|
Het luik van het decreet dat het financiële beheer regelt, is
in werking getreden op 01 januari 2007. De nieuwe beleidsinstrumenten
(meerjarenplan, budget) zijn nu effectief. Voordien werd gewerkt met een
begroting op basis van de oude boekhoudkundige voorschriften.
De taken van de penningmeester concentreren zich rond het
financieel beheer van de kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak bepaald,
maar de individuele werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd (zie echter AR-Bh tot 05.09.2008, art. 46 t.e.m. 50). De penningmeester is om de beurt kassier, boekhouder en
accountant van de kerkraad.
Gelden innen
Hij int de gelden die verschuldigd
zijn aan de kerkraad en hij betaalt de uitgaven. Elke uitgave moet
verantwoord worden. Dit veronderstelt altijd een geschreven stuk. Dit kan zijn: een ontvangen factuur, een
betalingsopdracht, een kasticket waaruit het te vereffenen bedrag blijkt.
Zelfs bij kleine uitgaven die door een lid van de kerkraad of een
aangestelde door de kerkraad wordt voorgeschoten kan meestal bij de
verkoper een factuur bekomen worden. Indien niet,
dan moet op het kasticket duidelijk vermeld worden waarvoor de uitgave
dient en waarom hij ten laste valt van de kerkraad. Het is misschien
gewenst een basisdocument te maken waarop het kasticket kan gekleefd worden
en waarop de redenen van de uitgave duidelijk wordt gemaakt (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 30, 1ste lid: Elke boeking gebeurt aan de hand van een gedateerd bewijsstuk, waarnaar ze
moet verwijzen, en vermeldt in voorkomend geval het inventarisnummer zoals
vermeld in de inventaris van de vorderingen en verplichtingen (ibidem, art. 33)).
Boekhouder
Naast deze kassierfunctie is de penningmeester echter ook nog
boekhouder en accountant. Het Decreet voorziet in een boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd worden. Het
systeem gaat terug naar de indeling die in andere overheidssystemen
gebruikelijk is (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.
31: De minister bepaalt de
minimumindeling van het algemene rekeningstelsel van het bestuur van de
eredienst. De ultieme verwijzing is de Gemeentewet, art. 239: (De Koning bepaalt de begrotingsvoorschriften, de financiële en de
boekhoudkundige voorschriften van de gemeenten, evenals deze betreffende de nadere regels voor de uitoefening van de
taken van hun rekenplichtigen (W.
27.05.1989 - art. 4 - B.S. 30.05.1989))).
Accountant
De penningmeester treedt als accountant op bij het opstellen
van het meerjarenplan, het ontwerpen van het jaarlijks budget en bij het
opstellen van de jaarrekening. Bij uittreding of vervanging stelt de
ontslagnemende of –krijgende penningmeester de eindrekening op. De
eindrekening is feitelijk een jaarrekening die opgesteld wordt op een ander
tijdstip dan het einde van het jaar (zie AR-Bh tot 05.09.2008,
Hfdst. II, art. 6 – 27).
De akten die worden neergelegd, worden ondertekend door de
voorzitter en de secretaris (zie Decreet, art. 15, 3de lid).
Einde van de functie
Een penningmeester moet bij overlijden of bij plotse
onmogelijkheid om de functie van penningmeester nog uit te oefenen,
vervangen worden. Dit is ook het geval wanneer hij tijdelijk (min of meer
langdurig) belet is (zie Decreet, art.15, 4de lid). Gelet op het principe dat de kerkraad
volheid van bevoegdheid heeft kan de kerkraad een waarnemend penningmeester
aanduiden uit de twee overige leden van de kerkraad, die geen bijzonder
mandaat hebben (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum
validatie 13/10/2005).
Vervanging
Aangezien de functie van penningmeester
voorbehouden is aan verkozen leden (zie Decreet, art. 12, 1ste
lid) komt de door het erkend
representatief orgaan aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn
vervanger niet in aanmerking. De aandacht wordt gevestigd op art. 12, 2de
lid van het Decreet waarin de cumul van de functies van voorzitter,
secretaris en penningmeester verboden wordt. De aangestelde
verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger stemt samen met de
voorzitter, de secretaris en de overige verkozen leden mee om de
penningmeester ad interim aan te stellen.
Een uittredende penningmeester voert de boekingen (ontvangsten
en uitgaven) uit tot aan de installatie van de nieuwe penningmeester die
vanaf dat ogenblik de boekingen zal verrichten. Daarnaast, en in uitvoering
van artikel 11 van de wet van 4 maart 1870, maakt de uittredende
penningmeester een eindrekening. Door het aanvaarden van de eindrekening
van de uittredende penningmeester eindigt zijn verantwoordelijkheid (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten; datum
validatie 13/10/2005).
