|
Penningmeester
De taken van en de
opdrachten van de penningmeester zijn uitdrukkelijk in het Decreet vermeld (zie Decreet, art. 14 en art. 36) en worden nader
omschreven in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende het algemeen
reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en
van de centrale besturen van de erkende erediensten (Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).
Vernieuwing
kerkraad
Bij elke gedeeltelijke vernieuwing van de
kerkraad (zie Decreet, art. 6) verkiest de
kerkraad onder de aangestelde of verkozen leden en bij geheime en
afzonderlijke stemmingen, een penningmeester. Hij / Zij wordt verkozen met
een volstrekte meerderheid van stemmen.
De mandaten van voorzitter, secretaris en
penningmeester kunnen niet gecumuleerd worden.
Toepassing
artikel 12 van het Decreet
Einde bijzonder mandaat
Enerzijds komt aan de
functie van voorzitter, secretaris en penningmeester een einde bij de
driejaarlijkse gedeeltelijke vernieuwing van de kerkraad (zie Decreet, art. 6).
Anderzijds komt de
functie ook vacant indien de voorzitter, de secretaris of de penningmeester
ofwel zijn functie, ofwel zijn mandaat ter beschikking stelt. Een nieuwe
voorzitter, secretaris of penningmeester moet dan gekozen worden nadat de
kerkraad in al zijn leden (5 + 1) hersamengesteld is.
Toepassing
artikel 12 van het Decreet
Einde bijzonder mandaat na fusie van parochies
Het mandaat eindigt ook
bij de fusie van parochies. Bij de fusie van parochies wordt een einde
gesteld aan alle mandaten van al de kerkraden die in de fusie betrokken
zijn.
De penningmeesters
moeten hun eindrekening opstellen bij het einde van hun mandaat.
Toepassing
artikel 4/4 en 4/11 van het Decreet
Taken
De penningmeester heeft in het bijzonder de
volgende taken:
1° het innen van de gelden die toekomen aan de
kerkfabriek en het betalen van de uitgaven;
2° het bijhouden van de boekhouding;
3° het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan;
4° het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget;
5° het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening.
De taken
van de penningmeester concentreren zich rond het financieel beheer van de
kerkraad. Deze taken zijn in hoofdzaak bepaald, maar de individuele
werkzaamheden zijn niet-limitatief opgesomd.
De
penningmeester is te gelijkertijd kassier, boekhouder en accountant van de
kerkraad.
Als kassier int hij de gelden die verschuldigd
zijn aan de kerkraad en betaalt hij de uitgaven. Naast
deze kassierfunctie is de penningmeester echter ook nog boekhouder. Het
Decreet voorziet in een boekhoudkundig systeem dat moet gerespecteerd
worden.
De penningmeester treedt als
accountant op bij het opstellen van een ontwerp van meerjarenplan, het
ontwerpen van het jaarlijks budget en het opstellen van de jaarrekening en
van de eindrekening bij zijn uittreding of bij zijn ontslag.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
Vervanging
Een
penningmeester moet bij overlijden of bij plotse onmogelijkheid om de
functie van penningmeester nog uit te oefenen, vervangen worden. Dit is ook
het geval wanneer hij tijdelijk (min of meer langdurig) belet is.
Gelet op het principe
dat de kerkraad volheid van bevoegdheid heeft kan de kerkraad een
waarnemend penningmeester aanduiden uit de twee overige leden van de
kerkraad die geen bijzonder mandaat hebben.
Aangezien de functie
van penningmeester voorbehouden is aan verkozen leden (zie Decreet, art. 12, 1ste lid) komt de door het erkend representatief orgaan aangestelde
verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger niet in
aanmerking.
Cumul
De aandacht wordt
gevestigd op art. 12, 2de lid van het Decreet waarin de cumul
van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester verboden
wordt. De aangestelde verantwoordelijke van de parochie of zijn vervanger
stemt samen met de voorzitter, de secretaris en de overige verkozen leden
mee om de penningmeester ad interim aan te stellen.
