Met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht moet een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal bestuur binnen twintig dagen na de vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief orgaan per post worden gestuurd [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I, pt. 1.1]. Het toezenden van de notulen per moderne mediumdrager (mail, SMS, enz. ) is niet toegelaten [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

De bijzondere aandacht wordt gevestigd op de decretale verplichting de notulen tegelijkertijd aan het college en de provinciegouverneur te sturen. Door het gelijktijdig versturen van de notulen wordt vermeden dat de toezichttermijnen van het college of de provinciegouverneur op een verschillend ogenblik een aanvang nemen [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera I, pt. 1.1].

De termijn van 20 dagen is geen termijn van verval. Er is hieraan bijgevolg geen sanctie verbonden. Bij de aktering kan hierover door de toezichthoudende overheid een opmerking worden gemaakt. Een snelle toezending is belangrijk omdat daardoor de termijn voor administratief toezicht begint te lopen en de beslissingen opgenomen in de notulen, aldus sneller rechtszekerheid verkrijgen [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

De notulen zijn geen uitgebreid verslag van alle interpellaties. Uit de notulen moet blijken dat aan een aantal vormvereisten, die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.
Het betreft:
1° de namen van de aanwezige leden (quorum),
2° de naam van de voorzitter en de secretaris of hun plaatsvervanger,
3° de namen van de personen die niet deelnemen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen),
4° de uitslag van de stemming en
5° het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.

De ontwerpnotulen geven een overzicht van de besluitvorming tijdens de vergadering van de kerkraad [zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera A, 1.4.]. Zij zouden de toezichthoudende overheid in staat moeten stellen om een eerste beoordeling te maken over de wettelijkheid en regelmatigheid van de getroffen beslissingen. Ook voor de aanvang van de termijnen is het insturen van de notulen van groot belang.
Zowel de toezichthoudende overheid als de kerkbesturen hebben er belang bij dat de onzekerheid omtrent de genomen beslissingen zo vlug mogelijk wordt beëindigd. Vandaar dat niet kan worden gewacht op de goedkeuring van de notulen, die in de volgende zitting gebeurt. Indien wenselijk en technisch mogelijk, kunnen de notulen 'staande de zitting' worden opgemaakt en goedgekeurd.

Naar analogie met de gemeente- en ocmw-raden, zijn de beslissingen van de kerkraad, los van de goedkeuring van de notulen, onmiddellijk uitvoerbaar [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].

Dit afschrift van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad (het bestuursorgaan).

Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15 van het Decreet. Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen. Het ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd (zie Decreet, art. 23) [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006].

De notulen moeten enkel worden toegestuurd aan de gemeente waarop de hoofdkerk van de parochie is gevestigd [Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005].