur werd aanzienlijk uitgebreid. De nieuwe structuur van de Vlaamse overheid
na 1 april 2006 maakte dit noodzakelijk. De omzendbrief wijst onder andere op
de verplichting van elk ministerie, elk intern verzelfstandigd agentschap met
rechtspersoonlijkheid en elk extern verzelfstandigd agentschap om een
communicatieambtenaar aan te duiden. Voor meer informatie over dit decreet en de bijhorende memorie van
toelichting (waarbij de relevante teksten op gebruiksvriendelijke wijze
toegankelijk zijn), verwijs ik graag naar de volgende website :
http://www.vlaanderen.be/openbaarheid. Op deze website worden tevens de
jaarverslagen van de beroepsinstantie kenbaar gemaakt, alsook de uitspraken
van deze beroepsinstantie, waarbij de persoonsgegevens onleesbaar worden
gemaakt omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deel 1 : De passieve openbaarheid
van bestuur : toepassingsgebied en algemene principes Dit decreet kent een heel ruim toepassingsgebied. Vooreerst wordt het
begrip "bestuursinstantie" gehanteerd als
criterium, wat een ruimere invulling krijgt dan het begrip
"administratieve overheid" uit het vorige decreet en de wet van 12
november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en
gemeenten. Onder "bestuursinstantie" wordt begrepen: a. een rechtspersoon die is opgericht
bij of krachtens de Grondwet, een wet, decreet of ordonnantie; b. een natuurlijke persoon, een
groepering van natuurlijke personen, een rechtspersoon of groepering van
rechtspersonen die in hun werking bepaald en gecontroleerd worden door a); c. een natuurlijke persoon, een
groepering van natuurlijke personen, een rechtspersoon of groepering van
rechtspersonen, voor zover zij door een bestuursinstantie in de zin van a)
zijn belast met de uitoefening van een taak van algemeen belang of voor zover
zij een taak van algemeen belang behartigen en beslissingen nemen die derden
binden. Voor de milieusector, wordt het begrip "milieu-instantie" nog wat ruimer ingevuld, in die zin
dat er eveneens wordt onder begrepen : elke rechtspersoon, natuurlijke
persoon of groepering ervan die onder toezicht staan van een
bestuursinstantie, voor zover zij openbare verantwoordelijkheden of functies
uitoefenen of openbare diensten verlenen met betrekking tot het milieu. Uit de opsomming in artikel 4 van het decreet blijkt duidelijk dat er
voortaan nog slechts één openbaarheidregeling zal gelden voor alle bestuursniveaus in Vlaanderen. Het nieuwe decreet is
van toepassing op de volgende bestuursinstanties:
b) Algemeen principe inzake passieve openbaarheid
van bestuur Het algemene principe inzake de passieve openbaarheid van bestuur, zoals grondwettelijk bepaald in
artikel 32 van de Grondwet, blijft onveranderd. Dit houdt dus in dat elke
instantie waarop het decreet van toepassing is (zie hierboven), verplicht is
om aan eenieder (natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering) die erom
verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door:
Deze drie concrete wijzen waarop het grondwettelijk recht, zoals
gegarandeerd door artikel 32 G.W., kan uitgeoefend worden, zijn evenwaardig.
De aanvrager om openbaarmaking geeft aan op welke wijze hij van zijn recht
gebruik wil maken. Doet hij of zij dat niet onmiddellijk, dan moet de
instantie hierom vragen. Het is zeker geen reden om de aanvraag als niet
ontvankelijk te beschouwen. Het begrip "bestuursdocument" wordt zeer ruim
geïnterpreteerd: de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een
instantie beschikt. Het kan dus gaan om schriftelijke stukken, geluid- of
beeldopnamen, notulen, processen-verbaal, statistieken, contracten, films,
foto's enzovoort. Het gewenste document moet dus niet noodzakelijk opgemaakt of
geproduceerd zijn door de instantie waarbij het wordt opgevraagd : het
volstaat dat het document in het bezit is van die instantie om onder de
principiële openbaarheid te vallen. Een verzoek om openbaarmaking kan evenwel
geen verplichting met zich meebrengen om bestuursdocumenten te verwerken of
te analyseren, laat staan om bepaalde documenten aan te maken. Krachtens artikel 32 van de Grondwet kan de principiële openbaarmaking
van bestuursdocumenten enkel geweigerd worden in geval van uitzonderingen en bij beperkingen die bij wet, decreet of ordonnantie zijn
opgelegd. Het decreet van 26 maart 2004 voorziet in een aantal
uitzonderingen, die hierna in het stappenplan worden opgesomd. In het decreet
wordt inzake de toepassing van de uitzonderingen een onderscheid gemaakt
tussen informatie die niet met het milieu te maken heeft en milieu-informatie.
