|
Akten,
Stukken, Briefwisseling
Het bewaren van het archief roept vraagtekens op.
Hoe lang moet het archief, dat onder andere bestaat uit de notulen van de
vergaderingen, de akten en stukken die moeten bijgehouden en neergelegd
worden, alsook de inventarislijsten van de roerende en onroerende
kerkgoederen, bewaard worden (zie Decreet, art. 35)?
De algemeen wettelijke bewaringstermijn is 30
jaar.
Kerkarchieven
Met kerkarchieven bedoelt men in feite drie
archiefbestanden die men in een doorsnee parochie kan aantreffen: het
historische archief van vóór 1801, het historisch archief vanaf 1801, en
het parochiale en pastoraal archief.
De archiefstukken van de parochiekerken die
dateren van voor 1801 werden bij de annexatie van ons land door Frankrijk
op 1 oktober 1795, samen met alle andere kerkgoederen, staatsbezit. Dit had
tot gevolg dat die archieven samen met andere kerkelijke goederen werden
verspreid of verkocht, ofwel bewaard werden in het gemeentearchief of het
rijksarchief, ofwel verborgen werden om te ontsnappen aan de in beslagname
en naderhand (na 1801) terug bij het archief van de kerkfabriek werden
gevoegd.
In het keizerlijk decreet van Napoleon van 30
december 1809 werd de hele organisatorische uitbouw van de kerkfabrieken
geregeld, inclusief het archief van de kerkfabriek. Dit keizerlijk decreet
is thans vervangen door het decreet van 7 mei 2004, door het decreet
inhoudende de schrapping van de leeftijdsbeperking van 20 januari 2006 en
door de vernieuwing van het Decreet van 06 juli 2012. In het decreet is de
secretaris van de kerkraad eveneens belast met het bewaren van het archief (zie Decreet, art. 13).
De archiefstukken sinds 1801 die betrekking hebben
op het parochiale leven en op de pastorale activiteiten van de pastoor en
zijn medewerkers vallen buiten de bepalingen van de wetgeving op de
kerkfabrieken.
Zolang de Vlaamse regering geen nieuwe
archiefwetgeving of nieuw archiefbeheer heeft uitgebouwd, blijft de
bestaande toestand van kracht, met name de archiefwet van 1955 en de
richtlijnen en aanbevelingen van het Algemeen Rijksarchief van 1997.
Boekhouding
De
boekhoudkundige stukken moeten 7 jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de 1ste
januari van het jaar dat volgt op het laatste stuk, namelijk dezelfde
bewaartermijn die geldt voor de federale BTW-wetgeving.
Toepassing van de
wet van 8 JUNI 2008. - Wet houdende diverse bepalingen, Titel VI. -
Economie en zelfstandigen, Hoofdstuk IV, Bepalingen tot wijziging van de wet
van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de
ondernemingen, art. 55
Sociale documenten
Sommige kerkfabrieken hebben personeelsleden. In
het algemeen moeten sociale documenten vijf jaar lang bewaard worden. Het
begin van de bewaarperiode verschilt echter naar gelang de natuur van het
document. De plaats van bewaring is dezelfde voor alle documenten: ofwel
het adres waaronder de kerkfabriek als
werkgever ingeschreven is voor de RSZ.
Toepassing
van artikel 5 , § 2 van het koninklijk besluit dd 29/03/2002 onder
andere i.v.m. het bewaren van
sociale documenten
Taak van de Secretaris
De
secretaris van de kerkfabriek bewaart het archief.
Toepassing van
artikel 13 van het Decreet en AR-Bh tot 05.09.2008, art. 54
Erkenningsdecreet
Tijdens
de wachtperiode zorgt het voorlopig bestuursorgaan voor het archief.
Toepassing van E.Art
12, 4°
|
