|
|
|
Penningmeester
De taken van en de opdrachten van de penningmeester zijn
uitdrukkelijk in het Decreet vermeld [zie Decreet, art.
14 en art. 36] en worden nader omschreven in het Besluit van de Vlaamse
Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van
de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten
(Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).
Vernieuwing kerkraad
Bij
elke gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad [zie
Decreet, art. 6] verkiest de kerkraad onder de aangestelde of verkozen
leden en bij geheime en afzonderlijke stemmingen, een penningmeester. Hij / Zij
wordt verkozen met een volstrekte meerderheid van stemmen.
De
mandaten van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen niet gecumuleerd
worden.
Toepassing artikel 12 van het Decreet
Einde bijzonder
mandaat
Enerzijds komt aan de functie van voorzitter, secretaris en
penningmeester een einde bij de driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van de
kerkraad [zie Decreet, art. 6].
Anderzijds komt de functie ook vacant indien de voorzitter, de
secretaris of de penningmeester ofwel zijn functie, ofwel zijn mandaat ter
beschikking stelt. Een nieuwe voorzitter, secretaris of penningmeester moet dan
gekozen worden nadat de kerkraad in al zijn leden (5 + 1) hersamengesteld is.
Toepassing artikel 12 van het Decreet
Taken
De
penningmeester heeft in het bijzonder de volgende taken:
1° het innen van de gelden die toekomen aan de kerkfabriek en het betalen van
de uitgaven;
2° het bijhouden van de boekhouding;
3° het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan;
4° het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget;
5° het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening.
De taken van de penningmeester concentreren zich
rond het financieel beheer van de kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak
bepaald, maar de individuele werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd.
De penningmeester is te gelijkertijd kassier,
boekhouder en accountant van de kerkraad.
Als
kassier int hij de gelden die verschuldigd zijn aan de kerkraad en betaalt hij
de uitgaven. Naast deze kassierfunctie is de
penningmeester echter ook nog boekhouder. Het Decreet voorziet in een
boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd worden.
De penningmeester treedt als accountant op bij het opstellen van
een ontwerp van meerjarenplan, het ontwerpen van het jaarlijks budget en het
opstellen van de jaarrekening en van de eindrekening bij zijn uittreding of bij
zijn ontslag.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
Vervanging
Een penningmeester moet bij overlijden of bij
plotse onmogelijkheid om de functie van penningmeester nog uit te oefenen, vervangen
worden. Dit is ook het geval wanneer hij tijdelijk (min of meer langdurig)
belet is.
Gelet op het principe dat de kerkraad volheid van bevoegdheid heeft
kan de kerkraad een waarnemend penningmeester aanduiden uit de twee overige
leden van de kerkraad die geen bijzonder mandaat hebben.
Aangezien de functie van penningmeester voorbehouden is aan verkozen
leden [zie Decreet, art. 12, 1ste lid]
komt de door het erkend representatief orgaan
aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger niet in
aanmerking.
Cumul
De aandacht wordt gevestigd op art. 12, 2de lid van het
Decreet waarin de cumul van de functies van voorzitter, secretaris en
penningmeester verboden wordt. De aangestelde verantwoordelijke van de parochie
of zijn vervanger stemt samen met de voorzitter, de secretaris en de overige
verkozen leden mee om de penningmeester ad interim aan te stellen.
Toepassing artikel 12 van het Decreet
Borg
Een penningmeester moet sinds de inwerkingstelling van het decreet
geen borg meer stellen. Krachtens artikel 10 van de
wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der erediensten waren de penningmeesters
van de erkende besturen van de eredienst verplicht een borg te stellen bij de
Deposito- en Consignatiekas als waarborg van hun beheer.
Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de
materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten, artikel 275
heft de wet van 4 maart 1870 op en legt geen borgstelling meer op.
Concreet betekent dit, dat vanaf 01 januari
2007, bij de inwerkingtreding van het nieuwe financiële beheer, geen
borgstelling meer kan worden geëist van de penningmeesters die voor de eerste
maal in functie treden. Dat betekent echter ook dat de penningmeesters die al
in functie waren voor 01 januari 2007 en in functie bleven na die datum, recht
hebben op de teruggave van de gestorte borgtocht.
Toepassing artikel 275 van het Decreet
Kwijting
Door het aanvaarden van de
eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn
verantwoordelijkheid.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Handelingsbevoegdheid
De penningmeester kan slechts handelen binnen de grenzen die hem
door de kerkraad zijn opgelegd. Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil
zeggen hij moet aantonen dat de administratieve bescheiden, de akten en de gevoerde
boekhouding naar behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.