Alle uitzonderingen zijn in ieder geval strikt en limitatief te interpreteren en de beoordeling
moet in concreto plaatsvinden op het moment van de aanvraag om
openbaarmaking. c) Het begrip "milieu-informatie" Aan het begrip "milieu-informatie" wordt eveneens een
zeer ruime invulling gegeven. Hieronder wordt begrepen: a. het milieu: de 'klassieke'
elementen van het milieu zoals in het decreet houdende algemene bepalingen
inzake milieubeleid (Parl. St. Vl.R.
1994-1995, nr. 718/1, 11-16), maar ook de genetisch gemodificeerde
organismen; b. maatregelen en activiteiten, zowel
van privéactoren als van overheden, die milieuverstoring opleveren of kunnen
opleveren: bij beleidsvoorbereiding, beleidsvoorbereidend onderzoek,
beleidsformulering, beleidsuitvoering, handhaving en evaluatie. Ook de
analyses (bv. kosten-batenanalyse) en evaluaties (bv. milieueffectrapportage)
ervan behoren hiertoe; c. verstoringsfactoren:
uitputting, verontreiniging en aantasting; d. de waarden die beschermd moeten
worden, voor zover ze kunnen worden aangetast door het milieu, maatregelen of
activiteiten of verstoringsfactoren: de natuur
zoals omschreven in het decreet betreffende het natuurbehoud en het
natuurlijk milieu, de cultureel waardevolle gebieden en bouwwerken, de
gezondheid (zowel lichamelijk als geestelijk), veiligheid en
levensomstandigheden van de mens; e. de beschermingsmaatregelen en
-activiteiten voor mens en milieu, en de analyses en evaluaties ervan. Het begrip "milieu-informatie" zal hoofdzakelijk een rol
spelen bij de toepassing van de uitzonderingsgronden op de openbaarmaking,
waarvoor wordt verwezen naar het stappenplan in het tweede deel van deze
omzendbrief. d) Andere basisprincipes uit het decreet * Aan de personeelsleden van de instanties waarop het decreet
van toepassing is, wordt ook de verplichting opgelegd om behulpzaam te zijn bij eenieder die informatie zoekt waarover die
instanties beschikken. Dat houdt bijvoorbeeld in dat men de aanvrager
antwoord geeft op de vraag of een bepaald bestuursdocument wel degelijk
bestaat, of de vraag waar een welbepaald bestuursdocument zich bevindt. Zoals
reeds eerder gesteld, brengt dat geen verplichting mee om bepaalde
bestuursdocumenten te verwerken, te analyseren of aan te maken. * Als een instantie weigert om op een verzoek tot openbaarmaking in te
gaan, dan kan de betrokkene beroep instellen bij een daartoe speciaal
opgerichte beroepscommissie. Voortaan zal er nog slechts één enkele beroepsinstantie zijn voor alle bestuursniveaus in
Vlaanderen: een commissie van ambtenaren, die haar taak in volledige
onafhankelijkheid en neutraliteit uitoefent en waarvan de werking is geregeld
in het besluit van de Vlaamse Regering van 4 juni 2004 tot oprichting van de
beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur. Deze beroepsinstantie
zal nu ook de bevoegdheid hebben om, indien nodig, zelf haar beslissingen uit
te voeren. * Het decreet verplicht ook elke instantie om bij elke beslissing of administratieve handeling met individuele
strekking, die beoogt rechtsgevolgen te hebben voor één of meer bestuurden,
steeds de beroepsmogelijkheid te vermelden en de modaliteiten ervan. Als dat niet gebeurt, dan heeft dit tot
gevolg dat de termijn om beroep in te stellen geen aanvang neemt. Deze
bepaling heeft dus een algemene draagwijdte en geldt bijgevolg niet alleen
voor beslissingen die te maken hebben met de passieve openbaarheid van
bestuur. Deel 2 : Stappenplan bij de
afhandeling van een verzoek om openbaarmaking Een verzoek om openbaarmaking wordt schriftelijk ingediend, dit wil
zeggen per brief, per fax, per e-mail of kan
persoonlijk worden overhandigd. Desnoods kan iemand zich ter
plaatse aanbieden bij een ambtenaar, maar dan wordt de aanvraag genoteerd. Op
een louter mondeling of telefonisch verzoek moet men bijgevolg niet ingaan. De aanvrager moet het gewenste
bestuursdocument vermelden of tenminste de aangelegenheid
waarover het gaat. Als één en ander onduidelijk is, dan kan een instantie het verzoek
niet meteen afwijzen, maar moet ze in dialoog treden met de verzoeker om
