Worden als uitgaven aangemerkt: alle negatieve mutaties in contant geld of op rekeningen die behoren tot de beschikbare kasvoorraad. De beschikbare kasvoorraad zijn alle gelden en waarden, die beschikbaar zijn in contant geld of die belegd zijn op een termijn van minder dan één jaar op rekeningen die het bestuursorgaan niet als een investeringsbelegging heeft aangewezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 9° en 10°].

De term uitgaven wordt hier gebruikt in boekhoudkundige zin, waarbij negatief staat voor een vermindering van een Debetrekening of voor een vermeerdering van een Creditrekening.

Aangezien het gebruikte rekeningstelsel een kasboekhouding is en niet een analytische of dubbele boekhouding, komt het onderscheid tussen de soorten rekeningen niet altijd zo evident naar voor.

Indien de kerkfabriek verloonde medewerkers tewerkstelt, dan moet de kerkfabriek voor deze medewerkers alle financiële en sociale lasten, alle hieraan verbonden taksen en belastingen dragen.

De kosten die gemaakt worden voor de uitoefening van de eredienst, voor de bedienaars van de eredienst, voor het onderhoud van de gebouwen van de eredienst en voor de gebouwen van de verzorgers van de eredienst, zijn uitgaven die de kerkfabriek moet dragen in de gewone exploitatie.

De grove herstellingen aan de gebouwen van de eredienst en van de bedienaars van de eredienst worden financieel gedragen door de kerkfabriek. Indien de kerkfabriek voor de grove herstellingen leningen moet aangaan, dan moet de kerkfabriek de interesten en de aflossingen van het geleende kapitaal afbetalen. Zij worden geboekt als investeringsuitgaven.

Het onderscheid tussen de kosten voor onderhoud en de grove herstellingen zijn in hoofde van de kerkfabriek meestal boekhoudkundig. Is de herstelling bedoeld als investering en / of renovatie, of als gewoon onderhoud?Uitsluitsel moet gezocht worden in het Burgerlijk wetboek waar volgend onderscheid wordt gemaakt:”Grove herstellingen zijn die van zware muren en van gewelven, de vernieuwing van balken en van gehele daken en de vernieuwing van dijken en van steun- en afsluitingsmuren in hun geheel. Alle andere herstellingen zijn herstellingen tot onderhoud”[BW, art. 606].

Grove herstellingen zijn grove vernieuwings- en verbouwingswerken met het oog op de algemene stevigheid en de instandhouding van het gehele gebouw die werkelijk een uitzondering zijn in het bestaan zelf van de eigendom en waarvan de kosten normaal van het kapitaal worden genomen (Cass., 22 januari 1970, T.P.R., 2001, 1060). Zo werd gevonnist dat de vernieuwing van een gehele centrale verwarming, wel degelijk een grove herstelling is, maar dat het vernieuwen van een dak in roofing deel uitmaakt van het gewone onderhoud.

De grove herstellingen worden door het algemeen reglement op de boekhouding als investering aangemerkt, namelijk: alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van de duurzame middelen van het bestuur van de eredienst, uitgezonderd de normale onderhoudswerkzaamheden. De investeringen omvatten eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de beleggingen op meer dan één jaar en de andere investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de schuld [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 12°].

De bijdrage in de werkingskosten van het centraal bestuur, wordt (meestal) aan dit bestuur voorgeschoten. Op het einde van het jaar wordt door het CKB afgerekend. Het eventuele batig saldo van de bijdrage wordt aan de kerkfabriek teruggestort [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 55]. Deze verplichting vloeit uit de annaliteit van de gevoerde boekhouding voort [zie Decreet, art.45].

Het artikel wordt afgesloten met “alle andere uitgaven”. Deze toevoeging dient om alle vergetelheden in verband met andere soorten uitgaven uit te sluiten.

Een buitenbeentje: de schuld. De schulden maken deel van de uitgaven uit. Een schuld is elk bedrag dat, aan een welbepaalde derde, door het bestuur van de eredienst verschuldigd is. Het zijn betalingen die nog moeten uitgevoerd worden. Een schuld wordt gekenmerkt door zijn toekomstige en onzekere aard. Een schuld wordt slechts definitief een uitgave bij zijn betaling voor het deel of voor het gehele bedrag van de schuld.

De schulden worden door de penningmeester onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 33, 2^de lid].

De inventaris is een genummerd overzicht van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 32]. De inventaris drukt ook een waardering van de bezittingen uit.

Waardering

Het is niet de bedoeling dat in de inventaris alle eigendommen en bezittingen van het bestuur van de eredienst worden gewaardeerd. Niet alleen is het onbegonnen werk om van alle historische bezittingen en van het volledige kunstpatrimonium van de besturen van de eredienst de waarde in te schatten, maar het is ook niet zinvol. Veel kunstvoorwerpen hebben in een marktcontext immers een grote waarde, maar hebben dat niet in de context van het bestuur van de eredienst aangezien ze gebruikt worden in de eredienst en dus niet zomaar kunnen worden verzilverd.

Het reglement bepaalt echter dat van sommige elementen in de inventaris wel de waarde moet worden opgenomen. Om te beginnen gaat het om alle bezittingen die het bestuur verwerft vanaf 1 januari 2007. Bij een dergelijke verwerving is het bestuur immers op de hoogte van de waarde, bijvoorbeeld de aankoopwaarde of de schattingswaarde bij een schenking, zodat die waarde zonder probleem kan worden opgenomen in de inventaris.

Daarnaast bepaalt het reglement dat voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, de erop rustende lasten, de opbrengsten (huur- of pachtprijs) en het jaar van verwerving worden vermeld. Het bestuur beschikt immers over die gegevens en ze kunnen een aanduiding zijn voor de waarde van bezittingen.

Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en financiële schulden moet de nominale waarde opgenomen worden, zonder dat het onderscheid wordt gemaakt tussen wat het bestuur al bezit en wat het verwerft vanaf 1 januari 2007. De waarderingskwestie ligt normaliter minder moeilijk.

De waarderingen in de inventaris zijn slechts een toelichting bij de informatie die uit de boekhouding zelf blijkt, zonder financiële of juridische gevolgen voor de tekorten van de besturen van de eredienst. Eventuele herwaarderingen kunnen enkel worden doorgevoerd als ze echt nodig zijn en bedrijfseconomische betekenis hebben. Hiertoe moet het bestuur van de eredienst een gemotiveerde beslissing nemen. Investeringen voor gebouwen worden wel vermeld in de inventaris, met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart. Op die wijze kunnen ook externen een zicht behouden op de uitgevoerde investeringen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 7.3].