Toepassing
artikel 12 van het Decreet
Borg
Een penningmeester moet
sinds de inwerkingstelling van het decreet geen borg meer stellen. Krachtens artikel 10 van de wet van 4 maart 1870 op het
tijdelijke der erediensten waren de penningmeesters van de erkende besturen
van de eredienst verplicht een borg te stellen bij de Deposito- en
Consignatiekas als waarborg van hun beheer.
Het decreet
van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de
erkende erediensten, artikel 275 heft de wet van 4 maart 1870 op en legt
geen borgstelling meer op.
Concreet
betekent dit, dat vanaf 01 januari 2007, bij de inwerkingtreding van het
nieuwe financiële beheer, geen borgstelling meer kan worden geëist van de
penningmeesters die voor de eerste maal in functie treden. Dat betekent
echter ook dat de penningmeesters die al in functie waren voor 01 januari
2007 en in functie bleven na die datum, recht hebben op de teruggave van de
gestorte borgtocht.
Toepassing artikel
275 van het Decreet
Kwijting
Door het aanvaarden van
de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn
verantwoordelijkheid.
Toepassing
artikel 55 van het Decreet
Handelingsbevoegdheid
De penningmeester kan
slechts handelen binnen de grenzen die hem door de kerkraad zijn opgelegd.
Daarenboven moet hij rekenschap geven, dit wil zeggen hij moet aantonen dat
de administratieve bescheiden, de akten en de gevoerde boekhouding naar
behoren werden opgesteld, bewaard en bijgehouden.
De normen en de regelen
waaraan de penningmeester moet voldoen, zijn opgesomd in het Besluit van de
Vlaamse Regering houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de
besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de
erkende erediensten, art. 45 t.e.m. 50
(Gecoördineerde versie tot 05 september 2008).
45. De financiële rekeningen worden, na de
beslissing van het bestuursorgaan, op naam van het bestuur van de eredienst
door de penningmeester geopend en administratief beheerd.
46. Met uitzondering van de uitgaven met
collectieve machtiging, betaalt de penningmeester de uitgaven van het
bestuur van de eredienst binnen de perken van de door het bestuursorgaan
vastgestelde kredieten, conform de bepalingen van artikel 2 en 3, en na
goedkeuring van de te betalen bedragen door de voorzitter en de secretaris.
De uitgaven met collectieve machtiging, vermeld
in het eerste lid, zijn opeisbare schulden ten voordele van de personen,
bepaald door de minister, en in de gevallen en onder de voorwaarden,
bepaald door de minister, die in mindering worden gebracht op de rekeningen
van het bestuur van de eredienst zonder tussenkomst van de penningmeester.
In die gevallen gelden de budgetbeperkingen niet.
Telkens als de penningmeester oordeelt dat de
kredieten van het budget onvoldoende zullen zijn om de geplande uitgaven te
betalen, stelt hij het bestuursorgaan hiervan op de hoogte en maakt hij een
ontwerp van budgetwijziging of interne kredietaanpassing op, naargelang van
het geval.
47. De penningmeester maakt op het einde van
elk financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op, waaruit
moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi
van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst.
48. De penningmeester is verantwoordelijk voor
de aan hem toevertrouwde akten, boeken en andere stukken.
Hij stelt het bestuursorgaan onmiddellijk in
kennis van diefstal of verlies van een of meerdere van die stukken.
49. Enkel beleggingsvormen in euro met volledige
kapitaalsgarantie bij erkende instellingen zijn toegestaan. Hiermee worden
gelijkgesteld de beleggingsvormen in euro die door de minister als
voldoende veilig zijn erkend. Onder erkende instellingen worden die
instellingen verstaan die erkend zijn in overeenstemming met de wet van 22
maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen.
De penningmeester kan beschikbare kasvoorraad
beleggen, op voorwaarde dat de werking van het bestuur van de eredienst
hierdoor niet in het gedrang komt. Die beleggingen moeten niet in het
budget worden opgenomen.
Met behoud van de toepassing van artikel 2,
derde lid, kunnen alle beleggingen op een termijn van langer dan één jaar
en de beleggingen op een kortere termijn die door het bestuursorgaan
gemotiveerd als een investeringsbelegging worden aangewezen, enkel worden
uitgevoerd door de penningmeester na beslissing van het bestuursorgaan en
nadat de nodige kredieten in het meerjarenplan en het budget zijn
ingeschreven.
