De secretaris, of zijn vervanger bij belet [zie Decreet, art. 15, 4^de lid] stelt de notulen op en bewaart ze. De notulen moeten chronologisch gebundeld worden, dit wil zeggen op permanente wijze in een boek of schrift bevestigd worden. Op het huidig ogenblik en rekening houdende met computertoestanden en printerafdrukken, wordt het origineel van de notulen na ondertekening door de voorzitter en secretaris (infra) het best in een boek of schrift ingekleefd, opdat de notulen niet zonder beschadiging uit het notulenboek zou kunnen verwijderd worden.

De notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.

Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

Het betreft:

- de namen van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd. [zie Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4].

Een afschrift van de ontwerpnotulen moeten binnen de twintig dagen na de vergadering worden gestuurd aan de toezichthoudende overheid.
Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15.

Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.
Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd (artikel 23). [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

De bewaring van de notulen en het bijhouden van het archief zijn aan regels onderworpen. Het zou te ver leiden om deze in extenso te behandelen.

Zie ook art. 13.