Geen
borgstelling
Een penningmeester moet sinds de
inwerkingstelling van het decreet (01.01.2005) geen borg meer stellen. Bij
toepassing van artikel 10 van de wet van 4 maart 1870 op het tijdelijke der
erediensten waren de penningmeesters van de erkende besturen van de
eredienst verplicht een borg te stellen bij de Deposito- en Consignatiekas
als waarborg van hun beheer. Het decreet van 7 mei 2004 betreffende
de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten heft de
wet van 4 maart 1870 op (artikel 275 van dat decreet) en legt geen
borgstelling meer op.
Concreet betekent dit, dat vanaf 01 januari 2007, bij de
inwerkingtreding van het nieuwe financiële beheer, geen borgstelling meer
kan worden geëist van de penningmeesters die voor de eerste maal in functie
treden. Dat betekent echter ook dat de penningmeesters die al in functie
waren voor 01 januari 2007 en in functie bleven na die datum, recht hebben
op de teruggave van de gestorte borgtocht.
Artikel 55 van het decreet van 07 mei 2004 bepaalt dat de
eerste kwijting na de inwerkingtreding van het decreet geldt als kwijting
voor de voorgaande jaren. (zie Omzendbrief BB 2007/04 dd 08.06.2007).
Begrenzing
van het mandaat
De penningmeester is verantwoordelijk
voor zijn beheer maar kan slechts handelen binnen de grenzen die hem door
de kerkraad zijn opgelegd. Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil
zeggen hij moet aantonen dat de administratieve bescheiden, de akten en de
gevoerde boekhouding naar behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.
De normen en de regelen waaraan de
penningmeester moet voldoen, worden hierna opgesomd in verwijzing naar het
Besluit van de Vlaamse Regering, het algemeen reglement op de boekhouding
van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van
de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).
Te
volgen regels
45. De financiële rekeningen worden,
na de beslissing van het bestuursorgaan, op naam van het bestuur van de
eredienst door de penningmeester geopend en administratief beheerd.
46. Met uitzondering van de uitgaven met collectieve machtiging,
betaalt de penningmeester de uitgaven van het bestuur van de eredienst
binnen de perken van de door het bestuursorgaan vastgestelde kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na
goedkeuring van de te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.
De uitgaven met collectieve
machtiging, vermeld in het eerste lid,
zijn opeisbare schulden ten voordele van de personen, bepaald door de
minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden, bepaald door de
minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen van het bestuur
van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester. In die gevallen
gelden de budgetbeperkingen niet.
Telkens als de penningmeester
oordeelt dat de kredieten van het budget onvoldoende zullen zijn om de
geplande uitgaven te betalen, stelt hij het bestuursorgaan hiervan op de
hoogte en maakt hij een ontwerp van budgetwijziging of interne
kredietaanpassing op, naargelang van het geval.
47. De penningmeester maakt op het
einde van elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op,
waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met
de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de
eredienst.
48. De penningmeester is
verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde akten, boeken en andere
stukken.
Hij stelt het bestuursorgaan
onmiddellijk in kennis van diefstal of verlies van een of meerdere van die
stukken.
49. Enkel beleggingsvormen in euro
met volledige kapitaalsgarantie bij erkende instellingen zijn toegestaan.
Hiermee worden gelijkgesteld de beleggingsvormen in euro die door de
minister als voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende instellingen
worden die instellingen verstaan die erkend zijn in overeenstemming met de
wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de
kredietinstellingen.
De penningmeester kan beschikbare
kasvoorraad beleggen, op voorwaarde dat de werking van het bestuur van de
eredienst hierdoor niet in het gedrang komt. Die beleggingen moeten niet in
het budget worden opgenomen.
Met behoud van de toepassing van
artikel 2, derde lid, kunnen alle beleggingen op een termijn van langer dan
één jaar en de beleggingen op een kortere termijn die door het
bestuursorgaan gemotiveerd als een investeringsbelegging worden aangewezen,
enkel worden uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van het
bestuursorgaan en nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het
budget zijn ingeschreven.
50. De penningmeester kan slechts
toelagen verdisconteren, een thesaurievoorschot aanvaarden of een vast
termijnkrediet op ten hoogste één jaar aangaan nadat het bestuursorgaan
hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende beschikbare
kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot een
budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten
worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in
het budget.
Het bestuursorgaan kan de
penningmeester machtiging verlenen om tot een welbepaald bedrag
kaskredieten en renteloze thesaurievoorschotten op te nemen. In afwijking
van het eerste lid kan de penningmeester in dat geval binnen de grenzen van
dat bedrag en als er onvoldoende beschikbare kasvoorraad is, kaskredieten
en renteloze thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende beslissing
van het bestuursorgaan.
Voor thesaurievoorschotten en
kaskredieten mogen de investeringsgoederen niet worden bezwaard (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 46 t.e.m. 50).
|