De normen en de regelen waaraan de penningmeester moet voldoen, zijn
opgesomd in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement
op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale
besturen van de erkende erediensten, art. 45 t.e.m. 50 (Gecoördineerde versie
tot 05 september 2008).
45.
De financiële rekeningen worden, na de beslissing van het bestuursorgaan, op
naam van het bestuur van de eredienst door de penningmeester geopend en
administratief beheerd.
46. Met uitzondering van de uitgaven met
collectieve machtiging, betaalt de penningmeester de uitgaven van het bestuur
van de eredienst binnen de perken van de door het bestuursorgaan vastgestelde
kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na goedkeuring van de
te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.
De
uitgaven met collectieve machtiging,
vermeld in het eerste lid, zijn opeisbare schulden ten voordele van de
personen, bepaald door de minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden,
bepaald door de minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen van
het bestuur van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester. In die
gevallen gelden de budgetbeperkingen niet.
Telkens
als de penningmeester oordeelt dat de kredieten van het budget onvoldoende
zullen zijn om de geplande uitgaven te betalen, stelt hij het bestuursorgaan
hiervan op de hoogte en maakt hij een ontwerp van budgetwijziging of interne
kredietaanpassing op, naargelang van het geval.
47.
De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem
ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de
boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de
kassen van het bestuur van de eredienst.
48.
De penningmeester is verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde akten,
boeken en andere stukken.
Hij
stelt het bestuursorgaan onmiddellijk in kennis van diefstal of verlies van een
of meerdere van die stukken.
49.
Enkel beleggingsvormen in euro met volledige kapitaalsgarantie bij erkende
instellingen zijn toegestaan. Hiermee worden gelijkgesteld de beleggingsvormen
in euro die door de minister als voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende
instellingen worden die instellingen verstaan die erkend zijn in
overeenstemming met de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht
op de kredietinstellingen.
De
penningmeester kan beschikbare kasvoorraad beleggen, op voorwaarde dat de
werking van het bestuur van de eredienst hierdoor niet in het gedrang komt. Die
beleggingen moeten niet in het budget worden opgenomen.
Met
behoud van de toepassing van artikel 2, derde lid, kunnen alle beleggingen op
een termijn van langer dan één jaar en de beleggingen op een kortere termijn
die door het bestuursorgaan gemotiveerd als een investeringsbelegging worden
aangewezen, enkel worden uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van
het bestuursorgaan en nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het
budget zijn ingeschreven.
50.
De penningmeester kan slechts toelagen verdisconteren, een thesaurievoorschot
aanvaarden of een vast termijnkrediet op ten hoogste één jaar aangaan nadat het
bestuursorgaan hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende
beschikbare kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot
een budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten
worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in het
budget.
Het
bestuursorgaan kan de penningmeester machtiging verlenen om tot een welbepaald
bedrag kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten op te nemen. In
afwijking van het eerste lid kan de penningmeester in dat geval binnen de grenzen
van dat bedrag en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is, kaskredieten
en renteloze thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende beslissing van
het bestuursorgaan.
Voor
thesaurievoorschotten en kaskredieten mogen de investeringsgoederen niet worden
bezwaard.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
Schenkingen
De
schenkingen bij akte onder levenden worden altijd voorlopig aanvaard door de
penningmeester overeenkomstig de bepalingen van de wet van 12 juli 1931.
Om het onderzoek naar de titel van overdracht te kunnen doen,
wordt de schenking onder levenden eerst voorlopig aanvaard door de
penningmeester.
Toepassing artikel 36 van het Decreet
Vorderingen
De
vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden
door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het
desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het
stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het
eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in
ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar
verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat
deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen
worden afgelezen.
Toepassing artikel 51 van het Decreet
Schulden
De
schulden worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd,
opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de
datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris
vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal
per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden
in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.
Toepassing artikel 52 van het Decreet
Jaarrekening
De
jaarrekening wordt door de kerkfabriek opgesteld na het afsluiten van het
boekjaar en omvat de gegevens van het vorige boekjaar [zie
Jaarrekening]. Maar het ontwerp van de jaarrekening wordt in uitvoering
van artikel 14, 3° van het Decreet door de penningmeester opgesteld.