alsnog duidelijkheid te krijgen (zie punt e), 1°, van dit stappenplan). Elke
instantie heeft immers een bijstandsverplichting in dit verband. Als de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, dan kan het verzoek
een voorstel van termijn bevatten waarbinnen de aanvrager de informatie wil
ontvangen. De aanvrager moet ook zijn identiteit bekendmaken. Als een
gevolmachtigde optreedt, bijvoorbeeld een advocaat, dan moet tevens de
identiteit van de cliënt meegedeeld worden. Van een advocaat wordt vermoed
dat hij zijn cliënt vertegenwoordigt, terwijl dat niet geldt voor anderen die
optreden in naam van de aanvrager. Zij moeten hun mandaat schriftelijk
aantonen. De aanvraag wordt gericht aan de instantie
die het gewenste bestuursdocument in haar bezit heeft (daarom niet
noodzakelijk zelf geproduceerd) of het in een archief heeft neergelegd. Als
het een aanvraag betreft bij de Vlaamse administratie, dan kan de verzoeker,
als hij het niet exact zou weten, zijn verzoek ook richten aan de aangestelde
communicatieambtenaar, die de aanvraag onmiddellijk doorstuurt naar de
betrokken instantie. Als de aanvraag wordt gericht aan een instantie die het gevraagde
document niet in haar bezit heeft, dan stuurt die instantie de aanvraag zo
spoedig mogelijk door naar de instantie die het document vermoedelijk in haar
bezit heeft en brengt ze de aanvrager hiervan op de hoogte. Elke bestuursinstantie die een aanvraag ontvangt, is verplicht om die aanvraag onmiddellijk in een register te noteren, met
vermelding van de datum van ontvangst. Die registratie is van het
allergrootste belang, omdat dit meestal het aanvangspunt is voor de termijnen (zie verder in
punt d) van dit stappenplan). Ook onontvankelijke aanvragen moeten
geregistreerd worden. Het verdient aanbeveling dat ook de
communicatieambtenaren die een aanvraag ontvangen deze registreren. Deze registratie kan op elektronische wijze gebeuren en dit wordt
zelfs aanbevolen. In het kader van de evaluatie van de werking van het
decreet (artikel 39 van het decreet), zullen de gegevens inzake registratie
bij de verschillende bestuursinstanties wellicht opgevraagd worden door de
Vlaamse overheid, teneinde een globaal zicht te krijgen op de juiste werking
en impact van dit decreet : een elektronische registratie vergemakkelijkt
uiteraard het opvragen van die gegevens. Het register zou tenminste de volgende gegevens moeten bevatten:
Dit register is openbaar voor de aanvrager, zonder dat hiervoor de
procedure van het decreet gevolgd moet worden. Het spreekt voor zich dat het
register enkel toegankelijk is voor de aanvrager wat betreft de informatie
die op zijn aanvraag betrekking heeft. De instantie moet dus geen
ontvangstmelding sturen naar de aanvrager. De persoon die een verzoek om openbaarmaking indient, moet in principe
geen belang aantonen. Als het verzoek om openbaarmaking echter betrekking heeft op informatie van persoonlijke aard (een beoordeling, waardeoordeel of
beschrijving van een gedrag van een natuurlijk persoon), dan moet de
aanvrager wel een belang aantonen: hij moet dan rechtstreeks en persoonlijk in zijn
rechtssituatie geraakt kunnen worden, behalve wanneer het gaat om
milieu-informatie en informatie over de aanvrager zelf. Het aantonen van een belang bij informatie van persoonlijke aard moet
beschouwd worden als een ontvankelijkheidvereiste voor het openbaarmakingverzoek
waaraan in eerste instantie voldaan moet worden. Het feit dat de aanvrager het vereiste belang kan aantonen, betekent
nog niet dat de openbaarheid van het gewenste bestuursdocument automatisch
wordt toegestaan. Als het vereiste belang aanwezig is, dan moet men de
gegrondheid van het verzoek nog steeds beoordelen, dit wil zeggen nagaan of
eventueel bepaalde uitzonderingsgronden ingeroepen moeten of kunnen worden om
het openbaarheidverzoek alsnog niet of slechts gedeeltelijk toe te staan (zie
verder in punt e) van dit stappenplan). Alle termijnen die in het decreet
voorkomen, zowel de beslissings- als de uitvoeringstermijnen, nemen een aanvang op de dag na de datum van de registratie van de aanvraag.
