|
Krachtlijnen van de
omzendbrief 2013/01 van 01.03.2013 in verband met de boekhouding.
Deze omzendbrief vervangt de omzendbrieven
BB-2007/01 van 12 januari 2007 en BB-2008/06 van 18 juli 2008.
1. Uitgangspunten
A. In het eredienstendecreet van
07.02.2004 staat het overleg centraal. Het overleg wordt gevoerd tussen het
CKB en de gemeentelijke overheid die tussenkomst in de tekorten van de
eredienst. Maar deze afspraken zijn niet afdwingbaar bij de kerkraden.
Het meerjarenplan van de kerkfabriek is het financieel
exponent van deze afspraken. Uit het meerjarenplan wordt het jaarlijks
budget nodig voor de werking van de kerkfabrieken gedistilleerd. De
gemeente kan ze slechts aanvaarden of afwijzen.
B. Vanaf 01.01.2013, na de
wijziging van het Decreet dd 06.07.2012, wordt de coördinerende rol van het
CKB benadrukt. Het CKB maakt nu bindende afspraken die door alle kerkraden
moeten gevolgd worden, maar er bestaat een beroepsmogelijkheid bij de
gouverneur.
Tevens kan de gemeente wijzigingen aan de meerjarenplannen
aanbrengen om ze meer in overeenstemming te brengen met de voorheen
gemaakte afspraken.
C. Daarenboven wordt er nadruk
gelegd op toezichtprocedures: de gemeente aanvaardt het meerjarenplan als
het meerjarenplan in overeenstemming is met de gemaakte afspraken; de
gemeente past het meerjarenplan aan wanneer het niet (helemaal) in overeenstemming
is met de gemaakte afspraken.
D. Hieruit vloeit een inperking
van de rol van de Vlaamse Overheid voort: het overleg op gemeentelijk
niveau primeert. Financieel en boekhoudkundig brengt dit met zich mee dat
er geen onderscheid meer gemaakt wordt tussen de verplichte en de
facultatieve uitgaven.
De gemeente is en blijft slechts gehouden om tussen te komen
bij de tekorten die voortvloeien uit de werking van de eredienst en
geenszins uit de werking van de geloofsgemeenschap. Dit wil zeggen: de gemeente
draagt aan de tekorten van de cultus bij, maar niet aan de tekorten
van de geloofscultuur.
2. Lokale afspraken
A. De meerjarenplannen van de
afzonderlijke besturen van de eredienst bevatten de (financiële) afspraken
tussen de gemeente en de kerkraad.
De kerkraad en het gemeentebestuur kunnen individuele
afspraken maken omtrent dit meerjarenplan. Deze afspraken moeten enerzijds
door het kerkbestuur en anderzijds door de gemeenteraad (zonder
delegatiemogelijkheid aan het college) worden goedgekeurd.
B. Daarnaast kunnen het centraal bestuur van de eredienst en het
gemeentebestuur ook afspraken maken. Deze afspraken zijn bindend voor al de
kerkraden die vallen onder het desbetreffend CKB, maar er bestaat een
beroepsmogelijkheid bij de gouverneur.
Deze schriftelijk
vastgelegde afspraken worden enerzijds door de gemeenteraad of bij
delegatie aan het college expliciet aanvaard en anderzijds door het CKB in
plenum goedgekeurd. De investeringslijst is een exponent van deze
afspraken.
C. Het is evident dat het
centraal bestuur bij de totstandkoming van die afspraken uitgebreid
overlegt met de verschillende besturen van de eredienst die het
vertegenwoordigt, zodat onnodige discussies vermeden worden.
3. Terminologie en algemene
bepalingen
3.1 Terminologie
In artikel 1 van het reglement is de specifieke terminologie
voor elke eredienst terug te vinden voor de termen die in dat besluit
voorkomen.
3.2 Definitie exploitatie,
investeringen en overboekingen
A. De exploitatie omvat
het geheel van de ontvangsten en uitgaven die gewoonlijk minstens één keer
per financieel boekjaar voorkomen en die te maken hebben met de
regelmatige, gewone werking van het bestuur. Ook de periodieke aflossingen
van de leningen behoren tot de exploitatie.
B. De
investeringen omvatten alle ontvangsten en uitgaven die invloed hebben
op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van het
bestuur, behalve de gewone onderhoudswerkzaamheden. Ook de ontvangsten van
leningen en toelagen die verband houden met die uitgaven behoren tot de
investeringen, net als de investeringsbeleggingen en de vervroegde
terugbetalingen van de leningen.
