De rekening wordt door de kerkfabriek jaarlijks opgesteld na het afsluiten van het boekjaar en omvat de gegevens van het vorige boekjaar. Deze annaliteit vloeit uit art. 45 van het Decreet voort. De termijn van het boekjaar loopt vanaf de 1^ste januari tot en met de 31^ste december van hetzelfde jaar. De jaarrekening wordt periodiek (éénmaal per jaar) ingediend vóór de 1^ste april van het jaar dat volgt op het boekjaar.

Dit wil zeggen dat de jaarrekening bij het centraal kerkbestuur moet toekomen ten laatste op 31 maart van het jaar dat volgt op het boekjaar.

De voorafgaande goedkeuring van de jaarrekening door de kerkraad is een conditione sine qua non.

De jaarrekening bestaat uit een financieel gedeelte en een toelichting [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 39]. De posten van de jaarrekening worden uitgedrukt in euro, afgerond tot op twee cijfers na de komma [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 41].

De jaarrekening omvat voor alle posten volgens de voorgeschreven indeling [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 40]:

§      de bedragen van de voorgaande jaarrekening;

§      de cijfers van het budget;

§      de totalen op 31 december.

Het financiële gedeelte van de jaarrekening maakt een onderscheid tussen de ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen die betrekking hebben op de exploitatie en op de investeringen.

Met exploitatie wordt bedoeld: alle ontvangsten en uitgaven die gewoonlijk ten minste eenmaal per financieel boekjaar voorkomen en die het bestuur van de eredienst regelmatige inkomsten of een regelmatige werking waarborgen, met inbegrip van de periodieke aflossing van de schuld en alle andere ontvangsten en uitgaven die niet als investeringen kunnen worden geclassificeerd [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 11°].

De investeringen worden als volgt omschreven: alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van de duurzame middelen van het bestuur van de eredienst, uitgezonderd de normale onderhoudswerkzaamheden. De investeringen omvatten eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de beleggingen op meer dan één jaar en de andere investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de schuld [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 12°].

De toelichting in de jaarrekening omvat verder minstens de volgende elementen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 42]:

1° het bewijsstuk van de kastoestand van het bestuur van de eredienst op 31 december van het financieel boekjaar [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.47]:

De penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.

2° een overzicht van de interne kredietaanpassingen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.26]:

Het bestuursorgaan kan binnen een hoofdfunctie van het exploitatiebudget de kredieten verschuiven met een interne kredietaanpassing zolang het totaal van de ontvangsten en de uitgaven van de hoofdfuncties gelijk blijft, geen kredieten opgenomen worden op artikelen van het budget voor uitgaven waarop geen kredieten opgenomen waren en de afspraken, vermeld in artikel 6 en 10, worden gerespecteerd.

3° de geactualiseerde investeringssteekkaarten voor de lopende investeringsprojecten [zie AR-Bh tot 05.09.2008, artn. 36 - 38]:

36.1 Voor elk gepland investeringsproject wordt een investeringssteekkaart opgemaakt, waarin het project omschreven wordt en de geraamde uitgaven en de geplande financieringswijze aangegeven worden, met vermelding van het financieel boekjaar waarin die ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen, in het meerjarenplan en het budget opgenomen werden.

36.2 Voor investeringsprojecten die betrekking hebben op gebouwen, wordt op de investeringssteekkaart vermeld of het gebouw al dan niet beschermd is, in de zin van artikel 34, derde lid.

36.3 De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de investeringssteekkaart.

37. In de loop van de uitvoering van het investeringsproject wordt elke betaling, elke ontvangen toelage of lening en elke wijziging in de financieringswijze onmiddellijk aangegeven op de investeringssteekkaart, met vermelding van de datum.

38. De investeringssteekkaarten zijn niet gebonden aan een financieel boekjaar. Ze maken deel uit van de toelichting in de jaarrekeningen waarop ze betrekking hebben.