Als er ondanks de decretale verplichting toch geen registratie zou
plaatsvinden, dan nemen de termijnen een aanvang op de dag na de datum van
ontvangst van de aanvraag. Als een aanvraag evenwel terechtkomt bij een instantie die niet over
het gevraagde bestuursdocument beschikt, dan heeft die instantie de plicht om
de aanvraag door te sturen naar de juiste instantie (zie hierboven bij punt
a) van het stappenplan). De termijn begint dan slechts te lopen na de
registratie bij die laatste instantie. Als een verzoek te vaag is geformuleerd, dan zal de termijn slechts
beginnen lopen nadat de aanvrager correcte en duidelijke informatie heeft
verstrekt. Voor de exacte beslissings- en uitvoeringstermijnen wordt verwezen
naar punten g) en h) van dit stappenplan. e) uitzonderingsgronden op de principiële
openbaarheid Elke instantie die te maken krijgt met een verzoek om passieve
openbaarmaking van een bestuursdocument, gaat na in hoeverre uitzonderingen
kunnen worden ingeroepen op het algemeen principe dat de gewenste
bestuursdocumenten openbaar gemaakt moeten worden. 1° formele uitzonderingen De bestuursinstanties mogen een verzoek om openbaarmaking afwijzen als
de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft. Voorwaarde
is wel dat de instantie verplicht is om eerst aan de aanvrager te vragen om
het verzoek te herformuleren (als dat mogelijk is, geeft de instantie aan
welke gegevens nodig zijn om alsnog op de aanvraag te kunnen ingaan). Pas
wanneer de aanvrager op dit verzoek niet ingaat of de aanvraag kennelijk
onredelijk of te algemeen geformuleerd blijft, kan het verzoek om
openbaarmaking afgewezen worden op die grond. Deze uitzondering is opgenomen om manifeste misbruiken tegen te gaan,
dit wil zeggen dat de aanvrager niet zozeer informatie wil verkrijgen, maar
wel de werking van een bestuursinstantie verstoren (bv : opvragen van
honderden vergunningen van een bedrijf, opvragen van toekomstige
examenvragen). Een bestuursinstantie kan een verzoek om openbaarmaking ook afwijzen
als de gewenste documenten niet af of
onvolledig zijn. Een document opgesteld in het kader van een besluitvormingsproces
verkrijgt zijn definitieve status als het ondertekend is door de daartoe
bevoegde persoon. Dat betekent dus niet dat er een eindbeslissing moet zijn
in een besluitvormingsproces : ook tussentijdse rapporten, adviezen en
dergelijke zijn openbaar, tenminste als ze af zijn. Als die
uitzonderingsgrond wordt ingeroepen, dan geeft de bestuursinstantie de
geschatte termijn aan voor de voltooiing van het document. 2° inhoudelijke uitzonderingsgronden Bij de beoordeling van een verzoek om openbaarmaking, moet een
onderscheid gemaakt worden tussen informatie die niet met het milieu te maken
heeft en milieu-informatie. Voor de informatie die niet met het milieu te
maken heeft, zijn er een aantal absolute
uitzonderingen op het algemene principe van openbaarheid van bestuur, dit wil zeggen
dat ze moeten worden ingeroepen door de bestuursinstantie, zonder daarbij een belangenafweging te moeten maken.
Dit betekent evenwel niet dat deze absolute uitzonderingsgronden toelaten om
zomaar bepaalde informatie niet openbaar te maken. De instanties zullen in
concreto moeten aantonen dat de openbaarmaking afbreuk doet aan één van de
hierna opgesomde belangen. Die absolute uitzonderingen zijn:
Voor de informatie die niet met het milieu te
maken heeft, zijn er ook een aantal relatieve
uitzonderingen voorzien, wat inhoudt dat een bestuursinstantie eerst een belangenafweging moet maken: het belang van de
openbaarheid zal moeten afgewogen worden tegenover één of meerdere van de
hierna opgesomde belangen. Slechts wanneer dan wordt geoordeeld dat het te
beschermen belang belangrijker is dan het belang van de openbaarheid, zal de uitzondering
moeten worden toegepast en bijgevolg zal er geen of slechts gedeeltelijke
openbaarmaking toegestaan worden. De te beschermen belangen zijn de volgende:
Voor milieu-informatie zijn de mogelijke
in te roepen uitzonderingen steeds relatief. Bijgevolg zal er hier altijd een
belangenafweging moeten gebeuren. De te beschermen belangen zijn de volgende:
Als de milieu-informatie betrekking heeft op emissies in het milieu, dan kunnen enkel de volgende uitzonderingen worden
ingeroepen:
Gaat het bovendien om Seveso-informatie, dan kunnen de
uitzonderingsgronden die verband houden met de vertrouwelijkheid van het
handelen van een milieu-instantie en deze die de bescherming beoogt van het
milieu waarop de informatie betrekking heeft, niet ingeroepen worden. Voor een nadere toelichting bij de bovenvermelde uitzonderingen, kan
men het best de memorie van toelichting bij het decreet raadplegen. U vindt
die op de website: http://www.vlaanderen.be/openbaarheid.
3° toestemming van derden In de lijst van uitzonderingen zijn drie gevallen, waarbij het
mogelijk is dat een bestuursdocument alsnog openbaar gemaakt wordt, mits
toestemming daartoe van de derde betrokken persoon:
Als een aanvraag tot openbaarmaking zou worden afgewezen op grond van
één van voormelde redenen, dan moet de instantie
contact opnemen met de betrokkene (derde) en vragen of de aanvrager de
toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het gevraagde document.