Een ontvangst of een uitgave waarover twijfel bestaat of
ze tot de investeringen moet worden gerekend, wordt in de exploitatie
ondergebracht. Als die ontvangsten of uitgaven eenmaal zijn toegewezen aan
exploitatie of investeringen, kan die toewijzing niet meer worden gewijzigd
(artikel 4 van het reglement).
C. Het
evenwicht van exploitatie en investeringen wordt telkens
afzonderlijk berekend en ook het overschot of tekort van de voorgaande
jaren wordt afzonderlijk opgevolgd voor de exploitatie en de investeringen.
Voor het evenwicht in de exploitatie fungeert de gemeentelijke of
provinciale toelage als sluitpost.
Voor de investeringen is dat niet het geval. Daar worden
de toelagen verdeeld over de verschillende investeringsprojecten. Daardoor
kunnen er meerdere investeringstoelagen zijn in hetzelfde jaar, in plaats
van één allesomvattende toelage. Die opsplitsing laat ook toe om de
verschuiving van een investering in het meerjarenplan op een doorzichtigere
wijze te volgen. Op de precieze formulering van de evenwichtsverplichting
wordt verder nog ingegaan (zie onder 5.1 en 6.1).
D. Daarnaast bestaat
de mogelijkheid om overboekingen te
doen van de exploitatie naar de investeringen. Zo kunnen overschotten
van de exploitatie aangewend worden voor investeringen.
Overboekingen zijn aan strikte regels onderworpen omdat
de gemeente verplicht is om het evenwicht tussen de exploitatie en de
investeringen te bewaren.
E. Besturen die
gedurende de ganse meerjarenplanperiode zelfbedruipend zijn, moeten geen toestemming van de gemeente
verkrijgen om aan hun exploitatieoverschotten een herbestemming te geven.
Niet-zelfbedruipende besturen zijn altijd tot een voorafgaandelijk overleg
met gemeentelijke akkoordverklaring gebonden.
F.
Overboekingen van de investeringen naar de exploitatie zijn niet mogelijk. Dat zou
immers een structurele verarming van het bestuur van de eredienst betekenen
en op lange termijn de tegemoetkomingen van het gemeente- of
provinciebestuur sterk doen stijgen.
4. Indeling
van de rapportering
A. Het
boekhoudplan volgt een decimale indeling. Hierbij wordt
positioneel cijfermatig een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de
exploitatie en de investeringen, en anderzijds tussen de ontvangsten en de
uitgaven in 6 hoofdfuncties of toerekeningsgebieden.
Er zijn twee grote klassen, namelijk de Exploitatie en de Investeringen, die op hun beurt onderverdeeld
zijn in twee groepen, namelijk de Ontvangsten
en de Uitgaven.
In deze klassen en groepen worden 6 toerekeningsgebieden
of hoofdfuncties gebruikt, die geïdentificeerd worden door het tweede cijfer van het
rekeningnummer.
|
Hoofdfunctie
|
nr
|
Exploitatie,
1 of 2
|
Investeringen,
3 of 4
|
|
Ontvangsten
|
Uitgaven
|
Ontvangsten
|
Uitgaven
|
|
Eredienst
|
0
|
10
|
20
|
30
|
40
|
|
Gebouwen v d eredienst
|
1
|
11
|
21
|
31
|
41
|
|
Bestuur v d eredienst
|
2
|
12
|
22
|
32
|
42
|
|
Privaat patrimonium
|
3
|
13
|
23
|
33
|
43
|
|
Stichtingen
|
4
|
14
|
24
|
34
|
44
|
|
Financiering
|
5
|
15
|
25
|
35
|
45
|
De toerekening gebeurt op specifieke geïndividualiseerde
rekeningen die telkens de klasse en de groep in zich dragen.
Vb. 2052 tot 2054: op deze rekeningen worden de
vergoedingen aan het ‘religieuze personeel’ geboekt. Het kan daarbij gaan
om een kilometervergoeding voor de bedienaar van de eredienst (indien van
toepassing, 2052), vergoedingen aan andere bedienaars (bijvoorbeeld hulppriesters,
diaken, 2053) of om de bijwedde van de bedienaar (indien van toepassing,
2054).
Ontleding: het 1ste cijfer
van de MAR-rekening is het cijfer 2. Dit cijfer verwijst vooreerst naar de
klasse, namelijk exploitatie,
maar tevens naar de groep, een uitgave.
