|
|
|
Penningmeester
Taken
De taken van en de opdrachten van de penningmeester zijn
uitdrukkelijk in het Decreet vermeld [zie Decreet, art.
14 en art. 36] en worden nader omschreven in het Besluit van de Vlaamse
Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van
de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten
(Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).
De taken van de penningmeester concentreren zich
rond het financieel beheer van de kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak
bepaald, maar de individuele werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd.
De penningmeester is te gelijkertijd kassier,
boekhouder en accountant van de kerkraad.
Als
kassier int hij de gelden die verschuldigd zijn aan de kerkraad en betaalt hij
de uitgaven. Naast deze kassierfunctie is de
penningmeester echter ook nog boekhouder. Het Decreet voorziet in een
boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd worden.
De penningmeester treedt als accountant op bij het opstellen van een
ontwerp van meerjarenplan, het ontwerpen van het jaarlijks budget en het
opstellen van de jaarrekening en van de eindrekening bij zijn uittreding of bij
zijn ontslag.
De
penningmeester heeft in het bijzonder de volgende taken:
1° het innen van de gelden die toekomen aan de kerkfabriek en het betalen van
de uitgaven;
2° het bijhouden van de boekhouding;
3° het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan;
4° het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget;
5° het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
Handelingsbevoegdheid
De penningmeester kan slechts handelen binnen de grenzen die hem
door de kerkraad zijn opgelegd. Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil
zeggen hij moet aantonen dat de administratieve bescheiden, de akten en de
gevoerde boekhouding naar behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.
De normen en de regelen waaraan de penningmeester moet voldoen, zijn
opgesomd in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement
op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale
besturen van de erkende erediensten, art. 45 t.e.m. 50 (Gecoördineerde versie
tot 05 september 2008).
45.
De financiële rekeningen worden, na de beslissing van het bestuursorgaan, op
naam van het bestuur van de eredienst door de penningmeester geopend en
administratief beheerd.
46. Met uitzondering van de uitgaven met
collectieve machtiging, betaalt de penningmeester de uitgaven van het bestuur
van de eredienst binnen de perken van de door het bestuursorgaan vastgestelde
kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na goedkeuring van de
te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.
De
uitgaven met collectieve machtiging,
vermeld in het eerste lid, zijn opeisbare schulden ten voordele van de
personen, bepaald door de minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden,
bepaald door de minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen van
het bestuur van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester. In die
gevallen gelden de budgetbeperkingen niet.
Telkens
als de penningmeester oordeelt dat de kredieten van het budget onvoldoende
zullen zijn om de geplande uitgaven te betalen, stelt hij het bestuursorgaan
hiervan op de hoogte en maakt hij een ontwerp van budgetwijziging of interne
kredietaanpassing op, naargelang van het geval.
47.
De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem
ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding
overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het
bestuur van de eredienst.
48.
De penningmeester is verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde akten,
boeken en andere stukken.
Hij
stelt het bestuursorgaan onmiddellijk in kennis van diefstal of verlies van een
of meerdere van die stukken.
49.
Enkel beleggingsvormen in euro met volledige kapitaalsgarantie bij erkende
instellingen zijn toegestaan. Hiermee worden gelijkgesteld de beleggingsvormen
in euro die door de minister als voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende
instellingen worden die instellingen verstaan die erkend zijn in
overeenstemming met de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht
op de kredietinstellingen.
De
penningmeester kan beschikbare kasvoorraad beleggen, op voorwaarde dat de
werking van het bestuur van de eredienst hierdoor niet in het gedrang komt. Die
beleggingen moeten niet in het budget worden opgenomen.
Met
behoud van de toepassing van artikel 2, derde lid, kunnen alle beleggingen op
een termijn van langer dan één jaar en de beleggingen op een kortere termijn
die door het bestuursorgaan gemotiveerd als een investeringsbelegging worden
aangewezen, enkel worden uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van
het bestuursorgaan en nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het
budget zijn ingeschreven.
50.
De penningmeester kan slechts toelagen verdisconteren, een thesaurievoorschot
aanvaarden of een vast termijnkrediet op ten hoogste één jaar aangaan nadat het
bestuursorgaan hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende
beschikbare kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot
een budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten
worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in het
budget.
Het
bestuursorgaan kan de penningmeester machtiging verlenen om tot een welbepaald
bedrag kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten op te nemen. In
afwijking van het eerste lid kan de penningmeester in dat geval binnen de
grenzen van dat bedrag en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is,
kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende
beslissing van het bestuursorgaan.