De
penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem
ondertekend bewijsstuk op (de kastoestand), waaruit moet blijken dat de cijfers
van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en
de kassen van het bestuur van de eredienst.
Toepassing artikel 54 van het Decreet
Kwijting
Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de
penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering. De procedure voor
het niet-verlenen van kwijting wordt geregeld in artikel 55, §3, van het
Eredienstendecreet. Daar wordt ook bepaald hoe het bestuur tekorten moet
terugvorderen van de penningmeester.
Door de kwijting kan de penningmeester niet meer in gebreke worden
gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en
voor de eventueel nadien vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter
de kerkraad (en de toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn
verantwoordelijkheid opnieuw in het gedrang.
Kwijting voorgaande boekjaren
Artikel 55 van het decreet van 07 mei 2004
bepaalt dat de eerste kwijting na de inwerkingtreding van het decreet geldt als
kwijting voor de voorgaande jaren.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Goedgekeurde jaarrekening en Kwijting
De
gouverneur keurt de rekening goed binnen een termijn van tweehonderd dagen
nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij stelt daarbij de bedragen vast.
Als er binnen die termijn van tweehonderd dagen geen besluit wordt verstuurd
naar het centraal bestuur, wordt de rekening automatisch als goedgekeurd
beschouwd. De gouverneur deelt zijn beslissing ook mee aan het gemeente- of
provinciebestuur, het bestuur van de eredienst, de penningmeester en het erkend
representatief orgaan.
Nadat
de rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester
kwijting tijdens de eerstvolgende vergadering.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Afgekeurde jaarrekening en Gebrek aan kwijting
Het
niet-verlenen van kwijting aan de penningmeester kan alleen bij gemotiveerd
besluit. De penningmeester en de provinciegouverneur worden zonder verwijl en
gelijktijdig van deze beslissing in kennis gesteld.
Indien de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en
er bijgevolg geen kwijting wordt verleend aan de penningmeester, dan moet de
kerkraad het vastgestelde tekort terugvorderen van de penningmeester.
Dit gebeurt in 2 fazen, namelijk een
ingebrekestelling wordt aan de penningmeester toegestuurd en het tekort wordt
mits betaling vóór een bepaalde datum effectief teruggevorderd. De
provinciegouverneur wordt van de gevolgde procedure eveneens ingelicht.
De kerkraad stuurt een aangetekend schrijven aan
de penningmeester op. Het tekort wordt uitdrukkelijk vermeld, evenals een
zinsnede die de terugbetaling van de gelden binnen een bepaalde termijn
(meestal 1 maand) vastlegt.
Indien de penningmeester de gelden binnen deze
termijn terugbetaalt, dan verleent de kerkraad kwijting. Deze terugbetaling
wordt aan de toezichthoudende overheid meegedeeld.
Eindrekening
en kwijting
Door het aanvaarden van de
eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn
verantwoordelijkheid.
Toepassing artikel 56 van het Decreet
Vergoeding
Traditioneel werd aan de penningmeester een vergoeding betaald.
Naar luid van een ingenomen standpunt van de permanente werkgroep erediensten
oefenen de leden van de lokale raden en de centrale kerkbesturen hun taak
onbezoldigd uit. Het staat deze raden vrij om toch een vergoeding te betalen
aan de aangestelde expert [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie
22/6/2006].
Het terugeisen van de
gelden is het logische gevolg van het betalen van een vergoeding aan de
penningmeester. Hoewel hij geen borg meer moet stellen voor eventuele tekorten,
blijft hij financieel verantwoordelijk voor zijn opdracht. De positieve
waardering, namelijk de vergoeding, moet de penningmeester toelaten om de
negatieve gevolgen van zijn beheer te kunnen financieren om de meestal kleine
kastekorten aan te zuiveren.
Sedert het invoeren
van het Decreet (01.01.2005) moet de kerkraad een besluit nemen. In dit besluit
moet worden bepaald, dat :
1. De penningmeester aanspraak kan maken op een vergoeding als
vergelding voor zijn prestaties en voor het risico op een eventueel tekort bij
het beheer van de financiële middelen van de kerkfabriek;
2. De grootheid van de vergoeding moet worden vastgesteld.
Traditioneel
wordt de vergoeding bepaald op maximum 5 % van de gewone ontvangsten na aftrek
van de gewone gemeentelijke toelage en van de orderverrichtingen RSZ en
bedrijfsvoorheffing.
