Gent, 10 december 2018

Aan de kerkfabrieken van het bisdom Gent

t.a.v. de voorzitters, penningmeesters en secretarissen

Geachte mevrouw, geachte heer,

Naar jaarlijkse gewoonte wordt u deze maand aangeschreven voor onder meer de betaling van de auteursrechten en de vergoeding aan de hogere hiërarchie.

1/ MAR 203 – betaling auteursrechten – 2018

Zoals u weet is iedere Kerkfabriek verplicht tot betaling van een jaarlijkse bijdrage aan de beheersorganen, die instaan voor de verschillende vormen van auteursrecht. Elke kerkfabriek die instaat voor het beheer van een kerk, waar in de loop van dit jaar 2018 een viering heeft plaatsgevonden (eucharistie al dan niet op zondag, bijeenkomst voor gebed/uitvaart/huwelijk/doop, …) is gehouden deze bijdrage te betalen. Het gaat om:

- billijke vergoeding (SIMIM) : vergoeding voor weergave van opgenomen muziek in voor publiek toegankelijke plaatsen

- auteursrecht (SABAM)

- reprografie- of kopieerrecht (REPROBEL)

- bescherming uitvoerende en vertolkende kunstenaars (URADEX)

Met de beheersorganen SIMIM, SABAM, REPROBEL, URADEX hebben de Belgische bisdommen gezamenlijk een overeenkomst gesloten. De bisdommen betalen samen jaarlijks een globaal bedrag aan deze beheersorganen. Ieder bisdom recupereert de jaarlijkse bijdrage van de kerkfabrieken. Deze globale betaling heeft voor elke kerkfabriek het voordeel dat het jaarlijks verschuldigde bedrag kleiner uitvalt dan wanneer ze individueel door het beheersorgaan wordt aangesproken.

Daarom wordt u gevraagd om vóór 30 december 2018 het ongewijzigd bedrag van 53 € over te schrijven op rekening : BE55 7370 4859 7144 / BIC KREDBEBB

VZW Het bisdom Gent – Bisdomplein,1 – 9000 Gent

Met vermelding : MAR 203 + deelgemeente + naam parochie

Mogen wij u vriendelijk verzoeken om naast de naam van de parochie (heilige….) ook de naam van de vroegere deelgemeente te vermelden. Dit is nodig voor de identificatie van de betalende kerkfabriek.

Datzelfde bedrag van 53 € zal, in samenspraak met de andere bisdommen, ook nog voor het volgend dienstjaar 2019 worden gevraagd.

2/ MAR 2240: vergoeding hogere hiërarchie – 2018

De jaarlijkse vraag werd gezonden aan de pastoors en parochieadministratoren i.v.m. opmaak en mededeling van het overzicht van ontvangsten en uitgaven van de parochiekas.

Die brief gaat ook over een aangelegenheid die de kerkfabriek kan aanbelangen, nl. de wijze waarop de bijdrage aan het bisdom (MAR 2240) wordt betaald. Ik zend u hierbij de betreffende passage uit de brief.

“ …….

2. Bijdrage bisdom 2018

Van iedere parochie wordt een jaarlijkse bijdrage aan het bisdom gevraagd. De bijdrage wordt bepaald op 1/6 van het stoelgeld. Het is aan de pastoor/administrator om na te vragen of de kerkfabriek die bijdrage betaalt. De pastoor/administrator doet daarvoor best navraag bij de penningmeester van de kerkfabriek. Gebeurt de betaling niet door de kerkfabriek dan komt ze voor rekening van de parochiekas.

Op de parochies waar die bijdrage als uitgave voorzien is in het budget van de kerkfabriek (MAR 224: vergoeding hogere hiërarchie) gebeurt de betaling door de kerkfabriek. Let erop dat de rekening van de kerkfabriek verplicht wordt afgesloten op 31 december 2018 en dat daarna geen betalingen worden aanvaard die betrekking hebben op 2018. Neem dus tijdig contact met de penningmeester.

Waar deze bijdrage niet via de kerkfabriek wordt betaald (omdat de gemeente het niet toelaat), staat de beheerder van de parochiekas hiervoor in.

De overschrijving gebeurt naar rekening: BE55 7370 4859 7144 / BIC KREDBEBB van VZW Bisdom Gent – Bisdomplein 1 – 9000 Gent met vermelding: MAR 2240 + naam van (deel) + naam parochie.…….”

