|
Hoe notulen
bewaren?
De
secretaris, of zijn vervanger bij belet (zie
Decreet, art. 15, 4de lid) stelt de notulen op en bewaart ze. De notulen
moeten chronologisch gebundeld worden, dit wil zeggen op permanente wijze
in een boek of schrift bevestigd worden.
Op het huidig
ogenblik en rekening houdende met computertoestanden en printerafdrukken,
wordt het origineel van de notulen na ondertekening door de voorzitter en
secretaris (infra) het best in een boek of schrift ingekleefd, opdat de
notulen niet zonder beschadiging uit het notulenboek zou kunnen verwijderd
worden.
Chronologie
De notulen
vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en het
gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de genomen
beslissingen en van de motieven die eraan ten grondslag liggen. Ook de
punten waarover geen besluit is genomen, worden vermeld. Belangrijke
overwegingen en nuttige opmerkingen worden eveneens opgenomen.
Geen verslag,
wel een samenvatting
Het is dus
niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zijn waarin alle
interpellaties worden genoteerd. Wel moet uit de notulen blijken dat aan
een aantal vormvereisten die bepalend zijn voor de geldigheid van de
vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.
Het betreft:
- de namen
van de aanwezige leden (quorum);
- de naam van de voorzitter en secretaris of hun plaatsvervanger;
- de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen
en stemmingen (verbodsbepalingen);
- de uitslag van de stemming;
- het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.
Goedkeuring
van de notulen
De notulen
worden in de eerstvolgende vergadering van de raad, als eerste punt op de
agenda, ter goedkeuring voorgelegd (zie
Omzendbrief BA-2005/01 dd 25.02.2005, littera B, punt 1.4).
Communicatieplicht
Een afschrift
van de ontwerpnotulen moeten binnen de twintig dagen na de vergadering
worden gestuurd aan de toezichthoudende overheid (zie Decreet, art. 57). Rekening
houdende met Decreet, art. 57/1, zal aan
deze verplichting eventueel kunnen voldaan worden op elektronische wijze.
Authenticiteit
Dit afschrift
van de ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de
secretaris die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat uitgaat van de vergadering van de raad (het
bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad
(het bestuursorgaan).
Zij doen dit
in het kader van de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15
van het Decreet.
Dit betekent
dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de
ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen.
Het
ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het
bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd
(Standpunt van de permanente werkgroep
erediensten; datum validatie 22/6/2006).
Bewaring en
archivering
De bewaring
van de notulen en het bijhouden van het archief zijn aan regels
onderworpen. Het zou te ver leiden om deze in extenso te behandelen. Zie
echter Decreet, art. 13, tekstuitleg.
Vervanging secretaris
Indien de secretaris
afwezig is, wordt hij vervangen door het jongste lid van de kerkraad (zie Decreet, art.
15). Bij deze
vervanging moet rekening gehouden worden dat het vervangend lid geen
bijzonder mandaat reeds uitoefent (zie Decreet, art.
12).
|
