Centraal Kerkbestuur Gent Stad

Deze webpagina is een inlichtingsbron voor de leden van de kerkraden die vallen onder het Centraal Kerkbestuur Gent Stad, maar mag ook geraadpleegd worden door andere geïnteresseerde derden.

Monast5

Jaarrekening

Annaliteit

De jaarrekening wordt door de kerkfabriek opgesteld na het afsluiten van het boekjaar en omvat de gegevens van het vorige boekjaar. Deze annaliteit vloeit uit art. 45 van het Decreet voort. De termijn van het boekjaar loopt vanaf de 1^ste januari tot en met de 31^ste december van hetzelfde jaar.

Periodiciteit en datum van indiening

De jaarrekening wordt periodiek (éénmaal per jaar) ingediend vóór de 1^ste april van het jaar dat volgt op het boekjaar.

Dit wil zeggen dat de jaarrekening bij het centraal kerkbestuur moet toekomen ten laatste op 31 maart van het jaar dat volgt op het boekjaar. De voorafgaande goedkeuring van de jaarrekening door de kerkraad is een conditione sine qua non.

Samenstellende delen en voorstellingswijze

De jaarrekening bestaat uit een financieel gedeelte en een toelichting. De posten van de jaarrekening worden uitgedrukt in euro, afgerond tot op twee cijfers na de komma.

De jaarrekening omvat voor alle posten volgens de voorgeschreven indeling:

§ de bedragen van de voorgaande jaarrekening;

§ de cijfers van het budget;

§ de totalen op 31 december.

Financieel gedeelte

Het financiële gedeelte van de jaarrekening maakt een onderscheid tussen de ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen die betrekking hebben op de exploitatie en op de investeringen.

Exploitatie

Met exploitatie wordt bedoeld: alle ontvangsten en uitgaven die gewoonlijk tenminste eenmaal per financieel boekjaar voorkomen en die het bestuur van de eredienst regelmatige inkomsten of een regelmatige werking waarborgen, met inbegrip van de periodieke aflossing van de schuld en alle andere ontvangsten en uitgaven die niet als investeringen kunnen worden geclassificeerd.

Investeringen

De investeringen worden als volgt omschreven: alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van de duurzame middelen van het bestuur van de eredienst, uitgezonderd de normale onderhoudswerkzaamheden. De investeringen omvatten eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de beleggingen op meer dan één jaar en de andere investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de schuld.

Toelichting

De toelichting in de jaarrekening omvat verder minstens de volgende elementen:

1° het bewijsstuk van de kastoestand van het bestuur van de eredienst op 31 december van het financieel boekjaar:

De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

2° een overzicht van de interne kredietaanpassingen:

Het bestuursorgaan kan binnen een hoofdfunctie van het exploitatiebudget de kredieten verschuiven met een interne kredietaanpassing zolang het totaal van de ontvangsten en de uitgaven van de hoofdfuncties gelijk blijft, geen kredieten opgenomen worden op artikelen van het budget voor uitgaven waarop geen kredieten opgenomen waren en de afspraken, vermeld in artikel 6 en 10, worden gerespecteerd.

3° de geactualiseerde investeringsfiches voor de lopende investeringsprojecten:

36.1 Voor elk gepland investeringsproject wordt een investeringsfiche opgemaakt, waarin het project omschreven wordt en de geraamde uitgaven en de geplande financieringswijze aangegeven worden, met vermelding van het financieel boekjaar waarin die ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, in het meerjarenplan en het budget opgenomen werden.

36.2 Voor investeringsprojecten die betrekking hebben op gebouwen, wordt op de investeringsfiche vermeld of het gebouw al dan niet beschermd is, in de zin van artikel 34, derde lid.

36.3 De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de investeringssteekkaart.

37. In de loop van de uitvoering van het investeringsproject wordt elke betaling, elke ontvangen toelage of lening en elke wijziging in de financieringswijze onmiddellijk aangegeven op de investeringsfiche, met vermelding van de datum.

38. De investeringsfiches zijn niet gebonden aan een financieel boekjaar. Ze maken deel uit van de toelichting in de jaarrekeningen waarop ze betrekking hebben.

