|
Verzending
notulen
Met het oog op de uitoefening van het algemeen
administratief toezicht moet een afschrift van de notulen van de vergadering
van de raad en van het centraal bestuur binnen twintig dagen na de
vergadering, aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur en het erkend
representatief orgaan per post worden gestuurd (zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera
I, pt. 1.1).
Het toezenden van de notulen per moderne
mediumdrager (mail, SMS, enz. ) is niet toegelaten (Standpunt van de permanente werkgroep erediensten;
datum validatie 13/10/2005). Zie nu echter artikel 57/1
en de publicatie van een vernieuwd standpunt dd 01.07.2016.
Moderne
gegevensdrager
Deze tot 10.07.2016 aangehouden houding van de Vlaamse Overheid
is gewijzigd. Daartoe werd een nieuw artikel
57/1 in het Decreet ingevoegd, die de
mogelijkheid voorziet om ‘moderne’ gegevensdragers te gebruiken (zie Memorie van toelichting
van 14.09.2011, art. 31).
Besluit
van de Vlaamse Regering in verband met de communicatie met de overheden
De Vlaamse Regering heeft met haar Besluit
van 13.05.2016, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 01.07.2016, met
inwerkingtreding op 11.07.2016 de communicatiemogelijkheden met de
overheden bepaald.
In artikel 2 van het besluit worden de
communicatievormen opgesomd en wordt een keuzemogelijkheid aan het
kerkbestuur geboden.
In artikel 3 worden voorwaarden
opgesomd waaraan een digitaal systeem van gegevensoverdracht moet voldoen. Punten
1° tot en met 3° bepalen de integriteit van het systeem, punt 4° handelt
over de raadpleging en / of de bewaring
van de gegevens. Punt 5° ten slotte legt een meldingsplicht op ten behoeve
van de correspondent waaraan een nieuw digitaal document wordt toegestuurd.
Gelijktijdige
verzending van de notulen
De bijzondere aandacht wordt gevestigd op de
decretale verplichting de notulen tegelijkertijd aan het college en de
provinciegouverneur te sturen. Door het gelijktijdig versturen van de
notulen wordt vermeden dat de toezichttermijnen van het college of de
provinciegouverneur op een verschillend ogenblik een aanvang nemen (zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera
I, pt. 1.1).
Geen
vervaltermijn
De termijn van 20 dagen is
geen termijn van verval. Er is hieraan bijgevolg geen sanctie verbonden.
Bij de aktering kan hierover door de toezichthoudende overheid een
opmerking worden gemaakt. Een snelle toezending is belangrijk omdat
daardoor de termijn voor administratief toezicht begint te lopen en de
beslissingen opgenomen in de notulen, aldus sneller rechtszekerheid
verkrijgen (Standpunt van de permanente
werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).
Notulen, geen verslag
De notulen zijn geen
uitgebreid verslag van alle interpellaties. Uit de notulen moet blijken dat
aan een aantal die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of
van de genomen besluiten, is voldaan.
Het betreft:
1° de namen van de aanwezige leden (quorum),
2° de naam van de voorzitter en de secretaris of hun plaatsvervanger,
3° de namen van de personen die niet deelnemen aan bepaalde beraadslagingen
en stemmingen (verbodsbepalingen),
4° de uitslag van de stemming en
5° het geheim karakter van de stemming als dit wettelijk verplicht is.
Kennisgeving
De ontwerpnotulen geven een
overzicht van de besluitvorming tijdens de vergadering van de kerkraad (zie Omzendbrief BA 2005/01 dd 25.02.2005, Littera
A, 1.4.). Zij zouden de
toezichthoudende overheid in staat moeten stellen om een eerste beoordeling
te maken over de wettelijkheid en regelmatigheid van de getroffen
beslissingen. Ook voor de aanvang van de termijnen is het insturen van de
notulen van groot belang.
Zowel de toezichthoudende
overheid als de kerkbesturen hebben er belang bij dat de onzekerheid
betreffende de genomen beslissingen zo vlug mogelijk wordt beëindigd.
Vandaar dat niet kan worden gewacht op de goedkeuring van de notulen, die
in de volgende zitting gebeurt.
Indien wenselijk en technisch
mogelijk, kunnen de notulen 'staande de zitting' worden opgemaakt en
goedgekeurd. Dit wil zeggen dat de notulen tijdens de vergadering in een
definitieve versie onmiddellijk worden opgesteld en op het einde van de
vergadering door de Voorzitter en Secretaris als dusdanig worden
ondertekend. Deze notulen waaraan door de handtekeningen authenticiteit werd
gegeven, kunnen dan onmiddellijk naar de bevoegde burgerlijke en religieuze
overheden worden toegestuurd (zie Decreet, art. 57 in fine) voor een eerste toetsing aangaande de
wettelijkheid en de regelmatigheid van de genomen beslissingen (zie voorgaande alinea).
Uitvoerbaarheid van de besluiten
Naar analogie met de gemeente-
en OCMW-raden, zijn de beslissingen van de kerkraad, los van de goedkeuring
van de notulen, onmiddellijk uitvoerbaar (Standpunt
van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 13/10/2005).
Handtekeningen
Dit afschrift van de
ontwerpnotulen moet ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris
die door hun handtekening bevestigen dat
1° het een document is dat
uitgaat van de vergadering van de raad (het bestuursorgaan) en
2° het een weergave is van de bespreking en besluitvorming door de raad
(het bestuursorgaan).
Zij doen dit in het kader van
de bevoegdheden die hen werden toegewezen bij artikel 15 van het Decreet.
Dit betekent dat de voorzitter en de secretaris zowel het afschrift van de
ontwerpnotulen als de begeleidende brief moeten ondertekenen. Het
ondertekenen van de notulen, na de goedkeuring ervan door (het
bestuursorgaan) de kerkraad, betekent dat de notulen worden geauthenticeerd
(zie Decreet, art. 23; Standpunt van de permanente
werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006).
Hoofdgemeente
De notulen moeten enkel worden
toegestuurd aan de gemeente waarop de hoofdkerk van de parochie is
gevestigd (Standpunt van de permanente werkgroep
erediensten; datum validatie 13/10/2005).
Maar de hoofdgemeente heeft er belang bij dat een kopie aan de bijgemeenten
wordt toegestuurd, om de medeverantwoordelijkheid van de bijgemeenten te
vrijwaren (vergelijk met Decreet, art.
52/1, § 3).
|
