|
Annaliteit
De rekening
wordt door de kerkraad jaarlijks opgesteld na het afsluiten van het
boekjaar en omvat de gegevens van het vorige boekjaar. Deze annaliteit
vloeit uit art. 45 van het Decreet voort. De
termijn van het boekjaar loopt vanaf de 1ste januari tot en met
de 31ste december van hetzelfde jaar. De jaarrekening wordt
periodiek (éénmaal per jaar) ingediend vóór de 1ste
maart van het jaar dat volgt op het boekjaar.
Dit wil zeggen
dat de jaarrekening bij het centraal kerkbestuur moet toekomen ten laatste
op 28 of 29 februari van het jaar dat volgt op het boekjaar.
Let wel! het
is de kerkraad die de jaarrekening vaststelt op voordracht van de
penningmeester, die ze samenstelt. Met vaststellen wordt hier bedoeld dat
de kerkraad de samenstellende delen van de jaarrekening zowel naar inhoud
(cijfermatige juistheid) als naar vorm (binnen termijn, manier van opmaak)
onderzoekt.
De checklist
van het Binnenlands bestuur kan hierbij helpen (infra).
De
voorafgaande goedkeuring van de jaarrekening door de kerkraad is een
conditione sine qua non (zie Decreet, art. 54, 1ste
zinsnede).
Samenstellende delen
De
jaarrekening bestaat uit een financieel gedeelte en een toelichting (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 39). De posten van
de jaarrekening worden uitgedrukt in euro, afgerond tot op twee cijfers na
de komma (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 41).
De
jaarrekening omvat voor alle posten volgens de voorgeschreven indeling (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 40):
§ de bedragen van de voorgaande jaarrekening;
§ de cijfers van het budget;
§ de totalen op 31 december.
Het
financiële gedeelte van de jaarrekening maakt een onderscheid tussen de
ontvangsten en uitgaven, inclusief overboekingen die betrekking hebben op
de exploitatie en op de investeringen.
Met
exploitatie wordt bedoeld: alle
ontvangsten en uitgaven die gewoonlijk ten minste eenmaal per financieel
boekjaar voorkomen en die het bestuur van de eredienst regelmatige
inkomsten of een regelmatige werking waarborgen, met inbegrip van de
periodieke aflossing van de schuld en alle andere ontvangsten en uitgaven
die niet als investeringen kunnen worden geclassificeerd (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 11°).
De investeringen worden als volgt
omschreven: alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op de
omvang, de waarde of de instandhouding van de duurzame middelen van het
bestuur van de eredienst, uitgezonderd de normale onderhoudswerkzaamheden.
De investeringen omvatten eveneens de voor hetzelfde doel toegestane
toelagen en leningen, de beleggingen op meer dan één jaar en de andere
investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de schuld (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 1, 12°).
De toelichting
De toelichting
in de jaarrekening omvat verder minstens de volgende elementen (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 42):
1° het
bewijsstuk van de kastoestand van het bestuur van de eredienst op 31
december van het financieel boekjaar (zie AR-Bh tot
05.09.2008, art.47):
De
penningmeester maakt op het einde van elk financieel boekjaar een door hem
ondertekend bewijsstuk op, waaruit moet blijken dat de cijfers van de
boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de
kassen van het bestuur van de eredienst.
2° een
overzicht van de interne kredietaanpassingen (zie
AR-Bh tot 05.09.2008, art.26):
Het
bestuursorgaan kan binnen een hoofdfunctie van het exploitatiebudget de
kredieten verschuiven met een interne kredietaanpassing zolang het totaal
van de ontvangsten en de uitgaven van de hoofdfuncties gelijk blijft, geen
kredieten opgenomen worden op artikelen van het budget voor uitgaven waarop
geen kredieten opgenomen waren en de afspraken, vermeld in artikel 6 en 10,
worden gerespecteerd.
3° de
geactualiseerde investeringssteekkaarten voor de lopende
investeringsprojecten (zie AR-Bh
tot 05.09.2008, artn. 36 - 38):
36.1
Voor elk gepland investeringsproject wordt een investeringssteekkaart
opgemaakt, waarin het project omschreven wordt en de geraamde uitgaven en
de geplande financieringswijze aangegeven worden, met vermelding van het
financieel boekjaar waarin die ontvangsten en uitgaven, inclusief
overboekingen, in het meerjarenplan en het budget opgenomen werden.
36.2
Voor investeringsprojecten die betrekking hebben op gebouwen, wordt op de
investeringssteekkaart vermeld of het gebouw al dan niet beschermd is, in
de zin van artikel 34, derde lid.
36.3
De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de
investeringssteekkaart.
37.