50. De penningmeester kan slechts toelagen
verdisconteren, een thesaurievoorschot aanvaarden of een vast
termijnkrediet op ten hoogste één jaar aangaan nadat het bestuursorgaan
hiertoe een beslissing heeft genomen en als er onvoldoende beschikbare
kasvoorraad is. Die beslissing hoeft geen aanleiding te geven tot een
budgetwijziging. Voor de terugbetaling ervan moeten wel de nodige kredieten
worden gebudgetteerd en op dat ogenblik wordt ook de ontvangst opgenomen in
het budget.
Het bestuursorgaan kan de penningmeester
machtiging verlenen om tot een welbepaald bedrag kaskredieten en renteloze
thesaurievoorschotten op te nemen. In afwijking van het eerste lid kan de
penningmeester in dat geval binnen de grenzen van dat bedrag en als er
onvoldoende beschikbare kasvoorraad is, kaskredieten en renteloze
thesaurievoorschotten opnemen zonder aanvullende beslissing van het
bestuursorgaan.
Voor thesaurievoorschotten en kaskredieten
mogen de investeringsgoederen niet worden bezwaard.
Toepassing artikel 14 van het Decreet
Schenkingen
De schenkingen bij akte onder levenden worden
altijd voorlopig aanvaard door de penningmeester overeenkomstig de
bepalingen van de wet van 12 juli 1931.
Om het onderzoek naar de titel van
overdracht te kunnen doen, wordt de schenking onder levenden eerst
voorlopig aanvaard door de penningmeester.
Toepassing artikel 36 van het Decreet
Vorderingen
De vorderingen worden vastgesteld door de
voorzitter en de secretaris en worden door de penningmeester onmiddellijk,
doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de
inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel
boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al
ontvangen bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval
op 31 december worden alle ontvangsten, evenals de oninbaar verklaarde
bedragen die betrekking hebben op een van die vorderingen in dat deel van
de inventaris opgenomen, zodat de openstaande vorderingen kunnen worden
afgelezen.
Toepassing artikel 51 van het Decreet
Schulden
De schulden worden door de penningmeester
onmiddellijk, doorlopend genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel
van de inventaris, met vermelding van de datum van het stuk, het financieel
boekjaar en het bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al
betaalde bedrag en het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval
op 31 december worden alle betalingen van schulden in dat deel van de
inventaris opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.
Toepassing artikel 52 van het Decreet
Jaarrekening
De jaarrekening wordt door de kerkfabriek
opgesteld na het afsluiten van het boekjaar en omvat de gegevens van het
vorige boekjaar (zie Jaarrekening). Maar het
ontwerp van de jaarrekening wordt in uitvoering van artikel 14, 3° van het
Decreet door de penningmeester opgesteld.
De penningmeester maakt op het einde van elk
financieel boekjaar een door hem ondertekend bewijsstuk op (de
kastoestand), waaruit moet blijken dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen
met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van
de eredienst.
Toepassing artikel 54 van het Decreet
Kwijting
Nadat de rekening is
goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens
de eerstvolgende vergadering. De procedure voor het niet-verlenen
van kwijting wordt geregeld in artikel 55, §3, van het Eredienstendecreet.
Daar wordt ook bepaald hoe het bestuur tekorten moet terugvorderen van de
penningmeester.
Door de kwijting kan
de penningmeester niet meer in gebreke worden gesteld voor de wijze van het voeren van de boekhouding en voor de eventueel nadien
vastgestelde tekorten. Indien de penningmeester echter de kerkraad (en de
toezichthoudende overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn verantwoordelijkheid
opnieuw in het gedrang.
Kwijting voorgaande
boekjaren
Artikel 55
van het decreet van 07 mei 2004 bepaalt dat de eerste kwijting na de
inwerkingtreding van het decreet geldt als kwijting voor de voorgaande
jaren.
