Centraal Kerkbestuur Gent Stad

Deze webpagina is een inlichtingsbron voor de leden van de kerkraden die vallen onder het Centraal Kerkbestuur Gent Stad, maar mag ook geraadpleegd worden door andere geïnteresseerde derden.

Vergadering

Administratief toezicht

Met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht moet een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal bestuur binnen twintig dagen na de vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post worden gestuurd.

De bijzondere aandacht wordt gevestigd op de decretale verplichting de notulen tegelijkertijd aan het college en de provinciegouverneur te sturen. Door het gelijktijdig versturen van de notulen wordt vermeden dat de toezichttermijnen van het college of de provinciegouverneur op een verschillend ogenblik een aanvang nemen.

Toepassing artikel 57 van het Decreet

Archief

De notulen moeten bewaard en gearchiveerd worden. Het bewaren van het archief roept vraagtekens op. Hoe lang moet het archief, dat onder andere bestaat uit de notulen van de vergaderingen, de akten en stukken die moeten bijgehouden en neergelegd worden, alsook de inventarislijsten van de roerende en onroerende kerkgoederen, bewaard worden [zie Decreet, art. 35]? De algemeen wettelijke bewaringstermijn is 30 jaar.

In het keizerlijk decreet van Napoleon van 30 december 1809 werd de hele organisatorische uitbouw van de kerkfabrieken geregeld, inclusief het archief van de kerkfabriek. Dit decreet is thans vervangen door het decreet van 7 mei 2004. In dit nieuwe decreet is de secretaris van de kerkraad eveneens belast met het bewaren van het archief [zie Decreet, art. 13].

De archiefstukken sinds 1801 die betrekking hebben op het parochiale leven en op de pastorale activiteiten van de pastoor en zijn medewerkers vallen buiten de bepalingen van de wetgeving op de kerkfabrieken.

Zolang de Vlaamse regering geen nieuwe archiefwetgeving of nieuw archiefbeheer heeft uitgebouwd, blijft de bestaande toestand van kracht, met name de archiefwet van 1955 en de richtlijnen en aanbevelingen van het Algemeen Rijksarchief van 1997.

Toepassing artikel 23 van het Decreet

Authenticiteit

Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd [zie Decreet, art. 23]. De bewaring van de notulen en het bijhouden van het archief zijn aan regels onderworpen.

In het licht van die inzendingplicht is een goede en leesbare notulering, waarbij bijzondere aandacht gaat naar een deugdelijke motivering, belangrijk.

Het is niet de gemeenteraad die kennis neemt van de notulen, maar het college van burgemeester en schepenen dat in het kader van het administratief toezicht kennis van de notulen neemt en beslist over een eventueel optreden [zie Decreet, art. 58].

Besluit en Schorsing

Het college van burgemeester en schepenen kan, bij een gemotiveerd besluit, de uitvoering schorsen van een besluit waarbij de kerkraad of het centraal kerkbestuur het gemeentelijke belang en, inzonderheid, de financiële belangen van de gemeente schaadt.

De provinciegouverneur kan, bij een gemotiveerd besluit, de uitvoering schorsen van een besluit waarbij de kerkraad of het centraal kerkbestuur de wet schendt of het algemeen belang schaadt.

Van de schorsing wordt in de notulen melding gemaakt in de rand van het desbetreffende besluit.

Toepassing artikel 58 van het Decreet

Besluit en Handhaving

De kerkraad of het centraal bestuur waarvan de beslissing regelmatig werd geschorst kan die beslissing intrekken of ze gemotiveerd handhaven binnen honderd dagen nadat het college of de provinciegouverneur het schorsingbesluit heeft verstuurd.

De handhaving of de intrekking van een geschorst besluit wordt genotuleerd.

Toepassing artikel 58 van het Decreet

Besluit en Vernietiging door Vlaamse Regering

De Vlaamse Regering kan de besluiten van een kerkraad of van een centraal bestuur bij een gemotiveerd besluit vernietigen als het gemeentelijk belang en inzonderheid de financiële belangen geschaad worden [zie Decreet, art. 58, § 1], de wet wordt geschonden of het algemeen belang wordt geschaad [zie Decreet, art. 58, § 2].