4° de wijzigingen in de geactualiseerde inventaris [zie AR-Bh tot 05.09.2008, artn. 32 - 35]:

32.1 Het bestuur van de eredienst stelt een boekhoudkundige inventaris op die voorzichtig, oprecht en te goeder trouw een genummerd overzicht geeft van alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van het bestuur van de eredienst. De verbruiksgoederen hoeven niet in de inventaris te worden opgenomen.

32.2 De verschillende stichtingen en legaten worden duidelijk van elkaar gescheiden.

32.3 Bij de bezittingen die deel uitmaken van het privaat patrimonium worden de rechten van het bestuur van de eredienst verduidelijkt.

33.1 De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

33.2 De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

34.1 Van de bezittingen van het bestuur van de eredienst moeten enkel de bezittingen worden gewaardeerd die het bestuur van de eredienst verwerft vanaf 1 januari 2007.

34.2 Met behoud van de toepassing van het eerste lid worden voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, in voorkomend geval de erop rustende lasten en de al dan niet periodieke opbrengsten ervan en indien bekend het jaar van verwerving in de inventaris vermeld. Ook belangrijke investeringsprojecten worden vermeld met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart.

34.3 Bij de gebouwen waarover het bestuur van de eredienst beschikt, wordt vermeld of ze al dan niet beschermd zijn, in de zin van het decreet van 3 maart 1976 tot bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten met latere wijzigingen.

34.4 Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en schulden wordt de nominale waarde opgenomen.

34.5 Als daartoe gegronde redenen bestaan, kan het bestuur van de eredienst de waarde, vermeld in de inventaris, aanpassen, mits het daarvoor een draagkrachtige en duidelijke motivering geeft.

35. Met behoud van de toepassing van artikel 33 wordt de inventaris minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december geactualiseerd en wordt een overzicht van de wijzigingen, met inbegrip van de wijzigingen, vermeld in artikel 33, bij de jaarrekening gevoegd.

5° een lijst van de openstaande schulden, een lijst van de openstaande vorderingen en een lijst van de oninbaar verklaarde bedragen, die opgenomen werden in de inventaris met toepassing van artikel 33 [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.33]:

33.1 De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.

33.2 De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.

6° de staat van het vermogen [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 43]:

43.1 De staat van het vermogen vloeit rechtstreeks voort uit de inventaris, vermeld in artikel 32.

43.2 De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de staat van het vermogen.

7° de verdeelsleutels, vermeld in artikel 4, tweede lid [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 4, 2^de lid]:

Het bestuursorgaan kan waar het dat noodzakelijk acht verdeelsleutels hanteren bij het toewijzen van bepaalde ontvangsten en uitgaven. Die verdeelsleutels moeten uitdrukkelijk worden gemotiveerd en maken deel uit van de strategische nota van het meerjarenplan, de beleidsnota van het budget en de toelichting van de jaarrekening.

8° de waarderingsregels [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 35]:

35. Met behoud van de toepassing van artikel 33 wordt de inventaris minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december geactualiseerd en wordt een overzicht van de wijzigingen, met inbegrip van de wijzigingen, vermeld in artikel 33, bij de jaarrekening gevoegd.

Waardering

Het is niet de bedoeling dat in de inventaris alle eigendommen en bezittingen van het bestuur van de eredienst worden gewaardeerd. Niet alleen is het onbegonnen werk om van alle historische bezittingen en van het volledige kunstpatrimonium van de besturen van de eredienst de waarde in te schatten, maar het is ook niet zinvol. Veel kunstvoorwerpen hebben in een marktcontext immers een grote waarde, maar hebben dat niet in de context van het bestuur van de eredienst aangezien ze gebruikt worden in de eredienst en dus niet zomaar kunnen worden verzilverd.

Het reglement bepaalt echter dat van sommige elementen in de inventaris wel de waarde moet worden opgenomen. Om te beginnen gaat het om alle bezittingen die het bestuur verwerft vanaf 1 januari 2007. Bij een dergelijke verwerving is het bestuur immers op de hoogte van de waarde, bijvoorbeeld de aankoopwaarde of de schattingswaarde bij een schenking, zodat die waarde zonder probleem kan worden opgenomen in de inventaris.

