De kerkraden stellen jaarlijks een budget op en bezorgen dat vóór 30 juni, dit wil zeggen ten laatste op 29 juni, aan het centraal bestuur. De basis voor het budget is het goedgekeurde meerjarenplan [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1]. Alle budgetcijfers mogen worden afgerond tot op de gehele euro [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 19]. Hierbij geldt dezelfde aanbeveling als bij de afronding van de cijfers van het meerjarenplan: hoewel ze niet wordt verplicht, is die afronding voor de leesbaarheid van het budget wel aan te bevelen. Ook hier is de informatiewaarde van de bedragen in eurocent veeleer klein [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

Het budget bestaat uit een financiële nota en een beleidsnota [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 17]. De financiële nota van het budget maakt een onderscheid tussen de ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen die betrekking hebben op de exploitatie enerzijds en op de investeringen anderzijds.

Het budget geeft de kredieten weer voor alle ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, die tijdens dat financieel boekjaar kunnen worden verricht, met uitzondering van de geldverrichtingen die enkel betrekking hebben op de beschikbare kasvoorraad.

Het budget geeft daarnaast de cijfers van de laatst vastgestelde jaarrekening, de cijfers van het laatst vastgestelde budget en de voor dat financieel boekjaar opgenomen cijfers uit het niet-geactualiseerde meerjarenplan. Wat de vorm en inhoud aangaan, zijn er beperkingen opgelegd bij ministerieel besluit [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 18]. Er bestaan modellen [zie www.binnenland.vlaanderen.be/kerkfabrieken/erediensten_modellen.htm].

De financiële nota is de cijfermatige vertaling van al wat het bestuur van de eredienst heeft gepland voor dat financiële boekjaar. Het model voor die financiële nota werd vastgesteld bij ministerieel besluit en is uiteraard op dezelfde wijze opgebouwd als de financiële nota van het meerjarenplan. Ter vergelijking worden er naast de eigenlijke budgetcijfers ook de cijfers van de laatste vastgestelde jaarrekening in opgenomen, de cijfers van het vorige budget en de cijfers van het laatste niet-geactualiseerde meerjarenplan. Met dat laatste worden de cijfers bedoeld die in het initiële (of gewijzigde) meerjarenplan stonden voordat het budget werd opgesteld. In die zin is dat het niet-geactualiseerde meerjarenplan, aangezien bij het opstellen van het budget het meerjarenplan moet worden geactualiseerd door de budgetcijfers op te nemen in het meerjarenplan. Het heeft geen zin om de cijfers van na die actualisering op te nemen, aangezien die per definitie identiek zullen zijn aan de cijfers van het budget [zie GV boekhouding 22.02.2008, 5.1].

Boekhoudkundig moet het totaal van de geraamde ontvangsten in de exploitatie, aangevuld met de eventuele gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage, en [het gecorrigeerd overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien], gelijk zijn aan de som van de geraamde uitgaven in de exploitatie en de overboekingen. De gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage is de sluitpost van die berekening [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 20].

Het saldo van de geraamde ontvangsten en de uitgaven van de investeringen, met inbegrip van het overschot of tekort van de investeringen van twee financiële boekjaren voordien, het eventuele negatieve saldo van de budgetwijziging van het voorgaande financiële boekjaar, vermeld in artikel 23, tweede lid, en de overboekingen, is gelijk aan of groter dan nul. [De zelfbedruipende besturen mogen gemotiveerd afwijken van de bepalingen van dit artikel.] [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 20].

Uit de cijfers van de financiële nota van het budget moet blijken dat de financiën van het bestuur van de eredienst in evenwicht zijn. Daarom wordt er een verplicht evenwicht opgelegd in artikel 20 van het reglement. Dat evenwicht in de exploitatie kan schematisch als volgt worden weergegeven:

In het model van de financiële nota voor het budget wordt de volgende voorstelling opgelegd:

Per hoofdfunctie wordt in deze tabel het totaal van de ontvangsten en van de uitgaven opgenomen, en het overschot of tekort waarin dat resulteert. Daarvan wordt dan een tussentotaal (F) gemaakt zonder de hoofdfunctie financiering, wat het totaal oplevert van de ontvangsten en uitgaven die werkelijk op dat financiële boekjaar betrekking hebben: dus zonder de aflossingen van de leningen. Als bij dat tussentotaal ook de hoofdfunctie financiering wordt geteld, wordt het totaal van de exploitatie voor overboekingen (H) verkregen. Daar moeten dan de eventuele overboekingen naar de investeringen worden bijgeteld om het totaal van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar (J) te krijgen.

Voordat de exploitatietoelage kan worden berekend, moet eerst nog het resultaat van de exploitatie van de voorgaande jaren worden opgenomen in de berekening. Wat het gemeente- of provinciebestuur vroeger te veel heeft betaald, wordt daardoor in mindering gebracht op de exploitatietoelage. Concreet gebeurt die correctie aan de hand van het overschot of tekort van de exploitatie in de rekening van twee financiële boekjaren voordien (K1), verminderd met het bedrag dat in het budget voor het voorgaande jaar werd opgenomen op de rij K (K2). Het bedrag dat zo verkregen wordt, wordt het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien (K) genoemd. Het is niet mogelijk dat gecorrigeerde overschot of tekort te vervangen door het werkelijke overschot van de exploitatie van het voorgaande financieel boekjaar, ook niet nadat de rekening van dat jaar vastgesteld is. Als het budget eenmaal is vastgesteld, blijft het bedrag op de rij K van het budget dus ongewijzigd.