Toepassing artikel
55 van het Decreet
Goedgekeurde
jaarrekening en Kwijting
De gouverneur keurt de rekening goed binnen een
termijn van tweehonderd dagen nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij
stelt daarbij de bedragen vast. Als er binnen die termijn van tweehonderd
dagen geen besluit wordt verstuurd naar het centraal bestuur, wordt de
rekening automatisch als goedgekeurd beschouwd. De gouverneur deelt zijn
beslissing ook mee aan het gemeente- of provinciebestuur, het bestuur van
de eredienst, de penningmeester en het erkend representatief orgaan.
Nadat de rekening is goedgekeurd, verleent het
bestuursorgaan de penningmeester kwijting tijdens de eerstvolgende
vergadering.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Afgekeurde
jaarrekening en Gebrek aan kwijting
Het niet-verlenen van
kwijting aan de penningmeester kan alleen bij gemotiveerd besluit. De
penningmeester en de provinciegouverneur worden zonder verwijl en
gelijktijdig van deze beslissing in kennis gesteld.
Indien de
jaarrekening niet wordt goedgekeurd en er bijgevolg geen kwijting wordt
verleend aan de penningmeester, dan moet de kerkraad het vastgestelde
tekort terugvorderen van de penningmeester.
Dit gebeurt
in 2 fasen, namelijk een ingebrekestelling wordt aan de penningmeester
toegestuurd en het tekort wordt mits betaling vóór een bepaalde datum
effectief teruggevorderd. De provinciegouverneur wordt van de gevolgde
procedure eveneens ingelicht.
De kerkraad
stuurt een aangetekend schrijven aan de penningmeester op. Het tekort wordt
uitdrukkelijk vermeld, evenals een zinsnede die de terugbetaling van de
gelden binnen een bepaalde termijn (meestal 1 maand) vastlegt.
Indien de
penningmeester de gelden binnen deze termijn terugbetaalt, dan verleent de
kerkraad kwijting. Deze terugbetaling wordt aan de toezichthoudende
overheid meegedeeld.
Eindrekening en kwijting
Door het aanvaarden van
de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn
verantwoordelijkheid.
Toepassing
artikel 56 van het Decreet
Vergoeding
Traditioneel
werd aan de penningmeester een vergoeding betaald. Naar luid van een
ingenomen standpunt van de permanente werkgroep erediensten oefenen de
leden van de lokale raden en de centrale kerkbesturen hun taak onbezoldigd
uit. Het staat deze raden vrij om toch een vergoeding te betalen aan de
aangestelde expert (Standpunt
van de permanente werkgroep erediensten; datum validatie 22/6/2006).
Het
terugeisen van de gelden is het logische gevolg van het betalen van een
vergoeding aan de penningmeester. Hoewel hij geen borg meer moet stellen
voor eventuele tekorten, blijft hij financieel verantwoordelijk voor zijn
opdracht. De positieve waardering, namelijk de vergoeding, moet de
penningmeester toelaten om de negatieve gevolgen van zijn beheer te kunnen
financieren om de meestal kleine kastekorten aan te zuiveren.
Sedert het invoeren van het Decreet (01.01.2005) moet de kerkraad
een besluit nemen. In dit besluit moet worden bepaald, dat :
1.
De
penningmeester aanspraak kan maken op een vergoeding als vergelding voor
zijn prestaties en voor het risico op een eventueel tekort bij het beheer
van de financiële middelen van de kerkfabriek;
2.
De
grootheid van de vergoeding moet worden vastgesteld.
Traditioneel wordt de vergoeding bepaald op maximum 5 % van de gewone
ontvangsten na aftrek van de gewone gemeentelijke toelage en van de
orderverrichtingen RSZ en bedrijfsvoorheffing.
Er kan ook bepaald worden dat een maximumbedrag niet mag
overschreden worden, bv. 500,00. Dit maximumbedrag kan mits een nieuw besluit
gewijzigd worden.
3.
De
penningmeester slechts de vergoeding zal ontvangen onder aftrek van de som
van de tekorten die in de financiële middelen van de kerkfabriek werden
vastgesteld indien de som van de tekorten kleiner is dan de te betalen
vergoeding, of mits terugbetaling van het saldo van de vastgestelde
tekorten indien de som van de tekorten groter is dan te betalen vergoeding;
4.