In de loop van de uitvoering van het investeringsproject wordt elke
betaling, elke ontvangen toelage of lening en elke wijziging in de
financieringswijze onmiddellijk aangegeven op de investeringssteekkaart,
met vermelding van de datum.
38.
De investeringssteekkaarten zijn niet gebonden aan een financieel boekjaar.
Ze maken deel uit van de toelichting in de jaarrekeningen waarop ze
betrekking hebben.
4° de
wijzigingen in de geactualiseerde inventaris (zie AR-Bh tot 05.09.2008, artn.
32 - 35):
32.1
Het bestuur van de eredienst stelt een boekhoudkundige inventaris op die
voorzichtig, oprecht en te goeder trouw een genummerd overzicht geeft van
alle bezittingen, vorderingen, rechten, schulden en verplichtingen, van
welke aard ook, van het bestuur van de eredienst. De verbruiksgoederen
hoeven niet in de inventaris te worden opgenomen.
32.2
De verschillende stichtingen en legaten worden duidelijk van elkaar
gescheiden.
32.3
Bij de bezittingen die deel uitmaken van het privaat patrimonium worden de
rechten van het bestuur van de eredienst verduidelijkt.
33.1
De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en
worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd,
opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van
de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris
vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens
eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten,
evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van
die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de
openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.
33.2
De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend
genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met
vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het
bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en
het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december
worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris
opgenomen, zodat het saldo kan worden afgelezen.
34.1
Van de bezittingen van het bestuur van de eredienst moeten enkel de
bezittingen worden gewaardeerd die het bestuur van de eredienst verwerft
vanaf 1 januari 2007.
34.2
Met behoud van de toepassing van het eerste lid worden voor de onroerende
goederen de ligging, het kadastraal inkomen, in voorkomend geval de erop
rustende lasten en de al dan niet periodieke opbrengsten ervan en indien
bekend het jaar van verwerving in de inventaris vermeld. Ook belangrijke investeringsprojecten worden vermeld met
verwijzing naar de desbetreffende investeringssteekkaart.
34.3
Bij de gebouwen waarover het bestuur van de eredienst beschikt, wordt
vermeld of ze al dan niet beschermd zijn, in de zin van het decreet van 3
maart 1976 tot bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten met
latere wijzigingen.
34.4
Voor de vorderingen, beleggingen, liquide middelen en schulden wordt de nominale
waarde opgenomen.
34.5
Als daartoe gegronde redenen bestaan, kan het bestuur van de eredienst de
waarde, vermeld in de inventaris, aanpassen, mits het daarvoor een
draagkrachtige en duidelijke motivering geeft.
35.
Met behoud van de toepassing van artikel 33 wordt de inventaris minstens
eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december geactualiseerd en wordt
een overzicht van de wijzigingen, met inbegrip van de wijzigingen, vermeld
in artikel 33, bij de jaarrekening gevoegd.
5° een lijst
van de openstaande schulden, een lijst van de openstaande vorderingen en
een lijst van de oninbaar verklaarde bedragen, die opgenomen werden in de
inventaris met toepassing van artikel 33 (zie AR-Bh
tot 05.09.2008, art.33):
33.1
De vorderingen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris en
worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend genummerd,
opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met vermelding van
de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het bedrag. De inventaris
vermeldt tevens het eventueel al ontvangen bedrag en het saldo. Minstens
eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december worden alle ontvangsten,
evenals de oninbaar verklaarde bedragen die betrekking hebben op een van
die vorderingen in dat deel van de inventaris opgenomen, zodat de
openstaande vorderingen kunnen worden afgelezen.
33.2
De schulden worden door de penningmeester zonder uitstel, doorlopend
genummerd, opgenomen in het desbetreffende deel van de inventaris, met
vermelding van de datum van het stuk, het financieel boekjaar en het
bedrag. De inventaris vermeldt tevens het eventueel al betaalde bedrag en
het saldo. Minstens eenmaal per jaar en in ieder geval op 31 december
worden alle betalingen van schulden in dat deel van de inventaris opgenomen,
zodat het saldo kan worden afgelezen.
6° de staat
van het vermogen (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art.
43):
43.1
De staat van het vermogen vloeit rechtstreeks voort uit de inventaris,
vermeld in artikel 32.
43.2
De minister bepaalt de nadere regels voor de vorm en de inhoud van de staat
van het vermogen.
