|
De taken van de secretaris zijn niet-limitatief opgesomd. In
het algemeen vallen zijn taken uiteen in administratieve taken zoals het
opstellen van de notulen van de vergaderingen en met het bewaren van het
archief; en in specifieke taken, zoals het tussenkomen samen met de
voorzitter bij spoedeisende maatregelen voor het behoud van de gebouwen van
de eredienst of van het privaat patrimonium (zie Decreet, art. 40).
Klaarblijkelijk schrijft de secretaris brieven, uitnodigingen,
e.d. al of niet in opdracht van de voorzitter of van de kerkraad. Of
verzendt hij akten of stukken naar decretaal bepaalde overheden.
De secretaris of zijn vervanger (zie Decreet, art. 15, 4de lid en art. 12, 2de
lid in verband met de cumul van functies) maakt de notulen van de vergaderingen op.
De notulen
Die notulen vermelden in chronologische volgorde alle
besproken onderwerpen en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten
een weergave van de genomen beslissingen en van de motieven die eraan ten
grondslag liggen. Ook de punten waarover geen besluit is genomen, worden
vermeld. Belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens
opgenomen.
Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid
verslag zijn waarin alle interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de
notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten die bepalend zijn voor de
geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.
Het betreft:
- de namen van de aanwezige leden voor het bepalen van het
aanwezigheidsquorum (zie Decreet, art. 19);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen
en stemmingen (verbodsbepalingen; zie Decreet, art. 20)
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is (verkiezing nieuwe leden; verkiezing bijzondere mandaten of
functies, zie Decreet, art. 7 en art. 12).
De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van de raad,
als eerste punt op de agenda, ter goedkeuring voorgelegd.
Administratief toezicht: kopie
van de notulen
In het kader van het administratief toezicht moet een
afschrift van de notulen gelijktijdig toegezonden worden aan de
provinciegouverneur, de gemeenteoverheid en het erkend representatief
orgaan. Aangezien de notulen moeten worden verstuurd binnen een termijn van
twintig dagen, die ingaat de dag na de vergadering, kan hiermee niet
gewacht worden tot de notulen op de volgende vergadering zijn goedgekeurd (zie Decreet, art. 57).
Dit afschrift van
de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris
die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het
bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad
(het bestuursorgaan). Zij doen dit in het kader van de bevoegdheden die hen
werden toegewezen bij artikel 15 van het
Decreet.
Dit betekent dat de voorzitter en de
secretaris zowel het afschrift van de ontwerpnotulen als de begeleidende
brief moeten ondertekenen.
Authenticiteit
Het ondertekenen
van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het bestuursorgaan) de
kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd, dit wil zeggen
rechtsgeldig gemaakt door het plaatsen van hun handtekening (zie Decreet, art.
23; Standpunt van de
permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006).
In het licht van die verzendingsplicht is een goede en
leesbare notulering, waarbij bijzondere aandacht gaat naar een deugdelijke
motivering, belangrijk (zie omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4).
Wijze van verzending
In de omzendbrieven BA-2005-01 en 02 wordt duidelijk gesteld
dat met het oog op de uitoefening van het algemeen administratief toezicht
een afschrift van de notulen van de vergadering van de raad en van het centraal
bestuur binnen de twintig dagen na de vergadering, aan de
provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend representatief
orgaan per post moet
worden gestuurd (omzendbrief onder I, 1.1.). (zie Decreet, art. 57; Standpunt
van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).
Dit standpunt kan gewijzigd worden.
In de aanpassing van het Decreet, is voorzien in art. 57/1 dat vanaf
01.01.2013 de Vlaamse Regering kan bepalen op welke manier er moet
gecommuniceerd worden (zie Decreet, art. 57/1).
De overdracht van gegevens met
moderne communicatiemiddelen blijft gevoelig. Het is vooral de bewaring van
de authenticiteit met de dubbele handtekening die moeilijkheden
veroorzaakt. Alhoewel een systeem van digitale handtekening in Europa bestaat
(zie Richtlijn
99/93/EG) zijn de authenticiteit, de integriteit, en de onweerlegbaarheid
nog altijd heikele punten.
De authenticiteit van de digitale handtekening wordt
onder andere bereikt door het afgeven van een individueel gegarandeerde
code, de geheime sleutel of password. De integriteit wordt bewaakt door een
bijzondere meegezonden code, de hash-waarde. De
onweerlegbaarheid is inherent aan het systeem en houdt in dat noch de
verzender, noch de ontvanger kan weerleggen dat hij/zij het bericht verzonden
of ontvangen heeft. De onweerlegbaarheid wordt op cryptische wijze bereikt.
Het is niet de gemeenteraad die kennis neemt
van de notulen, maar het college van burgemeester en schepenen dat in het
kader van het administratief toezicht kennis neemt van de notulen en
beslist over een eventueel optreden (zie Decreet, art. 58; Standpunt
van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).
Het archief
Het bewaren van het archief roept vraagtekens op. Hoe lang
moet het archief, dat onder andere bestaat uit de notulen van de
vergaderingen, de akten en stukken die moeten bijgehouden en neergelegd
worden, alsook de inventarislijsten van de roerende en onroerende
kerkgoederen, bewaard worden (zie Decreet, art. 35)? De algemeen wettelijke
bewaringstermijn is 30 jaar.
Met kerkarchieven bedoelt men in feite drie archiefbestanden die men
in een doorsnee parochie kan aantreffen: het historische archief van vóór
1801, het historisch archief vanaf 1801, en het parochiale en pastoraal
archief.
De archiefstukken van de parochiekerken die dateren van voor 1801
werden bij de annexatie van ons land door Frankrijk op 1 oktober 1795,
samen met alle andere kerkgoederen, staatsbezit. Dit had tot gevolg dat die
archieven samen met andere kerkelijke goederen werden verspreid of
verkocht, ofwel bewaard werden in het gemeentearchief of het rijksarchief,
ofwel verborgen werden om te ontsnappen aan de in beslagname en naderhand
(na 1801) terug bij het archief van de kerkfabriek werden gevoegd.
In het keizerlijk decreet van Napoleon van 30 december 1809 werd de
hele organisatorische uitbouw van de kerkfabrieken geregeld, inclusief het
archief van de kerkfabriek. Dit decreet is thans
vervangen door het decreet van 7 mei 2004. In dit nieuwe decreet is de
secretaris van de kerkraad eveneens belast met het bewaren van het archief (zie Decreet,
art. 13).
De archiefstukken sinds 1801 die betrekking hebben op het parochiale
leven en op de pastorale activiteiten van de pastoor en zijn medewerkers
vallen buiten de bepalingen van de wetgeving op de kerkfabrieken.
Zolang de Vlaamse regering geen nieuwe archiefwetgeving of nieuw
archiefbeheer heeft uitgebouwd, blijft de bestaande toestand van kracht, in
het bijzonder de archiefwet van 1955 en de richtlijnen en aanbevelingen van
het Algemeen Rijksarchief van 1997. In 2009 werd deze archiefwet gewijzigd,
vooral wat de termijnen van overbrenging en inzicht betreft.
De boekhoudkundige stukken moeten 10 jaar bewaard worden, te
rekenen vanaf de 1ste januari van het jaar dat volgt op het
laatste stuk (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 54).
|