Het 2de cijfer verwijst naar de hoofdfunctie, namelijk eredienst. Het 3de cijfer
identificeert de aard van de kost, namelijk een vergoeding aan een
bedienaar van de eredienst niet-personeelslid. Het 4de cijfer
tenslotte identificeert de soort vergoeding die betaald wordt. Het stelsel
maakt een onderscheid tussen 2 = kilometervergoeding aan de bedienaar van
de eredienst, 3 = vergoeding aan andere bedienaars van de eredienst, 4 =
bijwedde van de bedienaar van de eredienst.
Een
volgend cijfer kan toegevoegd worden om een nog meer individuele bepaling
van de toerekening mogelijk te maken.
Het stelsel
is gekend als MAR-stelsel, (vandaar MAR-rekening
om een specifieke rekening volgens het Mar-stelsel aan te duiden),
namelijk het Minimaal Algemeen Rekeningstelsel dat bij
ministerieel besluit van 27 november 2006 vastgesteld werd voor de besturen
van de eredienst.
B. De hoofdfunctie eredienst
In de hoofdfunctie eredienst worden de ontvangsten en
uitgaven gegroepeerd die betrekking hebben op de eredienst in strikte zin.
Die hoofdfunctie is niet te vergelijken met de ‘uitgaven vast te stellen
door de bisschop’ in het oude systeem, aangezien de uitgaven voor het
gebouw van de eredienst e.d. niet thuishoren in die hoofdfunctie (terwijl
ze in het oude systeem wel onder het hoofdstuk van de bisschop vielen).
C. De hoofdfunctie gebouwen van de eredienst
In deze hoofdfunctie worden alle ontvangsten en uitgaven
opgenomen die verband houden met het gebouw van de eredienst (kerk) en de
eventuele bijgebouwen van de eredienst. Ook de woning van de bedienaar
(pastorie) wordt hiertoe gerekend, voor zover het een afzonderlijke, als
dusdanig erkende woning van de bedienaar betreft.
D. De hoofdfunctie bestuur van de eredienst
Op deze hoofdfunctie worden alle ontvangsten en uitgaven
geboekt die het gevolg zijn van het feit dat er een bestuur van de
eredienst bestaat. In zekere zin is dit dus het ‘overschot’ naast de andere
hoofdfuncties.
E. De hoofdfunctie privaat patrimonium
De hoofdfunctie privaat patrimonium omvat alle
ontvangsten en uitgaven die verband houden met het private patrimonium van
het bestuur van de eredienst, dat wil zeggen de bezittingen waarover het
volledig vrij kan beschikken (uiteraard wel binnen het kader van een goed
beheer). Het kan daarbij gaan om onroerende goederen (gronden, woningen)
maar ook om geldbeleggingen (de investeringsbeleggingen).
De bezittingen die verband houden met een stichting en
waarop een last rust, horen hier niet thuis, maar worden in een
afzonderlijke hoofdfunctie opgenomen (zie verder).
F. De hoofdfunctie stichtingen
In de hoofdfunctie stichtingen worden alle ontvangsten en
uitgaven opgenomen die verband houden met stichtingen. De stichtingen brengen
immers lasten met zich mee, waarbij derden bepaalde rechten hebben. Het
moet daarom mogelijk zijn om die stichtingen afzonderlijk in de boekhouding
te herkennen.
Er zijn verschillende mogelijkheden. Daarom werd geen
verdere verfijning van deze rubriek opgelegd in het minimum
rekeningenstelsel. Het bestuur moet die indeling maken, op maat van de
stichtingen die er voorkomen.
G. De hoofdfunctie financiering
In de hoofdfunctie financiering worden de ontvangsten en
uitgaven gevolgd die verband houden met externe financiering: de leningen,
de renteloze thesaurievoorschotten, de verdisconteringen.
Verdisconteren is het
geheel of gedeeltelijk ten gelde maken van een te verwachten subsidie (de
exploitatietoelage) aan een financiële instelling (meestal een bank), die
gelden (het ontleningbedrag) onder aftrek van bepaalde kosten (het
disconto) aan de kerkraad ter
beschikking stelt.
Bij ontvangst wordt de subsidie op de rekening van de
financiële instelling afgeboekt ter aanzuivering van de lening.
Boekhoudkundig is de verdiscontering een ontvangst en wordt ze op de MAR-rekening
151 als voorschot ingeboekt. Bij de afbetaling wordt ze tegengeboekt op de
MAR-rekening 251 als terugbetaling van een openstaande schuld.
H. De overboekingen
Op rekening 29 worden de overboekingen naar de
investeringen als uitgaven geboekt. Op rekening 39 worden die
overboekingen dan als ontvangsten geboekt bij de investeringen.
