Als algemene voorwaarde kan gesteld worden dat de opbrengsten en de ontvangsten bestemd moeten zijn om de materiële voorwaarden voor de uitoefening van de eredienst mogelijk te maken. Dit wil zeggen dat de gelden of waarden die ontvangen worden, moeten toegewezen aan kosten en uitgaven die de eredienst mogelijk maakt, aan de gebouwen of bijgebouwen waarin de eredienst wordt beoefend, aan de gebouwen die aan de bedienaars van de eredienst worden ter beschikking worden gesteld.

De opdracht van de kerkfabriek is duidelijk afgebakend in art. 4 van het decreet van 7 mei 2004. Enerzijds, kan een kerkfabriek bij toepassing van het principe van de specialiteit slechts schenkingen, legaten of stichtingen aanvaarden die passen binnen de haar toegekende bevoegdheid, zo o.m. voor de ondersteuning van de beoefening van de eredienst, voor eucharistievieringen, voor bepaalde godsdienstige intenties of voor de zielenrust van overledenen, alsook voor het onderhoud, het herstel of de nieuwbouw van kerken.

Anderzijds komen dergelijke schenkingen, legaten en stichtingen ten voordele van andere openbare instanties die hiertoe niet bevoegd zijn (bvb. gemeente of OCMW) door dit specialiteitprincipe toe aan de kerkfabrieken [Vademecum, pt. 576].

Zoals voor alle burgerlijke akten, zullen voorwaarden die strijdig zijn met de wet of de goede zeden, ofwel de aanvaarding van schenkingen, legaten en stichtingen onmogelijk maken, ofwel als niet bestaande worden beschouwd. De aanvaarding is onmogelijk wanneer de onwettige of ongeoorloofde voorwaarde als essentiële voorwaarde of als enig mogelijke bestemming geformuleerd werd.

De voorwaarde wordt als onbestaande beschouwd wanneer zij niet als exclusief bedoeld werd en het geschonkene ook op een andere wijze zinvol kan aangewend worden (bvb. de schenking van een huis onder de voorwaarde dat het niet mag verhuurd worden aan vreemdelingen). Het gaat hier over een ongeoorloofde voorwaarde. Het huis kan echter wel aanvaard worden, maar de ongeoorloofde beperking moet als niet bestaande worden beschouwd. Het huis kan aan iedereen verkocht of verhuurd worden [Vademecum, pt. 577].

Worden als ontvangsten aangemerkt: alle positieve mutaties in contant geld of op rekeningen die behoren tot de beschikbare kasvoorraad. Onder de beschikbare kasvoorraad verstaat men: alle gelden en waarden, die beschikbaar zijn in contant geld of die belegd zijn op een termijn van minder dan één jaar op rekeningen die het bestuursorgaan niet als een investeringsbelegging heeft aangewezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 9° en 10°].

De term ontvangsten wordt hier gebruikt in boekhoudkundige zin, waarbij positief staat voor een vermeerdering van een Debetrekening of voor een vermindering van een Creditrekening. Aangezien het gebruikte rekeningstelsel een kasboekhouding is en helemaal niet een analytische of dubbele boekhouding, komt het onderscheid tussen de soorten rekeningen niet altijd zo evident naar voor.

Inkomsten zijn de renten van de goederen die aan de kerkfabriek toebehoren, ofwel omdat de kerkfabriek ze verkregen (aangekocht of geschonken) heeft, ofwel omdat ze aan de kerkfabriek werden teruggeschonken in uitvoering van overeenkomsten (zie o.a. de keizerlijk decreten in verband met de kerkgoederen en het Concordaat van Napoleon 1801).

Het onderscheid tussen schenkingen en legaten en de voorwaarden om ze te aanvaarden zijn in het Decreet omschreven [zie Decreet, artn. 36 en 37].

Een handgift (soms ook genoemd “gift uit de hand” of “gift van hand tot hand”) is een schenking onder levenden van roerende goederen (geld of andere voorwerpen) door eenvoudige overhandiging. De overeenkomst is voltrokken door de overhandiging zelf. Een notariële akte is hierbij niet vereist. Deze giften zijn niet onderworpen aan enige aanvaardingsprocedure [Vademecum, pt. 581].

Zijn onder andere lichamelijke roerende goederen: kunstwerken, effecten aan toonder, cash, ... die via een handgift kunnen worden geschonken. Indien de schenking, de handgift niet geregistreerd wordt, dan zijn er geen schenkingsrechten verschuldigd [De Gids, schenkingen en legaten].

Bij een handgift is in principe zelfs geen schriftelijk bewijs vereist. Een handgift kan mondeling. Maar in de praktijk is het toch verstandig om voor een schriftelijk bewijsstuk te zorgen. Het probleem is immers dat de handgift opnieuw in de nalatenschap van de schenker valt als die binnen de drie jaar volgend op de handgift overlijdt. Het komt er dus op aan via een document (zoals een aangetekend schrijven) de juiste datum van de handgift en de eigendomsoverdracht te bewijzen [De Gids, schenkingen en legaten].

Een stichting (ook soms fundatie genoemd) is een schenking of een legaat waarbij een onroerend goed (grond of gebouw) en/of een roerend goed (bvb. kunstwerk, geldsom, kasbon) aan de kerkfabriek wordt geschonken met de last de opbrengst ervan voor een bepaalde tijd (of soms eeuwigdurend) geheel of gedeeltelijk aan te wenden voor de aangegeven opdracht.