Het vernietigingsbesluit wordt ook in de rand van de ontvangen notulen van de kerkraad of van het Centraal kerkbestuur genoteerd.

Toepassing artikel 59 van het Decreet

Boek of schrift

Op het huidig ogenblik en rekening houdende met computertoestanden en printerafdrukken, wordt het origineel van de notulen na ondertekening door de voorzitter en secretaris (infra) het best in een boek of schrift gekleefd, opdat de notulen niet zonder beschadiging uit het notulenboek zou kunnen verwijderd worden.

Toepassing artikel 23 van het Decreet

Centraal kerkbestuur

De secretaris-penningmeester van het Centraal kerkbestuur is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen.

Uit de vergelijking van de functies van penningmeester en secretaris van een kerkraad en secretaris-penningmeester van een centraal kerkbestuur blijkt dat de functieomschrijving van de secretaris-penningmeester samenvalt met de gecombineerde functies van secretaris en penningmeester van een kerkraad. Alhoewel niet uitdrukkelijk bepaald, zijn dezelfde regels zoals hierboven bepaald [zie Decreet, art. 13 en art. 14] mutatis mutandis van toepassing [zie Decreet, art. 31]. Maar de afgevaardigde heeft een dubbele functie: hij is zowel secretaris als penningmeester.

Toepassing artikel 29 van het Decreet

Chronologische volgorde

De notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.

Toepassing artikel 23 van het Decreet

Dringende spoed

In de gevallen van dringende spoed die voortvloeien uit niet te voorziene omstandigheden kunnen de voorzitter en de secretaris, die samen optreden, op eigen initiatief, de bevoegdheden van de raad in verband met de aanneming van werken, leveringen en diensten, de offerte, de gunning en het beheer aangaande deze werken uitoefenen. Hun besluit wordt medegedeeld aan de kerkraad die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt.

De akteneming kan echter niet gelijkgesteld worden aan een besluit van de Kerkraad.

De toezichthoudende overheid (gemeente, provincie, Vlaamse Regering) echter kan wel de spoedeisende aard van de omstandigheden onderzoeken, beoordelen en eventueel sanctioneren.

Omdat die besluiten niet worden opgenomen in de notulen, vangt de toezichttermijn van dertig dagen pas aan op de dag na de dag van ontvangst van het door de toezichthoudende overheid opgevraagde dossier. Bovendien moet het schorsingsbesluit binnen voormelde termijn aan het bestuur van de eredienst en aan het centraal bestuur worden verstuurd.

Toepassing artikel 39 van het Decreet

Goedkeuring

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd.

Toepassing artikel 23 van het Decreet

Kerkfabriek

De kerkfabriek maakt een inventaris op van de goederen die aan haar toebehoren of die ter beschikking zijn gesteld aan de eredienst [zie Decreet, art. 34], en houdt die bij.

De kerkraad neemt akte van de inventaris. Daardoor wordt de inventaris opgenomen in de notulen van de raad en garandeert als dusdanig een kennisgeving aan de toezichthoudende overheid.

Toepassing artikel 35 van het Decreet

Secretaris

De secretaris, of zijn vervanger bij belet [zie Decreet, art. 15, 4^de lid] stelt de notulen op en bewaart ze. De notulen moeten chronologisch gebundeld worden, dit wil zeggen op permanente wijze in een boek of schrift bevestigd worden.

Toezichthoudende overheid

Een afschrift van de ontwerpnotulen moeten binnen de twintig dagen na de vergadering worden gestuurd aan de toezichthoudende overheid, d.w.z. aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post moet worden gestuurd.

Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat

1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15.

Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.

Vormvereisten

Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten, die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

Het betreft:

- de namen van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

Toepassing artikel 23 van het Decreet

© PéDéWé 01.2009 Hoewel de teksten hoofdzakelijk gebaseerd zijn op wetteksten, decretale verordeningen en omzendbrieven, is de interpretatie die er aan wordt gegeven een persoonlijk standpunt dat noch de Vlaamse Regering en haar administratie(s), noch de burgerlijke overheden en haar administratie(s), noch de kerkelijke overheid en haar instelling(en) verbindt.