5. Het
meerjarenplan en de meerjarenplanwijziging
A. Het meerjarenplan omvat alle afspraken
voor een periode van zes jaar die steeds ingaat het tweede boekjaar van de
bestuursperiode. Het omvat 2 of 3 delen, namelijk: een strategische nota,
een financiële nota, en een toelichting met de gemaakte afspraken.
Het wordt opgemaakt binnen zes maanden na de installatie
van de gemeente- of provincieraad na de verkiezingen. Dat betekent dat de
termijn waarbinnen het meerjarenplan moet worden opgemaakt voor de besturen
van de erediensten die op gemeentelijk niveau zijn georganiseerd verstrijkt
op 2 juli. Deze ultieme datum is een administratieve benadering en stemt
niet noodzakelijk met de realiteit overeen (zie daartoe uitleg in verband
met art. 41 van het Decreet).
B. De strategische nota van het
meerjarenplan (artikel 11) bevat de beleidsdoelstellingen waarvan de
financiële vertaling terug te vinden is in de financiële nota. Daarin worden de cijfers van
het meerjarenplan dus toegelicht, waarbij de belangrijkste verschillen met
het verleden moeten worden uitgelegd en de verschillende investeringen
moeten worden verduidelijkt.
C. De financiële nota is de omvangrijkste. Die nota bevat de
cijfermatige vertaling van de beleidsdoelstellingen van het bestuur van de
eredienst voor de periode van zes jaar.
Het model
voor die financiële nota werd vastgesteld bij ministerieel besluit. De
cijfers van het meerjarenplan mogen krachtens artikel 8 van het reglement
worden afgerond tot op de gehele euro.
Uit de
cijfers van de financiële nota van het meerjarenplan moet ook blijken dat
de financiën van het bestuur van de eredienst in evenwicht zijn. Daarom
wordt er een verplicht evenwicht opgelegd voor elk jaar van het
meerjarenplan (artikel 9 van het reglement), waarbij ook voor elk jaar, als
dat nodig is, de gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage wordt
berekend.
D. De toelichting omvat o.a. de gemaakte afspraken met de gemeente.
E. Het meerjarenplan kan gewijzigd worden. In principe is het
meerjarenplan het richtsnoer voor het financiële beheer gedurende de hele
periode van zes jaar waarover het loopt. Sommige wijzigingen van de
planning zijn echter zo ingrijpend dat nieuw overleg wenselijk is.
Het
reglement (artikel 13) bepaalt dat voor de volgende wijzigingen een formele
wijziging van het meerjarenplan noodzakelijk is:
1. in de
financiële nota van het meerjarenplan wordt de exploitatietoelage
vermeerderd, wat een meerkost voor de gemeente met zich meebrengt.
2. de
afspraken in het meerjarenplan worden gewijzigd; let wel: het gaat hier
enkel om de afspraken met het individueel bestuur van de eredienst, die
deel uitmaken van het meerjarenplan.
3. in de
financiële nota van het meerjarenplan wordt het totaal van de uitgaven van
een van de hoofdfuncties van de investeringen vermeerderd.
4. de
financieringswijze van een investering wordt definitief gewijzigd, wat met
zich meebrengt dat de gemeente een andere verplichting kan moeten aangaan.
Maar het
reglement voorziet ook in uitzonderingen, waarbij het meerjarenplan niet
moet gewijzigd worden:
1. de
vermeerdering is enkel het gevolg van een verdiscontering of van
terugbetalingen van renteloze thesaurievoorschotten.
2. de
beleggingen worden gecompenseerd door extra investeringsontvangsten.
3. een
bepaalde investering loopt vertraging op en wordt niet (of niet helemaal)
uitgevoerd of afgerond in het financiële boekjaar waarin ze was opgenomen
in het meerjarenplan, waarbij dus een verschuiving van kredieten optreedt.
F. Het meerjarenplan wordt door
het CKB gecoördineerd en
gelijktijdig bij de gemeenteoverheid, het representatief orgaan van de
eredienst en de provinciegouverneur ingediend.
Het
erkend representatief orgaan brengt advies uit bij het meerjarenplan binnen
een termijn van vijftig dagen. De gemeenteraad keurt daarna het
meerjarenplan goed binnen een termijn van honderd dagen. Die termijn van
honderd dagen begint op de dag na het binnenkomen van het advies van het
erkend representatief orgaan. Die termijnen zijn dwingend.
G. De gemeenteraad heeft drie mogelijkheden wanneer hij zich
uitspreekt over het meerjarenplan van een bestuur van de eredienst,
namelijk:
1. de
gemeenteraad gaat akkoord met het meerjarenplan en keurt het goed;
2. de
gemeenteraad heeft fundamentele bezwaren tegen het meerjarenplan en keurt
het af. De gemeenteraad zal echter moeten motiveren;
3. de
gemeenteraad past het meerjarenplan aan de gemaakte afspraken aan.
