De voorzitter moet bij het bepalen van het tijdstip in redelijkheid oordelen en rekening houden met de beschikbaarheid van de leden.

De oproeping kan per brief of per elektronische drager. Ze moet ten minste acht kalenderdagen voor de dag van de vergadering worden verstuurd. In die termijn zijn de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet inbegrepen. Er zijn geen afwijkingen mogelijk.

Hoewel de voorzitter de agenda vaststelt, kan elk lid, dus ook het lid van rechtswege, punten aan de agenda toevoegen tot uiterlijk twee kalenderdagen vóór de vergadering. De raad mag tijdens zijn vergadering alleen de punten behandelen die op de agenda voorkomen.

De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. Dat belet echter niet dat voor bepaalde agendapunten een deskundige erbij kan worden geroepen. Die deskundige mag echter niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de stemming.

De raad kan slechts geldig beraadslagen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. Zittinghebbende leden zijn leden die het mandaat van lid van de raad bezitten, hetzij als verkozen of aangesteld lid, hetzij als lid van rechtswege.

Als bij een eerste bijeenroeping niet beraadslaagd kan worden omdat het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, toch beraadslagen en besluiten over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

De besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Het is niet het aantal aanwezige leden dat bepalend is voor de berekening van de vereiste meerderheid, maar het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Er wordt geen rekening gehouden met onthoudingen en ongeldige stemmen.

 [zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera 1, pt 1.2].