Indien uw kerkfabriek de bijdrage van MAR 2240 betaalt bent u meteen op de hoogte van onze vraag tot betaling.

---

Tot hier de jaarlijks terugkerende mededelingen en vragen over auteursrechten en bijdrage bisdom.

Wij maken van deze gelegenheid gebruik om nu ook uw aandacht te vragen voor bepaalde frequent voorkomende, ongewilde, kleine nalatigheden, die hierna worden aangekaart met onze aanbevelingen.

3/ Jaarrekening 2018

Bankuittreksels

Er werd meerdere malen ook door andere toezichthoudende instanties, voornamelijk door de diensten van de Gouverneur, vastgesteld dat een kopie van de bankuittreksels van de werkingsrekeningen en/of van de patrimoniumrekeningen gedeeltelijk, soms zelfs volledig, ontbreken. Wij verzoeken u vriendelijk om dit niet te vergeten bij de verzending van de jaarrekening 2018.

Wij vragen u ook om een exemplaar van de jaarrekening met de bijlagen te zenden aan het bisdom. Onze dienst heeft deze documenten nodig voor de behandeling van budgetten, budgetwijzigingen en meerjarenplannen waarbij door de bisschop advies moet worden gegeven.

Inventaris

Bij de jaarrekening hoort ook een actualisatie van de inventaris. Doorgaans wordt de actualisatie meegezonden. Vaak moeten we vaststellen dat er geen integrale inventaris is of dat deze niet meer voorhanden is. Dat is nochtans wettelijk voorgeschreven (artt. 32 - 35 van het Besluit van 13 oktober 2006 van de Vlaamse regering m.b.t. de boekhouding van erkende erediensten). Ook al de onroerende eigendommen dienen in de integrale inventaris te worden opgenomen met minstens melding van de ligging en het (niet geïndexeerd) kadastraal inkomen.

4/ Notulen van de vergaderingen van de kerkraad

Verzending van notulen en administratief toezicht

Een afschrift van het verslag van de vergaderingen van de kerkraad moet worden gezonden aan de drie toezichthoudende instanties (de provinciegouverneur, de gemeente en het erkend representatief orgaan, zijnde het bisdom). Dit dient in principe gelijktijdig te gebeuren en binnen de 20 dagen ingaand de dag na de vergadering (art.57 van het Eredienstendecreet). In tegenstelling tot wat soms beweerd wordt, is de verzending voor het bisdom niet louter informatief. Het is wel degelijk een wettelijke verplichting.

De verzending van de notulen heeft een rechtstreeks gevolg voor de genomen beslissingen. De beslissingen worden pas uitvoerbaar nadat ze aan de toezichthouders werden verzonden en de dertigdagentermijn voor toezicht is verstreken. Het is dan ook ten zeerste aanbevolen om een overeenkomst (onderhands of notarieel), die besproken en goedgekeurd werd door de Kerkraad, pas na het verstrijken van deze voornoemde termijn te sluiten en te ondertekenen. Indien een beslissing wordt uitgevoerd vooraleer het administratie kon worden uitgeoefend, bestaat het risico dat de uitvoering ervan door de toezichthoudende instanties in vraag kan worden gesteld van zodra zij kennis krijgt van de beslissing en daarbij nog vragen of bedenkingen heeft.

Notulering

Uw aandacht wordt gevestigd op de noodzaak om bij de notulering als eerste agendapunt de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering op te nemen met daarbij de expliciete vermelding van de datum van deze vergadering. Het volstaat dus niet te vermelden dat het verslag van de “vorige vergadering” wordt goedgekeurd.

Andere essentieel te vermelden gegevens zijn: de naam van de Kerkfabriek met adres van de maatschappelijke zetel, de namen van de aanwezigen, de eventuele afwezigen, desnoods de namen van personen die aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen niet hebben deelgenomen.

Voor alle beslissingen m.b.t. overheidsopdrachten, daden van beheer (bv: huurovereenkomst) of van beschikking (bv: verkoop onroerend goed, erfpachtovereenkomst, …) van het privaat patrimonium, personeelszaken (aanwerving, ontslag) en gerechtelijke procedures dient er een afdoende motivering te worden opgenomen in de notulen die voldoende inzicht geeft in de wezenlijke elementen van de beslissing.

Met dank voor uw aandacht en begrip, steeds tot beschikking blijvend.

Joris De Jonghe

vicaris-generaal