H. Er bestaat een beroepsprocedure bij de gouverneur die
initieel moet uitgeoefend worden binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de dag
na de dag van ontvangst van de aanpassing of de afkeuring.
De
gouverneur heeft op zijn beurt een termijn van 30 dagen om te beslissen.
Bij niet-beslissing treedt een verval op en wordt het gecontesteerd
meerjarenplan alsnog als goedgekeurd beschouwd.
Tegen de
beslissing van de gouverneur kan tenslotte bij de Vlaamse Regering opnieuw beroep worden aangetekend binnen
opnieuw een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf de dag na de dag van
ontvangst van de beslissing van de gouverneur of bij uitputting van de
termijn van de gouverneur.
Wie de
beroepsprocedure inleidt, is niet bepaald, dit kan zijn: de kerkraad, het
CKB, de bisschop.
6. Het
Budget en de budgetwijziging
A. De besturen van de eredienst
stellen jaarlijks een budget op en bezorgen dat vóór 30 juni aan het
centraal bestuur, als er een werd opgericht. De basis voor het budget is
het goedgekeurde meerjarenplan.
B. Artikel 17
van het reglement bepaalt dat het budget bestaat uit een financiële nota en
een beleidsnota. De beleidsnota licht het beleid toe dat het bestuur
tijdens dat financiële boekjaar zal voeren en is dus eigenlijk de basis
voor de cijfers van de financiële nota.
C. Er is een
model bij ministerieel besluit vastgelegd. De opgenomen bedragen mogen tot
op de euro worden afgerond. Uit de cijfers van de financiële nota van het
budget moet blijken dat de financiën van het bestuur van de eredienst in
evenwicht zijn (zie artikel 20), zowel in de exploitatie als in de
investeringen.
D. De
budgetwijzigingen vloeien voort uit de beperking van de krediet die kunnen
opgenomen worden. Indien het krediet onvoldoende groot is, moet een
wijziging uitkomst brengen.
Het reglement bepaalt een aantal gevallen waarin een
wijziging van de kredieten van het exploitatiebudget niet kan gebeuren met
een interne kredietaanpassing.
De minimale voorwaarden van het reglement bepalen dat een
budgetwijziging in de exploitatie noodzakelijk is als het totaal van de
ontvangsten of de uitgaven van een hoofdfunctie gewijzigd wordt.
Bij de investeringen moet er voor elke wijziging een
budgetwijziging worden opgemaakt en kan er dus geen gebruik worden gemaakt
van de procedure van interne kredietaanpassingen.
E. In het reglement is de
mogelijkheid opgenomen om kleinere wijzigingen in de kredieten voor de
exploitatie door te voeren met een interne kredietaanpassing. Een bestuur
van de eredienst kan zo kredieten verschuiven binnen een hoofdfunctie,
zolang de totalen van de hoofdfuncties ongewijzigd blijven.
F. De
budgetten worden door het centraal bestuur gecoördineerd ingediend bij het
gemeentebestuur voor 1 oktober. De budgetten, alhoewel samengevat, blijven
echter individueel per kerkfabriek bestaan.
G. De budgetten worden door het
centraal bestuur, na advies van het representatief orgaan van de eredienst,
ingediend bij het gemeentebestuur.
Het
decreet maakt daarbij een onderscheid tussen twee mogelijkheden. In het
eerste geval past het budget in het meerjarenplan. Dat is het geval als het
budget geen wijzigingen bevat die aanleiding geven tot een wijziging van
het meerjarenplan. In die situatie neemt de gemeente- of provincieraad akte
van het budget binnen een termijn van vijftig dagen (artikel 48 van
eredienstendecreet).
In het tweede geval past het budget niet in het
goedgekeurde meerjarenplan. In dat geval kan de gemeenteraad het budget
expliciet goedkeuren of aanpassen om die overeenstemming met het
meerjarenplan te verkrijgen (artikel 49 van eredienstendecreet).
Hij neemt die beslissing binnen een termijn van vijftig
dagen en er is een beroepsmogelijkheid bij de provinciegouverneur (binnen
dertig dagen, uitspraak binnen opnieuw dertig dagen).
7. De
boekhouding
De kerkbesturen voeren een vereenvoudigde boekhouding,
namelijk een kasboekhouding die de bewegingen van de ontvangsten en de
uitgaven registreert.