De
penningmeester slechts recht heeft op vergoeding op basis van zijn
opgestelde en goedgekeurde jaar- of eindrekening;
Deze laatste bepaling moet het mogelijk maken dat de penningmeester
(of zijn rechtverkrijgenden bij zijn overlijden) bij zijn ontslag op een
ander tijdstip dan het einde van het werkjaar wordt vergoed.
5.
De
vergoeding slechts zal uitbetaald worden nŕ het
verlopen werkjaar en nŕ de aanvaarding van de
jaar- of eindrekening door de toezichthoudende overheid.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Fraude en Bedrog
Door de kwijting kan de
penningmeester niet meer in gebreke worden gesteld voor de wijze van het voeren
van de boekhouding en voor de eventueel nadien vastgestelde tekorten.
Indien de penningmeester echter de kerkraad (en de toezichthoudende
overheid) zou misleid hebben, dan komt zijn verantwoordelijkheid opnieuw in
het gedrang.
Toepassing artikel 55 van het Decreet
Eindrekening
Een
uittredende penningmeester voert de boekingen (ontvangsten en uitgaven) uit
tot aan de installatie van de nieuwe penningmeester die vanaf dat ogenblik
de boekingen zal verrichten. Daarnaast, en in uitvoering van artikel 11 van
de wet van 4 maart 1870, maakt de uittredende penningmeester een
eindrekening.
Toepassing
artikel 14 van het Decreet
De eindrekening heeft dezelfde vorm en inhoud als de
jaarrekening, met dien verstande dat het document enkel de gegevens tot en met
de dag van het beëindigen van het beheer van de penningmeester bevat.
Als de functie van penningmeester eindigt, door zijn ontslag
of eventueel overlijden, moet er een eindrekening opgesteld worden van zijn
beheer binnen twee maanden (zie Decreet, art. 56, 1ste
lid). Als het mandaat van de penningmeester ten einde loopt en hij
wordt herkozen, eindigt de functie niet en hoeft er dus geen eindrekening
te worden opgesteld.
Normaal maakt de penningmeester zelf zijn eindrekening op,
maar als hij daartoe niet meer in staat is, valt die verplichting ten laste
van zijn rechtverkrijgenden. De eindrekening wordt niet noodzakelijk
afgesloten op 31 december, maar wel op de dag waarop het beheer door de
penningmeester eindigt.
Het bestuur van de eredienst neemt kennis van de eindrekening
en daarna volgt het document dezelfde procedure als een gewone
jaarrekening.
De rechtverkrijgenden, dit zijn ondermeer de verantwoordelijke
familieleden of de erfgenamen, zijn aldus verplicht om de bewerkingen over
te nemen. Dit is eerder een rechtsgevolg, dan een feitelijke mogelijkheid.
Het is weinig waarschijnlijk dat een familielid of een erfgenaam van de
stellen boekhoudkundige bewerkingen en accountantshandelingen op de hoogte
zal zijn.
Als een penningmeester ontslag neemt, zal het veelal het
gemakkelijkste zijn om de eindrekening te laten samenvallen met een
jaarrekening, door de nieuwe penningmeester op 1 januari in functie te
laten treden. In dat geval kan één document tegelijk dienst doen als
jaarrekening en als eindrekening. Om hierover geen misverstanden te laten
bestaan, moet die dubbele functie van dat document duidelijk worden
aangegeven.
De eindrekening wordt aan de gouverneur als toezichthoudende
overheid toegestuurd.
Door het aanvaarden van
de eindrekening van de uittredende penningmeester eindigt zijn
verantwoordelijkheid.
Toepassing
artikel 56 van het Decreet
Budget
In uitvoering van artikel 14, 4° bereidt de penningmeester het
jaarlijks budget voor en maakt een ontwerp.
De kerkraden stellen jaarlijks een budget op en
bezorgen dat vóór 30 juni, dit wil zeggen ten laatste op 29 juni, aan het
centraal bestuur. De basis voor het budget is het goedgekeurde
meerjarenplan (zie Budget).
Toepassing artikel 46 van het Decreet
|
