Vlaams Ministerie van Bestuurszaken Agentschap voor Binnenlands Bestuur Afdeling Lokale en Provinciale Besturen – Regelgeving en Werking Boudewijnlaan 30 – bus 70 1000 Brussel Tel. 02 553 39 70 - Fax 02 553 43 01 binnenland-juridisch@vlaanderen.be
Omzendbrief BB 2008/01
Aan de provinciegouverneurs ter kennisgeving aan: - de representatieve organen van de erkende erediensten - de bestuursorganen van alle erkende eredienstbesturen - de centrale (kerk)besturen - de deputaties - de colleges van burgemeester en schepenen
Datum: 22 februari 2008
Betreft: toepassing van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten

Inleiding

In het voorjaar 2008 staat voor de eerste maal sinds de inwerkingtreding van het decreet van 7 mei 2004 de gedeeltelijke vernieuwing van de bestuursorganen van de erediensten op stapel.

Punt I van deze omzendbrief gaat dieper in op dat onderwerp.

Het nazicht van de ingestuurde notulen en de veelvuldige adviesvragen geven inzicht in de implementatie van het eredienstendecreet.
Een aantal aandachtspunten worden op een rijtje gezet onder punt II.

Ik verwijs tevens naar de omzendbrieven BA-2005/01 en BA-2005/02 van 25 februari 2005 betreffende de toepassing van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten op gemeentelijk en provinciaal niveau. Die omzendbrieven en ook alle andere omzendbrieven, onder andere in verband met de boekhouding van de besturen van de eredienst (BA-2007/01), kunt u raadplegen op http://binnenland.vlaanderen.be/regelgeving/omzend.htm.
Veel gestelde vragen en antwoorden kunt u eveneens terug vinden op dezelfde website.

I. Gedeeltelijke vernieuwing in 2008

1. Decretale basis

· Voor de rooms-katholieke eredienst zijn artikel 6 (kerkraad) en artikel 27 (centraal kerkbestuur) van toepassing.
Door de verwijzingsregel van artikel 69 geldt artikel 6 ook voor de kathedrale kerkraad.

· Voor de protestantse eredienst gelden artikel 83 (bestuursraad) en artikel 107 (centraal kerkbestuur).

· Voor de anglicaanse eredienst gelden artikel 119 (kerkraad) en artikel 143 (centraal kerkbestuur).

· Voor de Israëlitische eredienst gelden artikel 155 (bestuursraad) en 179 (centraal bestuur).

· Voor de orthodoxe eredienst gelden artikel 191 (kerkfabriekraad) en 215 (centraal kerkbestuur).

· Voor de islamitische eredienst gelden artikel 234 (comité) en 258 (centraal bestuur).

Het decreet plant de gedeeltelijke vernieuwing in de loop van de maand april, behalve voor de Israëlitische eredienst, waarvoor de maand mei werd vastgelegd.

2. Procedure

De procedure bestaat uit twee stappen: de loting en de verkiezing van de nieuwe leden.

- De loting: door loting wordt bepaald welke leden uittredend zullen zijn.

De loting is eenmalig en vindt alleen plaats bij de eerste gedeeltelijke vernieuwing sinds de inwerkingtreding van het decreet. Hierbij wordt de "grote helft" uitgeloot.
Bij alle volgende gedeeltelijke vernieuwingen staat vast welke leden uittredend zijn: beurtelings de "kleine" en de "grote" helft, waarbij het aantal uittredende leden afhankelijk is van het aantal leden waaruit het bestuursorgaan is samengesteld. De bestuursraad van de Israëlitische eredienst, die uit zes verkozen leden bestaat en bijgevolg twee gelijke helften heeft, vormt in dat verband een uitzondering.

Om te bepalen in welke vergadering van het bestuursorgaan geloot moet worden, kan best rekening worden gehouden met de procedure en de termijnen die gelden voor de verkiezing (zie verder).

Om alles tijdig klaar te krijgen wordt aangeraden om die vergadering te plannen in de maand februari 2008 (maart 2008 voor de Israëlitische eredienst). Voor de verkiezing zijn ook omzendbrief BA-2005/01, punt A,1, 1-8 en punt A,2 en omzendbrief BA-2005/02, punt A,1, 1-8 en punt A,2 van toepassing.

Voor alle erediensten gelden dezelfde decretale verkiesbaarheidvoorwaarden als bij de eerste samenstelling sinds de inwerkingtreding van het decreet, met uitzondering van de leeftijdsvoorwaarde, die weggevallen is.

De uittredende leden zijn herverkiesbaar als zij nog voldoen aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden en zij zich kandidaat stellen.

Het proces-verbaal van de verkiezing wordt alleen ondertekend door de kiesgerechtigden, d.w.z. de kleine helft en de vertegenwoordiger van het representatief orgaan. Voor de notulen gelden de gewone regels.