Aangezien het totale vermogen van de kerkfabriek niet om
deze eenvoudige wijze gekend is, voorziet het Decreet in het bijhouden van
een inventaris, die de bewegingen van het roerend en onroerend patrimonium
registreert.
Alle ontvangsten en uitgaven worden chronologisch
geboekt. Compensatie van een ontvangst met een uitgave is niet toegelaten.
Door de annaliteit van de kasboekhouding kunnen geen ontvangsten of
uitgaven nog geboekt worden na 31 december van het verlopen boekjaar.
8. De
inventaris
Het bestuur van de eredienst stelt een boekhoudkundige
inventaris op van alle bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en
verplichtingen, behalve van de verbruiksgoederen, en waardeert ze. De
rechten en de verplichtingen worden ook in de inventaris vermeld.
De vorderingen enerzijds, en de schulden anderzijds,
worden ook in de inventaris opgenomen na bepaling van deze door de
Voorzitter en de Secretaris.
Beperking van de waardering van de goederen van de
kerkfabriek. Slechts de niet-verbruiksgoederen moeten in de inventaris
worden opgenomen. Daarenboven moeten geen goederen opgenomen worden, die
verworven werden voor 01.01.2007.
9. De
investeringsfiches
Het reglement (artikel 36 tot 38) bepaalt dat het bestuur
voor elke investering waarvoor verrichtingen gebeuren in meer dan één
financieel boekjaar, een investeringsfiche moet opmaken.
De fiche
begint met een omschrijving van het project, met bij investeringen voor
gebouwen verplicht de vermelding of het gebouw in kwestie al dan niet
beschermd is.
Voorts
bestaat de fiche uit twee delen. In het eerste deel wordt de planning
aangebracht, zoals opgenomen in het meerjarenplan. Daarbij worden alle
bedragen vermeld en ook het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven gepland
worden.
Als er
een wijziging optreedt in de aanvankelijke planning, wordt de nieuwe
planning op een nieuwe rij ingevuld op de investeringsfiche, met daarbij de
nieuwe bedragen en met telkens de vermelding van het jaar waarin de
ontvangsten en uitgaven worden gepland.
In het tweede deel van de fiche wordt de uitvoering
gevolgd van het investeringsproject. Daarin worden alle verrichtingen die
verband houden met het project opgenomen, met vermelding van het bedrag en
het financiële boekjaar.
Uiteindelijk worden de fiches bij de jaarrekening gevoegd
om de projecten (en de besteding van de toegekende toelagen) te kunnen
volgen en controleren.
10.
Jaarrekening
A. Jaarlijks
stelt de kerkraad de rekening over het voorgaande dienstjaar vast en
bezorgt die voor 1 maart aan het centraal kerkbestuur, dat die rekeningen
op zijn beurt bezorgt aan het gemeentebestuur en aan de provinciegouverneur
voor 1 mei.
B. Artikel 39 van het reglement
bepaalt dat de jaarrekening bestaat uit een financieel gedeelte en een
toelichting.
Het
financiële gedeelte van de jaarrekening bevat een overzicht van de
ontvangsten en uitgaven die gedaan werden gedurende het financiële boekjaar
(in euro en met twee cijfers na de
komma) en is opgebouwd volgens dezelfde structuur als het meerjarenplan
en het budget.
Het model
voor de jaarrekening werd vastgelegd bij ministerieel besluit. Naast de
cijfers van de rekening worden ook de bedragen van het budget opgenomen en
de bedragen van de voorgaande jaarrekening.
Het financiële boekjaar eindigt onherroepelijk op 31
december (zie annaliteitsbeginsel).
C. De toelichting van de
jaarrekening bevat een aantal verplichte documenten:
1. een bewijsstuk van de kastoestand waaruit blijkt dat de
cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële
rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst (opgemaakt door de
penningmeester);
2. een overzicht van de interne kredietaanpassingen die
gedurende dat financiële boekjaar werden doorgevoerd;
3. de geactualiseerde investeringsfiches voor de investeringen waarvoor
gedurende het financiële boekjaar een of meer verrichtingen werden
geregistreerd;
4. de wijzigingen in de inventaris in vergelijking met de toestand
van de inventaris bij de voorgaande jaarrekening;
5. een lijst van de openstaande schulden en vorderingen
en een lijst met de oninbaar verklaarde bedragen, die overeenkomstig
artikel 33 van het reglement opgenomen werden in de inventaris;
6. de staat van het vermogen, waarin de
waarde van de elementen uit de inventaris die gewaardeerd werden, wordt
opgenomen. Het minimale model voor die staat van het vermogen werd
vastgelegd bij het ministerieel besluit. De staat volgt rechtstreeks uit de
inventaris. Er kunnen dus geen elementen (of waarderingen) in de staat van
het vermogen voorkomen die niet terug te vinden zijn in de inventaris;
7. de verdeelsleutels, als het bestuur
van de eredienst daarvan gebruikmaakt;
8. de andere waarderingsregels.