Zowel het contact opnemen met de derde als het verlenen van de toestemming
kan het best via brief, fax of mail gebeuren, zodat de aansprakelijkheid van
de instantie niet in het gedrang komt wanneer er achteraf discussie zou
rijzen. Als een instantie een uitzondering inroept waarbij aan een derde
vooralsnog de toestemming kan gevraagd worden, dan moet de instantie haar
beslissing nemen binnen de decretaal vastgestelde termijn (zie verder in punt
g) van dit stappenplan). De instantie vermeldt in haar brief waarin ze haar
beslissing meedeelt de mogelijkheid dat er alsnog openbaarmaking kan
geschieden na toelating van de persoon op wie de informatie betrekking heeft.
Ze vermeldt hierin ook dat ze de vraag om toelating aan de derde heeft
verstuurd. Samen met de beslissing moet immers
ook de aanvraag om toelating verstuurd worden. Het is wel zo dat
enkel de beslissing van de instantie vatbaar is voor beroep en niet de
beslissing van de derde om al dan niet toelating te verlenen. Het verlenen
van de toelating door de derde is decretaal niet gebonden aan een termijn.
Het is een toemaatje om vooralsnog openbaarmaking mogelijk te maken, maar de
beslissing hiertoe ligt niet in handen van een instantie. 4° andere uitzonderingsgronden Naast de decretale uitzonderingsgronden die hiervoor werden vermeld
onder 1°, 2° en 3°, moet bij de behandeling van een verzoek om openbaarmaking
eventueel ook rekening gehouden worden met uitzonderingsgronden die voorkomen in de federale openbaarheidregelgeving (artikel 6, § 1 en § 2, van de wet
van 11 april 1994, Belgisch Staatsblad van 30 juni 1994)) of in regelgevingen van andere gemeenschappen en gewesten. De andere
wetgevers zijn immers ook bevoegd om uitzonderingen op het principe van de
openbaarheid van bestuur te bepalen op gronden die betrekking hebben op
materies die tot hun bevoegdheid behoren (voorbeeld : dossiers bij O.C.M.W.'s
inzake het leefloon, opvang van migranten). f) Gedeeltelijke openbaarmaking Als op basis van de hiervoor beschreven uitzonderingen bepaalde
informatie in een bestuursdocument niet openbaar gemaakt kan worden en die
informatie gescheiden kan worden van de andere informatie in het gevraagde
document, dan moet het bestuursdocument gedeeltelijk
openbaar gemaakt worden. De bestuursinstantie vermeldt dat uitdrukkelijk in haar beslissing.
g) Wie neemt de beslissing en binnen welke
termijn Het decreet gaat ervan uit dat de beslissing over de openbaarmaking
van een bestuursdocument geen politieke, maar eerder een juridische
beslissing is. Daarom vertrouwt ze die beslissingen toe aan de hoogst geplaatste ambtenaar of persoon of een bevoegd leidinggevend
personeelslid van de instantie. In artikel 19 van het decreet worden deze aangeduid
voor een groot aantal instanties die nominatief opgesomd worden in artikel 4
van het decreet. Uiteraard kan men de bevoegdheid delegeren. Die delegatie
moet uitdrukkelijk en formeel gebeuren. Het is wel de bedoeling dat zoveel
als mogelijk ambtenaren die voldoende juridisch geschoold zijn de
beslissingen nemen. Het decreet beoogt dat binnen elke instantie de
beslissingsbevoegdheid zo veel als mogelijk bij de meest geschikte persoon
zou liggen, rekening houdend met de eigenheid en mogelijkheden van elke
instantie. De aanvraag tot openbaarmaking moet uiterlijk binnen vijftien kalenderdagen, na registratie van de aanvraag, beantwoord worden, schriftelijk, per fax of per e-mail. Slechts wanneer een
bestuursinstantie van oordeel is dat de gevraagde informatie moeilijk tijdig
te verzamelen is, kan de voormelde termijn van antwoord verlengd worden tot
dertig kalenderdagen. De bestuursinstantie deelt dit dan uitdrukkelijk mee
aan de aanvrager, met vermelding van de redenen van het uitstel. Als het gewenste bestuursdocument in de gevraagde vorm beschikbaar is,
dan verschaft de instantie dat document in die gevraagde vorm. h) Uitvoering van de beslissing De uiteindelijke beslissing tot inwilliging
van een verzoek tot openbaarmaking moet uiterlijk binnen dertig kalenderdagen, na registratie, uitgevoerd worden. Dit wil zeggen dat de instantie binnen die termijn inzage
moet verlenen, er uitleg over moet verschaffen of er een afschrift van moet
overhandigen In geval van verlenging van de termijn, zoals gesteld in punt
g), wordt de uitvoeringstermijn eveneens verlengd tot 45 kalenderdagen. Als
het de inzage van een document betreft, dan maakt de bestuursinstantie
hieromtrent de nodige praktische afspraken in onderling overleg met de
aanvrager. De bestuursdocumenten die in het kader van dit decreet verkregen worden,
mogen niet voor commerciële doeleinden gebruikt of verspreid worden, behalve