De som van de exploitatie van het eigen financiële boekjaar en het gecorrigeerde overschot of tekort van de exploitatie van twee financiële boekjaren voordien, levert het totaal van de exploitatie voor toelage op. Als dat een negatief getal is, dan is het bedrag dat nodig is om op nul te komen, het bedrag van de exploitatietoelage (M) voor dat jaar.

Het is van belang te onderstrepen dat weliswaar per hoofdfunctie het overschot of tekort wordt berekend, maar dat daaraan geen enkel gevolg gekoppeld kan worden. Die tussentotalen zijn alleen bedoeld om een algemeen overzicht te krijgen van de ontvangsten en uitgaven van het bestuur van de eredienst en dienen dus zeker niet om een evenwicht per hoofdfunctie op te leggen.

Er wordt in dit overzicht ook een rij opgenomen waarin de eventuele achterstallige exploitatietoelagen van de voorgaande jaren kunnen worden ingevoerd. Daardoor kan het bestuur verduidelijken dat een gedeelte van de exploitatietoelage voor het jaar van het budget in feite nog een achterstallige verplichting is van het gemeente- of provinciebestuur. Aangezien er vertrokken wordt van het resultaat van twee jaar voordien, zal dat normaal alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt worden.

Net als bij het meerjarenplan wordt op de evenwichtsverplichting een uitzondering gemaakt voor de zelfbedruipende besturen. Ze kunnen, met toepassing van artikel 20, derde lid, gemotiveerd afwijken van het verplichte evenwicht. Dat geeft hen de mogelijkheid om op een soepeler manier om te gaan met de verwerking van de overschotten en tekorten van het verleden in hun budgetten. Aangezien er bij de zelfbedruipende besturen geen sprake is van een exploitatietoelage, houdt dat geen risico’s in voor het betrokken gemeente- of provinciebestuur. Het is wel van belang dat die afwijking afdoende gemotiveerd wordt. De beleidsnota van het budget is wellicht de aangewezen plaats om die motivering op te nemen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

Ook in de investeringen wordt er een evenwichtsverplichting opgelegd. In tegenstelling tot in het meerjarenplan wordt hier wel rekening gehouden met de eventuele overschotten of tekorten in de investeringen in het verleden.

Het evenwicht in de investeringen kan op dezelfde wijze schematisch als volgt worden voorgesteld. Het negatieve saldo van de budgetwijziging van het voorgaande dienstjaar (een uitzondering die mogelijk gemaakt wordt in artikel 23, tweede lid, van het reglement), wordt verder in deze omzendbrief behandeld.

Er is hier niet in een aparte rij voor de tegemoetkomingen van de gemeente of de provincie voorzien omdat die opgenomen zijn bij de andere investeringsontvangsten. In het model voor de financiële nota van het budget wordt de volgende voorstelling opgelegd:

Net als in de exploitatie wordt in deze tabel per hoofdfunctie het totaal van de ontvangsten en van de uitgaven opgenomen en het overschot of tekort waarin dat resulteert. Daarvan wordt dan een tussentotaal gemaakt zonder de hoofdfunctie financiering. Door bij dat tussentotaal ook de hoofdfunctie financiering op te tellen, wordt het totaal van de investeringen voor overboekingen verkregen. Door daar de overboekingen bij op te tellen, wordt het overschot of tekort van de investeringen van het eigen financiële boekjaar verkregen. Daar moeten dan nog de resultaten uit het verleden worden bijgeteld: het resultaat van de investeringen in de rekening van twee jaar voordien. Hierbij moet in voorkomend geval ook rekening worden gehouden met het tekort van de budgetwijziging van het voorgaande jaar. Dat is een uitzonderlijke regeling die verder wordt toegelicht (cf. 5.2). De uiteindelijke slotsom van de investeringen moet steeds nul zijn. De gemeentelijke of provinciale investeringstoelagen worden hier niet als een sluitpost opgenomen in dit overzicht. Die toelagen zullen immers afhankelijk zijn van de concrete investeringsprojecten en werden dus, net als bijvoorbeeld de gewestelijke toelagen, opgenomen bij de investeringsontvangsten. Dat is een duidelijk verschil tussen de voorstelling van de exploitatie en die van de investeringen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

De beleidsnota verwoordt het beleid dat het bestuur van de eredienst gedurende het desbetreffende financieel boekjaar zal voeren en verantwoordt minimaal de wijzigingen ten opzichte van de cijfers voor dat financieel boekjaar uit het niet-geactualiseerde meerjarenplan [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 21].

De beleidsnota is dus eigenlijk de basis voor de cijfers van de financiële nota (en vervangt de toelichting). Omdat die cijfers kunnen afwijken van de cijfers van het meerjarenplan, is het van belang dat minstens die verschillen worden geduid [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 5.1].

De decretale indeplaatsstelling waarbij het centraal kerkbestuur optreedt voor rekening van de kerkraad die in gebreke blijft om een budget op te stellen, is gebaseerd op artikel 32, 7° van het Decreet.