Rooms-katholieke eredienst, met uitzondering van de kathedrale kerkfabrieken: bij de eerste samenstelling werden de leden van de kerkraad "aangesteld" en werd gesproken van aangestelde leden.
Vanaf de eerste gedeeltelijke vernieuwing worden de uittredende leden vervangen door "verkozen" leden, die door de overblijvende leden (de kleine helft en de vertegenwoordiger van de bisschop), worden gekozen uit de lijst van kandidaten die wordt opgesteld door de aangestelde vertegenwoordiger.

Kathedrale erediensten: de bisschop doet de aanwijzing van de leden die de uitgelote leden vervangen (art. 67 van het decreet).

Andere erediensten: de gedeeltelijke vernieuwing gebeurt volgens dezelfde procedure als bij de eerste verkiezing.

- Tijdstip

Het bestuursorgaan van de eredienst beslist autonoom over de datum voor de vergadering waarin de verkiezing zal plaatsvinden.

De enige voorwaarde is,dat die datum zich in de maand april (of mei voor de Israëlitische eredienst) situeert.

Op diezelfde vergadering treden de uitgelote leden uit.

3. Mandaat van voorzitter, secretaris en penningmeester

De driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing heeft tot gevolg dat de mandaten van voorzitter, secretaris en penningmeester opnieuw vacant worden (artikel 12, 92, 128, 164, 200 en 243 van het decreet). Dat geldt niet voor de kathedrale kerkfabrieken.

Als het bestuursorgaan eenmaal opnieuw volledig is samengesteld, kan de verkiezing van de vacante mandaten meteen worden georganiseerd. Indien mogelijk gebeurt dit in dezelfde vergadering als de verkiezing van de leden. Als dat niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat niet alle verkozenen aanwezig zijn), ken er het best zo vlug mogelijk een nieuwe vergadering worden gepland.

Ondertussen blijven de vorige voorzitter, secretaris, penningmeester in functie, op voorwaarde dat zij ofwel herverkozen werden ofwel tot de niet te vernieuwen helft behoorden.

In het andere geval moet de decretaal vastgelegde vervangingsregeling worden toegepast.

4. Gevolgen voor de samenstelling van de centrale (kerk)besturen

De driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van de bestuursorganen heeft tot gevolg dat alle afgevaardigden van de bestuursorganen van de eredienstbesturen in de centrale (kerk)besturen opnieuw moeten worden gekozen.

Dat geldt niet voor de vertegenwoordiger van het representatief orgaan. De zittende expert kan in zijn aanstelling bevestigd worden, of er kan een nieuwe expert worden aangesteld.

Daarnaast worden ook de mandaten van voorzitter en secretaris vacant (zie artikel 27, 28, 107, 108, 143, 144, 179, 180, 215, 216, 258 en 259 van het decreet).

5. Op te sturen stukken in verband met de verkiezingen

Naast de notulen van de vergadering(en) van de verkiezingen, moeten de volgende documenten voor administratief toezicht worden opgestuurd naar de provinciegouverneur (alle erediensten, de centrale (kerk)besturen en de kathedrale kerkfabrieken) en naar de deputatie (kathedrale kerkfabrieken, orthodoxe en islamitische eredienst), naar de colleges van burgemeester en schepenen (rooms-katholieke, protestantse, Israëlitische en anglicaanse eredienst) en tevens naar het representatief orgaan:

- het proces-verbaal van de verkiezing van de nieuwe leden;

- de processen-verbaal van de verkiezing van de voorzitter, secretaris, penningmeester (niet voor kathedrale kerkfabrieken);

- de staat van samenstelling van het bestuursorgaan;

- de adressenlijst van de leden van het bestuursorgaan.

II. Jaarrekening 2007

De jaarrekening over het dienstjaar 2007 wordt nog opgesteld volgens de oude modellen. Het toezicht op die jaarrekeningen gebeurt volgens de nieuwe bevoegdheidsregeling en procedure. Dat betekent concreet dat ze vóór 1 april 2008 moeten worden ingediend bij het centraal (kerk)bestuur. Het centraal (kerk)bestuur dient alle jaarrekeningen vóór 1 juni 2008 samen in bij de gemeenteoverheid en de provinciegouverneur. Bij gebrek aan een centraal (kerk)bestuur wordt de rekening rechtstreeks door de besturen van de eredienst ingediend. De gemeenteraad beschikt over een termijn van 50 dagen om een advies uit te brengen. Na dat advies worden de rekeningen ter goedkeuring voorgelegd aan de provinciegouverneur (dus niet langer aan de deputatie). Voor de kathedrale en orthodoxe kerkfabrieken is het de provincieraad die een advies moet uitbrengen, waarna de provinciegouverneur al dan niet zijn goedkeuring verleent .

