|
|
|
Notulen
Secretaris
De secretaris, of zijn vervanger bij belet [zie
Decreet, art. 15, 4de lid] stelt de notulen op en bewaart ze.
De notulen moeten chronologisch gebundeld worden, dit wil zeggen op permanente
wijze in een boek of schrift bevestigd worden.
Boek of schrift
Op het huidig ogenblik en rekening houdende met computertoestanden
en printerafdrukken, wordt het origineel van de notulen na ondertekening door
de voorzitter en secretaris (infra) het best in een boek of schrift gekleefd,
opdat de notulen niet zonder beschadiging uit het notulenboek zou kunnen
verwijderd worden.
Chronologische volgorde
De notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken
onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave
van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen.
Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke
overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.
Vormvereisten
Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag
zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen
blijken dat aan een aantal vormvereisten, die bepalend zijn voor de geldigheid
van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.
Het betreft:
- de namen van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en
stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.
Goedkeuring
De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als
eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd.
Toezichthoudende overheid
Een afschrift van de ontwerpnotulen moeten binnen de twintig dagen na de
vergadering worden gestuurd aan de toezichthoudende overheid, d.w.z. aan de
provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post moet worden gestuurd.
Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de
voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het
bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het
bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden
toegewezen bij artikel 15.
Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van
de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.
Authenticiteit
Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door de
kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd [zie Decreet, art. 23]. De bewaring van de notulen en
het bijhouden van het archief zijn aan regels onderworpen.
In het licht van die inzendingplicht is een goede en leesbare
notulering, waarbij bijzondere aandacht gaat naar een deugdelijke motivering,
belangrijk.
Het is niet de gemeenteraad die
kennis neemt van de notulen, maar het college van burgemeester en schepenen dat
in het kader van het administratief toezicht kennis van de notulen neemt en
beslist over een eventueel optreden [zie Decreet, art. 58].
Archief
Het bewaren van het archief roept vraagtekens op. Hoe lang moet het
archief, dat onder andere bestaat uit de notulen van de vergaderingen, de akten
en stukken die moeten bijgehouden en neergelegd worden, alsook de
inventarislijsten van de roerende en onroerende kerkgoederen, bewaard worden [zie Decreet, art. 35]? De algemeen wettelijke
bewaringstermijn is 30 jaar.
In het keizerlijk decreet van Napoleon van 30
december 1809 werd de hele organisatorische uitbouw van de kerkfabrieken
geregeld, inclusief het archief van de kerkfabriek. Dit decreet is thans
vervangen door het decreet van 7 mei 2004. In dit nieuwe decreet is de
secretaris van de kerkraad eveneens belast met het bewaren van het archief [zie
Decreet, art. 13].
De archiefstukken sinds 1801 die betrekking hebben
op het parochiale leven en op de pastorale activiteiten van de pastoor en zijn
medewerkers vallen buiten de bepalingen van de wetgeving op de kerkfabrieken.
Zolang de Vlaamse regering geen nieuwe
archiefwetgeving of nieuw archiefbeheer heeft uitgebouwd, blijft de bestaande
toestand van kracht, met name de archiefwet van 1955 en de richtlijnen en
aanbevelingen van het Algemeen Rijksarchief van 1997.
Toepassing artikel 23 van het Decreet
Centraal kerkbestuur
De secretaris-penningmeester van het Centraal kerkbestuur is in het
bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen.
Uit de vergelijking van de functies van penningmeester en secretaris
van een kerkraad en secretaris-penningmeester van een centraal kerkbestuur
blijkt dat de functieomschrijving van de secretaris-penningmeester samenvalt
met de gecombineerde functies van secretaris en penningmeester van een
kerkraad. Alhoewel niet uitdrukkelijk bepaald, zijn dezelfde regels zoals
hierboven bepaald [zie Decreet, art. 13 en art. 14]
mutatis mutandis van toepassing [zie Decreet, art. 31].
Maar de afgevaardigde heeft een dubbele functie: hij is zowel secretaris als
penningmeester.