7° de
verdeelsleutels, vermeld in artikel 4, tweede lid (zie
AR-Bh tot 05.09.2008, art. 4, 2de lid):
Het
bestuursorgaan kan waar het dat noodzakelijk acht verdeelsleutels hanteren
bij het toewijzen van bepaalde ontvangsten en uitgaven. Die verdeelsleutels
moeten uitdrukkelijk worden gemotiveerd en maken deel uit van de
strategische nota van het meerjarenplan, de beleidsnota van het budget en
de toelichting van de jaarrekening.
8° de waarderingsregels
(zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 35):
35. Met behoud van de toepassing van
artikel 33 wordt de inventaris minstens eenmaal per jaar en in ieder geval
op 31 december geactualiseerd en wordt een overzicht van de wijzigingen,
met inbegrip van de wijzigingen, vermeld in artikel 33, bij de jaarrekening
gevoegd.
Waardering
Het is niet de bedoeling dat in de inventaris alle
eigendommen en bezittingen van het bestuur van de eredienst worden
gewaardeerd. Niet alleen is het onbegonnen werk om van alle historische
bezittingen en van het volledige kunstpatrimonium van de besturen van de
eredienst de waarde in te schatten, maar het is ook niet zinvol. Veel
kunstvoorwerpen hebben in een marktcontext immers een grote waarde, maar
hebben dat niet in de context van het bestuur van de eredienst aangezien ze
gebruikt worden in de eredienst en dus niet zomaar kunnen worden
verzilverd.
Het
reglement bepaalt echter dat van sommige elementen in de inventaris wel de
waarde moet worden opgenomen.
Op te nemen bezittingen
Om
te beginnen gaat het om alle bezittingen die het bestuur verwerft vanaf 1 januari 2007. Bij een
dergelijke verwerving is het bestuur immers op de hoogte van de waarde,
bijvoorbeeld de aankoopwaarde of de schattingswaarde bij een schenking,
zodat die waarde zonder probleem kan worden opgenomen in de inventaris.
Daarnaast
bepaalt het reglement dat voor de onroerende
goederen de ligging, het kadastraal inkomen, de erop rustende lasten,
de opbrengsten (huur- of pachtprijs) en het jaar van verwerving worden
vermeld. Het bestuur beschikt immers over die gegevens en ze kunnen een
aanduiding zijn voor de waarde van bezittingen.
Voor
de vorderingen, beleggingen,
liquide middelen en financiële schulden moet de nominale waarde opgenomen
worden, zonder dat het onderscheid wordt gemaakt tussen wat het bestuur al
bezit en wat het verwerft vanaf 1 januari 2007. De waarderingskwestie ligt
normaliter minder moeilijk.
De waarderingen in de inventaris zijn slechts een toelichting bij
de informatie die uit de boekhouding zelf blijkt, zonder financiële of
juridische gevolgen voor de tekorten van de besturen van de eredienst.
Eventuele herwaarderingen kunnen enkel worden doorgevoerd als ze echt nodig
zijn en bedrijfseconomische betekenis hebben. Hiertoe moet het bestuur van
de eredienst een gemotiveerde beslissing nemen. Investeringen voor gebouwen
worden wel vermeld in de inventaris, met verwijzing naar de desbetreffende
investeringssteekkaart. Op die wijze kunnen ook externen een zicht behouden
op de uitgevoerde investeringen (zie GV boekhouding
22.02.2008, pt. 7.3).
Investeringsfiches
Het
reglement (zie AR-Bh tot 05.09.2008, art. 36 tot
38) bepaalt dat het bestuur voor elke investering een steekkaart
moet opmaken waarop het verloop van de investering is opgenomen, zodat de
investering in al zijn facetten kan worden gevolgd.
De
kaart begint met een omschrijving van het project, met bij investeringen
voor gebouwen verplicht de vermelding of het gebouw in kwestie al dan niet
beschermd is. Voorts bestaat de steekkaart uit twee delen. In het eerste
deel wordt de planning aangebracht, zoals opgenomen in het meerjarenplan.
Daarbij worden alle bedragen vermeld en ook het jaar waarin de ontvangsten
en uitgaven gepland worden. Als er een wijziging optreedt in de
aanvankelijke planning, wordt de nieuwe planning op een nieuwe rij ingevuld
op de investeringssteekkaart, met daarbij de nieuwe bedragen en met telkens
de vermelding van het jaar waarin de ontvangsten en uitgaven worden
gepland.
In
het tweede deel van de steekkaart wordt de uitvoering gevolgd van het
investeringsproject. Daarin worden alle verrichtingen die verband houden
met het project opgenomen, met vermelding van het bedrag en het financiële
boekjaar. Uiteindelijk worden de steekkaarten bij de jaarrekening gevoegd
om de projecten (en de besteding van de toegekende toelagen) te kunnen
volgen en controleren. Het is daarbij van belang dat de steekkaarten niet
dienstjaargebonden zijn. Eenzelfde steekkaart, maar dan verder aangevuld,
kan zo deel uitmaken van de bijlagen van verschillende opeenvolgende
jaarrekeningen.