In tegenstelling tot wat werd vermeld in de omzendbrief BA-2007/01 moeten de bewijsstukken wel nog bijgevoegd te worden bij de rekening over het dienstjaar 2007. Het centraal (kerk)bestuur bezorgt ze mee aan het gemeentebestuur. De gemeenteraad bezorgt de bewijsstukken, samen met zijn advies, aan de provinciegouverneur.

De proefbesturen, waarvoor in 2007 de nieuwe regeling al gold, stellen uiteraard een rekening op volgens het nieuwe model. De goedkeuringsprocedure is identiek.

III. Evaluatie van de implementatie van het eredienstendecreet

Sinds de inwerkingtreding van het decreet op 1 maart 2005 heeft het Agentschap voor Binnenlands Bestuur de implementatie van nabij gevolgd, onder meer via de notulen en de vragen om advies.

Ik stel vast dat de besturen heel wat inspanningen leveren om de regelgeving correct toe te passen en daarvan melding te maken in notulen die van een goede kwaliteit zijn.

Toch vraag ik uw aandacht voor de onderstaande punten.

1. De inzendingsplicht van de notulen

Het niet inzenden van de notulen heeft gevolgen voor de uitvoerbaarheid en de rechtszekerheid van de genomen besluiten.

De besluiten kunnen immers pas op zijn vroegst definitief uitvoerbaar worden als de termijn van dertig dagen na de ontvangst van de notulen verstreken is.

Dat heeft tot gevolg dat besluiten, vermeld in niet ingestuurde notulen, nog steeds kunnen worden aangevochten. Ze worden immers pas definitief uitvoerbaar bij de goedkeuring van de jaarrekening, met mogelijk een maatregel van toezicht tot gevolg.

Ik vestig er tevens nogmaals de aandacht op dat alleen met de post verstuurde notulen de termijn voor administratief toezicht doen aanvangen.

In de huidige stand van de wetgeving kunnen elektronisch opgestuurde notulen niet aanvaard worden (zie ook omzendbrief BA-2005/01, punt I, 1.1 en omzendbrief BA-2005,02, punt I, 1.1. website, Vragen en Antwoorden, onderdeel organisatie en werking).

2. De volgende gegevens moeten in de notulen opgenomen zijn

- de naam van het eredienstbestuur;

- de zetel: dat is het officiële aanspreekpunt van de entiteit, vastgesteld door het bestuursorgaan. Alle briefwisseling over bijvoorbeeld het administratief toezicht kan alleen aan dat adres worden gericht;

- de aanwezige leden: deze vermelding is nodig om te kunnen nagaan of het bestuursorgaan geldig kon vergaderen (zie punt 3).

De redactie van de notulen: een schriftelijke, beknopte weergave van de bespreking, beraadslaging en stemming omtrent de agendapunten.
Een loutere opsomming van de agendapunten is onvoldoende. Er moet minstens bij vermeld worden wat het resultaat is van de bespreking (bijvoorbeeld verdaging, verder onderzoek enzovoort), (zie hierover ook de omzendbrief BA-2005/01, punt B, 1.4 en BA-2005/02, punt B, 1.4).

3. De ingestuurde notulen zijn steeds een ontwerp, tenzij ze ter zitting werden goedgekeurd. Aangezien dat meestal niet het geval is, vormt de goedkeuring van de notulen steeds het eerste punt op de agenda van de volgende zitting
(zie website Vragen en Antwoorden, onderdeel organisatie en werking).

4. Voor het geldig vergaderen van het bestuursorgaan moet het aanwezigheidsquorum bereikt zijn: de meerderheid van de zittende leden moet aanwezig zijn. De helft is dus niet voldoende (zie artikel 19, 99, 135, 171, 207 en 250 van het decreet).

Hierbij moet worden opgemerkt dat de aangestelde vertegenwoordiger van het representatief orgaan een volwaardig lid is van het bestuursorgaan en bijgevolg aan de stemmingen deelneemt. Hetzelfde geldt voor de expert in de centrale besturen.

Naargelang van het aantal leden waaruit het bestuursorgaan bestaat, wordt de meerderheid berekend door de helft van het aantal zittinghebbende leden te vermeerderen met 1 (bij een even aantal leden) of met 0,5 (bij een oneven aantal).

Voorbeeld: als in de raad zes leden zitting hebben, wordt het quorum bereikt bij vier aanwezigen (de helft van zes + één).

In het geval van vijf leden is het quorum drie aanwezigen (de helft van vijf + een half).

Als dat aantal niet bereikt is, kan niet op een geldige wijze worden beraadslaagd en beslist.