D. De
jaarrekeningen worden door het centraal bestuur gezamenlijk ingediend bij
het gemeente- of provinciebestuur en de provinciegouverneur.
Het CKB maakt volgende staten op:
1. een overzicht van betaalde toelagen;
2. een overzicht van de overschotten en de tekorten van
de jaarrekening;
E. Voor 1 mei
worden de rekeningen bezorgd aan het gemeente- of provinciebestuur en
tegelijkertijd ook aan de provinciegouverneur.
F. De gemeente-
of provincieraad brengt dan binnen de vijftig dagen nadat de rekeningen
zijn binnengekomen bij het bestuur zijn advies uit. Als er binnen die
vijftig dagen geen advies werd uitgebracht, wordt het advies automatisch
als gunstig beschouwd.
G. De
provinciegouverneur keurt de rekening goed binnen een termijn van
tweehonderd dagen nadat hij de rekening heeft ontvangen en hij stelt
daarbij de bedragen vast. Als er binnen die termijn van tweehonderd dagen
geen besluit wordt verstuurd naar het centraal kerkbestuur, wordt de
rekening automatisch als goedgekeurd beschouwd.
De provinciegouverneur deelt zijn beslissing ook mee aan
het gemeente- of provinciebestuur, het bestuur van de eredienst, de
penningmeester en het erkend representatief orgaan.
De provinciegouverneur vraagt niet bij alle
jaarrekeningen alle bewijsstukken op, maar kan dat wel doen. Ook het
gemeente- of provinciebestuur kan dat.
Wel zal de provinciegouverneur een jaarrekening niet
goedkeuren zolang de staat van het vermogen, het bewijsstuk van de
kastoestand of de uittreksels die de kastoestand op 31 december staven,
ontbreken.
Aangezien de staat van het vermogen en het bewijsstuk van
de kastoestand verplichte onderdelen van de jaarrekening zijn (artikel 42
van het reglement), loopt de goedkeuringstermijn voor de jaarrekening
eigenlijk ook pas vanaf het ogenblik dat die stukken werden bezorgd aan de
provinciegouverneur.
H. Nadat de
rekening is goedgekeurd, verleent het bestuursorgaan de penningmeester
kwijting op de eerstvolgende vergadering of vordert het eventueel tekort terug van de
penningmeester.
11.
Bevoegdheden van de penningmeester
A. De penningmeeste moet handelen
binnen de beperkingen die hem zijn opgelegd door de kerkraad, of handelen
nadat de voorzitter en de secretaris aan hem toelating hebben gegeven.
Zo kan
hij slechts een financiële rekening openen volgens de aard (lopende
rekening, spaarrekening, disconteringsrekening), het bedrag en bij de
bankinstelling waarvoor de kerkraad hem toelating heeft gegeven (zie
artikel 45 van het Algemeen Reglement Boekhouding).
B. Hij moet daarenboven de hem
toegestane kredieten respecteren en de kerkraad verwittigen dat een krediet
is uitgeput of binnenkort zal uitgeput worden (zie artikel 46 ARB).
C. Hij kan slechts sommen
betalen waarvoor hij de toelating heeft verkregen van de voorzitter en de
secretaris, maar soms kan hem een collectieve machtiging zijn verleend om
repetitieve bedragen waarvan de grootheid en de oorsprong gekend zijn te
betalen (maandelijkse afbetaling van een lening, betaling gas-, elektriciteit- en waterrekening).
D. Maar hij wel een
meerontvangst boeken, als hij toelating had om de oorspronkelijke ontvangst
te boeken. De meerverkoopprijs van een huis, mag hij boeken en een
bestemming geven, indien hij voor het oorspronkelijk bedrag een
toestemmingsbestemming had.
E. Artikel 50/1 van het
eredienstendecreet bepaalt ook de bijzondere procedure opgenomen voor
dwingende en onvoorziene uitgaven.
In geval
van dwingende en onvoorziene uitgaven kan het bestuursorgaan, met een
gemotiveerd besluit, tot die uitgaven beslissen zonder de budgetwijziging
af te wachten.
Er zal
zo snel mogelijk een budgetwijziging moeten worden doorgevoerd om de
situatie te regulariseren en het evenwicht van het budget te herstellen. De
betaling kan indien noodzakelijk al uitgevoerd worden zonder de
budgetwijziging af te wachten.