Daarnaast bepaalt het reglement dat voor de onroerende goederen de ligging, het kadastraal inkomen, de erop rustende lasten, de opbrengsten (huur- of pachtprijs) en het jaar van verwerving worden vermeld. Het bestuur beschikt immers over die gegevens en ze kunnen een aanduiding zijn voor de waarde van bezittingen.

Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en financiële schulden moet de nominale waarde opgenomen worden, zonder dat het onderscheid wordt gemaakt tussen wat het bestuur al bezit en wat het verwerft vanaf 1 januari 2007. De waarderingskwestie ligt normaliter minder moeilijk.

De waarderingen in de inventaris zijn slechts een toelichting bij de informatie die uit de boekhouding zelf blijkt, zonder financiële of juridische gevolgen voor de tekorten van de besturen van de eredienst. Eventuele herwaarderingen kunnen enkel worden doorgevoerd als ze echt nodig zijn en bedrijfseconomische betekenis hebben. Hiertoe moet het bestuur van de eredienst een gemotiveerde beslissing nemen. Investeringen voor gebouwen worden wel vermeld in de inventaris, met verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart. Op die wijze kunnen ook externen een zicht behouden op de uitgevoerde investeringen [zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 7.3].

Investeringsfiches

Het reglement [zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 36 tot 38] bepaalt dat het bestuur voor elke investering een steekkaart moet opmaken waarop het verloop van de investering is opgenomen, zodat de investering in al zijn facetten kan worden gevolgd.

De kaart begint met een omschrijving van het project, met bij investeringen voor gebouwen verplicht de vermelding of het gebouw in kwestie al dan niet beschermd is. Voorts bestaat de steekkaart uit twee delen. In het eerste deel wordt de planning aangebracht, zoals opgenomen in het meerjarenplan. Daarbij worden alle bedragen vermeld en ook het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven gepland worden. Als er een wijziging optreedt in de aanvankelijke planning, wordt de nieuwe planning op een nieuwe rij ingevuld op de investeringssteekkaart, met daarbij de nieuwe bedragen en met telkens de vermelding van het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven worden gepland.

In het tweede deel van de steekkaart wordt de uitvoering gevolgd van het investeringsproject. Daarin worden alle verrichtingen die verband houden met het project opgenomen, met vermelding van het bedrag en het financiële boekjaar. Uiteindelijk worden de steekkaarten bij de jaarrekening gevoegd om de projecten (en de besteding van de toegekende toelagen) te kunnen volgen en controleren. Het is daarbij van belang dat de steekkaarten niet dienstjaargebonden zijn. Eenzelfde steekkaart, maar dan verder aangevuld, kan zo deel uitmaken van de bijlagen van verschillende opeenvolgende jaarrekeningen.

Voorbeeld:

In de oorspronkelijke planning kan bijvoorbeeld een uitgave van 12.000 euro opgenomen zijn in 2009 voor werkzaamheden aan het kerkgebouw. Op de investeringssteekkaart wordt dat in het linkergedeelte van het eerste vak (A) van het deel over de planning opgenomen:

Voor de financiering van die werkzaamheden wordt een gemeentelijke toelage opgenomen van 10.000 euro. Het saldo van 2000 euro wordt gefinancierd met een overboeking uit de exploitatie. Dat wordt als volgt opgenomen in het rechtergedeelte van dat eerste vak van het deel over de planning:

Na verloop van tijd kan echter blijken dat de uitvoering van de werkzaamheden niet haalbaar blijkt in 2009, maar dat ze pas gefaseerd in 2010 en 2011 uitgevoerd zullen kunnen worden en dat de uiteindelijke kostprijs ook 1000 euro meer zal bedragen. De planning moet dan worden gewijzigd en ook worden aangepast op de investeringssteekkaart, onder B. De oorspronkelijke planning blijft dus staan, maar de gewijzigde planning wordt eronder opgenomen.

Ook de financiering moet worden aangepast aan de nieuwe planning. In het concrete voorbeeld zou dat als volgt kunnen zijn:

Op het tweede gedeelte van de steekkaart wordt de uitvoering van de plannen geregistreerd. Dat gedeelte kan er als volgt uitzien:

[zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 8]