Voor
thesaurievoorschotten en kaskredieten mogen de investeringsgoederen niet worden
bezwaard.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
Schenkingen
De
schenkingen bij akte onder levenden worden altijd voorlopig aanvaard door de
penningmeester overeenkomstig de bepalingen van de wet van 12 juli 1931.
Om het onderzoek naar de titel van overdracht te kunnen doen,
wordt de schenking onder levenden eerst voorlopig aanvaard door de
penningmeester.
Toepassing artikel 36 van het Decreet
Vorderingen
De
vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden
door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het
desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het
stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het
eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in
ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar
verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat
deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen
worden afgelezen.
Toepassing artikel 51 van het Decreet
Schulden
De
schulden worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd,
opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum
van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt
tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar
en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat
deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.
Toepassing artikel 52 van het Decreet
Jaarrekening
De
jaarrekening wordt door de kerkfabriek opgesteld na het afsluiten van het
boekjaar en omvat de gegevens van het vorige boekjaar [zie
Jaarrekening]. Maar het ontwerp van de jaarrekening wordt in uitvoering
van artikel 14, 3° van het Decreet door de penningmeester opgesteld.
De
penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem
ondertekend bewijsstuk op (de kastoestand), waaruit moet blijken dat de cijfers
van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en
de kassen van het bestuur van de eredienst.
Toepassing artikel 54 van het Decreet
Eindrekening
Een uittredende penningmeester voert de
boekingen (ontvangsten en uitgaven) uit tot aan de installatie van de nieuwe
penningmeester die vanaf dat ogenblik de boekingen zal verrichten. Daarnaast,
en in uitvoering van artikel 11 van de wet van 4 maart 1870, maakt de
uittredende penningmeester een eindrekening.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
De
eindrekening heeft dezelfde vorm en inhoud als de jaarrekening, met dien
verstande dat het document enkel de gegevens tot en met de dag van het
beëindigen van het beheer van de penningmeester bevat.
Als
de functie van penningmeester eindigt, door zijn ontslag of eventueel
overlijden, moet er een eindrekening opgesteld worden van zijn beheer binnen
twee maanden [zie Decreet, art. 56, 1ste
lid]. Als het mandaat van de penningmeester ten einde loopt en hij wordt
herkozen, eindigt de functie niet en hoeft er dus geen eindrekening te worden
opgesteld.
Normaal
maakt de penningmeester zelf zijn eindrekening op, maar als hij daartoe niet
meer in staat is, valt die verplichting ten laste van zijn rechtverkrijgenden.
De eindrekening wordt niet noodzakelijk afgesloten op 31 december, maar wel op
de dag waarop het beheer door de penningmeester eindigt.
Het
bestuur van de eredienst neemt kennis van de eindrekening en daarna volgt het
document dezelfde procedure als een gewone jaarrekening.
De
rechtverkrijgenden, dit zijn ondermeer de verantwoordelijke familieleden of de
erfgenamen, zijn aldus verplicht om de bewerkingen over te nemen. Dit is eerder
een rechtsgevolg, dan een feitelijke mogelijkheid. Het is weinig waarschijnlijk
dat een familielid of een erfgenaam van de stellen boekhoudkundige bewerkingen
en accountantshandelingen op de hoogte zal zijn.
Als
een penningmeester ontslag neemt, zal het veelal het gemakkelijkste zijn om de
eindrekening te laten samenvallen met een jaarrekening, door de nieuwe
penningmeester op 1 januari in functie te laten treden. In dat geval kan één
document tegelijk dienst doen als jaarrekening en als eindrekening. Om hierover
geen misverstanden te laten bestaan, moet die dubbele functie van dat document
duidelijk worden aangegeven.
De
eindrekening wordt aan de gouverneur als toezichthoudende overheid toegestuurd.
Toepassing artikel 56 van het Decreet
Budget
In
uitvoering van artikel 14, 4° bereidt de penningmeester het jaarlijks budget
voor en maakt een ontwerp.
De
kerkraden stellen jaarlijks een budget op en bezorgen dat vóór 30 juni, dit wil
zeggen ten laatste op 29 juni, aan het centraal bestuur. De basis voor het
budget is het goedgekeurde meerjarenplan [zie
Budget].
Toepassing artikel 46 van het Decreet
©
PéDéWé 01.2009 Hoewel de teksten hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten,
decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt
gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar
administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch
de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.