4° de wijzigingen in de geactualiseerde inventaris:

32.1 Het bestuur van de eredienst stelt een boekhoudkundige inventaris op die voorzichtig, oprecht en te goeder trouw een genummerd overzicht geeft van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst. De verbruiksgoederen hoeven niet in de inventaris te worden opgenomen.

32.2 De verschillende stichtingen en legaten worden duidelijk van elkaar gescheiden.

32.3 Bij de bezittingen die deel uitmaken van het privaat patrimonium worden de rechten van het bestuur van de eredienst verduidelijkt.

33.1 De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

33.2 De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

34.1 Van de bezittingen van het bestuur van de eredienst moeten enkel de bezittingen worden gewaardeerd die het bestuur van de eredienst verwerft vanaf 1 januari 2007.

34.2 Met behoud van de toepassing van het eerste lid worden voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, in voorkomend geval de erop rustende lasten en de al dan niet periodieke opbrengsten ervan en indien bekend het jaar van verwerving in de inventaris vermeld. Ook belangrijke investeringsprojecten worden vermeld met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart.

34.3 Bij de gebouwen waarover het bestuur van de eredienst beschikt, wordt vermeld of ze al dan niet beschermd zijn, in de zin van het decreet van 3 maart 1976 tot bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten met latere wijzigingen.

34.4 Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en schulden wordt de nominale waarde opgenomen.

34.5 Als daartoe gegronde redenen bestaan, kan het bestuur van de eredienst de waarde, vermeld in de inventaris, aanpassen, mits het daarvoor een draagkrachtige en duidelijke motivering geeft.

35. Met behoud van de toepassing van artikel 33 wordt de inventaris minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december geactualiseerd en wordt een overzicht van de wijzigingen, met inbegrip van de wijzigingen, vermeld in artikel 33, bij de jaarrekening gevoegd.

5° een lijst van de openstaande schulden, een lijst van de openstaande vorderingen en een lijst van de oninbaar verklaarde bedragen, die opgenomen werden in de inventaris met toepassing van artikel 33:

Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

6° de staat van het vermogen:

43.1 De staat van het vermogen vloeit rechtstreeks voort uit de inventaris, vermeld in artikel 32.

43.2 De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de staat van het vermogen.

7° de verdeelsleutels, vermeld in artikel 4, tweede lid:

Het bestuursorgaan kan waar het dat noodzakelijk acht verdeelsleutels hanteren bij het toewijzen van bepaalde ontvangsten en uitgaven. Die verdeelsleutels moeten uitdrukkelijk worden gemotiveerd en maken deel uit van de strategische nota van het meerjarenplan, de beleidsnota van het budget en de toelichting van de jaarrekening.

8° de waarderingsregels:

Waardering van historisch erfgoed

Het is niet de bedoeling dat in de inventaris alle eigendommen en bezittingen van het bestuur van de eredienst worden gewaardeerd. Niet alleen is het onbegonnen werk om van alle historische bezittingen en van het volledige kunstpatrimonium van de besturen van de eredienst de waarde in te schatten, maar het is ook niet zinvol. Veel kunstvoorwerpen hebben in een marktcontext immers een grote waarde, maar hebben dat niet in de context van het bestuur van de eredienst aangezien ze gebruikt worden in de eredienst en dus niet zomaar kunnen worden verzilverd.

Waardering van bezittingen vanaf 01.01.2007

Het reglement bepaalt echter dat van sommige elementen in de inventaris wel de waarde moet worden opgenomen. Om te beginnen gaat het om alle bezittingen die het bestuur verwerft vanaf 1 januari 2007. Bij een dergelijke verwerving is het bestuur immers op de hoogte van de waarde, bijvoorbeeld de aankoopwaarde of de schattingswaarde bij een schenking, zodat die waarde zonder probleem kan worden opgenomen in de inventaris.

Waardering van onroerende goederen

Daarnaast bepaalt het reglement dat voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, de erop rustende lasten, de opbrengsten (huur- of pachtprijs) en het jaar van verwerving worden vermeld. Het bestuur beschikt immers over die gegevens en ze kunnen een aanduiding zijn voor de waarde van bezittingen.

Waardering in nominale waarde

Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en financiële schulden moet de nominale waarde opgenomen worden, zonder dat het onderscheid wordt gemaakt tussen wat het bestuur al bezit en wat het verwerft vanaf 1 januari 2007.