Er kan
ook bepaald worden dat een maximumbedrag niet mag overschreden worden, bv.
500,00. Dit maximumbedrag kan mits een nieuw besluit gewijzigd worden.
3. De penningmeester slechts de vergoeding zal ontvangen onder
aftrek van de som van de tekorten die in
de financiële middelen van de kerkfabriek werden vastgesteld indien de som van
de tekorten kleiner is dan de te betalen vergoeding, of mits terugbetaling van
het saldo van de vastgestelde tekorten indien de som van de tekorten groter is
dan te betalen vergoeding;
4. De penningmeester slechts recht heeft op vergoeding op basis
van zijn opgestelde en goedgekeurde jaar- of eindrekening;
Deze
laatste bepaling moet het mogelijk maken dat de penningmeester (of zijn
rechtverkrijgenden bij zijn overlijden) bij zijn ontslag op een ander tijdstip
dan het einde van het werkjaar wordt vergoed.
5. De vergoeding slechts zal uitbetaald worden nŕ het verlopen
werkjaar en nŕ de aanvaarding van de jaar- of eindrekening door de
toezichthoudende overheid.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Fraude en Bedrog
Door de kwijting kan de penningmeester niet meer in gebreke worden
gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en voor de eventueel
nadien vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter de kerkraad (en
de toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn
verantwoordelijkheid opnieuw in het gedrang.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Eindrekening
Een uittredende penningmeester voert de
boekingen (ontvangsten en uitgaven) uit tot aan de installatie van de nieuwe
penningmeester die vanaf dat ogenblik de boekingen zal verrichten. Daarnaast,
en in uitvoering van artikel 11 van de wet van 4 maart 1870, maakt de
uittredende penningmeester een eindrekening.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
De
eindrekening heeft dezelfde vorm en inhoud als de jaarrekening, met dien
verstande dat het document enkel de gegevens tot en met de dag van het
beëindigen van het beheer van de penningmeester bevat.
Als
de functie van penningmeester eindigt, door zijn ontslag of eventueel
overlijden, moet er een eindrekening opgesteld worden van zijn beheer binnen
twee maanden [zie Decreet, art. 56, 1ste
lid]. Als het mandaat van de penningmeester ten einde loopt en hij wordt
herkozen, eindigt de functie niet en hoeft er dus geen eindrekening te worden
opgesteld.
Normaal
maakt de penningmeester zelf zijn eindrekening op, maar als hij daartoe niet
meer in staat is, valt die verplichting ten laste van zijn rechtverkrijgenden.
De eindrekening wordt niet noodzakelijk afgesloten op 31 december, maar wel op
de dag waarop het beheer door de penningmeester eindigt.
Het
bestuur van de eredienst neemt kennis van de eindrekening en daarna volgt het
document dezelfde procedure als een gewone jaarrekening.
De
rechtverkrijgenden, dit zijn ondermeer de verantwoordelijke familieleden of de
erfgenamen, zijn aldus verplicht om de bewerkingen over te nemen. Dit is eerder
een rechtsgevolg, dan een feitelijke mogelijkheid. Het is weinig waarschijnlijk
dat een familielid of een erfgenaam van de stellen boekhoudkundige bewerkingen
en accountantshandelingen op de hoogte zal zijn.
Als
een penningmeester ontslag neemt, zal het veelal het gemakkelijkste zijn om de
eindrekening te laten samenvallen met een jaarrekening, door de nieuwe
penningmeester op 1 januari in functie te laten treden. In dat geval kan één
document tegelijk dienst doen als jaarrekening en als eindrekening. Om hierover
geen misverstanden te laten bestaan, moet die dubbele functie van dat document
duidelijk worden aangegeven.
De
eindrekening wordt aan de gouverneur als toezichthoudende overheid toegestuurd.
Door het aanvaarden van de
eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn
verantwoordelijkheid.
Toepassing artikel 56 van het Decreet
Budget
In
uitvoering van artikel 14, 4° bereidt de penningmeester het jaarlijks budget
voor en maakt een ontwerp.
De
kerkraden stellen jaarlijks een budget op en bezorgen dat vóór 30 juni, dit wil
zeggen ten laatste op 29 juni, aan het centraal bestuur. De basis voor het
budget is het goedgekeurde meerjarenplan [zie
Budget].
Toepassing artikel 46 van het Decreet
© PéDéWé 01.2009 Hoewel de teksten hoofdzakelijk
gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de
interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de
Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en
haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en)
verbindt.