Voorbeeld:
In
de oorspronkelijke planning kan bijvoorbeeld een uitgave van 12.000 euro
opgenomen zijn in 2009 voor werkzaamheden aan het kerkgebouw. Op de
investeringssteekkaart wordt dat in het linkergedeelte van het eerste vak
(A) van het deel over de planning opgenomen:
|
periode
|
|
Uitgave
|
|
|
|
bedrag
|
omschrijving
|
fin. boekjaar
|
rekeningnr.
|
|
bj. 2009
|
A
|
12.000
|
grote herstellingen hoofdgebouw
|
2009
|
4100
|
Voor
de financiering van die werkzaamheden wordt een gemeentelijke toelage
opgenomen van 10.000 euro. Het saldo van 2000 euro wordt gefinancierd met
een overboeking uit de exploitatie. Dat wordt als volgt opgenomen in het
rechtergedeelte van dat eerste vak van het deel over de planning:
|
Financiering
|
|
bedrag
|
Omschrijving
|
fin. boekjaar
|
rekeningnr.
|
|
10.000
|
gemeentelijke toelage
|
2009
|
3100
|
|
2.000
|
overboeking uit exploitatie
|
2009
|
39
|
Na
verloop van tijd kan echter blijken dat de uitvoering van de werkzaamheden
niet haalbaar blijkt in 2009, maar dat ze pas gefaseerd in 2010 en 2011
uitgevoerd zullen kunnen worden en dat de uiteindelijke kostprijs ook 1000
euro meer zal bedragen. De planning moet dan worden gewijzigd en ook worden
aangepast op de investeringssteekkaart, onder B. De oorspronkelijke
planning blijft dus staan, maar de gewijzigde planning wordt eronder
opgenomen.
|
periode
|
|
uitgave
|
|
|
|
bedrag
|
omschrijving
|
fin. boekjaar
|
rekeningnr.
|
|
bj. 2009
|
A
|
12.000
|
grote herstellingen
hoofdgebouw
|
2009
|
4100
|
|
|
|
|
|
|
|
|
bj. 2010-2011
|
B
|
7.000
|
grote herstellingen
hoofdgebouw
|
2010
|
4100
|
|
|
|
6.000
|
grote herstellingen
hoofdgebouw
|
2011
|
4100
|
Ook
de financiering moet worden aangepast aan de nieuwe planning. In het
concrete voorbeeld zou dat als volgt kunnen zijn:
|
financiering
|
|
bedrag
|
Omschrijving
|
fin. boekjaar
|
rekeningnr.
|
|
10.000
|
gemeentelijke
toelage
|
2009
|
3100
|
|
2.000
|
overboeking
uit exploitatie
|
2009
|
39
|
|
|
|
|
|
|
6.000
|
gemeentelijke
toelage
|
2010
|
3100
|
|
1.500
|
overboeking
uit exploitatie
|
2010
|
39
|
|
4.000
|
gemeentelijke
toelage
|
2011
|
3100
|
|
1.500
|
overboeking
uit exploitatie
|
2011
|
39
|
Op
het tweede gedeelte van de steekkaart wordt de uitvoering van de plannen
geregistreerd. Dat gedeelte kan er als volgt uitzien:
|
datum
|
|
Uitgave
|
financiering
|
|
|
|
bedrag
|
omschr.
|
fin. bj.
|
rek.
|
bedrag
|
omschrijving
|
fin. bj.
|
rek.
|
|
1/10/2010
|
1
|
|
|
|
|
6.000
|
gem. toelage
|
2010
|
3100
|
|
15/10/2010
|
2
|
7.500
|
grote herst…
|
2010
|
4100
|
|
|
|
|
|
15/10/2010
|
3
|
|
|
|
|
1.500
|
overboeking…
|
2010
|
39
|
|
1/02/2011
|
4
|
|
|
|
|
1.500
|
overboeking
|
2011
|
39
|
|
2/02/2011
|
5
|
|
|
|
|
4.000
|
gem. toelage
|
2011
|
3100
|
|
5/02/2011
|
6
|
5.500
|
grote herst…
|
2011
|
4100
|
|
|
|
|
(zie GV boekhouding 22.02.2008, pt. 8).
Checklist
De Vlaamse
overheid heeft een checklist ter beschikking gesteld. Vergissingen en
vergetelheden in de opmaak en de inhoud van de jaarrekening kunnen aan de
hand van deze lijst door de penningmeester vermeden worden (naar checklist jaarrekening).
|