Er is één uitzondering: het bestuursorgaan kan, als het een eerste maal bijeen werd geroepen zonder dat het vereiste aantal leden is opgekomen, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezigen, geldig beraadslagen en beslissen, maar alleen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen (dezelfde artikelen van het decreet — zie ook omzendbrief BA-2005/01, punt B, 1.2 en omzendbrief BA-2005/02, punt B, 1.2).

5. Als de voorzitter of de secretaris verhinderd zijn, worden zij automatisch vervangen door de decretaal bepaalde personen, namelijk respectievelijk het oudste of jongste lid in leeftijd.

Voor de penningmeester is geen decretale vervanging geregeld: het staat het bestuursorgaan dan ook vrij onder zijn leden een vervanger aan te wijzen voor de penningmeester als die tijdelijk verhinderd is (zie ook website Vragen en Antwoorden, onderdeel organisatie en werking).

6. Alle briefwisseling moet ondertekend worden door de voorzitter én de secretaris, of door diegenen die hen tijdelijk vervangen.

7. Patrimonium

Artikel 34 en 35 over de rooms-katholieke eredienst, en artikel 78, 114, 150, 229 en 272 van het decreet, regelen het beheer en de beschikking over de goederen van de eredienst.
Het bestuursorgaan beslist over alle handelingen van beheer en beschikking van de goederen en gelden van de eredienst, legt de voorwaarden voor beheer en beschikking vast en maakt een inventaris op.
Ik vraag hierbij de bijzondere aandacht voor die goederen die als roerend kerkelijk erfgoed worden beschouwd. Hierbij denk ik aan het meubilair van een kerk in het’ algemeen, en aan kunstwerken, lijnwaden, zilverwerk enzovoort in het bijzonder. Het decreet van 7 mei 2004 wijzigt de status van die goederen niet: ze blijven openbare domeingoederen en als dusdanig kunnen ze niet vervreemd worden zolang ze die bestemming behouden. De bestuursorganen moeten dan ook met de grootste omzichtigheid met dit patrimonium omspringen.

- Verkoop van onroerende goederen: die verkoop moet steeds openbaar gebeuren.
De onderhandse verkoop kan alleen in uitzonderlijke gevallen en na een afdoende en deugdelijke motivering, die in de notulen moet worden opgenomen.

- Verpachting van landbouwgronden
Voor de verpachting van landbouwgronden zijn de besturen van de erediensten als openbare besturen op basis van de pachtwet ertoe gehouden de landeigendommen te verpachten via openbare aanbesteding.
Een pachtoverdracht daarentegen is geen nieuwe pachtovereenkomst en moet dus niet gebeuren op basis van een nieuwe aanbesteding. Het bestuursorgaan beslist over het al dan niet toestaan van de pachtoverdracht. Bij een weigering moet ook die beslissing afdoende gemotiveerd worden.

8. Overheidsopdrachten:

De wet op de overheidsopdrachten van 24 december 1993 is ook van toepassing op de besturen van de erediensten. Voor een opdracht van werken (bijvoorbeeld schilderwerken) of diensten (bijvoorbeeld schoonmaak kerk) en leveringen (bijvoorbeeld stookolie) moet bijgevolg steeds een beroep worden gedaan op de mededinging.
Dat houdt in dat steeds meerdere firma's, dienstverleners enzovoort moeten worden geraadpleegd voor het bestuursorgaan over de toewijzing beslist.
Die raadpleging kan verschillende vormen aannemen gaande van openbare aanbesteding tot onderhandelingsprocedure (voor opdrachten beneden de 67 000 euro). Voor opdrachten beneden 5 500 euro kan deze raadpleging weliswaar op informele manier gebeuren.
Alleen in specifieke gevallen kan van dit principe worden afgeweken. Voorbeelden zijn dringende omstandigheden (bijvoorbeeld storm, brand) of het specifieke van de opdracht (bijvoorbeeld restauratie kunstwerk). In elk geval moet elke afwijking worden gemotiveerd én moet die motivatie in de notulen worden opgenomen.

Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur, zowel de centrale diensten in Brussel als de provinciale afdelingen die de gouverneurs ondersteunen, staat ter beschikking voor verdere informatie.

Ik verzoek u, mijnheer de gouverneur, de besturen van de erkende erediensten en de centrale (kerk)besturen op de hoogte te brengen van deze omzendbrief door de vermelding in het Bestuursmemoriaal van de datum van de bekendmaking van deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad.
Ik verzoek u, mijnheer de gouverneur, deze omzendbrief tevens te sturen naar de lokale besturen van de erkende erediensten.

Volledigheidshalve stuur ik deze omzendbrief ook rechtstreeks naar de gemeentebesturen.

Deze omzendbrief kan geraadpleegd worden via het internet op het volgende adres: http://binnenland.vlaanderen.be/regelgeving/omzend.htm.

Marino Keulen

Vlaams minister van Binnenlands Bestuur,

Stedenbeleid, Wonen en Inburgering