als het milieu-informatie betreft. i) Retributie voor afschriften De inzage en de uitleg zijn kosteloos. De overhandiging van een afschrift is dat in principe ook, maar de instanties kunnen daarvoor een retributie vragen, waarvan het
bedrag vooraf is vastgesteld op basis van een redelijke kostprijs (zo zullen de personeelskosten niet aangerekend
mogen worden). Elke instantie voor zich is dus vrij om al dan niet een dergelijke
retributie vast te stellen voor het verkrijgen van een afschrift. Voor het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse
wetenschappelijke instellingen is de Vlaamse Regering bevoegd om die
retributie eventueel vast te leggen. De Vlaamse openbare instellingen met
rechtspersoonlijkheid kunnen daar autonoom over beslissen. Dat zal ook gelden
voor alle in de toekomst op te richten intern of extern verzelfstandigde
agentschappen met rechtspersoonlijkheid. De bestaande gemeenteraadsbeslissingen die een retributie opleggen
blijven van kracht na de inwerkingtreding van dit decreet van 26 maart 2004. j) Verplichting tot vermelden van
beroepsmogelijkheid De bestuursinstanties zijn verplicht om in hun
beslissing waarbij een verzoek om openbaarmaking wordt geweigerd of slechts
gedeeltelijk wordt toegestaan, uitdrukkelijk de modaliteiten te vermelden van
de beroepsmogelijkheid die bestaat voor
de aanvrager: de termijn (dertig kalenderdagen) waarbinnen en de instantie waarbij beroep kan worden ingesteld moet meegedeeld worden aan de
aanvrager. Het secretariaat van de beroepsinstantie is gevestigd bij de
Vlaamse overheid, departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid,
afdeling Kanselarij, Boudewijnlaan 30, te 1000
Brussel. Het is aanbevolen om de volgende formule te gebruiken: « Tegen deze beslissing kunt u beroep instellen bij de
beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur, waarvan het secretariaat
gevestigd is bij Vlaamse overheid, departement Diensten voor het Algemeen
Regeringsbeleid, afdeling Kanselarij, Boudewijnlaan
30, te 1000 Brussel. U beschikt daartoe over een termijn van dertig
kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing werd verstuurd. » Als de beroepsmogelijkheid niet wordt vermeld, heeft dat tot gevolg
dat de termijn om beroep in te dienen geen aanvang neemt. k) Afhandeling van de beroepen In dit nieuwe decreet wordt er nog slechts één beroepsinstantie gecreëerd voor alle instanties
waarop het decreet van toepassing is : een commissie die samengesteld is uit vier ambtenaren van het ministerie van de
Vlaamse Gemeenschap en waarvan de werking wordt geregeld bij het besluit van
de Vlaamse Regering van 4 juni 2004 tot oprichting van de beroepsinstantie
inzake de openbaarheid van bestuur. Als er een beroep wordt ingesteld, dan zal de instantie wiens
beslissing wordt aangevochten, op de hoogte gebracht worden door de
beroepsinstantie van het feit dat er een beroep werd ingediend. Als de beroepsinstantie beslist om de openbaarmaking van een document
toe te staan, dan moet de bestuursinstantie in kwestie
uiterlijk binnen veertig dagen die beslissing uitvoeren. Gebeurt dat niet
binnen deze termijn, dan kan de beroepsinstantie alsnog zelf haar beslissing
ten uitvoer brengen en bijgevolg de openbaarheid daadwerkelijk toestaan. Voor de uitvoering van haar taak kan de beroepsinstantie alle bestuursdocumenten ter plaatse inzien of opvragen bij de
bestuursinstanties in kwestie. Deel 3: De actieve openbaarheid van
bestuur Inzake de actieve openbaarheid van bestuur, geldt als algemeen principe dat de instanties de verplichting hebben om de
bevolking of de betrokken doelgroepen systematisch, correct, evenwichtig,
tijdig en op verstaanbare wijze voor te lichten over hun beleid, regelgeving
en dienstverlening, en over de rechten die de bevolking krijgt door het openbaarheiddecreet.
Die verplichting geldt voor:
Voor alle andere instanties binnen het Vlaamse Gewest en de Vlaamse
Gemeenschap (voorbeelden : Gimvindus, Aquafin, allerhande adviesorganen,
fondsen, VZW's waarbij de Vlaamse Regering is toegetreden,
onderwijsinstellingen...) kan de Vlaamse Regering nog bepalen welke
instanties alsnog moeten voldoen aan de algemene verplichting tot actieve
openbaarheid van bestuur. Alle mogelijke informatie kan en mag men actief verspreiden, behalve
als ze behoort tot de uitzonderingen die vastgesteld zijn inzake de passieve
openbaarheid van bestuur (zie stappenplan in deel 2 van deze omzendbrief). Inzake de actieve openbaarmaking van milieu-informatie voorziet het decreet ook dat de
milieu-instanties alle milieu-informatie waarover ze beschikken moeten
ordenen, actualiseren en accuraat en vergelijkbaar ter beschikking stellen.