Toepassing artikel 29 van het Decreet
Verwijzingsartikel
Door het verwijzingsartikel 31 van het Decreet, zijn de bepalingen
die hierboven zijn vermeld ook mutatis mutandis op het Centraal kerkbestuur van
toepassing.
Kerkfabriek
De kerkfabriek maakt een inventaris op van de goederen die aan haar
toebehoren of die ter beschikking zijn gesteld aan de eredienst[zie Decreet, art. 34], en houdt die bij.
De kerkraad neemt akte van de inventaris. Daardoor wordt de
inventaris opgenomen in de notulen van de raad en garandeert als dusdanig een
kennisgeving aan de toezichthoudende overheid.
Toepassing artikel 35 van het Decreet
Dringende spoed
In de gevallen van dringende spoed die voortvloeien uit niet te
voorziene omstandigheden kunnen de voorzitter en de secretaris, die samen
optreden, op eigen initiatief, de bevoegdheden van de raad in verband met de
aanneming van werken, leveringen en diensten, de offerte, de gunning en het
beheer aangaande deze werken uitoefenen. Hun besluit wordt medegedeeld aan de
kerkraad die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt.
De akteneming kan echter niet gelijkgesteld worden aan een besluit
van de Kerkraad.
De toezichthoudende overheid (gemeente, provincie, Vlaamse Regering)
echter kan wel de spoedeisende aard van de omstandigheden onderzoeken,
beoordelen en eventueel sanctioneren.
Omdat die besluiten niet worden opgenomen in de notulen, vangt de
toezichttermijn van dertig dagen pas aan op de dag na de dag van ontvangst van
het door de toezichthoudende overheid opgevraagde dossier. Bovendien moet het
schorsingsbesluit binnen voormelde termijn aan het bestuur van de eredienst en
aan het centraal bestuur worden verstuurd.
Toepassing artikel 39 en van het Decreet
Administratief toezicht
Met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief
toezicht moet een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en
van het centraal bestuur binnen twintig dagen na de vergadering, aan de
provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan
per post worden gestuurd.
De bijzondere aandacht wordt gevestigd op de decretale verplichting
de notulen tegelijkertijd aan het college en de provinciegouverneur te sturen.
Door het gelijktijdig versturen van de notulen wordt vermeden dat de
toezichttermijnen van het college of de provinciegouverneur op een verschillend
ogenblik een aanvang nemen.
Toepassing artikel 57 van het Decreet
Schorsing
Het college van burgemeester en schepenen kan, bij een gemotiveerd
besluit, de uitvoering schorsen van een besluit waarbij de kerkraad of het
centraal kerkbestuur het gemeentelijke belang en, inzonderheid, de financiële
belangen van de gemeente schaadt.
De provinciegouverneur kan, bij een gemotiveerd besluit, de
uitvoering schorsen van een besluit waarbij de kerkraad of het centraal
kerkbestuur de wet schendt of het algemeen belang schaadt.
Van de schorsing wordt in de notulen melding gemaakt in de rand van
het desbetreffende besluit.
Toepassing artikel 58 van het Decreet
Handhaving van een
geschorst besluit
De kerkraad of het centraal bestuur waarvan de beslissing regelmatig
werd geschorst kan die beslissing intrekken of ze gemotiveerd handhaven binnen
honderd dagen nadat het college of de provinciegouverneur het schorsingbesluit
heeft verstuurd.
De handhaving van een geschorst besluit wordt genotuleerd.
Toepassing artikel 58 van het Decreet
Vernietiging door Vlaamse Regering
De Vlaamse Regering kan de besluiten van een kerkraad of van een
centraal bestuur bij een gemotiveerd besluit vernietigen als het gemeentelijk
belang en inzonderheid de financiële belangen geschaad worden [zie Decreet, art. 58, § 1], de wet wordt geschonden
of het algemeen belang wordt geschaad [zie Decreet,
art. 58, § 2].
Het vernietigingsbesluit wordt ook in de rand van de ontvangen
notulen van de kerkraad of van het Centraal kerkbestuur genoteerd.
Toepassing artikel 59 van het Decreet
©
PéDéWé 01.2009 Hoewel de teksten hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten,
decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt
gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar
administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch
de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.