Het geschonken of gelegateerde kapitaal of goed wordt dus niet opgebruikt om de last te volbrengen: alleen de jaarlijkse opbrengst wordt hiertoe geheel of gedeeltelijk aangewend. Deze last omvat doorgaans het laten opdragen van een bepaald aantal missen per jaar, soms ook het onderhoud van een graf of andere concrete opdrachten.

Dergelijke stichtingen zijn een concrete vorm of een welbepaald gevolg van een “vrome wilsbeschikking” waaraan de kerk steeds een bijzondere zorg en aandacht heeft besteed.

Vrome wilsbeschikkingen in het algemeen, en stichtingen in het bijzonder, vallen onder de regelgeving van zowel de burgerlijke als de kerkelijke overheid. In zover zij deel uitmaken van een schenking of een legaat vallen zij onder Boek III. Titel II van het Burgerlijke Wetboek, en voor kerkfabrieken vooral ook onder de wetgeving en onder het administratief toezicht op de kerkfabrieken, zoals bepaald in het decreet van de Vlaamse regering van 7 mei 2004, art. 36- 38 en 57-58.

Op basis van hun inhoud behoren vrome wilsbeschikkingen en stichtingen ook tot het domein van de kerkelijke wetgeving (Wetboek van canoniek recht, Boek V, Titel IV, can. 1299-1310). Men zal dus i.v.m. stichtingen nauwgezet de burgerlijke wetgeving en de voorgeschreven burgerlijke procedure in acht nemen. Wanneer dit niet gebeurd is moeten de erfgenamen erop gewezen worden toch zo goed mogelijk de wil van de erflater te eerbiedigen (can. 1299 § 2). Men zou hier kunnen spreken van een morele erflast [Vademecum, ptn. 585 en 586].

De jaarlijkse inkomsten van de openbare stichtingen (bvb. huishuren, pachten, renten en intresten) worden in de begroting en ook in de rekening ingeboekt bij de gewone inkomsten. De jaarlijkse uitgave voor de uitvoering van de last, bvb. de voorziene missen (soms ook voor het onderhoud van het graf), wordt ingeboekt bij de gewone uitgaven [Vademecum, pt. 592].

Door het Rekenhof werd het begrip subsidie als volgt gedefinieerd [Verslag van het Rekenhof over het onderzoek naar subsidies in de Vlaamse Gemeenschap dd 06.01.1999, p. 13, pt. 1.2.1]: “Een regeling houdende instelling van een tegemoetkoming die aan volgende voorwaarden voldoet:

het betreft een financiële transfer, waarvoor aan de toekenning ervan voorwaarden gekoppeld worden, met als doe1 het tot stand brengen of het beïnvloeden van activiteiten die zonder deze transfer niet of niet in dezelfde mate zouden zijn uitgevoerd en die leiden tot door de overheid gewenste effecten in één of meerdere beleidsvelden.”

Hoewel naast de term subsidie ook de termen toelage, tegemoetkoming, tussenkomst, premie, enz., het subsidiekarakter van een uitgave aanduiden, kunnen zij echter ook in een andere betekenis worden gebruikt. De interdepartementale projectgroep subsidiëring, die een ontwerpbesluit van de Vlaamse regering op het gebied van subsidies voorbereidt, heeft erop gewezen dat de term toelage, die dikwijls als synoniem van het begrip subsidie wordt gebruikt, ook betrekking kan hebben op aanvullingen boven het normale salaris en dus een dubbele betekenis heeft [ibidem, p. 46, pt. 3.2.1].

Uitzonderlijke opbrengsten zijn renten die niet elk jaar worden geïnd. Het zijn renten die niet direct iets te maken met de werking van het boekjaar. Ze zijn niet te voorzien. Het gaat bijvoorbeeld om restorno’s of schaderegelingen van de verzekeringsmaatschappij of om een bijzonder tantième dat toegekend wordt aan een aandeel.

Toelagen door de gemeente dekken de kosten en uitgaven van de kerkfabriek die niet door eigen middelen kunnen betaald worden. De kosten en uitgaven zijn inherent aan de exploitatie van de kerkfabriek [zie Decreet, art. 52]. Toelagen zijn de financiële bijdragen die door de gemeente in uitvoering van Decreten en overheidsbesluiten worden betaald als bijdrage in de werkingskosten van de kerkfabriek. De gemeenten zijn verplicht bij te dragen in de tekorten van de kerkbesturen, zowel voor de werkingskosten als de investeringen.

Het artikel wordt afgesloten met “alle andere inkomsten”. Deze toevoeging dient om alle vergetelheden in verband met andere bronnen van inkomsten uit te sluiten.

Een buitenbeentje: de vordering. De vorderingen maken deel van de ontvangsten uit. Een vordering is elk bedrag dat, door een welbepaalde derde, aan het bestuur van de eredienst verschuldigd is [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 16°]. Het zijn ontvangsten die nog moeten geïnd worden. Een vordering wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een vordering wordt slechts definitief een ontvangst bij zijn inning voor het deel of voor het gehele bedrag van de vordering.

De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 33, 1^ste lid].

De inventaris is een genummerd overzicht van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 32].