De Vlaamse Regering bepaalde welke milieu-informatie minimaal moet verspreid
worden en op welke wijze de verspreiding moet plaatsvinden bij besluit van de
Vlaamse Regering van 28 oktober 2005 betreffende de verspreiding van
milieu-informatie (Belgisch Staatsblad van 30 november 2005). b) Dossierbehandelaar op alle briefwisseling Elke briefwisseling die uitgaat van
een instantie, moet de naam, de hoedanigheid,
het adres en het telefoonnummer bevatten van
diegene die meer inlichtingen kan verstrekken
over het dossier. c) Gezamenlijk bestand met wegwijs- en
eerstelijnsinformatie Alle bestuursinstanties zijn verplicht om mee te werken aan de uitbouw
van een gezamenlijk bestand met
wegwijsinformatie en eerstelijnsinformatie van de verschillende
bestuursinstanties. De Vlaamse overheid is verantwoordelijk voor de uitbouw,
het beheer en de ontsluiting van dit gezamenlijke bestand. Het Contactpunt
Vlaamse Infolijn trekt dit project. Gezien de complexiteit en omvang van het
project heeft het Contactpunt Vlaamse Infolijn gekozen voor een gefaseerde
aanpak, waarbij in een eerste fase de wegwijs- en eerstelijnsinformatie van
de Vlaamse overheid zal worden ontsloten in een productencatalogus van de
Vlaamse overheid. In afwachting van de realisatie van dit bestand, moeten de provincies
en de gemeenten hun verplichtingen nakomen inzake het wegwijsbestand dat ze
op grond van de wet van 12 november 1997 moesten opstellen en ter beschikking
stellen. d) De aanduiding van communicatieambtenaren bij
de Vlaamse overheid In het kader van de actieve openbaarheid van bestuur worden bij de
Vlaamse overheid, de provincies, de gemeenten en de O.C.M.W.'s,
communicatieambtenaren aangeduid. Voor de O.C.M.W.'s is deze verplichting nieuw.
In vroegere openbaarheiddecreten heette de "communicatieambtenaar"
nog "informatieambtenaar" of "voorlichtingsambtenaar". De
benaming is mee geëvolueerd met wat gebruikelijk was in de
communicatiesector. Rekening houdend met de nieuwe structuur van de Vlaamse overheid,
bepaalt het openbaarheiddecreet dat de Vlaamse Regering een
communicatieambtenaar aanstelt bij elk Vlaams
ministerie en bij elke IVA met rechtspersoonlijkheid. De Vlaamse
Regering kan een communicatieambtenaar aanstellen
bij elk intern verzelfstandigd agentschap
zonder rechtspersoonlijkheid. De raad van bestuur van elk extern verzelfstandigd agentschap stelt eveneens een
communicatieambtenaar aan. "Aanstelling" moet niet
begrepen worden als "extra aanwerving", maar als een "aanduiding". Het volstaat dat
een ambtenaar die al in dienst is benoemd wordt als
"communicatieambtenaar". De aanduiding van een
communicatieambtenaar dient gezien te worden als de toewijzing van een
takenpakket, wat totaal los staat van het arbeidsrechtelijk
statuut van die functie. De taak van communicatieambtenaar kan zowel door een
statutair ambtenaar als door een contractueel personeelslid vervuld worden,
van eender welk niveau. De decreetgever vond het belangrijk dat bij de Vlaamse ministeries,
IVA's met rechtspersoonlijkheid, EVA's, provincies, gemeenten en O.C.M.W.'s
telkens één ambtenaar het officiële
aanspreekpunt zou zijn voor de communicatie van zijn bestuur. Het is
uitdrukkelijk niet de bedoeling (dit wordt geëxpliciteerd in de memorie van
toelichting bij het openbaarheiddecreet) dat de communicatieambtenaar de
volledige uitvoering van het communicatiebeleid op zich neemt. In dat geval
zou hij immers een flessenhals worden. Een goede
communicatie met de bevolking is een opdracht voor de hele bestuursinstantie. De
communicatieambtenaar is een gangmaker, een trekker, een
aanspreekpunt. Hij stimuleert zijn bestuur om aandacht te hebben voor de
communicatie die wettelijk nodig is (over het beleid, de beslissingen en de
dienstverlening) en speelt een coördinerende en begeleidende rol bij de
planning, ontwikkeling en uitvoering van die communicatie (folders, websites,
advertenties, infosessies, e-mailnieuwsbrieven, opendeurdagen,...). De
communicatieambtenaren moeten er ook op toezien dat documenten bestemd voor
de burger in correcte en verstaanbare taal geschreven zijn. Om hun taken te kunnen vervullen hebben de communicatieambtenaren het
recht bij de betrokken bestuursinstantie alle nuttige documentatie op te
vragen of er inzage van te nemen op de plaats waar die normaal wordt bewaard.