Herwaardering

De waarderingen in de inventaris zijn slechts een toelichting bij de informatie die uit de boekhouding zelf blijkt, zonder financiële of juridische gevolgen voor de tekorten van de besturen van de eredienst. Eventuele herwaarderingen kunnen enkel worden doorgevoerd als ze echt nodig zijn en bedrijfseconomische betekenis hebben. Hiertoe moet het bestuur van de eredienst een gemotiveerde beslissing nemen. Investeringen voor gebouwen worden wel vermeld in de inventaris, met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart. Op die wijze kunnen ook externen een zicht behouden op de uitgevoerde investeringen.

Investeringsfiches

Het reglement bepaalt dat het bestuur voor elke investering een steekkaart moet opmaken waarop het verloop van de investering is opgenomen, zodat de investering in al zijn facetten kan worden gevolgd.

De kaart begint met een omschrijving van het project, met bij investeringen voor gebouwen verplicht de vermelding of het gebouw in kwestie al dan niet beschermd is. Voorts bestaat de steekkaart uit twee delen.

In het eerste deel wordt de planning aangebracht, zoals opgenomen in het meerjarenplan. Daarbij worden alle bedragen vermeld en ook het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven gepland worden.

Als er een wijziging optreedt in de aanvankelijke planning, wordt de nieuwe planning op een nieuwe rij ingevuld op de investeringssteekkaart, met daarbij de nieuwe bedragen en met telkens de vermelding van het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven worden gepland.

In het tweede deel van de steekkaart wordt de uitvoering gevolgd van het investeringsproject. Daarin worden alle verrichtingen die verband houden met het project opgenomen, met vermelding van het bedrag en het financiële boekjaar.

Uiteindelijk worden de steekkaarten bij de jaarrekening gevoegd om de projecten (en de besteding van de toegekende toelagen) te kunnen volgen en controleren.

Het is daarbij van belang dat de steekkaarten niet dienstjaargebonden zijn. Eenzelfde steekkaart, maar dan verder aangevuld, kan zo deel uitmaken van de bijlagen van verschillende opeenvolgende jaarrekeningen.

Voorbeeld:

In de oorspronkelijke planning kan bijvoorbeeld een uitgave van 12.000 euro opgenomen zijn in 2009 voor werkzaamheden aan het kerkgebouw. Op de investeringssteekkaart wordt dat in het linkergedeelte van het eerste vak (A) van het deel over de planning opgenomen:

periode		uitgave
		bedrag	omschrijving	fin. boekjaar	rekeningnr.
bj. 2009	A	12.000	grote herstellingen hoofdgebouw	2009	4100

Voor de financiering van die werkzaamheden wordt een gemeentelijke toelage opgenomen van 10.000 euro. Het saldo van 2000 euro wordt gefinancierd met een overboeking uit de exploitatie. Dat wordt als volgt opgenomen in het rechtergedeelte van dat eerste vak van het deel over de planning:

financiering
bedrag	Omschrijving	fin. boekjaar	rekeningnr.
10.000	gemeentelijke toelage	2009	3100
2.000	overboeking uit exploitatie	2009	39

Na verloop van tijd kan echter blijken dat de uitvoering van de werkzaamheden niet haalbaar blijkt in 2009, maar dat ze pas gefaseerd in 2010 en 2011 uitgevoerd zullen kunnen worden en dat de uiteindelijke kostprijs ook 1000 euro meer zal bedragen. De planning moet dan worden gewijzigd en ook worden aangepast op de investeringssteekkaart, onder B. De oorspronkelijke planning blijft dus staan, maar de gewijzigde planning wordt eronder opgenomen.

periode		uitgave
		bedrag	omschrijving	fin. boekjaar	rekeningnr.
bj. 2009	A	12.000	grote herstellingen hoofdgebouw	2009	4100

bj. 2010-2011	B	7.000	grote herstellingen hoofdgebouw	2010	4100
		6.000	grote herstellingen hoofdgebouw	2011	4100

Ook de financiering moet worden aangepast aan de nieuwe planning. In het concrete voorbeeld zou dat als volgt kunnen zijn:

financiering
bedrag	Omschrijving	fin. boekjaar	rekeningnr.
10.000	gemeentelijke toelage	2009	3100
2.000	overboeking uit exploitatie	2009	39

