Zopas
ontving de Dienst Kerkfabrieken onderstaand bericht van Agentschap Binnenlands
Bestuur:
COVID-19:
Bestuursorganen van lokale geloofsgemeenschappen
Publicatiedatum
vrijdag
20 maart 2020
Kunnen
vergaderingen van de bestuursorganen van de lokale geloofsgemeenschappen
plaatsvinden tijdens de coronacrisis? En zo ja, hoe? Hieronder vind je het
antwoord op een aantal vragen. Bijkomende vragen kan je altijd sturen naar binnenland@vlaanderen.be.
Zijn
fysieke vergadering van de bestuursorganen nog mogelijk?
Tot
nader order zijn fysieke vergaderingen nog mogelijk, maar ze worden afgeraden.
Enkel in uitzonderlijke gevallen kan dit nog de werkwijze zijn. Er bestaan
voldoende mogelijkheden om op een digitale manier de vergaderingen te
organiseren. Een vergadering kan je tijdens de federale fase via
videoconferentie organiseren of via e-mail. ABB raad je aan om enkel de
noodzakelijke punten te agenderen.
Tref
wel de nodige maatregelen om de regels van social distancing te respecteren, als een fysieke samenkomst toch
noodzakelijk is. Behoud zeker een afstand van 1,5 meter tussen elke
persoon.
Wat
houdt virtueel vergaderen in?
Het
COVID-19 virus en de strijd tegen de verspreiding ervan, rechtvaardigen
uitzonderlijk ook virtuele vormen van vergaderen. Het is vooral belangrijk dat
de leden van de vergadering deontologisch omgaan met die mogelijkheid om de
beslotenheid van de vergadering te garanderen en de democratische principes
maximaal te respecteren (bijvoorbeeld een tegensprekelijk debat).
De
beschikbare digitale tools voor videoconferenties en online vergaderen maken
dat mogelijk.
Alleen
hoogdringende punten die geen verder uitstel verdragen, kan je agenderen. Voor
die punten bestaan verschillende vormen van virtueel vergaderen. Besturen die
beschikken over videoconferentiesystemen kunnen dat uiteraard gebruiken. Skype
biedt ook een mogelijkheid.
Voor
geheime stemming (nogmaals, enkel als het echt moet) kunnen allerlei online-enquêtediensten
zoals doodle, SurveyMonkey, … soelaas bieden
(stemgerechtigde leden kunnen een dummy-naam gebruiken).
Deze
uitzonderlijke omstandigheden rechtvaardigen heel veel varianten van vergaderen
zolang je de democratische principes in acht neemt en de regels van de
deontologie respecteert.
Wat
houdt vergaderen via e-mail in?
De
uitzonderlijke omstandigheden (coronavirus) vragen om een pragmatische aanpak.
Onder strikte voorwaarden kan je een vergadering van het bestuursorgaan van de
lokale geloofsgemeenschap via e-mail organiseren. Je moet minstens aan deze
voorwaarden voldoen:
Het
bestuursorgaan bezit niet de mogelijkheden om via videoconferentie te
vergaderen;
De
voorzitter stelt voor aan de andere leden van het bestuursorgaan om via e-mail
te vergaderen, de meerderheid van de leden gaat akkoord met het vergaderen via
e-mail. De leden geven via e-mail aan de voorzitter aan of zij akkoord gaan met
die werkwijze.
Het
vergaderen via e-mail is enkel mogelijk tijdens de federale fase van het
crisisbeheer.
Het
vergaderen via e-mail is enkel mogelijk voor de strikt noodzakelijke punten.
Punten kunnen in overeenstemming met artikels 18, 69, 98, 134, 170, 2016 en 249
van het Eredienstendecreet nog worden toegevoegd aan de agenda. Het
bestuursorgaan is meester van de agenda en kan beslissen om punten uit te
stellen naar een volgende vergadering.
De
voorzitter van het bestuursorgaan opent via een e-mail aan alle leden de
vergadering.
Elk
lid moet zijn opmerkingen kunnen uitbrengen via e-mail aan alle leden gedurende
een bepaald tijdslot.
Elke
opmerking moet door de voorzitter beantwoord worden via e-mail aan alle leden
gedurende een bepaald tijdslot.
Elk
lid krijgt de mogelijkheid om via e-mail aan alle leden te repliceren op het
antwoord van de voorzitter gedurende een bepaald tijdslot.
Nadien
moet elk lid zijn stem kunnen uitbrengen via e-mail gedurende een bepaald
tijdslot. Het lid kan in één enkele e-mail zijn stem voor alle punten
uitbrengen. Het bestuur kan zelf bepalen welk stemsysteem zij gebruiken.
De
voorzitter deelt na de stemming het resultaat van de stemming per e-mail mee
aan alle leden.
Het
bestuursorgaan bepaalt hoe je die vergadering via e-mail praktisch organiseert.
De bestuursorganen van de lokale geloofsgemeenschappen zijn autonoom om dat te
regelen, zolang ze voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. De voorzitter moet
een vergadering schorsen als die over meerdere dagen gespreid wordt. De
volgende dag moet hij de vergadering opnieuw openen. Dat stramien geldt zolang
de vergadering niet is afgehandeld. ABB raad je aan om een vergadering (als dat
mogelijk is) op 1 avond te openen en te sluiten. Beperkt zeker het aantal dagen
als je een vergadering over meerdere dagen spreidt.
Het
bestuur kan verschillende digitale tools gebruiken (zie voorgaande vraag) als
een geheime stemming noodzakelijk is.
Bij
elke e-mail die een lid verstuurd tijdens de vergadering moet de secretaris in CC staan. De secretaris staat in voor de notulen van de
vergadering.
Kan
de vergadering van het bestuursorgaan van de lokale gemeenschap uitgesteld
worden?
Je
kan de vergadering uitstellen als je geen dringende beslissingen moet nemen.
Kan
de vergadering op een andere plaats dan gewoonlijk plaatsvinden?
Het
eredienstendecreet bepaalt nergens waar de vergaderingen moeten plaatsvinden.
Het is vooral belangrijk dat je op de plaats waar je vergadert, voldoende
afstand kan garanderen tussen de leden onderling.
OPGELET: de verkiezingen die moesten plaatsvinden in april/mei
worden voor onbepaalde tijd uitgesteld tot de coronapandemie formeel over is
(zie brief van 18 maart 2020 ).
Het
Agentschap Binnenlands Bestuur roept op om de federale richtlijnen en de
politiebesluiten van de gouverneurs over het Coronavirus COVID-19 en de impact
daarvan op allerlei bijeenkomsten, altijd in acht te nemen. Meer informatie
hierover vind je terug op https://www.info-coronavirus.be/nl/
Vrijdag, 20.03.2020
Dienst Kerkfabrieken Bisdom Gent
Joris De Jonghe,
Vicaris-generaal