Ze zullen ook een rol moeten spelen in de voorbereiding van het communicatiejaarverslag van de Vlaamse Regering (zie punt
6). De aanduiding van communicatieambtenaren in de departementen en in de
intern verzelfstandigde agentschappen is gedelegeerd aan de leidend ambtenaren krachtens de administratieve
delegatiebesluiten (respectievelijk BVR 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie
van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen van de
Vlaamse ministeries en BVR 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van
beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde
agentschappen van de Vlaamse overheid). De leidend ambtenaren delen de namen van de communicatieambtenaren mee
aan de afdeling Communicatie van de Diensten
voor het Algemeen Regeringsbeleid, die de lijst actueel houdt. De lijst zal ook
jaarlijks als bijlage toegevoegd worden aan het jaarverslag communicatie dat
de Vlaamse Regering moet voorleggen aan het Vlaams Parlement (zie verder). De leidend ambtenaar van een IVA zonder
rechtspersoonlijkheid kan ervoor kiezen om voor de IVA een eigen
communicatieambtenaar aan te stellen. In dat geval treedt de
communicatieambtenaar van het ministerie niet meer op als
communicatieambtenaar voor die bepaalde IVA, wél
voor het departement en voor eventuele andere IVA's zonder
rechtspersoonlijkheid die geen eigen communicatieambtenaar hebben aangeduid.
Het is overigens ook mogelijk dat de communicatieambtenaar van het ministerie
een personeelslid is van een IVA zonder rechtspersoonlijkheid van dat
ministerie. e) Overleg tussen de communicatieambtenaren van
de Vlaamse overheid Het openbaarheidsdecreet geeft de Vlaamse
Regering de mogelijkheid om generieke aspecten van de communicatie en de
coördinatie van het communicatiebeleid te regelen bij de Vlaamse ministeries,
de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de
extern verzelfstandigde agentschappen. In dat kader zal de afdeling Communicatie van de Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid
een overleg initiëren tussen de
communicatieambtenaren van deze instanties, over de beleidsdomeinen heen. f) Coördinatie van de contacten met de
Expertencommissie voor Overheidscommunicatie De instanties van de Vlaamse overheid die moeten voldoen aan de
algemene verplichting van de actieve openbaarheid van bestuur (zie hoger)
moeten ook voldoen aan de normen voor Vlaamse
overheidscommunicatie. Door het decreet van 19 juli 2002 houdende de
controle op de communicatie van de Vlaamse overheid werd bij het Vlaams
Parlement een Expertencommissie voor Overheidscommunicatie opgericht, die
waakt over de naleving van de normen die werden goedgekeurd bij het decreet
van 7 juli 2006 houdende de goedkeuring van de normen voor de Vlaamse
overheidscommunicatie. De Expertencommissie doet dit na een adviesvraag van
de betrokken overheid, na een klacht, of ambtshalve. In het kader van de coördinatie van het communicatiebeleid van de
Vlaamse overheid zal de afdeling Communicatie van de Diensten
voor het Algemeen Regeringsbeleid optreden als aanspreekpunt voor de Expertencommissie voor Overheidscommunicatie.
Adviesvragen worden via de afdeling Communicatie voorgelegd aan de
Expertencommissie voor Overheidscommunicatie. g) Jaarverslag Communicatie van de Vlaamse
Regering Jaarlijks legt de Vlaamse Regering een globaal, gecoördineerd verslag en een evaluatie van de communicatie
en het communicatiebeleid van de Vlaamse ministeries, de intern
verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de extern
verzelfstandigde agentschappen, met betrekking tot het voorbije jaar, ter
kennisgeving voor aan het Vlaams Parlement. Dit verslag
vervangt het vroegere "jaarverslag van de informatieambtenaar". Aan
het jaarverslag Communicatie wordt als bijlage telkens de
lijst van de communicatieambtenaren toegevoegd. De afdeling Communicatie van de Diensten voor het Algemeen
Regeringsbeleid krijgt als opdracht de samenstelling van het jaarverslag te coördineren. Ze bezorgt daarvoor jaarlijks richtlijnen aan de
communicatieambtenaren van de ministeries, de IVA's en de EVA's. Zoals bepaald is in het besluit van de Vlaamse Regering van 28 oktober
2005 betreffende de verspreiding van milieu-informatie, stelt de Vlaamse
administratie, behorend tot het beleidsdomein leefmilieu, natuur en energie,
jaarlijks een verslag op over de verspreiding van milieu-informatie, met
inbegrip van de beschikbaarheid van milieu-informatie op elektronische wijze
en via elektronische gegevensbanken. Dat verslag vormt een geïntegreerd deel
van het jaarverslag communicatie van de Vlaamse Regering. Deze omzendbrief vervangt omzendbrief VR 2004/26 van 4 juni 2004. |
|
Gepubliceerd op 4 april 2011. Laatst gewijzigd op 20 april 2011 |