6.000	gemeentelijke toelage	2010	3100
1.500	overboeking uit exploitatie	2010	39
4.000	gemeentelijke toelage	2011	3100
1.500	overboeking uit exploitatie	2011	39

Op het tweede gedeelte van de steekkaart wordt de uitvoering van de plannen geregistreerd. Dat gedeelte kan er als volgt uitzien:

datum		Uitgave				financiering
		bedrag	omschr.	fin. bj.	rek.	bedrag	omschrijving	fin. bj.	rek.
1/10/2010	1					6.000	gem. toelage	2010	3100
15/10/2010	2	7.500	grote herst…	2010	4100
15/10/2010	3					1.500	overboeking…	2010	39
1/02/2011	4					1.500	overboeking	2011	39
2/02/2011	5					4.000	gem. toelage	2011	3100
5/02/2011	6	5.500	grote herst…	2011	4100

Centraal kerkbestuur en Gemeentebestuur

Als een centraal bestuur werd opgericht, dient dat centraal bestuur de jaarrekeningen gezamenlijk in, in de vorm van de onderscheiden jaarrekeningen, aangevuld met een overzicht van de overschotten en tekorten van die jaarrekeningen en van de betaalde toelagen.

De jaarrekeningen worden ten laatste op 31 mei jaarlijks door het centraal bestuur gezamenlijk ingediend bij het gemeente- of provinciebestuur. Net als bij de meerjarenplannen en de budgetten kan en mag het centraal bestuur hierbij geen wijzigingen aanbrengen in de jaarrekeningen.

Centraal kerkbestuur en Overzicht van betaalde toelagen

Het centraal bestuur moet wel een overzicht van de betaalde toelagen opmaken, en een overzicht van de overschotten en tekorten van de jaarrekeningen. Die overschotten en tekorten spelen immers een rol bij de volgende budgetten. Het is dus nuttig dat het gemeente- of provinciebestuur daar een beknopt overzicht van heeft.

Een dergelijk overzicht zou de volgende vorm kunnen aannemen:

bestuur	Exploitatie		investeringen
	Toelage	overschot/tekort	toelage	overschot/tekort
A	10	2	10	-10
B	10	1	30	2
C	5	-1	0	0
D	7	4	0	0

Gemeentelijk advies

Vóór 1 juni worden de rekeningen bezorgd aan het gemeente- of provinciebestuur en aan de provinciegouverneur. De gemeente- of provincieraad brengt dan binnen de vijftig dagen nadat de rekeningen zijn binnengekomen bij het bestuur zijn advies uit. Als er binnen die vijftig dagen geen advies werd uitgebracht, wordt het advies automatisch als gunstig beschouwd.

Gouvernementele goedkeuring

De gouverneur keurt de rekening goed binnen een termijn van tweehonderd dagen nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij stelt daarbij de bedragen vast. Als er binnen die termijn van tweehonderd dagen geen besluit wordt verstuurd naar het centraal bestuur, wordt de rekening automatisch als goedgekeurd beschouwd. De gouverneur deelt zijn beslissing ook mee aan het gemeente- of provinciebestuur, het bestuur van de eredienst, de penningmeester en het erkend representatief orgaan.

Bewijsstukken

In tegenstelling tot in de huidige praktijk worden niet langer alle bewijsstukken bij de jaarrekening systematisch opgevraagd. Naar aanleiding van het onderzoek van de rekening door het gemeente- of provinciebestuur of door de gouverneur kan wel aanvullende informatie worden gevraagd en kunnen een of meer bewijsstukken worden opgevraagd. Het blijft in ieder geval verplicht om de bewijsstukken te bewaren, ook al hoeven ze niet langer op systematische wijze meegestuurd te worden.

Kwijting

Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering. De procedure voor het niet-verlenen van kwijting wordt geregeld in artikel 55, §3, van het Eredienstendecreet. Daar wordt ook bepaald hoe het bestuur tekorten moet terugvorderen van de penningmeester.

Door de kwijting kan de penningmeester niet meer in gebreke worden gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en voor de eventueel nadien vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter de kerkraad (en de toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn verantwoordelijkheid opnieuw in het gedrang.