In
datzelfde artikel wordt ook een procedure opgenomen voor dwingende en
onvoorziene uitgaven waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou
veroorzaken.
In dat
geval - en alleen dan - kunnen de voorzitter en de secretaris op eigen
verantwoordelijkheid over die uitgave beslissen. Er moet zo snel mogelijk
een regularisatie volgen in de vorm van een budgetwijziging.
F. Bij de beleggingen is het van
belang een onderscheid te maken tussen de beleggingen van de beschikbare
kasvoorraad en de investeringsbeleggingen.
Hoewel
het onderscheid tussen beide types beleggingen in de eerste plaats
afhankelijk is van het doel van de belegging, bepaalt het reglement dat
alle beleggingen op meer dan één jaar in ieder geval als
investeringsbeleggingen moeten worden beschouwd.
De
beschikbare kasvoorraad mag door de penningmeester zonder voorafgaandelijke
toestemming belegd worden (op korte termijn). Deze transfers maken geen
deel van het budget uit.
De
investeringsbeleggingen geven aan gelden een nieuwe bestemming gedurende
een lange(re) termijn. Ze moeten bij een erkende financiële instelling
geplaatst worden en kunnen slechts aangegaan worden in Euro. Daarenboven
moet het ganse belegde kapitaal gewaarborgd worden.
G. Met bijzondere verrichtingen
worden vooral de discontering en
de renteloze thesaurieverrichting
bedoeld.
Verdisconteren is het
geheel of gedeeltelijk ten gelde maken van een te verwachten subsidie (de
exploitatietoelage) aan een financiële instelling (meestal een bank), die
gelden (het ontleningsbedrag) onder aftrek van bepaalde kosten (het
disconto) aan de kerkraad ter
beschikking stelt.
Met renteloos thesaurievoorschot worden
kasmiddelen bedoeld die voor een beperkte periode renteloos ter beschikking
worden gesteld van het bestuur van de eredienst om thesaurietekorten op te
vangen. Ze worden meestal door de penningmeester zelf of door een kerkelijk
genootschap renteloos gedurende een korte termijn ter beschikking gesteld.
De
techniek van de verdiscontering en de noodzaak van het renteloze
thesaurievoorschot wordt in extenso in de omzendbrief behandeld.
H. Een eindrekening moet opgesteld worden
indien het mandaat van penningmeester eindigt en definitief ter beschikking
wordt gesteld. In geval van overlijden zullen de rechtverkrijgenden de
eindrekening moeten opstellen binnen een periode van 2 maand te rekenen
vanaf de dag na de dag van de definitieve terbeschikkingstelling.
12. De boekhouding van het
CKB
De
boekhouding van het CKB volgt de algemene regels die gelden voor de
kerkbesturen.
Art. 33,
4° van het Decreet bepaalt dat het CKB een werkingstoelage aan de
kerkfabrieken kan opvragen. Op 31 december zal het saldo van de
werkingstoelage aan de kerkbesturen moeten worden terugbetaald.
13. Grensoverschrijdende kerkbesturen
Sommige besturen
van de eredienst zijn erkend met een gebiedsomschrijving die de grenzen van
één gemeente overschrijdt.
A. In die gevallen is het de
gemeente op wiens grondgebied het hoofdgebouw van de eredienst zich bevindt
( de zogenaamde ‘hoofdgemeente’) die de gemeentelijke bevoegdheden
uitoefent. Dat geldt zowel voor het overleg, het toezicht op de financiële
documenten als de uitoefening van het algemeen toezicht.
B. De andere gemeenten blijven
wel verplicht om bij te dragen in de eventuele tekorten van het betrokken
bestuur van de eredienst. De verdeling van de financiële lasten gebeurt
volgens de percentages die indertijd werden vastgelegd bij de erkenning van
de geloofsgemeenschap.
Daarom
is het van belang dat die andere gemeenten ook betrokken worden bij het
overleg en in kennis gesteld worden van de beslissingen die de
hoofdgemeente genomen heeft in de procedures.
De
andere betrokken gemeenten moeten immers ook de kans krijgen om zich te
verweren tegen eventuele nadelige beslissingen.
C. Als een hoofdgemeente haar
verplichtingen niet nakomt, zal zij moeten instaan voor alle financiële
verplichtingen ten opzichte van het betrokken bestuur van de eredienst, dus
ook voor het aandeel dat normaal ten laste van de andere gemeente(n) zou
vallen (artikel 52/1, §3, van het eredienstendecreet).
|