Kwijting voorgaande boekjaren

De eerste kwijting volgens de bepalingen van het Decreet, houdt de kwijting van de vorige boekjaren in.

Tekort en Terugvordering

Indien de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en er bijgevolg geen kwijting wordt verleend aan de penningmeester, dan moet de kerkraad het vastgestelde tekort terugvorderen van de penningmeester.

Dit gebeurt in 2 fazen, namelijk een ingebrekestelling wordt aan de penningmeester toegestuurd en het tekort wordt mits betaling vóór een bepaalde datum effectief teruggevorderd. De provinciegouverneur wordt van de gevolgde procedure eveneens ingelicht.

Terugvorderingsprocedure

De kerkraad stuurt een aangetekend schrijven aan de penningmeester op. Het tekort wordt uitdrukkelijk vermeld, evenals een zinsnede die de terugbetaling van de gelden binnen een bepaalde termijn (meestal 1 maand) vastlegt.

Indien de penningmeester de gelden binnen deze termijn terugbetaalt, dan verleent de kerkraad kwijting. Deze terugbetaling wordt aan de toezichthoudende overheid meegedeeld.

Vergoeding

Het terugeisen van de gelden is het logische gevolg van het betalen van een vergoeding aan de penningmeester. Hoewel hij geen borg meer moet stellen voor eventuele tekorten, blijft hij financieel verantwoordelijk voor zijn opdracht. De positieve waardering, namelijk de vergoeding, moet de penningmeester toelaten om de negatieve gevolgen van zijn beheer te kunnen financieren om de meestal kleine kastekorten aan te zuiveren.

Sedert het invoeren van het Decreet (01.01.2005) moet de kerkraad een besluit nemen. In dit besluit moet worden bepaald, dat :

1. De penningmeester aanspraak kan maken op een vergoeding als vergelding voor zijn prestaties en voor het risico op een eventueel tekort bij het beheer van de financiële middelen van de kerkfabriek;

2. De grootheid van de vergoeding moet worden vastgesteld.

Traditioneel wordt de vergoeding bepaald op maximum 5 % van de gewone ontvangsten na aftrek van de gewone gemeentelijke toelage en van de orderverrichtingen RSZ en bedrijfsvoorheffing.

Er kan ook bepaald worden dat een maximumbedrag niet mag overschreden worden, bv. 500,00. Dit maximumbedrag kan mits een nieuw besluit gewijzigd worden.

3. De penningmeester slechts de vergoeding zal ontvangen onder aftrek van de som van de tekorten die in de financiële middelen van de kerkfabriek werden vastgesteld indien de som van de tekorten kleiner is dan de te betalen vergoeding, of mits terugbetaling van het saldo van de vastgestelde tekorten indien de som van de tekorten groter is dan te betalen vergoeding;

4. De penningmeester slechts recht heeft op vergoeding op basis van zijn opgestelde en goedgekeurde jaar- of eindrekening;

Deze laatste bepaling moet het mogelijk maken dat de penningmeester (of zijn rechtverkrijgenden bij zijn overlijden) bij zijn ontslag op een ander tijdstip dan het einde van het werkjaar wordt vergoed.

5. De vergoeding slechts zal uitbetaald worden nà het verlopen werkjaar en nà de aanvaarding van de jaar- of eindrekening door de toezichthoudende overheid.

Borgstelling

Een penningmeester moet sinds de inwerkingstelling van het decreet geen borg meer stellen. Krachtens artikel 10 van de wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der erediensten waren de penningmeesters van de erkende besturen van de eredienst verplicht een borg te stellen bij de Deposito- en Consignatiekas als waarborg van hun beheer.

Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten heft de wet van 4 maart 1870 op (artikel 275 van het decreet) en legt geen borgstelling meer op.

Concreet betekent dit, dat vanaf 01 januari 2007, bij de inwerkingtreding van het nieuwe financiële beheer, geen borgstelling meer kan worden geëist van de penningmeesters die voor de eerste maal in functie treden. Dat betekent echter ook dat de penningmeesters die al in functie waren voor 01 januari 2007 en in functie bleven na die datum, recht hebben op de teruggave van de gestorte borgtocht.

Toepassing artikelen 53 t.e.m.55 van het Decreet

© PéDéWé 01.2009 Hoewel de teksten hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.